Выступление заместителя Руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумова на расширенном заседании коллегии Росархива 4 марта 2015 г.

Страница для печати

О нормативном обеспечении деятельности
архивных и делопроизводственных служб государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций на современном этапе

Федеральное архивное агентство, понимая необходимость обновления основополагающих нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность архивных и делопроизводственных службгосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в последние годы проводит целенаправленную работу в этом направлении.

Прежде всего речь идет о Правилах организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Данный документ оказался востребованным не только нашими коллегами архивистами, но и представителями бизнес-сообщества.

Как известно, работа над проектом Правил была начата еще в 2010 г. Проект, подготовленный ВНИИДАД в рамках реализации ФЦП «Культура России», прошел широкое обсуждение в федеральных органах исполнительной власти, в уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных и муниципальных архивах.

Окончательный вариант проекта Правил был представлен на утверждение в Министерство культуры Российской Федерации лишь в конце 2014 г. Такой продолжительный срок был вызван не только большим количеством поданных замечаний и предложений – около 500. Следует отметить еще два обстоятельства. Во-первых, ряд моментов, связанных с электронными документами, не фиксируют сложившуюся практику, а носят во многом прогностический характер. Во-вторых, параллельно с проектом Правил была подготовлена целая серия аналитических и нормативно-методических материалов: «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения», «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти», «Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» и другие, которые можно посмотреть на сайте Росархива.

Это позволило вписать Правила в общую канву разработки непростых вопросов создания, приема, хранения и использования электронных документов.

Подготовленный проект Правил основывается на преемственности ранее действовавших нормативных документов по работе с документами на бумажных носителях.

Главными новациями являются:

  • установление основных норм, связанных с организацией хранения, комплектования, учета и использования электронных документов;

  • установление формата архивного хранения текстовых электронных документов – PDF-A, в котором электронные текстовые документы будут передаваться на хранение в архив организации;

  • определение единицы хранения электронных документов – электронного дела, представляющего собой контейнер или совокупность контейнеров электронных документов. Контейнер электронного документа – это сжатая папка (zip-архив), в состав которой входят: содержание (контент) электронного документа, реквизитные и функциональные метаданные, файлы электронных подписей, визуализированная копия электронного документа в формате архивного хранения;

  • установление формы описи электронных документов.

Кроме того, определены обязательные условия хранения электронных документов, порядок передачи электронных документов в архив. Установлены порядок выдачи копий электронных документов по запросам пользователей и порядок их заверения.

По объективным причинам при разработке проекта Правил не нашли отражения в полном объеме технологические аспекты организации хранения электронных документов, поскольку в настоящее время Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации совместно с Росархивом подготовлен, но еще не утвержден проект Концепции организации долговременного архивного хранения электронных документов. В ее рамках будут предложены определенные организационные и технологические решения в отношении хранения архивных электронных документов.

После утверждения данных правил будут внесены соответствующие изменения и дополнения в «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках.

В общем русле совершенствования работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органах исполнительной власти в рамках реализации Государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)», ВНИИДАД в 2014 г. были подготовлены предложения по внесению изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июля 2009 г. № 477.

Разработка предложений была обусловлена необходимостью приведения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в соответствие с законодательными и другими нормативными актами, изданными за период с 2011 по 2014 год, с учетом накопленного практического опыта применения Правил и достижений в области использования электронных документов и электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Предлагаемые изменения сводятся к уточнению терминов и определений, состава реквизитов, отдельных нормативных положений по организации работы с документами – регистрации, учету, исполнению, согласованию и другим процедурам работы с документами в системах электронного документооборота.

В частности, было необходимо привести в соответствие со стандартом терминологическую часть Правил делопроизводства в связи с принятием нового терминологического стандарта Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и изменений, внесенных в Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в частности (предложено заменить термин «электронный образ документа» термином «электронная копия документа» (термин ГОСТа), скорректировать определение понятия «электронная подпись» и др.).

С учетом подготовленной ВНИИДАД новой редакции национального стандарта на оформление документов (взамен ГОСТ Р 6.30-2003), а также подготовленного Минкомсвязи России проекта нормативного документа, устанавливающего правила визуализации электронных документов, были предложены изменения в состав реквизитов документов, в частности, предложено включить в состав реквизитов штамп визуализации электронной подписи (для электронных документов).

Кроме того, предложены изменения в раздел IV Правил, касающиеся организации документооборота в условиях применения СЭД, а также в раздел VI «Особенности работы с электронными документами», в частности, положения, касающиеся применения электронной подписи, приведены в соответствие с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и др.

Подготовленные изменения позволят устранить имевшие место обнаруженные противоречия в ряде отдельных позиций Правил, уточнить требования к организации работы с документами, что будет способствовать повышению эффективности деятельности аппарата федеральных органов исполнительной власти, снижению трудозатрат, связанных с обработкой документированной информации за счет более полного перехода к электронному документообороту.

Таким образом, Росархивом за отчетный период проведена значительная работа по нормативному обеспечению работы с электронными документами, и можно с уверенностью сказать, что эта работа не остановиться, а неизбежно будет продолжена.


     © Росархив 2009–2016.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов