Общий отдел с режимно-секретной частью в Управлении организации и обеспечения деятельности федеральных архивов

Утверждено приказом
Федерального архивного агентства
от 31.03.2010 № 28

ПОЛОЖЕНИЕ

об Общем отделе с режимно-секретной частью
в Управлении организации и обеспечения деятельности федеральных архивов

1. Общие положения

     1.1. Общий отдел с режимно-секретной частью (далее – Отдел) в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.01.2010 № 1 «О внесении изменения в структуру и введении штатного расписания центрального аппарата Росархива на 2010 год» входит в состав Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов Федерального архивного агентства (далее – Росархив).

     1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеративным конституционным законами, федеративными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, Положением о Федеральном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, приказами Руководителя Росархива, а также настоящим Положением.

     1.3. Отдел подчиняется руководителю Росархива по вопросам защиты государственной тайны, по остальным вопросам деятельности – непосредственно начальнику Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

     1.4. Отдел курирует руководитель Росархива в части обеспечения за-щиты государственной тайны и заместитель руководителя Росархива в соответствии с распределением обязанностей от 14.05.2004 № 7-к «О временном распределении обязанностей между руководством Федерального архивного агентства».
 

2. Задачи Отдела

     2.1. Документационное обеспечение деятельности Росархива.

     2.2. Обеспечение защиты государственной тайны в служебной деятельности Росархива, в том числе в организации и ведении секретного делопроизводства.

     2.3. Оказание необходимой организационной и методической помощи подведомственным Росархиву федеральным государственным учреждениям в обеспечении защиты государственной тайны.

     2.4. Обеспечение Росархива оборудованием (кроме компьютерного), канцелярскими товарами и инвентарем.
 

3. Функции Отдела

     3.1. Ведет общее делопроизводство в Росархиве, в том числе прием и учет входящих документов, осуществляет доклад их руководству и пере-дачу на исполнение, а также прием и учет исполненных и исходящих до-кументов, отправку корреспонденции, подготавливает законченные про-изводством дела к архивному хранению и уничтожению.

     3.2. Осуществляет прием, регистрацию и отправку факсимильных со-общений через аппарат факсимильной связи.

     3.3. Контролирует соблюдение сроков рассмотрения и исполнения в структурных подразделениях Росархива поступающих документов, в том числе обращений российских и иностранных граждан, ведет их статистиче-ский учет.

     3.4. Разрабатывает и представляет в установленном порядке на экспертизу и утверждение сводную номенклатуру дел Росархива.

     3.5. Ведет реестр почтовых адресов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву; вносит в него необходимые изменения и дополнения.

     3.6. Осуществляет проверки оформления и согласование проектов приказов Росархива, разрабатываемых структурными подразделениями Росархива.

     3.7. Готовит и оперативно предоставляет информацию для официаль-ного сайта Росархива по профильным Отделу направлениям.

     3.8. Обеспечивает хранение и выдачу во временное пользование документов архива Росархива.

     3.9. Организует ежедневное дежурство в приемной руководителя Ро-сархива и в приемной заместителя руководителя Росархива (в приемной руководителя – кроме воскресных и праздничных дней, в приемной заместителя – только в рабочие дни, если не установлен иной порядок).

     3.10. Осуществляет организацию и выполнение в Росархиве мероприятий по защите государственной тайны в соответствии с установленными требованиями:

• взаимодействует с органами Федеральной службы безопасности Рос-сийской Федерации (ФСБ России), Федеральной службы по техническому и экспортному контролю по вопросам, касающимся защиты госу-дарственной тайны;

• разрабатывает проекты локальных нормативных актов Росархива по вопросам обеспечения режима секретности в аппарате Росархива и подве-домственных ему федеральных государственных учреждениях;

• контролирует выполнение нормативных правовых актов и приказов руководства Росархива по защите государственной тайны;

• оказывает организационную и методическую помощь федеральным государственным учреждениям подведомственным Росархиву в обеспе-чении режима секретности;

• ведет секретное делопроизводство в Росархиве, в том числе прием, регистрацию, передачу на исполнение, отправку спецсвязью документов, формирование и инвентарный учет секретных дел, подготовку их к архивному хранению;

• организует и проводит ежеквартальные и годовые проверки наличия секретных документов в Росархиве; составляет акты о результатах проверок;

• ведет номенклатуру должностей работников аппарата Росархива и директоров федеральных государственных учреждений подведомственных Росархиву, подлежащих оформлению на допуск особой важности, совер-шенно секретным и секретным сведениям;

• оформляет совместно с Отделом государственной службы, кадров и наград материалы на допуск к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям работников аппарата Росархива и директоров подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений; оформляет и выдает справки о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну;

• разрабатывает и ведет номенклатуру особой важности, совершенно секретных и секретных дел Росархива;

• определяет состав работников Росархива, допущенных к документам по мобилизационной подготовке и шифртелеграммам;

• организует печатание и размножение совершенно секретных и секретных документов, их регистрацию в установленном порядке;

• готовит заключения о степени осведомленности в сведениях, состав-ляющих государственную тайну, работников аппарата Росархива и директоров государственных учреждений, подведомственных Росархиву;

• осуществляет документационное обеспечение работы постоянно действующей Технической комиссии Росархива по защите государственной тайны (в соответствии с положением о комиссии и в пределах компетенции Отдела как подразделения по защите государственной тайны). 

     3.11. Обеспечивает Росархив оборудованием, инвентарем и канцелярскими принадлежностями; ведет складской учет находящихся в Росархиве товарно-материальных ценностей.

     3.12. Готовит предложения и документы к рассмотрению:

• Комиссией по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, а также списанию пришедшего в негодность иму-щества (по линии работы Отдела);

• Центральной конкурсной комиссией Росархива (в части приобрете-ния оборудования и инвентаря для нужд аппарата Росархива). 

     3.13. Обеспечивает совместно с Объединением по эксплуатации и тех-ническому обслуживанию федеральных государственных архивов подготовку к мероприятиям всероссийского значения, проводимых Росархивом в        г.Москве, в частности размещения в гостиницах и хозяйственного обслуживания приглашенных лиц.

     3.14. Оформляет пропуска:

• на внос в здание и вынос материалов из здания Росархива;

• на вход в здание Администрации Президента Российской Федерации;

• на въезд служебных автомобилей руководства Росархива. 

     3.15. Готовит документы для прикрепления к медицинским учреждениям руководителей Росархива и работников его структурных подразделений, оформления путевок в санаторно-курортные учреждения, снятие с медицинского обслуживания уволенных из Росархива работников.

     3.16. Организует изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Росархива.

     3.17. Приобретает проездные билеты для выезжающих в служебные командировки должностных лиц Росархива.

     3.18. Принимает участие совместно с Отделом государственной службы, кадров и наград в подборе кадров Отдела.
 

4. Права Отдела

     Отделу предоставляется право по поручению руководителя Росархива (в части организации работ по защите государственной тайны) и (или) согласованию с начальниками управлений Росархива:

     4.1. Получать от структурных подразделений Росархива и подведомственных ему федеральных государственных учреждений материалы, необходимые для выполнения функций Отдела.

     4.2. Проводить внеплановые проверки выполнения в подразделениях Росархива и подведомственных ему государственных учреждениях установленные требования режима секретности.

     4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих ра-ботников и специалистов других структурных подразделений Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений для об-суждения вопросов, входящих в компетенцию Отдела.

     4.4. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Советом директоров федеральных государственных архивов, Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

     4.5. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физиче-ским лицам разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, отнесенным к сфере деятельности Росархива.

     4.6. Подготавливать в установленном порядке указания, рекоменда-ции подведомственным Росархиву федеральным государственным учреж-дениям по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

     4.7. В целях реализации полномочий Росархива в установленной сфере деятельности оказывать методическую помощь уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
 

5. Организация работы Отдела

     5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый руководителем Росархива по представлению начальника Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов с обсуждением на коллегии Росархива. Кандидатура начальника Отдела подлежит согласованию в ФСБ России.

     Начальник Отдела имеет заместителя по основным направлениям деятельности Отдела, назначаемого и освобождаемого от должности руководителем Росархива по представлению начальника Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов и начальника без обсуждения на коллегии Росархива. Кандидатура заместителя начальника Отдела подлежит согласованию в ФСБ России.

     5.2 Начальник Отдела в пределах своей компетенции:

• организует деятельность Отдела и несет персональную ответствен-ность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций, состояние трудовой и исполнительной дисциплины;

• принимает участие в работе совещательных органов Росархива;

• взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива;

• вносит предложения о назначении на должность и об освобождении от должности работников Отдела, о возложении обязанностей на период временного отсутствия другого работника, о направлении на повышение квалификации;

• распределяет обязанности между заместителем и работниками Отде-ла,

• вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, при-своении классных чинов государственной гражданской службы;

• представляет Росархив по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

• осуществляет иные функции и полномочия, устанавливаемые Регла-ментом Федерального архивного агентства и поручениями руководителя Росархива или заместителей руководителя, а также начальником Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов. 

     5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годовых пла-нов Росархива.

     5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Росархива, подведомственными ему федеральными государственными учреждениями, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в сотрудничестве с Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями.

     5.5. Штатная численность Отдела определяется штатным расписани-ем Росархива в соответствии с задачами и объемом выполняемых Отделом работ.

     Работники Отдела назначаются на должность приказом руководителя Росархива по предоставлению начальника Отдела и согласованию с начальником Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

     5.6. Служебная деятельность работников Отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государст-венной гражданской службе, Положением о Федеральном архивном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, настоящим Положением и должностными регламентами.