Доклад заместителя начальника Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования – начальника отдела обеспечения сохранности и учета Росархива Г.А.Хабибулиной

Страница для печати

О некоторых актуальных проблемах обеспечения сохранности
документов Архивного фонда Российской Федерации

Семинар-совещание главных хранителей фондов федеральных
и государственных архивов Приволжского федерального округа
(г. Пенза, июнь 2017 г.)

Слайд 1Слайд 1
Слайд 1

Проблема обеспечения сохранности документов является одной из самых важных и актуальных в деятельности архивных учреждений. В основе этой работы заложен комплексный подход, включающий правовую защиту архивных документов, укрепление материально-технической базы архивов, организационное и научно-методическое обеспечение работ, создание оптимальных условий и совершенствование организации хранения архивных фондов, обеспечение их физической сохранности.

Росархив проводит последовательную работу в области нормативно-правового обеспечения деятельности архивных учреждений.

В 2015 г. изданы Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, зарегистрированы Минюстом России 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830).

Подготовлен проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», разработанный в целях приведения норм федеральных законов в соответствие со структурой федеральных органов исполнительной власти, изменившейся в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 4 апреля 2016 г. № 151 «О Федеральном архивном агентстве».

Слайд 2Слайд 2
Слайд 2

В 2017 г. организована работа по подготовке проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

В части нормативного обеспечения работ в текущем году должны быть подготовлены и представлены на регистрацию в Минюст России Положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. В 2018 г. планируется завершить работу по подготовке Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (слайд 2).

Слайд 3Слайд 3
Слайд 3

Активно ведется работа по реализации ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)», что позволило снизить степень угрозы сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и стало важным фактором для создания материально-технических предпосылок устойчивого развития федеральных архивов.

Определенные позитивные сдвиги произошли в части строительства и реконструкции архивных объектов.

Начато строительство лабораторного корпуса РГАКФД (г. Красногорск Московской области) (слайды 3, 4, 5). Осуществлено технологическое присоединение электросетей, проведены инженерно-геодезические изыскания, демонтаж подземного хранилища, обустройство строительной площадки, откопка котлована до проектной отметки, забивка более 300 свай, устройство ростверка. Нулевой цикл планируется завершить к середине 2017 г.

Слайд 4Слайд 4
Слайд 4
Слайд 5Слайд 5
Слайд 5

Проведены, при авторском и техническом надзоре, ремонтно-реставрационные работы на фасадах корпусов «А», «Б» и «В», кровле и в интерьерах памятника архитектуры XVII-XIX вв. «Дворец Петра I на Яузе» (г. Москва), занимаемого РГВИА (слайд 6). В 2016 г. в основном завершен длящийся уже более 8 лет ремонт этого исторического здания.

В ряде субъектов Российской Федерации осуществлены мероприятия, направленные на укрепление материально-технической базы архивных учреждений. Так, Государственный комитет по архивному делу Республики Татарстан освободил здание Николо-Гостинодворской церкви XVI в. и переехал в новое здание (слайд 7), в новом здании государственного архива Новгородской области начался монтаж стеллажного оборудования (слайды 8, 9). В декабре 2016 г. состоялось открытие нового здания государственного архива Калужской области вместимостью 2,5 млн. ед.хр. (слайд 10). Здание оборудовано современными стеллажами, системами кондиционирования и автоматического пожаротушения.

Слайд 6Слайд 6
Слайд 6
Слайд 7Слайд 7
Слайд 7
Слайд 8Слайд 8
Слайд 8
Слайд 9Слайд 9
Слайд 9
Слайд 10Слайд 10
Слайд 10
Слайд 11Слайд 11
Слайд 11

Росархив заключил соглашение о предоставлении субсидии на софинансирование реконструкции здания под размещение государственного архива Ульяновской области на сумму 100,0 млн. рублей, которая в полном объеме перечислена областному Правительству. В настоящее время на объекте ведется активная работа, позволяющая надеяться на то, что в 2017 г. государственный архив Ульяновской области получит достойные условия для своей деятельности (слайд 11).

На то же мы рассчитываем в отношении государственных архивов республик Адыгеи и Хакасии, Оренбургской области и г. Севастополя, строительство или реконструкция зданий которых при поддержке федерального бюджета должны начаться в ближайшей перспективе.

Ввод в эксплуатацию новых площадей архивохранилищ ставит на повестку дня организацию перемещения в них документальных комплексов.

Продолжалась работа по воссоединению в единый комплекс и рациональному размещению фондов РГАЭ, ранее территориально расположенных на разных архивных объектах. За период с 2012 по 2016 гг. перемещено свыше 2,0 млн. ед.хр. (слайды 12, 13).

Слайд 12Слайд 12
Слайд 12
Слайд 13Слайд 13
Слайд 13
Слайд 14Слайд 14
Слайд 14
Слайд 15Слайд 15
Слайд 15

РГВИА в 2014-2015 гг. в связи с реконструкцией помещений архивохранилищ перемещено на временные места хранения 913 фондов объемом более 743,7 тыс. дел. В перемещении были задействованы фонды пяти архивохранилищ из семи существующих в архиве. К настоящему времени основная часть документов возвращена на постоянные места хранения в отремонтированных и оснащенных новым стеллажным оборудованием помещениях (слайд 14).

В 2016 г. завершен первый этап переезда РГАНИ, в рамках которого в новое здание архива на Софийской набережной, д. 34, строение 1, где, кстати теперь размещено и Федеральное архивное агентство, перемещено свыше 160,0 тыс. дел, научно-справочный аппарат, страховой фонд и фонд пользования, музейные предметы (слайд 15). Новые хранилища соответствуют всем необходимым требованиям, оснащены автоматической системой пожаротушения, современными системами охранно-пожарной сигнализации, кондиционирования и вентиляции воздуха, отечественным специализированным стеллажным и картотечным оборудованием. В текущем году завершится переезд РГАНИ в новое здание. Необходимые финансовые и материальные средства для этого изысканы.

Наряду с получением и освоением новых площадей, рациональным размещением архивных фондов, приоритетным направлением деятельности в рассматриваемой сфере является повышение безопасности объектов архивной инфраструктуры в части их технической укрепленности, предотвращение аварийных ситуаций на основе модернизации систем обеспечения жизнедеятельности зданий, повышение их пожарной безопасности.

Слайд 16Слайд 16
Слайд 16

В условиях резкого сокращения подразделений вневедомственной охраны Росархиву совместно с Минкультуры России и Главным управлением вневедомственной охраны МВД России удалось сохранить охрану зданий и хранилищ федеральных архивов подразделениями органов внутренних дел (слайд 16).

15 мая 2017 г. распоряжением Правительства Российской Федерации № 928-р утвержден перечень объектов, подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, в который включены все федеральные архивы.

За счет программных средств проведено техническое переоборудование охраны архивохранилищ и служебных помещений федеральных архивов, расположенных на территории архивного городка по ул. Б. Пироговской, д. 17.

Доля площадей федеральных архивов, оснащенных современными системами охранной сигнализации, составляет 69%, в абсолютных цифрах сигнализацией оборудовано более чем 178,1 тыс. кв.м площадей архивных объектов.

Слайд 17Слайд 17
Слайд 17

Однако в нарушение нормативных требований не оснащены современными системами охранной сигнализации 10 (63%) из 16 федеральных архивов. Количество единиц хранения, размещенных в хранилищах, требующих замены охранной сигнализации, по данным мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации на 01.01.2016, хранящихся в федеральных архивах (далее – мониторинг на 01.01.2016), составляет более 16,6 млн. дел (слайд 17).

Кроме технических вопросов и физической охраны, при организации этой работы обязательным условием является наличие в каждом государственном архиве комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму и ежегодная, при необходимости, их актуализация. Это инструкция о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, хранения выжимных металлических печатей и ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи помещений под охрану, утвержденный перечень опечатываемых служебных помещений и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание и сдачу помещений под охрану.

Всегда актуальна для архивных учреждений проблема пожарной безопасности.

Основным источником финансирования мероприятий по повышению пожарной безопасности федеральных архивов является ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)».

В рамках программных средств ведется плановая работа на этом направлении.

Продолжается последовательная модернизация электросетей и электрооборудования архивных объектов. За последние три года эта работа осуществлена на площади свыше 6,9 тыс. кв.м. В 6 (38%) из 16 федеральных архивов этот показатель составляет 100% (слайд 18).

В 2015-2016 гг. в рамках средств ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» в соответствии с предписанием Госпожнадзора проведено поэтапное выполнение комплекса работ по замене выработавших ресурс внутренних сетей электроснабжения и электроосвещения в архивохранилищах и других помещениях зданий РГА в г. Самаре общей площадью более 14,9 тыс.кв.м на сумму свыше 18,0 млн. рублей (слайд 19).

Слайд 18Слайд 18
Слайд 18
Слайд 19Слайд 19
Слайд 19

В 2017 г. в рамках программных средств планируется выполнение работ по замене внутренних сетей электроснабжения и электроосвещения в архивохранилищах и других помещениях здания ГА РФ на Бережковской набережной, д. 26 на сумму 24,0 млн. рублей (слайд 20).

В настоящее время доля площадей федеральных архивов, оснащенных современными системами пожарной сигнализации, составляет 78%, в абсолютных цифрах сигнализацией оборудовано более чем 199,2 тыс. кв.м площадей архивных объектов. 8 (50%) из 16 федеральных архивов в полном объеме оснащены современной пожарной сигнализацией (слайд 21).

Слайд 20Слайд 20
Слайд 20
Слайд 21Слайд 21
Слайд 21
Слайд 22Слайд 22
Слайд 22

В 2012-2014 гг. в рамках программных средств проведены работы по оснащению современными системами дымоудаления и автоматического газового пожаротушения помещений блока «Б» комплекса зданий РГАНТД общей площадью 12,9 тыс. кв.м. На эти цели израсходовано свыше 33,0 млн. рублей (слайд 22).

В 2017 г. за счет программных средств планируется выполнение работ по замене автоматической установки пожарной сигнализации и системы оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре в здании РГВА на сумму 18,5 млн. рублей; по оснащению помещений архивохранилищ системой автоматического газового пожаротушения в здании РГАЛИ на сумму 10,0 млн. рублей, по модернизации системы автоматического газового пожаротушения и пожарной сигнализации в здании РГА в г. Самаре на сумму 58,0 млн. рублей.

В ходе реализации ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» ведется работа по замене деревянных стеллажей на металлические. Так, с 2012 г. общая протяженность металлических стеллажей возросла на более чем 46,2 тыс. пог.м, а их процентное отношение к общей протяженности стеллажных полок в федеральных архивах составляет 89%.

В 2015-2016 гг. за счет программных средств завершены работы по замене деревянных стеллажей на металлические общей протяженностью более 14,6 тыс. пог.м в помещениях архивохранилищ 7 федеральных архивов (ГА РФ, РГАЭ, РГВИА, РГАВМФ, РГАФД, РГАДА, РГАЛИ). На эти цели затрачено почти 32,0 млн. рублей (слайд 23).

На 01.06.2017 помещения архивохранилищ 9 (56%) из 16 федеральных архивов полностью оснащены металлическим стеллажным оборудованием (слайд 24).

Слайд 23Слайд 23
Слайд 23
Слайд 24Слайд 24
Слайд 24

Вместе с тем, противопожарное состояние федеральных государственных архивов не в полной мере соответствует нормам Федерального закона от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» и требованиям Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390.

Причиной этого является ограниченность финансовых ассигнований в настоящее время.

Ежегодно в среднем реализуется только около 30% мероприятий из предписаний Госпожнадзора.

Не хватает средств на выполнение в полном объеме таких затратных работ, как модернизация электросетей и электрооборудования, пожарной сигнализации, оснащение архивохранилищ автоматическими системами пожаротушения, замена деревянных стеллажей на металлические.

Слайд 25Слайд 25
Слайд 25

В нарушение нормативных требований не оснащены системой автоматического пожаротушения 5 (31%) из 16 федеральных архивов. В их числе РГВИА – особо ценный объект культурного наследия народов Российской Федерации и РГАФД, размещенные в здании – памятнике истории и культуры федерального значения – Лефортовском дворце, РГАЛИ, хранящий фонды практически всех известных деятелей культуры России и русского зарубежья, РГИА ДВ в г. Владивостоке, Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ) в г. Ялуторовске Тюменской области, где сосредоточены страховые копии, отснятые с уникальных и особо ценных документов федеральных архивов страны. Еще 6 (38%) федеральных архивов оснащены указанной системой лишь частично. Нуждаются в замене выработавшие срок эксплуатации системы автоматического пожаротушения в РГА в г. Самаре и РГАВМФ (слайд 25).

Не удалось решить в полном объеме проблему модернизации электросетей и электрооборудования федеральных архивов. Так, процент оснащенности современными электросетями и электрооборудованием составляет 90%. По данным мониторинга на 01.01.2016 количество единиц хранения, размещенных в хранилищах, требующих замены электросетей и электрооборудования составляет почти 4,0 млн. дел.

Более 16,6 млн. архивных дел размещены в хранилищах общей площадью 57,7 тыс. кв.м, не оснащенных современной пожарной сигнализацией (слайд 26).

В 5 (31%) федеральных архивах системы пожарной сигнализации, находящиеся в настоящее время в рабочем состоянии, нуждаются в замене как выработавшие срок эксплуатации.

По данным паспортизации на 01.01.2016 почти 3,0 млн. архивных дел хранятся на деревянных стеллажах протяженностью 47,9 тыс. пог.м, что не соответствует противопожарным нормам. Еще 34,6 тыс. пог.м составляют смешанные стеллажи (полки – деревянные, стояки – металлические), которые также подлежат замене (слайд 27).

Слайд 26Слайд 26
Слайд 26
Слайд 27Слайд 27
Слайд 27

Анализ предписаний органов Госпожнадзора, выданных федеральным архивам, свидетельствует, что в большинстве своем в рамках имеющихся финансовых средств устранить все недостатки в противопожарном состоянии архивных объектов не представляется возможным.

Федеральные архивные учреждения оказались заложниками положения, при котором органы Госпожнадзора ужесточают требования к противопожарной защите объектов, а государство не обеспечивает должного уровня финансирования противопожарных мероприятий.

Для решения проблемы пожарной безопасности федеральных архивов, хранящих документы по истории России за период с XI века и являющихся символом российской государственности, необходимо усиление целевой государственной поддержки.

Пожарная безопасность, техническая укрепленность, модернизация систем обеспечения жизнедеятельности архивных объектов – все это главные составляющие в решении проблемы предотвращения чрезвычайных ситуаций.

Предмет особого внимания главных хранителей фондов – световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы хранения. Причем в отличии от специальной обработки, которой могут быть подвергнуты лишь отдельные документы, в данном случае речь идет о сохранности целых хранилищ или архивов. К сожалению, нередко несоблюдение нормативных условий становится привычным и не предпринимается попыток исправить ситуацию с помощью возможных средств (проветривание, использование емкостей с водой для повышения влажности в сухих помещениях). Между тем, химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2-3 раза при повышении температуры среды на 10°С. Что касается влажности, то при ее повышении скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10-15 раз.

Слайд 28Слайд 28
Слайд 28

По данным мониторинга на 01.01.2016 количество единиц хранения с нарушением климатических параметров составляет почти 17,0 млн. ед.хр. В 3 (19%) из 16 федеральных архивов 48 помещений хранилищ поражены грибком; в 2 (13%) федеральных архивах в 31 хранилище установлено наличие насекомых и 75 помещениях хранилищ зафиксирована повышенная запыленность (слайд 28).

Первостепенное внимание главные хранители должны уделять организации контроля за движением дел.

Систематическая выверка книг выдачи документов из архивохранилищ, проверка качества подкладки дел, соблюдение порядка визирования требований, качество подготовки дел (наличие листов-заверителей, листов использования, проверка листажа) – внимание к этому комплексу работ должно носить постоянный и целенаправленный характер.

В ГА РФ, РГИА и РГАЛИ активно внедряются современные технологии в работу по учету и контролю за движением дел на базе архивохранилищ с применением штрих-кодирования.

Базовые направления работ по обеспечению сохранности – реставрация и страховое копирование архивных документов.

Эффективность их проведения во много определяется качеством отбора документов для специальной обработки. И в том, и в другом случаях применяется избирательный подход, но при этом в результате реставрации сохраняется документ – носитель с зафиксированной на нем информацией, а в результате страхового копирования – информация.

В среднем в год архивные учреждения страны осуществляют реставрацию свыше 3,3 млн. листов документов на бумажной основе, в то время как по расчетным данным в реставрации нуждаются сотни миллионов листов. Так, по данным мониторинга на 01.01.2016 только по федеральным архивам количество дел, требующих реставрации, составляет более 1,5 млн. ед.хр. Помимо массовой реставрации документов, осуществляемой лабораториями федеральных архивов, специализированные организации Минкультуры России за счет средств ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» выполняют «высокую» реставрацию уникальных и особо ценных документов федеральных архивов. За последние пять лет «высокую» реставрацию прошли 260 уникальных и особо ценных документов объемом свыше 10,2 тыс. листов (слайд 29, 30).

Слайд 29Слайд 29
Слайд 29
Слайд 30Слайд 30
Слайд 30

В этой связи, обязательным условием организации работ является строго избирательный подход к отбору дел для реставрации с учетом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности.

Перед архивистами стоит задача – уменьшить скорость старения всех документов, т.е. свести к минимуму действия таких негативных для документов факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды.

Составной частью решения проблемы обеспечения сохранности архивных документов на бумажных носителях является страховое копирование архивных фондов. Свое правовое закрепление эта работа получила в Федеральном законе Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии со ст. 17 которого на уникальные и особо ценные документы создаются страховые копии этих документов.

Технико-технологические аспекты создания страхового фонда разработаны в серии типовых технологических регламентов изготовления страховых копий документов.

Слайд 31Слайд 31
Слайд 31
Слайд 32Слайд 32
Слайд 32

В среднем в год архивные учреждения Российской Федерации за счет программных средств и бюджетного финансирования изготавливают более 5,0 млн. кадров. Оснащение лабораторий микрофильмирования и реставрации документов федеральных архивов современным микрофильмирующим оборудованием позволило увеличить темпы создания страхового фонда на уникальные и особо ценные документы федеральных архивов. Впервые объем созданного в течение последних пяти лет страхового фонда почти в 2 раза превысил объем аналогичной работы конца 90-х годов прошлого века. Приобретение для лаборатории РГА в г. Самаре системы электронного микрофильмирующего оборудования (COM-системы) позволило приступить к изготовлению страхового фонда в комплекте с электронным фондом пользования (слайд 31).

Что касается отбора дел для страхового копирования, то в соответствии с ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» страховые копии создаются на особо ценные, в том числе уникальные документы.

Анализ данных паспортизации на 01.01.2016 показывает, что, в целом по Российской Федерации, к числу особо ценных отнесено около 5% документов. По государственным архивам субъектов Российской Федерации этот показатель стабильно составляет 2%. По федеральным архивам – 21%, в основном, за счет РГИА и РГАДА, которые, на наш взгляд, неоправданно практикуют отнесение к особо ценным сотни тысяч документов без анализа их состава и содержания (слайд 32).

Именно главные хранители фондов должны определять политику архива в части состава документов, направляемых на специальную обработку, поскольку от решения этих вопросов зависит сохранность наиболее ценной части архивных собраний.

Проблемы отбора документов для реставрации и страхового копирования тесно связаны с формированием производственных планов лабораторий, осуществляющих эти виды работ. Их деятельность также требует внимания главных хранителей фондов. Главные хранители вместе с отделами обеспечения сохранности документов должны контролировать качество проведения работ. В архивах, где лаборатории являются их структурными подразделениями, необходимо обращать внимание на сбалансированность планов отдельных участков, не допускать скопления расшитых дел, не проявленной пленки и т.д.

Слайд 33Слайд 33
Слайд 33

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук централизованное хранение страхового фонда осуществляет Центр хранения страхового фонда (слайд 33). Главные хранители фондов должны обеспечивать регулярную отправку учтенного в соответствии с нормативными требованиями страхового фонда в специальное хранилище.

Ежегодно в целях осуществления дальнейшей концентрации страхового фонда копий особо ценных документов Архивного фонда для организации их территориально обособленного хранения осуществляется отправка в ЦХСФ страхового фонда федеральных архивов. За последние годы в Центр отправлен страховой фонд объемом свыше 4,5 млн. кадров федеральных архивов и государственных архивов ряда субъектов Российской Федерации (Свердловской, Тюменской областей, Ямало-Ненецкого, Ханты-Мансийского автономных округов). В 2016 г. впервые в ЦХСФ передан страховой фонд на фотодокументы РГАКФД.

Особое место среди проблем обеспечения сохранности документов на бумажной основе занимает защита архивных документов от биоповреждений, обусловленных несоблюдением условий хранения документов, возникновением аварийных ситуаций. Эта проблема характерна для архивов всех уровней, в том числе и федеральных. Так, по данным мониторинга на 01.01.2016 в федеральных архивах хранится более 262,7 тыс. дел с плесневыми повреждениями (слайд 34).

В рамках решения этой проблемы за счет программных средств для лаборатории РГАНТД приобретена сублимационная сушильная камера вместимостью до 4-х тонн документов на бумажной основе, которая предназначена для восстановления пострадавших в результате аварийных ситуаций влажных и намокших документов методом лиофильной сушки в условиях низких температур, признанным в мировой практике наилучшим способом восстановительной сушки (слайд 35). Камера также используется для обработки документов уже находящихся под воздействием плесневых поражений различной интенсивности и видов. За период с 2012 г. с помощью сушильной камеры проведена дезинфекция свыше 14,0 тыс. ед.хр., осуществлено высушивание более 7,7 тыс. дел.

Слайд 34Слайд 34
Слайд 34
Слайд 35Слайд 35
Слайд 35

Особая ответственность лежит на главных хранителях фондов за организацию централизованного учета документов. Характеризуя это направление, следует отметить, что в архивах создана система учетных документов, обеспечивающая возможность сохранения и использования архивных фондов, в чем немалая заслуга главных хранителей. До настоящего времени эти вопросы успешно решались на основе Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11, зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г. № 1344).

Однако в настоящее время Регламент устарел. Это обусловлено, прежде всего, внедрением информационных технологий в архивное дело, причем наиболее серьезные успехи достигнуты именно в области учета. Следует подчеркнуть, что автоматизация учета – это и развитие информационной инфраструктуры отрасли, т.к. именно в учетных справочниках аккумулируются сведения не только о количестве архивных фондов и документов, но и об их составе и содержании.

Слайд 36Слайд 36
Слайд 36

По данным статистического отчета, в автоматизированную систему учета включена информация о 80% фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны. На портале «Архивы России» размещена тестовая версия «Центрального фондового каталога» (ЦФК) с информацией о составе и содержании фондов 13 федеральных архивов (слайд 36).

В настоящее время Интернет-версия ЦФК включает сведения о документах всех федеральных архивов с фондовой организацией материалов и государственных и муниципальных архивов 63 субъектов Российской Федерации.

Ежемесячно электронный ЦФК посещают до 8,0 тыс. пользователей. Таким образом, создание единого автоматизированного информационного ресурса позволяет в электронном виде в режиме удаленного доступа реализовать одну из основных задач архивной отрасли – предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.

Предстоит не только наращивать объем информации в автоматизированных системах учета, но и обеспечить автоматизированное формирование паспортов на всех уровнях, включая федеральный. Решению этой проблемы будет способствовать подготовка Росархивом нового Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, включающего раздел «Состав программного обеспечения учетных баз данных и сводных учетных баз данных, перечень элементов описания архивных фондов для ведения государственного учета в автоматизированном режиме». Новый Порядок будет включать также уточненную форму паспорта государственного, муниципального архивов с учетом приема на хранение электронных документов.

Это направление деятельности должно быть постоянно в поле зрения главных хранителей. При этом важно обеспечить четкое взаимодействие архивохранилищ и отделов обеспечения сохранности в части прохождения актов, документирующих результаты работ с фондами.

Составной частью системы автоматизированного государственного учета является Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого будет актуализирован в Положении о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Слайд 37Слайд 37
Слайд 37

Активно ведется формирование Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, в который на настоящий момент включено 672 документа федеральных и региональных архивов, в том числе по федеральным архивам 478 документов, по региональным – 194 документа (слайд 37).

В целях обеспечения удаленного доступа к ним через сеть Интернет организована работа по пополнению данными об уникальных документах федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации ИС «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», размещенной на портале «Архивы России».

Выявление и учет уникальных документов – это не только обеспечение их гарантированной сохранности и яркая характеристика состава фондов архива, но и пропаганда историко-документального наследия. И, конечно, главные хранители фондов должны возглавлять эту работу.

Повышение качества учетных документов, контроль за сохранностью фондов осуществляются на основе проверки их наличия и состояния. Еще в начале 80-х годов прошлого века в архивах Российской Федерации была организована сплошная проверка наличия дел. С этого времени с разной степенью эффективности ведется цикличная проверка наличия дел. В отличие от музеев в архивной практике этот цикл нормативно закреплен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и составляет 25 лет, уникальные документы должны проверяться ежегодно, особо ценные – 1 раз в 10 лет.

Слайд 38Слайд 38
Слайд 38

По данным мониторинга на 01.01.2016 среднегодовой объем проверки наличия в федеральных архивах составляет свыше 99,3 тыс. ед.хр. (слайд 38).

К сожалению, приходится сталкиваться с тем, что планы проверки наличия не всегда составляются с учетом ранее проделанной работы, не пересматриваются по многу лет, имеют место факты длительной незавершенности работ по отдельным фондам, не всегда проверке наличия предшествует выверка учетных документов, а по ее итогам – опечатывание коробок с документами, что в качестве нормы прописано в Правилах.

Организация проверки наличия, ее планирование, которое должно осуществляться на основе соответствующих картотек, с указанием по каждому фонду даты последней его проверки, результаты этой работы, а главное – анализ причин отсутствия дел с целью их устранения должны являться предметом самого серьезного внимания со стороны главных хранителей фондов.

Немало точек соприкосновения у главных хранителей с работой отделов комплектования и ведомственных архивов, от деятельности которых во многом зависит качество описей, технической обработки, физическое состояние документов, принимаемых на хранение. Совместно с отделами обеспечения сохранности документов и хранилищами главные хранители могут и должны влиять на решение этих вопросов.

Проблемы обеспечения сохранности документов решаются и на стадии использования документов. Важнейшими составляющими в решении этой проблемы являются:

  • уменьшение объемов выдачи подлинников путем создания фонда пользования, в том числе на электронных носителях;

  • улучшение информированности пользователей о составе и содержании документов архива, развитие системы научно-справочного аппарата с учетом интенсивности использования документов.

Что касается электронного фонда пользования, то в отличии от традиционного, создаваемого на пленке одновременно со страховым фондом, состав документов, направляемых на оцифровку, значительно шире и включает документы наиболее используемых фондов, которые не всегда являются особо ценными. Главные хранители фондов должны принимать непосредственное участие в определении состава документов, планируемых к оцифровке.

В заключение, хочу подчеркнуть следующее: обеспечение сохранности документов – это единственное направление архивной деятельности, которое, с одной стороны, не подвержено конъюнктурным соображениям, с другой – более всего зависит от государственной поддержки.

Круг обязанностей у главных хранителей многочисленен, а задача одна – сохранить Архивный фонд Российской Федерации.

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов