Доклад заместителя руководителя Федерального архивного агентства В.П.Тарасова на заседании НМС архивных учреждений Уральского федерального округа

Страница для печативерсия PDF

Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела (в рамках реализации Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

(г.Ханты-Мансийск, 13 июня 2013 г.)

Федеральный закон от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» регулирует отношения, возникающие в связи с представлением государственных и муниципальных услуг. С одной стороны таких отношений – заявители, которые имеют право на получение услуг, с другой – федеральные органы исполнительной власти, органы государственных внебюджетных фондов, исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, а также органы местного самоуправления, которые такие услуги обязаны предоставлять.

Органы, предоставляющие государственные и муниципальные услуги обязаны предоставлять их в соответствии с административными регламентами и обеспечивать возможность получения заявителем государственной и муниципальной услуги в электронной форме или в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя.

С 01.07.2012 г. вступили в силу положения Федерального закона от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ, касающиеся требований к взаимодействию с заявителем при предоставлении государственных и муниципальных услуг и организации межведомственного информационного взаимодействия.

В частности, запрещается требовать от заявителя предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления. В случае, если указанные документы не представлены заявителем самостоятельно, они запрашиваются органом, предоставляющим услугу, путем направления межведомственного запроса в соответствующий орган, в распоряжении которого находится необходимый документ или информация.

В соответствии со ст. 29 Федерального закона № 210-ФЗ административные регламенты, принятые до вступления в силу данного закона, должны быть приведены в соответствие с положениями Федерального закона № 210-ФЗ не позднее 1 июля 2012 года. Т.е. на сегодняшний день все административные регламенты предоставления государственных и муниципальных услуг должны соответствовать требованиям действующего законодательства.

Следует отметить, что в целях обеспечения конституционных прав граждан на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, постановлением Правительства Российской Федерации от 3 декабря 2012 г. № 1254 «О внесении изменения в пункт 1 Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» внесено изменение, исключающее распространение данных Правил на рассмотрение обращений граждан.

В связи с этим письмом Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации В.Ю. Суркова от 27 апреля 2013 г. № ВС-П16-2890 федеральным органам исполнительной власти поручено признать утратившими силу административные регламенты по предоставлению государственных услуг по рассмотрению обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и обеспечить исключение из Федерального реестра государственных и муниципальных услуг (функций) сведений о государственных услугах федеральных органов исполнительной власти по рассмотрению обращений граждан.

Этим же письмом руководителям высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации рекомендовано обеспечить отмену нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, регламентирующих государственные и муниципальные услуги по рассмотрению обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ, и исключить сведения о государственных и муниципальных услугах по рассмотрению обращений граждан из соответствующих разделов Федерального реестра государственных и муниципальных услуг (функций).

В последние годы отмечается значительное увеличение количества запросов, поступающих в письменной форме, как по почте, так и по электронным средствам связи.

Так, если в 1994 г. всего архивами России было исполнено 728,3 тыс. запросов, в 2003 г. – 1,8 млн. запросов, то в 2012 г. – свыше 5 млн. запросов.

В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве

организация исполнения запросов российских, иностранных граждан и организаций отнесена к числу основных полномочий Росархива. Исполнение запросов заявителей по обеспечению их конституционных прав и законных интересов, как одна из основных услуг, закреплена и в уставах федеральных государственных архивов.

Так, например, в Росархив в 2007 г. поступило 3,5 тыс. запросов российских и иностранных граждан, а в 2012 году их число составило уже 7,3 тыс. запросов.

Кроме того практически во всех федеральных государственных архивах наблюдается постоянный рост не только социально-правовых, но и тематических запросов. Так, с 2007 по 2012 гг. рост тематических запросов составил 30% (с 12 тыс. до 16 тыс.).

На официальном сайте Росархива имеется раздел «Обращения граждан», где можно, заполнив соответствующую форму, оформить обращение в Росархив. С января 2010 г. после открытия нового официального сайта Росархива поступление запросов социально-правового характера в электронной форме возросло в 2,5 раза.

Число запросов, поступающих в архивные учреждения, и трудозатраты на их исполнение каждый год растут, что создает проблему их своевременного исполнения. Основные причины этого – недостаточная численность архивных работников и возрастание сложности запросов (значительная часть запросов, например, о реорганизациях предприятий, требует серьезных исследований с использованием большого массива не только документов по личному составу, но и управленческой документации).

Увеличение числа социально-правовых запросов связано также с проведением Пенсионным фондом Российской Федерации мероприятий по валоризации расчетного пенсионного капитала граждан, а также с постоянно увеличивающимся количеством интернет-пользователей.

В современных условиях решение задач повышения качества и своевременности предоставления услуг, сокращения затрат, которые несет заявитель, требует централизации формирования информационных ресурсов.

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ официально закрепил понятие государственной услуги и стал правовой базой для реализации основных мероприятий административной реформы.

Главной задачей данных мероприятий является формирование качественно новой системы взаимодействия граждан и государства в процессе предоставления услуг населению.

В настоящее время в Федеральном архивном агентстве действуют два административных регламента по предоставлению государственных услуг: «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 22 декабря 2011 г. № 1216 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 3 мая 2012 г. № 24042) и «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 мая 2012 г. № 566 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10 сентября 2012 г. № 25419).

Принимая во внимание, что в настоящее время формируется качественно новая система взаимодействия граждан и государства в процессе предоставления услуг населению, направленная на повышение их эффективности, сокращение временных и материальных затрат, которые несут заявитель и государство, 19 сентября 2012 г. на заседании коллегии Росархива было принято решение о создании Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов и одобрена концепция создания Центра.

Основными требованиями функционирования Центра являются: информационное обеспечение заявителей в целях удовлетворения их законных прав и интересов, в т. ч. предоставление заявителям информации о местах хранения документов, необходимых для исполнения их запросов.

В концепции формулируются общие положения и принципы, определяющие содержательные, организационные и технические подходы, которыми следует руководствоваться при информационном обслуживании заявителей в целях удовлетворения их законных прав и интересов.

Концепцией намечены этапы создания Центра, включающие в себя решение организационных вопросов, материальное и программно-техническое обеспечение Центра, и начала функционирования Центра в полном объеме запланированных работ.

Планируется оснащение Центра всеми необходимыми техническими средствами связи с Росархивом и федеральными архивами. Информационный обмен между Росархивом, Центром и федеральными государственными архивами предполагает контроль со стороны Росархива и Центра за ходом исполнения запросов в архивах на всех этапах.

Функционирование Центра позволит эффективно решать следующие задачи:

  • создание единого места приема заявителей при личном обращении;

  • организацию деятельности по информированию заявителей по вопросам предоставления услуг;

  • сокращение сроков предоставления услуг;

  • организацию исполнения запросов, поступающих из органов государственной власти, государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, многофункциональных центров предоставления государственных услуг, через Единый портал государственных услуг, Справочный телефонный узел Администрации Президента Российской Федерации;

  • подготовку и направление запросов, в т.ч. поступивших из-за рубежа, по принадлежности в федеральные, ведомственные архивы и архивные учреждения субъектов Российской Федерации;

  • подготовку и направление заявителям ответов на непрофильные запросы, которые в настоящее время составляют свыше 20 % от общего числа поступающих в федеральные архивы запросов.

Концепцией предусматривается создание Справочно-информационной базы данных о местах хранения документов по личному составу в государственных и ведомственных архивах (БД), необходимой для информационного обслуживания заявителей.

Кроме того Центр должен будет организовывать ведение и обслуживание Автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов социально-правового характера, поступающих в Центр и в федеральные архивы, расположенные в Москве.

В соответствии с решением коллегии Росархива Справочно-информационный центр является структурным подразделением Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) и в своей деятельности подчиняется непосредственно директору РГАНТД.

В состав Центра входят:

  • группа приема, обработки и регистрации запросов заявителей;

  • группа телефонного обслуживания заявителей по вопросам предоставления государственных услуг;

  • группа технической поддержки.

Планируется, что Центр будет осуществлять перевод в реальном режиме времени обращений граждан в устной форме по телефону, поступивших в полнофункциональный сетевой справочный телефонный узел (ССТУ), в справочные телефонные службы федеральных государственных архивов, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Росархив организует и координирует работу по созданию Центра по следующим основным направлениям: подготовка необходимых методических документов, решение организационных вопросов, финансирование работ по программно-техническому обеспечению деятельности Центра.

Важнейшей задачей по эффективному функционированию Центра является подбор кадров для работы в Центре, который должен быть укомплектован высококвалифицированными архивными специалистами, знающими структуру федеральных архивов, архивных учреждений Москвы и Московской области, историю госучреждений СССР, РСФСР, Российской Федерации, обладающими опытом работы с запросами социально-правового и тематического характера и умеющими быстро ориентироваться в справочных материалах, в т. ч. на электронных носителях, иметь навыки работы с электронной почтой и сетью интернет. Работники Центра должны взаимодействовать с сотрудниками отделов комплектования федеральных архивов в части актуализации информации. Кроме того, в современных условиях важно, чтобы они владели информацией о принятых законодательных актах, относящихся в первую очередь к вопросам социально-правовой защиты населения, а также обладающих психологической устойчивостью, особенно в работе при личном обращении заявителей в Центр.

В настоящее время Центр находится в стадии формирования. 1 апреля 2013 г. директором РГАНТД утверждены должностные инструкции начальника и заместителя начальника Центра, а также главного специалиста и ведущего специалиста Центра.

Ожидаемым результатом создания Центра, который в полном объеме начнет функционировать с 2014 г., является формирование единого справочно-информационного центра, располагающего сведениями о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового и тематического характера, хранящихся в федеральных и профильных им ведомственных архивах и предоставление государственных услуг в режиме «одного окна».

В результате реализации задач, поставленных перед Центром, фактически сформируется единый порядок обращений заявителей для получения интересующей их информации, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, хранящейся в федеральных архивах, необходимой для исполнения обращений заявителей.

Следует отметить, что предоставление государственных и муниципальных услуг в области архивного дела во многом зависит от взаимодействия архивных учреждений с органами Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР).

Тем более, что непосредственно от органов ПФР в архивы поступает от 25% до 65% от общего количества социально-правовых запросов граждан.

Взаимодействие Росархива с ПФР носит деловой характер. Вместе с тем в процессе нашей совместной работы нередко встречались и определенные проблемы, затрудняющие обеспечение законных прав и интересов граждан.

Одна из основных проблем – предъявление работниками некоторых отделений ПФР необоснованных, на наш взгляд, требований к архивным справкам, выдаваемым государственными и муниципальными архивами.

Под необоснованными мы подразумеваем требования, противоречащие «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», которые являются нормативным правовым актом, зарегистрированным в Минюсте России и которые все государственные и муниципальные архивы обязаны строго выполнять.

В связи с этим в совместном письме Росархива и ПФР от 31 августа 2007 г. указывалось на то, что государственные и муниципальные архивы при исполнении запросов о заработной плате не имеют права производить арифметические расчеты для определения суммы, необходимой для начисления пенсии, что позволило преодолеть периодически возникающие разногласия между архивами и территориальными органами ПФР при оформлении архивных справок о заработной плате.

В то же время, в архивы поступало немало повторных обращений граждан, у которых органы ПФР отказались принимать выданные архивами архивные справки или ксерокопии финансовых документов, оформленные в установленном порядке. Взамен органы ПФР требовали подготовить архивные справки по имеющимся у них образцам (формам) или эти формы заполнить.

Эти проблемы – неизбежное явление в любом деле, где участвуют различные ведомства. Главное, что имеется совместное желание решать возникающие вопросы.

Свидетельством тому является совместное письмо о взаимодействии Росархива и ПФР от 15 апреля 2009 г. Основная идея этого письма состоит в том, что архивные учреждения должны обеспечить оформление архивных справок в соответствии с требованиями упомянутых Правил, а территориальные органы ПФР должны принимать к рассмотрению эти справки.

Деятельность государственных и муниципальных архивов Российской Федерации приобретает все большую социальную направленность. Эта направленность предполагает и выбор определенных приоритетов в работе, которые неизбежно приходится делать руководителям архивных органов в условиях ограниченности трудовых и материальных ресурсов.

Сегодня исполнение социально-правовых запросов граждан определяется как приоритетное направление деятельности. Поэтому, происходит перераспределение ресурсов для обеспечения самых важных участков.

Так, в ряде регионов в связи с большим объемом поступающих социально-правовых запросов вынуждены были остановить исполнение тематических, генеалогических запросов, отказаться от некоторых других видов работ, не связанных с социальными правами граждан.

Еще одна важная проблема связана с вопросами перехода на электронный документооборот

Этот вопрос был отражен в письме ПФР Росархиву с предложением о создании совместной рабочей группы по проработке вопроса о порядке взаимообмена электронными документами, оформленными в установленном порядке, между архивными учреждениями и органами ПФР.

Внедрение практики обмена электронными документами между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации упрощает получение заявителями государственных услуг, делает обслуживание населения более качественным и доступным, сокращает сроки исполнения запросов, оптимизирует процесс передачи сведений, необходимых ПФР для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат, ускоряет доставку документов.

Для решения данной задачи ПФР и Росархив разработали Примерное соглашение об информационном взаимодействии между отделением ПФР и органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в котором определены основные направления выполнения данной работы.

Совместным письмом ПФР и Росархива от 18 января 2011 г. Примерное соглашение было направлено в адрес территориальных органов ПФР и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации

Следует отметить, что уже в течение 2011–2012 гг. в большинстве субъектов Российской Федерации такие соглашения были заключены, причем не только между территориальными органами ПФР и органами управления архивным делом, но и в ряде случаев с администрациями городских округов, муниципальных районов и муниципальными архивами.

По имеющимся у нас сведениям, по итогам работы архивных учреждений за 2012 г. можно констатировать, что применение электронного документооборота между территориальными органами ПФР и архивными учреждениями дает ощутимый положительный результат:

  • сроки исполнения запросов резко сокращаются,

  • по сравнению с почтовой связью минимизированы затраты рабочего времени на пересылку архивными учреждениями ответов на поступившие запросы,

  • упрощена процедура получения дополнительных сведений.

Все эти действия показывают, что сотрудничество Росархива и Правления ПФР, государственных и муниципальных архивов и территориальных органов ПФР в настоящее время носит конструктивный характер.

Вместе с тем, не могу не обратить внимание на вопрос приема в государственные и муниципальные архивы документов по личному составу, созданных после 2000 г. Введение с 1997 г. персонифицированного учета всех работающих в системе обязательного пенсионного страхования позволяет говорить о необходимости приема подобных документов только после проведения экспертизы их ценности с тем, чтобы исключить дублирование в архивах документов и информации уже имеющихся у Пенсионного фонда России. Росархив и ПФР должны будут согласовать порядок действий в этом направлении.

В ходе реализации 210-ФЗ органы управления архивным делом Уральского федерального округа и подведомственные им архивные учреждения, по нашей информации, проделали значительную работу по переработке административных регламентов по предоставлению государственных услуг, осуществили значительный объем мероприятий по совершенствованию системы предоставления государственных услуг, методическому и правовому обеспечению перехода на межведомственное и межуровневое взаимодействие.

В ряде регионов разработаны и утверждены перечни документов и сведений, необходимых для предоставления государственных услуг, оказываемых государственными и муниципальными архивами.

Продолжает развитие, предусмотренная 210-ФЗ, практика получения государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) в соответствии с соглашениями, заключенными между МФЦ и архивными органами, предоставляющими государственную услугу.

Основные обращения граждан и юридических лиц, поступающие через МФЦ, имеют целью подтверждение права собственности на земельные участки, земельные доли, а также подтверждение факта работы, стажа, заработной платы граждан, их награждения. Взаимодействие с МФЦ осуществляется на основе административных регламентов архивных органов по предоставлению услуги, связанной с выдачей копий, справок и выписок архивных документов, копий правовых актов соответствующих администраций.

Анализ работы архивных учреждений Уральского федерального округа по предоставлению государственных и муниципальных услуг показывает, что многие  архивы активно вступили в процесс оперативного обслуживания граждан и организаций, выполняя требование Правительства Российской Федерации по созданию единого информационного ресурса страны.

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов