Доклад начальника Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Росархива А.В. Юрасова на заседании Совета по архивному делу при Росархиве 20 сентября 2016 г., г.Самара

Страница для печати

О деятельности архивных учреждений Российской Федерации
по оказанию государственных и муниципальных услуг

Уважаемые коллеги!

Слайд 1Слайд 1
Слайд 1
Слайд 2Слайд 2
Слайд 2
Слайд 3Слайд 3
Слайд 3

Тема сегодняшнего заседания Совета – более чем актуальна, поскольку эффективное оказание государственных и муниципальных услуг архивными учреждениями является одним из условий формирования качественно новой системы взаимоотношений граждан и государства, направленной на полноценное обеспечение их прав, предусмотренных Конституцией Российской Федерации.

Настоящий доклад подготовлен на основе анализа результатов анкетирования деятельности архивных учреждений Российской Федерации по оказанию государственных и муниципальных услуг в 2011–2015 гг., проведенного Росархивом при участии уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

В перечнях государственных (муниципальных) услуг и административных регламентах, разработанных в субъектах Российской Федерации, до недавнего времени наблюдалось довольно большое разнообразие в наименованиях и наборах услуг, оказываемых архивами.

Анализ административных регламентов по предоставлению государственных и муниципальных услуг в субъектах Российской Федерации, проведенный ВНИИДАД в 2013 г., выявил 255 наименований услуг, оказываемых государственными и муниципальными архивными учреждениями в регионах. (Слайд 2)

При всем разнообразии в наименованиях фактически количество оказываемых каждым архивом услуг составляет от одной до девяти, причем подавляющая их часть (около 70 %) относится к использованию документов, точнее к исполнению запросов и обеспечению доступа к архивным документам, их копиям и справочно-поисковым средствам к ним, 27 % – к комплектованию архивов и экспертизе ценности документов, остальные 3 % – к обеспечению сохранности документов и другим направлениям деятельности архивных учреждений.

Прежде всего определим предмет обсуждения, т.е. четко установим, какие виды архивной деятельности являются услугами.

Очевидно, что при проведении разграничения между «услугами» и «работами» мы должны исходить из определения терминов «государственная услуга» и «муниципальная услуга», данных в Федеральном законе от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Закон определяет, что услуги оказываются по запросам заявителей в пределах полномочий государственного органа, органа местного самоуправления, государственного (муниципального) учреждения и/или организации, участвующих в предоставлении услуг. То есть закон дает ключевое отличие «услуги» от «работы»: услуге обязательно предшествует запрос заявителя (потребителя услуги), при этом результатом оказания услуги является ответ заявителю в той или иной форме.

Исходя из этого, по нашему мнению, к государственным (муниципальным) услугам в области архивного дела безусловно можно отнести две:

  • оказание информационных услуг на основе архивных документов, т.е. исполнение социально-правовых и тематических запросов;

  • обеспечение доступа к архивным документам, их копиям и справочно-поисковым средствам к ним (в самом широком понимании этого слова).

Именно эти услуги по предложению Росархива вошли в базовый (отраслевой) перечень услуг и работ в сфере «Культура, кинематография, архивное дело, туризм», утвержденный приказом Минкультуры России от 30.05.2016 № 1197. (Слайд 3)

Является ли этот перечень услуг достаточным? До последнего времени – казалось, что «да», поскольку все остальные услуги, которые в той или иной мере оказываются архивными учреждениями (например, проведение выставок, подготовка печатных изданий и т.п.), можно найти в других базовых (отраслевых) перечнях услуг и работ федеральных органов исполнительной власти.

Однако, как недавно уведомил Минфин России, с 1 января 2017 г. действие базового перечня по разделу 14, в который входили многие нужные архивам виды услуг и работ (проведение выставок, конференций, копирование и др.), будет прекращено. А с учетом наделения Росархива Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» полномочиями по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию утверждение самостоятельного базового (отраслевого) перечня государственных (муниципальных) услуг и работ в сфере «Архивное дело» становится одной из первоочередных задач агентства. Письмо о выделении архивных услуг из перечня услуг и работ в сфере «Культура, кинематография, архивное дело, туризм» в отдельный вид деятельности «Архивное дело» и внесении изменений в Перечень видов деятельности, по которым федеральные органы исполнительной власти формируют базовые (отраслевые) перечни, направлено Росархивом 1 сентября 2016 г. в Минфин России. Надеюсь, такое решение вскоре состоится. Во всяком случае – проект соответствующего приказа Минфина России уже подготовлен и Росархивом завизирован.

В этой связи, осуществляя подготовку собственного перечня, мы должны подумать над составом оказываемых архивами услуг. В том числе и о том, являются ли такие направления деятельности как прием дел на хранение, проведение экспертизы ценности и рассекречивание архивных документов «услугами», поскольку они производятся не столько по обращениям граждан и организаций, сколько в плановом порядке. Будем рады Вашим предложениям по этому вопросу.

Это тем более важно, ибо, с одной стороны, согласно части 3 статьи 1 Федерального закона № 210-ФЗ высший исполнительный орган власти субъекта Российской Федерации вправе утвердить дополнительный перечень услуг, оказываемых в регионе государственными и муниципальными учреждениями. С другой стороны, государственное задание субъекта Российской Федерации или муниципальное задание архивам при формировании в единой государственной информационной системе «Электронный бюджет» волей-неволей ориентируется исключительно на те услуги и работы, которые включены в базовые (отраслевые) перечни, на что указывает и постановление Правительства Российской Федерации от 26.02.2014 № 151 о формировании и ведении базовых (отраслевых) перечней государственных (муниципальных) услуг и работ.

Слайд 4Слайд 4
Слайд 4
Слайд 5Слайд 5
Слайд 5

Одновременно, в соответствии с требованиями Федерального закона № 210-ФЗ Росархиву предстоит в соответствии с новым статусом и Положением о нем разработать новые административные регламенты по предоставлению государственных услуг и стандарты их предоставления с последующим включением их в федеральный реестр государственных услуг и в Федеральную государственную информационную систему «Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)», взамен прежних услуг, информация о которых размещена в настоящее время на официальном сайте www.gosuslugi.ru (Слайд 4):

организация информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

Теперь – о другом часто возникающем вопросе – подпадают ли услуги в области архивного дела под действие Федерального закона 210-ФЗ?

С одной стороны, формально нет, так как имеется письмо Минэкономразвития России от 30 августа 2011 г. № ДО9-1927 об исключении Росархива из Информационной системы контроля выполнения мероприятий по переходу на межведомственное и межуровневое взаимодействие при предоставлении государственных и муниципальных услуг в соответствии с Федеральным законом № 210-ФЗ (п. 11 ч. 6 ст. 7), что создает для архивов максимально щадящие условия по переводу государственных и муниципальных услуг в электронный вид. Причем, скажу прямо, думаю, что это ограничение временное. С другой стороны, положения Федерального закона № 210-ФЗ, несомненно, определяют деятельность архивных учреждений по предоставлению государственных (муниципальных) услуг. Необходимо стремиться к полноценному использованию всех механизмов, предусмотренных данным законом, в том числе по взаимодействию с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ), использованию систем межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), предоставлению услуг в электронной форме и др.

Итак, еще раз подчеркну, что при имеющихся различиях в существующих перечнях государственных (муниципальных) услуг почти во всех непременно присутствуют две вышеназванные услуги (Слайд 5):

  • оказание информационных услуг на основе архивных документов;

  • обеспечение доступа к архивным документам, их копиям и справочно-поисковым средствам к ним.

Сначала о первой из них. Данная услуга включает в себя исполнение социально-правовых и тематических запросов, поступающих в архивы при личном обращении граждан, по почте, по электронной почте, через официальные сайты, специализированные порталы, по электронным каналам взаимодействия с другими учреждениями (Пенсионный фонд Российской Федерации, МФЦ и т.д.). В последние годы заметен рост их объемов.

Так, в 2015 г. архивными учреждениями страны исполнено более 4,5 млн социально-правовых запросов, что на 15 % выше показателя 2011 г. Из исполненных в 2015 г. социально-правовых запросов 74 % приходится на муниципальные архивы, 25 % – на государственные архивы субъектов Российской Федерации и 1 % – на федеральные архивы. (Слайд 6)

Рост запросов объясняется увеличением массива поступающих в архивы документов по личному составу, а также принятием, как на федеральном, так и региональном уровнях, новых нормативных правовых актов, связанных с пенсионным обеспечением и социальной защитой граждан. (Слайд 7)

Увеличился и процент исполнения социально-правовых запросов в установленный законодательством месячный срок, составив в прошлом году в федеральных архивах – 77 %, государственных архивах субъектов Российской Федерации – 96,4 %, муниципальных – 99 %. Несвоевременное исполнение запросов связано с увеличением их количества, недостаточной кадровой обеспеченностью, возрастанием сложности и тематического разнообразия запросов, требующих серьезного поиска с использованием большого массива не только документов по личному составу, но и управленческой документации. (Слайд 8)

Вместе с тем несколько уменьшился процент исполнения социально-правовых запросов с положительным результатом, что обусловлено рядом факторов, основным из которых является отсутствие на хранении в архивах документов ликвидированных организаций, не сдавших дела. (Слайд 9)

Слайд 6Слайд 6
Слайд 6
Слайд 7Слайд 7
Слайд 7
Слайд 8Слайд 8
Слайд 8
Слайд 9Слайд 9
Слайд 9

Количество тематических запросов, исполненных архивами страны за последние 5 лет, также значительно увеличилось, причем во многом это увеличение произошло за счет генеалогических запросов: с 726 тыс. в 2011 г. до 910 тыс. в 2015 г., т.е. на 25 %. При этом в федеральных архивах оно возросло на 66 %, архивах субъектов Российской Федерации – на 25 %, муниципальных архивах – на 24 %. (Слайд 10)

Наибольшее количество тематических запросов поступает в государственные архивы Центрального и Приволжского федеральных округов; растет их количество в государственных архивах Южного (на 64 %), Приволжского (на 44,5 %), Уральского (на 36 %) федеральных округов. (Слайд 11)

Слайд 10Слайд 10
Слайд 10
Слайд 11Слайд 11
Слайд 11
Слайд 12Слайд 12
Слайд 12
Слайд 13Слайд 13
Слайд 13
Слайд 14Слайд 14
Слайд 14
Слайд 15Слайд 15
Слайд 15
Слайд 16Слайд 16
Слайд 16
Слайд 17Слайд 17
Слайд 17
Слайд 18Слайд 18
Слайд 18
Слайд 19Слайд 19
Слайд 19
Слайд 20Слайд 20
Слайд 20
Слайд 21Слайд 21
Слайд 21
Слайд 22Слайд 22
Слайд 22

Больше всего тематических запросов приходится на муниципальные архивы Южного, Центрального и Сибирского федеральных округов. (Слайд 12)

Росархив, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления и архивы всех уровней реализуют комплекс мер административного и технологического характера с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения запросов. Создаются методические пособия, справочники, базы данных, внедряются новейшие информационные технологии, развивается работа с пользователями посредством Интернета, разрабатываются механизмы взаимодействия с другими организациями, участвующими в предоставлении услуг.

В целях методического обеспечения этой работы по заказу Росархива в 2011 г. ВНИИДАД подготовил Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера. Однако в связи с развитием электронного взаимодействия при исполнении запросов они нуждаются в существенной переработке. Ощущается также необходимость подготовки методических рекомендаций по исполнению тематических и генеалогических запросов.

Повышению эффективности деятельности Росархива и федеральных архивов способствует создание Справочно-информационного центра федеральных архивов (Центр), который начал работу в июне 2014 г. как межархивное подразделение на базе РГАНТД (слайд 13). В задачи Центра входят: информационное обеспечение заявителей, в том числе предоставление им информации о местах хранения документов, необходимых для исполнения их запросов (консультарование); организация исполнения запросов, поступающих при личном обращении, по почте, по электронной почте, факсимильной связи, из органов государственной власти, Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР), МФЦ, через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ), Справочный телефонный узел Администрации Президента Российской Федерации; формирование и актуализация информационных ресурсов, необходимых для оказания архивных услуг заявителям.

В настоящее время работа Центра не предполагает деятельности по принципу «одного окна», поскольку направление (выдача) ответов заявителям производится архивами, исполнившими запрос. В перспективе состоится переход к организации работы Центра в более удобном для граждан режиме «одного окна».

В целях оптимизации работы с обращениями граждан и организаций Росархивом в 2015 г. введена в эксплуатацию и зарегистрирована в СМЭВ единая Автоматизированная система регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (АИС «Запросы»). В настоящее время в ней регистрируются все поступающие в Росархив, Центр и федеральные архивы, расположенные в г. Москве, запросы пользователей. (Слайд 14)

Преимущества ведения единой автоматизированной системы учета, регистрации и исполнения запросов очевидны:

  • установление единого стандарта процедуры оказания услуги от поступления запроса до его исполнения;

  • повышение оперативности и эффективности предоставления услуги;

  • открытость и «прозрачность» процесса исполнения поступающих запросов, возможность на всех этапах осуществлять контроль за качеством и сроками;

  • мониторинг деятельности Росархива, Центра, федеральных архивов по исполнению социально-правовых и тематических запросов;

  • централизованное обеспечение функционирования системы, включающее администрирование, мероприятия по информационной безопасности, модернизации;

  • возможность оперативного принятия необходимых управленческих решений.

С 1 января 2017 г. к системе АИС «Запросы» планируется подключить федеральные архивы, расположенные в г. Санкт-Петербурге (РГИА и РГАВМФ), в г. Самаре (филиал РГАНТД) и г. Владивостоке (РГИА ДВ). Полагаем, что опыт создания и эксплуатации внутренней межархивной системы регистрации, учета и контроля исполнения запросов и ее интеграции в общероссийскую сеть предоставления государственных и муниципальных услуг может быть использован и на региональном уровне.

Архивные учреждения Российской Федерации ведут работу по формированию и актуализации справочников и баз данных по местам хранения документов по личному составу.

Однако только 20 % архивов имеют собственные базы данных, 47 % собирают сведения о местах хранения в виде перечней или путеводителей. Сведения об организациях, документы по личному составу которых хранятся в архиве, публикуются на сайтах, что уже делают 83 % архивных учреждений субъектов Российской Федерации. При этом унифицированного интерфейса для поиска информации о месте хранения документов по личному составу нет, как и единообразия в форматах размещения и полноте представленных данных, а это создает трудности при поиске информации и гражданам, и архивистам. (Слайд 15)

Неоценимую помощь в работе с запросами социально-правового характера может оказать Общероссийская справочно-информационная система «База данных по местам хранения документов по личному составу», которая должна включать информацию о документах, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации. (Слайд 16)

Создание Общероссийской справочно-информационной системы позволит обеспечить:

  • соблюдение всех необходимых стандартов, регламентирующих представление данных в системе;

  • полноту и целостность данных, т.к. поиск информации будет осуществляться не только в рамках одного архива или субъекта Российской Федерации, а по всем архивам-участникам проекта;

  • возможность работы с современной информационной системой тем архивам, в которых в силу недостатка кадровых и материальных ресурсов справочники ведутся «по старинке» – в виде простых списков организаций.

Росархив и Центр уже приступили к созданию этой системы. Разработано программное обеспечение. База данных построена как картотека организаций: одна запись – одна организация; в карточке содержатся сведения о ее переименованиях, подчиненности, годах существования, о составе и крайних датах документов, месте их хранения. Такое построение позволяет вводить в систему также и данные о действующих организациях, хранящих документы по личному составу, с указанием их контактной информации. В настоящее время объединенная база включает сведения только федеральных архивов и содержит более 27 тыс. записей.

С 2016 г. начата работа по наполнению базы данных сведениями из архивов субъектов Российской Федерации. Первая загрузка в информационную систему будет проводиться централизованно. Далее каждый архив-участник проекта получит доступ к ресурсам БД для служебного пользования и дальнейшего ведения собственного раздела. Предлагаем нашим коллегам из регионов активно включаться в эту работу.

Планируется размещение открытой части БД по местам хранения документов по личному составу на портале «Архивы России», что позволит повысить эффективность работы с социально-правовыми запросами, снизить количество непрофильных запросов (сейчас в среднем оно составляет 20 %), окажет заметную помощь гражданам.

Повышению качества и доступности государственных и муниципальных услуг способствует их перевод в электронный вид. Росархивом, как и иными федеральными органами исполнительной власти, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ) размещены необходимые формы заявлений и иных документов для их использования в электронном виде при получении государственных услуг. Ведутся подготовительные работы по организации информационного обеспечения пользователей через ЕПГУ. Проект технического задания (направлен на согласование в Минкомсвязи России) включает разработку проекта экранных форм на размещение государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей с использованием ЕПГУ через СМЭВ. Причем подача социально-правовых и тематических запросов гражданами в электронном виде через ЕПГУ будет сопровождаться одновременной их регистрацией в системе АИС «Запросы». Работу через ЕПГУ планируется начать в конце 2016 г.

Согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 3 ст. 26), запросы пользователей могут приниматься в электронном виде, в том числе посредством Интернета. Так, официальный сайт Росархива содержит подробную информацию об агентстве и его деятельности, в том числе об оказываемых им самим и подведомственными ему федеральными архивами государственных услугах. Войдя в специальный раздел «Обращения граждан» можно заполнить соответствующую форму, т.е обратиться в Росархив в электронном виде. Поданные таким образом запросы составляют уже более половины. (Слайд 17)

Сегодня социально-правовые и тематические запросы в электронном виде принимают практически все архивные учреждения страны. Они поступают по электронной почте, через официальные сайты или порталы архивных учреждений и органов власти, посредством ЕПГУ или портала государственных и муниципальных услуг субъекта Российской Федерации. Кроме того, в 27 регионах запросы в электронном виде принимаются через СМЭВ, а также по защищенным каналам связи с территориальными отделениями ПФР, в некоторых регионах – с МФЦ и органами ЗАГС. (Слайд 18)

Однако архивы половины субъектов Российской Федерации не используют возможность получения социально-правовых и тематических запросов путем заполнения пользователями соответствующих интерактивных форм на интернет-сайтах архивных учреждений. Этот недостаток надо устранять.

Получение архивных услуг через ЕПГУ и порталы государственных и муниципальных услуг субъектов Российской Федерации в регионах также пока недостаточно востребовано: такая практика существует лишь в 36 субъектах Российской Федерации. При этом архивисты отмечают неудобство имеющегося на портале разделения услуг на государственные и муниципальные, что приводит к поступлению непрофильных запросов, которые в СМЭВ невозможно переадресовывать на исполнение в другие архивы.

Еще одним аспектом перехода архивов к оказанию услуг в электронном виде является внедрение электронного взаимодействия с ПФР, из территориальных отделений которого в архивы поступает от 30 до 70 % социально-правовых запросов граждан. Как известно, для решения данной задачи ПФР и Росархив разработали Примерное соглашение об информационном взаимодействии между отделением ПФР и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. В январе 2011 г. совместным письмом ПФР и Росархива типовое соглашение было направлено во все субъекты Российской Федерации, и в настоящее время такие соглашения заключены в 70 % регионов. В отстающих регионах эту работу нужно завершить в ближайшее время. (Слайд 19)

Среди проблем, возникающих в процессе сотрудничества с ПФР, архивами отмечаются: дублирование запросов со стороны граждан и ПФР; предоставление недостаточных для проведения архивного поиска сведений; запрос явно избыточной информации, получение которой требует дополнительных трудозатрат и др. Часть этих проблем можно решить посредством принятия дополнительных регламентов взаимодействия, порядков обмена документами с приложением форм запросов и определения требований по их заполнению, разработки справочных и методических пособий для специалистов ПФР, проведения совещаний и повышения квалификации.

Развивается практика оказания государственных и муниципальных услуг через МФЦ, взаимодействие с которыми осуществляется на основе соответствующих соглашений. Эта практика удобна для пользователей, к тому же существенно сокращает время на обработку запросов работниками архивов, и ее необходимо продолжать. Пока наиболее активно с МФЦ сотрудничают муниципальные архивы. При этом перечни услуг, которые оказываются различными архивами через МФЦ, существенно различаются. Сотрудничество архивных учреждений с МФЦ осложняется рядом факторов, в числе которых: отсутствие электронного взаимодействия между МФЦ и архивами, а также взаимодействия между МФЦ разных субъектов Российской Федерации; недостаточная квалификация работников МФЦ, что приводит к росту непрофильных запросов, некорректному заполнению форм запросов и т.д.; непроработанность вопроса об ответах на непрофильные запросы, в том числе отсутствие механизма направления таких запросов на исполнение в другие архивы. (Слайд 20)

В последние годы архивы уделяют внимание доступности предоставления государственных и муниципальных услуг лицам с ограниченными возможностями, как этого требует Федеральный закон № 210-ФЗ (п. 5 ст. 4). Специальные условия для приема таких лиц созданы в Справочно-информационном центре федеральных архивов, РГАНТД и его филиале в г. Самаре, РГИА, частично – в ГАРФ и РГАСПИ. Примерно в 60 субъектах Российской Федерации архивные учреждения также обеспечили условия для приема и обслуживания лиц с ограниченными возможностями: выезд на дом специалистов, оказание различной помощи и др. При строительстве новых архивных зданий предусматривается их доступность для лиц с ограниченными возможностями: оборудуются пандусы, специальные перила, лифты, кнопки для вызова специалистов, специальные парковочные места для автотранспорта. На официальных сайтах Росархива, уполномоченных органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, органов местного самоуправления, архивных учреждений должна предоставляться возможность для перехода на версию сайта для слабовидящих граждан. Об этой категории пользователей нам нельзя забывать. (Слайд 21)

Перейдем к рассмотрению государственной услуги по обеспечению доступа к архивным документам, их копиям и справочно-поисковым средствам к ним. Напомню, что на федеральном уровне доступ регламентируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.) и «Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (2013 г.). (Слайд 22)

Последний разработан Росархивом совместно с ВНИИДАД взамен Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (1998 г.). Разработчики этого документа видели своей основной задачей – обеспечить значительное расширение прав и возможностей пользователей при работе в читальных залах архивов, но с учетом реальной материально-технической, кадровой ситуации, которая имеется в архивных учреждениях.

Так, данным документом существенно увеличено количество выдаваемых дел: до 20 дел объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения, до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Сокращен срок выдачи дел, документов пользователям с 3-х до 2-х рабочих дней со дня оформления заказа, предусмотрена выдача описей дел в день заказа, а не через 3 рабочих дня, как было ранее. Также в день заказа пользователь может получать печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

Из текста документа были исключены случаи, когда решение вопросов осуществлялось «по усмотрению руководства архива», как содержащие коррупциогенный фактор.

В процессе внедрения нового Порядка в деятельность федеральных архивов, которые на его основе разработали свои локальные нормативные акты, во всех федеральных архивах установлен режим работы читальных залов, предусматривающий не менее 35-40 часов в неделю (в среднем 7-8 часов в день), в том числе в вечернее время. Срок закрытия читальных залов в летний период ограничен двумя неделями.

Однако практика применения Порядка выявила некоторые нерешенные проблемы правового характера. На сегодня вступили в силу несколько судебных решений, признающих недействующими ряд его норм. Ключевое изменение – это признание ничтожным запрета на копирование дел и документов собственными техническими средствами пользователей (решение Верховного суда Российской Федерации от 28.03.2016 № АКПИ16-23). В соответствии с ним пользователи читальных залов имеют право применять собственные технические средства без звуковых сигналов и подключения к локальной сети архива, в том числе для копирования при условии, что это не влияет на работу других пользователей.

На практике это ставит перед архивистами ряд вопросов, которые необходимо решить. Основные из них – это обеспечение сохранности документов при самостоятельном копировании их пользователями, а также организация самостоятельного копирования таким образом, чтобы оно не ухудшило качество предоставления услуги по использованию архивных документов.

Поскольку Росархив в соответствии с Положением о нем (п. 7) обладает полномочием определять порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, предполагается обеспечить исполнение решения Верховного суда путем выделения отдельных мест для копирования и организации контроля за соблюдением пользователем при самостоятельном копировании требований к сохранности документов и порядка очередности. Но так как это повлечет за собой дополнительные финансовые затраты, данную услугу рекомендуется предоставлять на платной основе. Подробные рекомендации по реализации права пользователей на самостоятельное копирование содержатся в информационном письме Росархива в федеральные архивы и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела от 19 июля 2016 г.

Состоялись также иные решения, на основании которых в существующий Порядок внесены некоторые изменения. В частности, изменена редакция п. 3.1.5 Порядка, поскольку ранее действовавшая норма препятствовала получению пользователем дел, состоящих более чем из 1500 листов для архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций и более чем из 500 листов для архивных фондов личного происхождения.

Таким образом, правоприменительная практика показывает, что, урегулировав основные проблемы организации доступа к архивным документам, Порядок все еще нуждается в уточнении, и Росархив приступает к работе над его новой редакцией. В ближайшие дни Росархив направит в федеральные архивы и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела письмо с просьбой представить свои предложения по совершенствованию действующего Порядка.

Под особым контролем Росархива находится работа читальных залов всех 15 федеральных архивов. В читальных залах последовательно растет количество рабочих мест для пользователей (в том числе автоматизированных), проводится техническое переоснащение (закупаются читальные аппараты для микрофильмов и микроформ, компьютерная техника, системы кондиционирования воздуха и т.д.). В результате количество залов в федеральных архивах увеличилось до 40 (открылись новые читальные залы РГАЭ в пос. Вороновское, РГАЛИ, РГВИА), а число рабочих мест в них приближается к 900. (Слайд 23)

За последние пять лет количество посещений читальных залов федеральных архивов возросло на 10 %. В региональных и муниципальных архивах также наблюдается увеличение количества посещений пользователями читальных залов: по сравнению с 2011 г. в 2015 г. оно увеличилось на 24 %. В целом по архивной отрасли наблюдается рост количества посещений на 18 %. Такая тенденция объясняется, в том числе, значительно возросшим количеством пользователей, ведущих исследования генеалогического характера. (Слайд 24)

За эти же годы количество рабочих мест для посетителей увеличилось на 13 %, автоматизированных рабочих мест – почти в 2,5 раза. Число сотрудников в читальных залах архивов возросло на 11 %.

Слайд 23Слайд 23
Слайд 23
Слайд 24Слайд 24
Слайд 24

Тем не менее потребность в увеличении количества рабочих мест в читальных залах по-прежнему ощущают многие архивные учреждения, в том числе 6 федеральных архивов, архивные учреждения 47 субъектов Российской Федерации; 9 федеральных архивов и архивные учреждения 41 субъекта Российской Федерации испытывают недостаток автоматизированных рабочих мест. В том числе и поэтому перспективным направлением совершенствования доступа к архивным документам является удаленный доступ пользователей к ресурсам архивов, в том числе через создание виртуальных читальных залов.

Слайд 25Слайд 25
Слайд 25
Слайд 26Слайд 26
Слайд 26

В настоящее время Росархивом ведется работа по созданию информационной системы «Единый электронный читальный зал федеральных архивов» (ИС ЕЭЧЗ ФА) (слайд 25). В ней предусматривается объединение научно-справочного аппарата федеральных архивов, доступ к которому будет бесплатным, и предоставление возможности просмотра электронных копий архивных документов – через защищенное приложение на платной основе. Пользователь сможет оформить заказ на получение дела в читальном зале архива, заказать копию документа в электронном виде (удостоверенную электронной подписью) для получения по электронной почте и в традиционном виде почтовым отправлением, а также заказать сканирование дела, отсутствующего в электронном читальном зале. Таким образом, электронный читальный зал позволит пользователю получить все возможности, которые предоставляет ему традиционный читальный зал при его посещении, но в удаленном доступе.

Регистрация пользователей в Едином электронном читальном зале является необходимым условием для предоставления доступа, поэтому планируется интеграция системы с федеральной государственной информационной системой «Единая система идентификации и авторизации» (ЕСИА) и Порталом государственных и муниципальных услуг, что сократит затраты на оформление и контроль исполнения заказов при потенциальном увеличении их количества. В этом году первыми в пилотном режиме к системе будут подключены четыре федеральных архива (ГАРФ, РГАЭ, РГВИА, РГИА).

В настоящее время проекты «Электронный читальный зал» реализуются или уже реализованы в 19 субъектах Российской Федерации. Однако в этих читальных залах по-разному представлены возможности для пользователей, ни в одном из них нет комплексного набора услуг традиционного читального зала. Доступ интернет-аудитории предоставляется только к 11 из 14 реализованных проектов, а три из них обеспечивают доступ к системе локально в помещении читальных залов архивов. В каждом из реализованных проектов пользователю предоставляются бесплатный доступ к научно-справочному аппарату и возможность дистанционного заказа дел для работы с ними в читальном зале. Удаленный доступ к электронным копиям архивных документов возможен лишь в восьми электронных читальных залах. (Слайд 26)

Среди трудностей, которые отмечаются в этой сфере: необходимость совершенствования программного обеспечения; проблемы с кадрами, в том числе специалистами в области IT-технологий; недостаточное для полноценного поиска количество оцифрованных описей, загруженных в информационную систему, а также копий архивных документов в электронном фонде пользования.

Так что проблем здесь достаточно. Тем регионам, кто уже начал эту работу, мы желаем успехов. А остальным могу сказать – обязательно предоставим всем желающим право использовать возможности федерального виртуального читального зала.

Архивы страны достаточно широко представлены в Интернете. Все федеральные архивы имеют свои сайты. Государственные архивы субъектов Российской Федерации также представлены в Сети либо собственными сайтами, либо разделами на сайте органа управления архивным делом региона. Несколько иная ситуация с муниципальными архивами. Некоторые ведут свои сайты, но в основном информация о них размещена на сайтах органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации и сайтах органов местного самоуправления, и найти ее зачастую сложно. В 19 субъектах Российской Федерации функционируют единые автоматизированные информационные системы архивов в рамках региона, в пяти из них присутствует информация о муниципальных архивах.

В январе 2016 г. заработала модернизированная версия портала «Архивы России» (слайд 27). Теперь создана единая информационно-технологическая инфраструктура, и каждый архив представлен на портале начиная с контактной и новостной информации и заканчивая сведениями о его информационных ресурсах. Призываю коллег из регионов активнее использовать возможности модернизированной версии портала.

Общая характеристика фондов федеральных и государственных архивов дана на отраслевом портале в составе БД «Путеводители по российским архивам» и тематических справочников.

Слайд 27Слайд 27
Слайд 27
Слайд 28Слайд 28
Слайд 28

C 2011 г. на портале размещена федеральная государственная информационная система «Центральный фондовый каталог». На 1 сентября 2016 г. база данных ЦФК содержит 930 718 описаний документов на уровне фондов (около 80 % от общего объема описаний и около 30 % описаний на уровне дела), хранящихся в 13 федеральных, в более 2000 региональных и муниципальных архивах из 60 субъектов Российской Федерации (слайд 28).

С 2013 г. на портале и сайте Росархива размещены Реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с полноразмерным изображением каждого уникального документа и его описанием (575 документов). Ежегодно пополняется новыми сведениями База данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов (83 106 дел, 8 990 документов из 9 федеральных архивов) (слайд 29).

По состоянию на 1 января 2016 г. в архивах России оцифровано примерно 37 % описей, из них 68 % доступны в читальных залах, 62 % – в сети Интернет на сайтах архивов. В ГАРФ проведено полное индексирование записей на уровне дела и на их основе создан информационный поисковый ресурс, размещенный в сети Интернет. Практически полностью оцифрованы описи РГАДА, РГИА, РГАВМФ, значительное количество оцифрованных описей имеется в РГАЛИ, РГАСПИ, РГАЭ, РГВИА. Работа по оцифровке и представлению описей федеральных архивов в сети Интернет, безусловно, будет продолжена. (Слайд 30)

Слайд 29Слайд 29
Слайд 29
Слайд 30Слайд 30
Слайд 30

Прочно вошла в практику публикация на портале «Архивы России» и сайтах архивов тематических коллекций и виртуальных выставок на основе документов Архивного фонда Российской Федерации, рассчитанных на широкую аудиторию; доступ к ним бесплатный.

Созданы и развиваются тематические межархивные сайты, такие как, например, открытый Росархивом в июне 2013 г. сайт «Документы советской эпохи», где размещаются пофондовые публикаци электронных образов архивных документов, сопровождаемые подокументными описаниями. Всего на сайте к настоящему времени размещено около 2,5 млн. образов архивных документов. (Слайд 31)

Востребованность пользователями информационных ресурсов российских архивов, представленных в Интернете, подтверждает статистика. Так, общее количество посещений сайтов федеральных архивов за пять лет увеличилось почти в пять раз и в 2015 г. составило более 3,5 млн посещений в год. Аналогичная тенденция наблюдается в субъектах Российской Федерации. (Слайд 32)

Слайд 31Слайд 31
Слайд 31
Слайд 32Слайд 32
Слайд 32

Нельзя обойти стороной вопрос предоставления платных услуг архивами.

Прежде всего, основанием взимания платы за услуги является государственная пошлина, установленная Налоговым кодексом Российской Федерации. В архивной отрасли – это пошлина за проставление апостиля на архивных справках (от нее освобождены физические лица, проживающие за пределами России, оплатившие консульский сбор за истребование документов). С 2011 г. по 2015 г. в архивные учреждения страны поступило около 5700 запросов через консульские загранучреждения МИД России и от граждан с указанием необходимости проставления апостиля.

Вместе с тем, согласно Федеральному закону № 125-ФЗ (п. 4 ст. 26), государственные и муниципальные архивы могут оказывать пользователям платные информационные услуги. В этом могут участвовать государственные (муниципальные) учреждения всех типов: казенные, бюджетные, автономные. Право осуществлять приносящую доход деятельность должно быть зафиксировано в их уставах. Безусловно, выполнять на платной основе отдельные работы и услуги архивы должны без ущерба для реализации своих основных задач и функций на основе договоров с юридическими и физическими лицами.

Одним из наиболее актуальных является вопрос о ценообразовании. Об этом свидетельствуют обращения пользователей в связи с существенными различиями цен на одну и ту же услугу в архивных учреждениях (в 2015 г. от них поступило в Росархив 12 жалоб на государственные архивы субъектов Российской Федерации и уполномоченные органы исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, а также 6 обращений было направлено заявителями в Управление по работе с обращениями граждан Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации).

Слайд 33Слайд 33
Слайд 33

Действительно, цены на услуги, оказываемые архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации, по регионам значительно отличаются. Например, цена на ксерокопирование документовсоветского периода формата А4 составляет от 4,41 руб. в Томской области до 182 руб. – в Санкт-Петербурге и т.д. Такая же ситуация с копированием документов методом цифрового сканирования. Например, цена за изготовление цифровой копии без стоимости носителя и компьютерной обработки с разрешением до 600 dpi составляет от 6,11 руб. за образ до 300 руб. (Слайд 33)

Существенный разброс цен и на исполнение тематических запросов по одному вопросу/лицу по точным данным: 180 руб. в Калининградской области, 390 руб. – в Республике Алтай, 615 руб. – в Мурманской области, 1083 руб. – в Москве, 1291 руб. – в Красноярском крае и т.д.

Необходимо отметить, что в 2014 г. разработаны Рекомендации по выполнению работ и оказанию услуг на платной основе федеральными казенными учреждениями, подведомственными Росархиву. В результате прейскуранты федеральных архивов были унифицированы, прежде всего, по номенклатуре выполняемых работ и оказываемых услуг и их стоимости. В рекомендательном порядке была установлена предельная стоимость каждого вида работ и услуг, запрещено применять повышающие коэффициенты, за исключением коэффициента за срочность выполнения заказа. Так, на сегодняшний день во всех федеральных архивах ксерокопия одного листа документа советского периода формата А4 стоит не более 40 руб., а его цифровой аналог – не более 100 руб. (без стоимости носителя).

На основе разработанных Росархивом Рекомендаций подготовлены прейскуранты государственных архивных учреждений 53 субъектов Российской Федерации. В 22 субъектах Российской Федерации наряду с Рекомендациями имеются местные разработки, а в десяти из них используются только собственные методики.

Вместе с тем, вопрос регулирования цен на работы и услуги весьма неоднозначен. Ведь цена на платные работы и услуги складывается из производственной себестоимости (затраты на оплату труда с учетом установленных надбавок, районных коэффициентов, премий и др. выплат по нормам времени и выработки, начисления на оплату труда; материальные затраты; амортизационные отчисления; прочие расходы, а именно коммунальные, обеспечение пожарной безопасности, почтовые, связь, оплата труда административно-управленческого персонала и др.), рентабельности и может индексироваться с учетом доводимых Минэкономразвития России базисных коэффициентов (индексов-дефляторов) на очередной финансовый год. Все эти параметры должны учитываться при определении цены.

Принципиально важно, что анкетирование показало: архивы большинства субъектов Российской Федерации (около 70 %) выступают за единый подход к ценообразованию в сфере платных архивных услуг. Его реализация сделает процедуру определения стоимости услуг «прозрачной» и понятной для потребителя, исключит многие претензии пользователей. По нашему мнению, начать такую работу следует на уровне федеральных округов.

При оказании платных услуг нельзя также забывать об одной из важнейших задач архивных учреждений: обеспечении сохранности архивных документов. Следует постепенно отказываться от ксерокопирования документов, переходя к их однократному сканированию и пополнению, тем самым, электронного фонда пользования архивов.

Слайд 34Слайд 34
Слайд 34

Завершая доклад, обозначим основные задачи, которые стоят сегодня перед Росархивом, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами по совершенствованию деятельности по оказанию государственных и муниципальных услуг (слайд 34):

  1. Росархиву предстоит оперативно разработать и утвердить новые редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» и «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», а также новый базовый (отраслевой) перечень услуг и работ в сфере «Архивное дело».

  2. Требуется подготовка дополненных «Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера», а также разработка «Методических рекомендаций по исполнению тематических и генеалогических запросов», «Методических рекомендаций по маркетингу в сфере архивного дела».

  3. Полагаем целесообразным на базе Справочно-информационного центра федеральных архивов объединить усилия Росархива, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных и муниципальных архивных учреждений, ведомственных архивов в целях создания Общероссийской справочно-информационной системы «База данных по местам хранения документов по личному составу» и ее размещения в сети Интернет для использования.

  4. Уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам целесообразно активнее развивать механизмы взаимодействия с Пенсионным фондом Российской Федерации, многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

  5. Необходимо продолжить работу по расширению спектра архивных услуг, состава и географии пользовательской аудитории, в том числе за счет централизации и доступности архивных информационных ресурсов в сети Интернет, перехода к дистанционному предоставлению услуг в электронной форме (в том числе через создание ИС ЕЭЧЗ ФА).

  6. Научно-методическим советам архивных учреждений федеральных округов рассмотреть вопрос о прейскурантах государственных и муниципальных архивов на выполнение работ и оказание услуг с целью выработки единых подходов к формированию номенклатуры работ и услуг и определению их стоимости в пределах федерального округа.

  7. Следует продумать мероприятия по повышению квалификации специалистов архивов всех уровней, занимающихся оказанием государственных и муниципальных услуг, а также сотрудников иных учреждений, участвующих в этом процессе (ПФР, МФЦ).

В заключение отмечу, что совершенствование деятельности архивных учреждений России по оказанию государственных и муниципальных услуг требует консолидированных усилий Росархива, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органов местного самоуправления и архивов всех уровней. В федеральных, региональных и муниципальных архивах накоплен достаточно большой опыт по решению различных вопросов, возникающих в связи с предоставлением услуг, который, несомненно, мы будем учитывать при выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовом регулировании сферы оказания государственных и муниципальных услуг архивными учреждениями страны.

Спасибо за внимание!

 


     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов