Справка об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2013

Страница для печативерсия PDF

Приложение
к решению коллегии Росархива
от 21 ноября 2013 г.

 

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11.03.1997, зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344) проведена очередная паспортизация федеральных архивов по состоянию на 01.01.2013[1].

Анализ ее результатов, в сравнении с показателями трехлетней (на 01.01.2010) и девятилетней (на 01.01.2004) давности, свидетельствует о следующем.
 

Состав и объём документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов

За прошедшее трёхлетие объём документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – документы), хранящихся в федеральных архивах[2], увеличился на 459,3 тыс. ед. хр. (на 1%) и составляет 42 987,3 тыс. ед. хр. или 16% от общего объёма документов государственных и муниципальных архивов страны.

Всего же за период с 2003 г. этот показатель возрос более чем на 2,0 млн. ед. хр. (5%).

В течение последних девяти лет практически остается неизменной структура состава документов в соответствии с показателями паспорта:

  • документы на бумажной основе составляют 95% от общего количества;

  • кинодокументы – 0,6%;

  • фотодокументы – 3,3%;

  • фонодокументы – 0,6%;

  • микроформы на правах подлинников – 0,2%;

  • видеодокументы – 0,02%;

  • электронные документы – 0,02%.

В процентном отношении за этот период наиболее возрос объём научно-технической документации и фонодокументов – на 12%, объёмы фото- и кинодокументов выросли соответственно на 8% и 7%, а количество видеофонограмм – в 6,5 раз. Количество управленческой документации увеличилось на 4%, личного происхождения – на 5%, по личному составу – на 3%.

Что касается электронных документов, то за последнее трехлетие в абсолютных цифрах их объём увеличился на 1,8 тыс. ед. хр., в основном за счёт приёма в ГАРФ материалов всероссийских переписей населения 2002 г. и сельскохозяйственной 2006 г. Всего в федеральных архивах хранится 7,9 тыс. ед. хр. электронных документов, основной их массив (более 6,0 тыс. ед. хр.) сосредоточен в РГАНТД, 345 ед. хр. на электронных носителях принято в РГАСПИ.

Структура состава документов по на бумажной основе также стабильна:

  • управленческая документация составляет 77%;

  • документы личного происхождения – 4%;

  • научно-техническая документация – 9%;

  • документы по личному составу – 10%.

Из комплектующихся архивов в абсолютных цифрах за период с 2003 г. наиболее значительно возросли объёмы документов ГА РФ – почти на 964,3 тыс. ед. хр. или на 17%, РГАЭ – на 421,6 тыс. (на 9%) , РГАЛИ – на 249,2 тыс. (на 20%). Практически в 1,5 раза увеличился объём документов, хранящихся в РГАНТД.

Объём документов, хранящихся в РГАКФД, уменьшился на 4% за счёт проведения экспертизы ценности кинодокументов региональных ГТРК и фотодокументов из личных архивов, что перекрыло количество вновь поступившей документации.

В федеральных архивах находится на хранении более 1,8 млн. секретных дел (4% от общего объёма документов).

Активно комплектуется ЦХСФ: за 3 года в Центр поступило свыше 5,1 млн. кадров, отснятых с документов, в основном, федеральных архивов (ГА РФ, РГАДА, РГИА, РГВИА, РГАЭ, РГВА, РГАЛИ, РГАКФД, филиал РГАНТД в г. Самаре, государственный архив Смоленской области), а за период с 2003 г. этот показатель составил 37,3 млн. кадров.

Вместе с тем, в отдельных федеральных архивах продолжают оставаться на хранении значительные комплексы страховых копий. В ГА РФ этот объем составляет 28,8 млн. кадров, в РГАСПИ – около 16,0 млн. кадров, в РГВА – 11,2 млн. кадров, в РГАВМФ – 2,5 млн. кадров. Не решена проблема отправки в ЦХСФ страхового фонда, отснятого с документов РГИА ДВ.

Особую группу документов составляют микроформы на правах подлинников. Их объем значительный и насчитывает почти 88,0 млн. кадров. Наиболее крупными коллекциями располагает ГА РФ (микрокопии документов зарубежной архивной Россики), РГВА (микрокопии документов иностранных государств, перемещенных на территорию Российской Федерации в годы Второй мировой войны и возвращенных этим государствам в законодательно установленном порядке), филиал РГАНТД (микрокопии неопубликованных отчетов по НИР проектно-конструкторских институтов, поступивших из Всесоюзного научно-технического информационного центра).

Вопросы работы с этим видом документации нуждаются в методической проработке.

Количество учтённых особо ценных документов со времени предыдущей паспортизации возросло на 1% и составляет 9,3 млн. ед. хр. или 22% от общего объёма документов федеральных архивов, что соответствует данным предыдущей паспортизации, но на 5% превышает показатель 2003 г.

В разрезе федеральных архивов за период с 2003 г. в процентном отношении к общему объёму хранящихся документов этот показатель практически остаётся стабильным, кроме РГАДА, где количество учтённых особо ценных дел возросло с 18% в 2003 г. до 74% в 2012 г.

Решением коллегии Росархива от 29 июня 2010 г. директорам федеральных архивов поручено, в случае подготовки к рассмотрению ЭПК федерального архива вопроса об отнесении к составу особо ценных документальных комплексов объёмом свыше 10,0 тыс. ед. хр., проект решения ЭПК предоставлять на согласование в Росархив.
 

Создание страхового фонда уникальных и особо ценных
документов и фонда пользования

В 2010–2012 гг. продолжалась работа по страховому копированию уникальных и особо ценных документов. За этот период изготовлено свыше 4,6 млн. кадров страховых копий. Всего по состоянию на 01.01.2013 в федеральных архивах хранится страховой фонд объемом 368,7 млн. кадров, что составляет 59% от общего объема страховых копий, отснятых с документов государственных и муниципальных архивов России. Скопировано свыше 3,0 млн. ед. хр. на различных носителях. По сравнению с 2003 г. этот показатель вырос на 15%.

При этом лишь 33% особо ценных документов имеют страховые копии, что на 1% выше данных трехлетней давности и на 4% ниже показателя 2003 г.

В зависимости от вида документации процент скопированных особо ценных ед.хр. существенно различается. Страховые копии имеют:

  • 32% особо ценной управленческой документации;

  • 58% особо ценных документов личного происхождения;

  • 20% особо ценной научно-технической документации;

  • 17% особо ценных кинодокументов;

  • 49% особо ценных фонодокументов.

Скопированы все особо ценные и около 2,8 тыс. наиболее используемых фотодокументов.

В разрезе архивов объем скопированных дел превышает объем выявленных особо ценных дел в ГА РФ, РГАВМФ, РГВА, РГАСПИ. В РГАНТД этот показатель составляет 93%, в РГВИА, РГАЛИ и филиале РГАНТД свыше 80%, а в РГАДА и РГИА соответственно 6% и 17%. Это связано, как уже отмечалось ранее, с особенностями работы по выявлению и учету особо ценных документов, которая требует более внимательного и вдумчивого подхода.

В настоящее время в обязательном порядке одновременно со страховым фондом создается фонд пользования на пленочной основе, который имеется на все документы, прошедшие страховое копирование.

Вместе с тем, все более активное внедрение в практику информационных технологий обуславливает необходимость проработки вопроса о нецелесообразности изготовления традиционного фонда пользования, если одновременно со страховым фондом будет создаваться электронный фонд пользования.
 

Описание архивных документов.
Создание справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата)

В течение последних 9 лет практически неизменным остается показатель описания документов в федеральных архивах – 96% включено в описи и 4% – не описано.

Включены в описи все документы РГАДА, РГИА, РГАЭ, РГАВМФ, РГАНТД, РГИА ДВ, РГАФД.

В филиале РГАНТД за указанный период количество неописанных сократилось более чем на 200,7 тыс. и составляет 185,2 тыс. дел ликвидированных организаций, принятых в 1987–1991 гг. от Всесоюзной патентной библиотеки и НИИ патентной экспертизы.

Почти в 2 раза (со 199,6 тыс. до 101,9 тыс.) уменьшилось количество не включенных в описи документов РГАКФД.

Большой комплекс документов описан в РГАНИ. Эта работа в архиве имеет свои особенности: по паспорту РГАНИ числятся не включенными в описи 659,0 тыс. дел. Однако фактически требуют описания 209,4 тыс. дел, т.к. почти 450,0 тыс. отнесены к документам, не подлежащим дальнейшему хранению. Ведется работа по составлению соответствующих актов, их утверждению в установленном порядке и утилизации документов.

По сравнению с данными предыдущей паспортизации объем неописанных документов вырос на 47,0 тыс. ед. хр., однако по сравнению с показателем девятилетней давности количество не включенных в описи документов увеличилось на 255,3 тыс. и составляет 1,7 млн. ед. хр. 42% от указанного объема – документы ГА РФ, в том числе «Фонд взаимопонимания и примирения», обработка которого еще не завершена.

В РГАЛИ, несмотря на интенсификацию работ, числятся неописанными 197 фондов. В составе необработанных документов РГАНИ – 1341 коробка и связки с материалами «Народного архива», принятого в 2006 г. по поручению Росархива.

Состав и содержание более  41,2 млн. описанных ед. хр. раскрывают на уровне заголовков ед. хр. (ед. уч.) свыше 144,4 тыс. описей. По сравнению с данными предыдущей паспортизации их количество увеличилось почти на 1,2 тыс., а по сравнению с 2003 г. – на 4,7 тыс. За этот же период на 5% возросла экземплярность описей. Средний показатель экземплярности описей федеральных архивов – 62%, в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 54%.

Все описи в 3-х экз. имеются только в филиале РГАНТД. В РГАЛИ экземплярность описей составляет 99%, в РГАНТД и РГАЭ – 98%, в РГАНИ – 97%, в ГАРФ – 91%.

Низка экземплярность описей в исторических архивах. Однако в РГАДА за последние 9 лет этот показатель возрос с 22% до 56% за счет оцифровки базового справочника системы НСА.

Представляется правомерным и нуждается в нормативном закреплении вопрос об учете электронных экземпляров описей при подсчете их комплектности.

Кроме описей, систему научно-справочного аппарата федеральных архивов составляют более 400 изданных справочников, в их числе 115 путеводителей и кратких справочников по фондам, свыше 33,5 млн. карточек, организованных в систематические и другие каталоги и картотеки, и 115 баз данных о составе и содержании документов архивов.

За период с 2003 г. количество изданных путеводителей увеличилось более чем на 34%.Вышли в свет новые путеводители по фондам всех федеральных архивов, кроме РГАДА, РГАВМФ и РГИА ДВ.

Развитие информационных технологий создало возможность для подготовки полнотекстовых справочников в электронном формате с выставлением их в сети Интернет, однако форма паспорта не предусматривает включение в него указанных сведений.

Объемы традиционных каталогов насчитывают свыше 33,5 млн. карточек. При этом четко прослеживается уменьшение объемов работ по традиционной каталогизации в связи с развитием информационных технологий. В течение последних трех лет в сравнении с предыдущим трехлетием на 60% снизилось количество составленных карточек.

Практически прекратили традиционную тематическую разработку фондов ГА РФ, РГАЭ, РГВА. Тем не менее, каталоги продолжают играть важную роль в научно-информационной деятельности архивов. В них включены сведения о составе и содержании 22% дел. Этот показатель остается стабильным последние девять лет.

В части аудиовизуальных документов закаталогизированы 93% ед. уч. кинодокументов, 75% ед. уч. фонодокументов, 76% ед. хр. фотодокументов, 23% ед. уч. видеофонограмм.

Все большее место в системе НСА федеральных архивов занимают базы данных (БД) о составе и содержании документов. Их количество за прошедшее трехлетие увеличилось почти на 16%. При этом из года в год наблюдается рост информации, включенной в БД. За период с 2010 г. количество мегабайтов возросло более чем в 2 раза, а по сравнению с 2003 г. – почти в 500 раз.

Лидером по информационному объему БД является РГИА. Более 970,0 тыс. Мбайт составляет объем баз данных РГАСПИ, 113,0 тыс. Мбайт – РГАЛИ. Однако форма паспорта не предусматривает количественные характеристики документов, информация о которых включена в БД.

В научно-справочных библиотеках федеральных архивов сосредоточено более 1,7 млн. единиц печатной продукции.

За прошедшее трехлетие объем библиотечных фондов увеличился на более чем 18,0 тыс. единиц, а за период с 2003 г. этот рост составил почти 176,0 тыс. изданий.

В структуре библиотечных фондов основное место занимают книги и брошюры – 62%, газетный фонд составляет около 6%, журнальный – 27%, другие виды печатной продукции – 5%.

Наиболее ценными и значительными по объему библиотеками располагают ГА РФ (648,0 тыс. ед.), РГИА (424,2 тыс. ед.), РГАДА (218,4 тыс. ед.), РГАЛИ (174,0 тыс. ед.).
 

Условия хранения документов[3]

Документы в федеральных архивах хранятся в 40 зданиях, 32 (80%) из которых специально построенные и 8 (20%) – приспособленные.

За истекшие три года введен в эксплуатацию комплекс архивохранилищ в поселке Вороново Подольского района Московской области площадью свыше 11,9 тыс. кв. м. Завершено строительство нового лабораторного корпуса ЦХСФ. Решена тянувшаяся много лет проблема размещения в специальном архивном здании РГИА Дальнего Востока.

В результате указанных и других мероприятий общая протяженность стеллажных полок за последние 3 года выросла более чем на 65,0 тыс. пог. м, а показатель средней загруженности федеральных архивов за последние три года снизился с 95% до 89%. Появился не только определенный резерв для маневра, но и возможность улучшить условия хранения документов, приступить к планомерному ремонту «старых архивохранилищ». Продолжена работа по более рациональному использованию архивных площадей, воссоединению фондов федеральных архивов, хранящихся на разных территориях.

Ведется модернизация стеллажного оборудования. Реконструировано «Древлехранилище» РГАДА, в котором сосредоточены национальные документальные раритеты за период с XII в. Металлические стеллажи «елочка» вместо деревянных смонтированы в архивохранилищах кинодокументов на нитрооснове РГАКФД и микрофотокопий РГАЛИ.

За период с 2010 г. общая протяженность металлических стеллажей возросла на более чем 96,2 тыс. пог. м, а их процентное отношение к общей протяженности стеллажных полок составляет 85%. В 2003 г. этот показатель составлял 55%.

Серьезные позитивные сдвиги произошли в оснащении архивов системами безопасности и их технической укрепленности.

Продолжалась последовательная модернизация электросетей архивных объектов, в результате чего с 52% в 2003 г. до 90% в 2012 г. увеличилась доля площадей, оснащенных электросетями, отвечающими требованиям пожарной безопасности.

За этот же период объем площадей, не оборудованных пожарной сигнализацией или требующих ее замены, сократился также почти в 2,5 раза – с 50,5 тыс. кв. м до 20,5 тыс. кв. м. В 10 архивах данная проблема решена в полном объеме. Еще в 4 – этот показатель составляет 90–98%. Самый низкий процент оснащенности пожарной сигнализацией в РГАСПИ (33%). В ГА РФ этот показатель составляет 87% за счет одного из зданий архива (г. Москва, Бережковская наб., д. 26), реконструкция которого начнется в ближайшее время. По сравнению с 2003 г. более чем в 2 раза снизилось количество единиц хранения, находящихся в хранилищах, требующих замены охранной сигнализации.

Определенные шаги предприняты в части создания нормативных параметров воздушной среды в хранилищах, других служебных помещениях.

В РГВИА и РГАФД завершена реконструкция систем теплоснабжения.

Минимизации негативного воздействия внешней среды на документы способствует их картонирование. В федеральных архивах закартонировано 97% документов, что соответствует данным предыдущей паспортизации и превышает на 3% показатель 2003 г.

В результате указанных и других мероприятий, хотя и не удалось исключить полностью аварийные ситуации, количество пострадавших в них документов по сравнению с 2003 г. сократилось более чем в 100 раз. Ликвидирована практика хранения документов в аварийных хранилищах. В 2003 г. в таких хранилищах размещалось более 160,0 тыс. дел.

Не было допущено ни одного факта неисправимого повреждения документов. Если в период с 2003 по 2006 гг. имели место кражи документов из федеральных архивов, то за последние 6 лет таких случаев выявлено не было.

Однако, несмотря на положительную динамику, проблемы сохранности документов, хранящихся в федеральных архивах, решены далеко не в полном объеме.

Наиболее слабым звеном в части состояния материально-технической базы хранения документов остается РГВИА. Хотя уже немало сделано в части реконструкции этого объекта, в том числе, как отмечалось выше, проведена полная замена системы теплоснабжения архива, но техническое состояние других систем жизнеобеспечения «Дворца Петра I на Яузе» таково, что не удалось избежать аварийных ситуаций. В результате пострадало около 400 дел.

Экспертиза технического состояния здания РГИА ДВ, выполненная Научно-исследовательским центром по сейсмостойкому строительству, выявила дефекты и повреждения несущих конструкций объекта.

Имеются проблемы в области пожарной безопасности. Особенно непростая ситуация складывается с оснащением федеральных архивов системами автоматического пожаротушения. Лишь 4 архива (РГАДА, РГИА, РГВА, филиал РГАНТД) оборудованы такими системами. В 5 архивах (РГВИА, РГАЛИ, РГАФД, РГИА ДВ, ЦХСФ) они полностью отсутствуют. В остальных 7 такими системами оснащено от 14% (РГАНТД) до 79% (РГАВМФ) площадей.

Не удалось в полном объеме провести модернизацию электросетей федеральных архивов. Так, оснащенность современным электрооборудованием РГВИА составляет 22%, РГАЛИ – 51%, ЦХСФ – 58%.

Более 1,4 млн. дел размещены в хранилищах, пожарная сигнализация которых нуждается в модернизации. 31% площадей федеральных архивов необходимо оборудовать новой современной охранной сигнализацией.

Только в 5-х архивах (РГИА, РГАСПИ, РГАНТД, РГАКФД, РГИА ДВ) соблюдаются нормативные параметры температурно-влажностного режима во всех хранилищах. В остальных архивах – частично.
 

Отдел обеспечения сохранности
и государственного учета документов

 


[1] Паспортизация проводится 1 раз в 3 года: на 01.01.2004, 01.01.2007, 01.01.2010, 01.01.2013.

[2] Сеть федеральных архивов, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.03.1999 № 283, не претерпела изменений.

[3] При написании этого раздела использованы данные мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах по состоянию на 01.01.2013.

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов