Общий отдел с режимно-секретной частью в Управлении организации и обеспечения деятельности федеральных архивов

Утверждено
приказом Федерального
архивного агентства
от 31.03.2010 № 28

Положение
об Общем отделе с режимно-секретной частью в Управлении организации и обеспечения деятельности федеральных архивов

1. Общие положения

1.1. Общий отдел с режимно-секретной частью (далее – Отдел) в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.01.2010 № 1 «О внесении изменения в структуру и введении штатного расписания центрального аппарата Росархива на 2010 год» входит в состав Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов Федерального архивного агентства (далее – Росархив).

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеративным конституционным законами, федеративными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, Положением о Федеральном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, приказами Руководителя Росархива, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел подчиняется руководителю Росархива по вопросам защиты государственной тайны, по остальным вопросам деятельности – непосредственно начальнику Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

1.4. Отдел курирует руководитель Росархива в части обеспечения защиты государственной тайны и заместитель руководителя Росархива в соответствии с распределением обязанностей от 14.05.2004 № 7-к «О временном распределении обязанностей между руководством Федерального архивного агентства».
 

2. Задачи Отдела

2.1. Документационное обеспечение деятельности Росархива.

2.2. Обеспечение защиты государственной тайны в служебной деятельности Росархива, в том числе в организации и ведении секретного делопроизводства.

2.3. Оказание необходимой организационной и методической помощи подведомственным Росархиву федеральным государственным учреждениям в обеспечении защиты государственной тайны.

2.4. Обеспечение Росархива оборудованием (кроме компьютерного), канцелярскими товарами и инвентарем.
 

3. Функции Отдела

3.1. Ведет общее делопроизводство в Росархиве, в том числе прием и учет входящих документов, осуществляет доклад их руководству и передачу на исполнение, а также прием и учет исполненных и исходящих документов, отправку корреспонденции, подготавливает законченные производством дела к архивному хранению и уничтожению.

3.2. Осуществляет прием, регистрацию и отправку факсимильных сообщений через аппарат факсимильной связи.

3.3. Контролирует соблюдение сроков рассмотрения и исполнения в структурных подразделениях Росархива поступающих документов, в том числе обращений российских и иностранных граждан, ведет их статистический учет.

3.4. Разрабатывает и представляет в установленном порядке на экспертизу и утверждение сводную номенклатуру дел Росархива.

3.5. Ведет реестр почтовых адресов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву; вносит в него необходимые изменения и дополнения.

3.6. Осуществляет проверки оформления и согласование проектов приказов Росархива, разрабатываемых структурными подразделениями Росархива.

3.7. Готовит и оперативно предоставляет информацию для официального сайта Росархива по профильным Отделу направлениям.

3.8. Обеспечивает хранение и выдачу во временное пользование документов архива Росархива.

3.9. Организует ежедневное дежурство в приемной руководителя Росархива и в приемной заместителя руководителя Росархива (в приемной руководителя – кроме воскресных и праздничных дней, в приемной заместителя – только в рабочие дни, если не установлен иной порядок).

3.10. Осуществляет организацию и выполнение в Росархиве мероприятий по защите государственной тайны в соответствии с установленными требованиями:

• взаимодействует с органами Федеральной службы безопасности Российской Федерации (ФСБ России), Федеральной службы по техническому и экспортному контролю по вопросам, касающимся защиты государственной тайны;

• разрабатывает проекты локальных нормативных актов Росархива по вопросам обеспечения режима секретности в аппарате Росархива и подведомственных ему федеральных государственных учреждениях;

• контролирует выполнение нормативных правовых актов и приказов руководства Росархива по защите государственной тайны;

• оказывает организационную и методическую помощь федеральным государственным учреждениям подведомственным Росархиву в обеспечении режима секретности;

• ведет секретное делопроизводство в Росархиве, в том числе прием, регистрацию, передачу на исполнение, отправку спецсвязью документов, формирование и инвентарный учет секретных дел, подготовку их к архивному хранению;

• организует и проводит ежеквартальные и годовые проверки наличия секретных документов в Росархиве; составляет акты о результатах проверок;

• ведет номенклатуру должностей работников аппарата Росархива и директоров федеральных государственных учреждений подведомственных Росархиву, подлежащих оформлению на допуск особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям;

• оформляет совместно с Отделом государственной службы, кадров и наград материалы на допуск к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям работников аппарата Росархива и директоров подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений; оформляет и выдает справки о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну;

• разрабатывает и ведет номенклатуру особой важности, совершенно секретных и секретных дел Росархива;

• определяет состав работников Росархива, допущенных к документам по мобилизационной подготовке и шифртелеграммам;

• организует печатание и размножение совершенно секретных и секретных документов, их регистрацию в установленном порядке;

• готовит заключения о степени осведомленности в сведениях, составляющих государственную тайну, работников аппарата Росархива и директоров государственных учреждений, подведомственных Росархиву;

• осуществляет документационное обеспечение работы постоянно действующей Технической комиссии Росархива по защите государственной тайны (в соответствии с положением о комиссии и в пределах компетенции Отдела как подразделения по защите государственной тайны).

3.11. Обеспечивает Росархив оборудованием, инвентарем и канцелярскими принадлежностями; ведет складской учет находящихся в Росархиве товарно-материальных ценностей.

3.12. Готовит предложения и документы к рассмотрению:

• Комиссией по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, а также списанию пришедшего в негодность имущества (по линии работы Отдела);

• Центральной конкурсной комиссией Росархива (в части приобретения оборудования и инвентаря для нужд аппарата Росархива).

3.13. Обеспечивает совместно с Объединением по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных государственных архивов подготовку к мероприятиям всероссийского значения, проводимых Росархивом в г. Москве, в частности размещения в гостиницах и хозяйственного обслуживания приглашенных лиц.

3.14. Оформляет пропуска:

• на внос в здание и вынос материалов из здания Росархива;

• на вход в здание Администрации Президента Российской Федерации;

• на въезд служебных автомобилей руководства Росархива.

3.15. Готовит документы для прикрепления к медицинским учреждениям руководителей Росархива и работников его структурных подразделений, оформления путевок в санаторно-курортные учреждения, снятие с медицинского обслуживания уволенных из Росархива работников.

3.16. Организует изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Росархива.

3.17. Приобретает проездные билеты для выезжающих в служебные командировки должностных лиц Росархива.

3.18. Принимает участие совместно с Отделом государственной службы, кадров и наград в подборе кадров Отдела.
 

4. Права Отдела

Отделу предоставляется право по поручению руководителя Росархива (в части организации работ по защите государственной тайны) и (или) согласованию с начальниками управлений Росархива:

4.1. Получать от структурных подразделений Росархива и подведомственных ему федеральных государственных учреждений материалы, необходимые для выполнения функций Отдела.

4.2. Проводить внеплановые проверки выполнения в подразделениях Росархива и подведомственных ему государственных учреждениях установленные требования режима секретности.

4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию Отдела.

4.4. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Советом директоров федеральных государственных архивов, Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.5. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, отнесенным к сфере деятельности Росархива.

4.6. Подготавливать в установленном порядке указания, рекомендации подведомственным Росархиву федеральным государственным учреждениям по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.7. В целях реализации полномочий Росархива в установленной сфере деятельности оказывать методическую помощь уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
 

5. Организация работы Отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый руководителем Росархива по представлению начальника Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов с обсуждением на коллегии Росархива. Кандидатура начальника Отдела подлежит согласованию в ФСБ России.

Начальник Отдела имеет заместителя по основным направлениям деятельности Отдела, назначаемого и освобождаемого от должности руководителем Росархива по представлению начальника Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов и начальника без обсуждения на коллегии Росархива. Кандидатура заместителя начальника Отдела подлежит согласованию в ФСБ России.

5.2. Начальник Отдела в пределах своей компетенции:

• организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций, состояние трудовой и исполнительной дисциплины;

• принимает участие в работе совещательных органов Росархива;

• взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива;

• вносит предложения о назначении на должность и об освобождении от должности работников Отдела, о возложении обязанностей на период временного отсутствия другого работника, о направлении на повышение квалификации;

• распределяет обязанности между заместителем и работниками Отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, присвоении классных чинов государственной гражданской службы;

• представляет Росархив по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

• осуществляет иные функции и полномочия, устанавливаемые Регламентом Федерального архивного агентства и поручениями руководителя Росархива или заместителей руководителя, а также начальником Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годовых планов Росархива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Росархива, подведомственными ему федеральными государственными учреждениями, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в сотрудничестве с Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями.

5.5. Штатная численность Отдела определяется штатным расписанием Росархива в соответствии с задачами и объемом выполняемых Отделом работ.

Работники Отдела назначаются на должность приказом руководителя Росархива по предоставлению начальника Отдела и согласованию с начальником Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

5.6. Служебная деятельность работников Отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, Положением о Федеральном архивном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, настоящим Положением и должностными регламентами.