Доклад заместителя начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Росархива Г.А. Хабибулиной на профессиональной встрече архивистов России и Белоруссии

Страница для печати

Вопросы обеспечения сохранности документов
на различных видах носителей

(г. Нижний Новгород, июнь 2014 г.)

В соответствии со ст.5 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в Архивный фонд Российской Федерации входят архивные документы независимо от вида их носителя.

В основном, забота архивистов сосредоточена на обеспечении сохранности документов на бумажных носителях, составляющих по итогам последней паспортизации по состоянию на 01.01.2013 97,4% от всего объема документации, хранящейся в государственных и муниципальных архивах страны, аудиовизуальных документов на пленочных носителях (2,5%), документов на электронных носителях (менее одной сотой процента).

Следует отметить, что указанное процентное соотношение объемов документов в зависимости от вида носителя на протяжении последнего десятилетия остается стабильным.

Иная картина наблюдается при анализе динамики роста объемов документации в зависимости от вида носителя. Так, если за последние 10 лет количество документов на бумажной основе увеличилось на 22%, кино- и фонодокументов – более чем на 15%, фотодокументов – всего на 2%, то количество видеофонограмм возросло в 3 раза, объем документов на электронных носителях – почти в 4 раза.

В абсолютных цифрах это не так много, но возникает много проблем, поскольку физически носители этих документов гораздо менее стабильны, чем бумажные.

Проблемы обеспечения сохранности документов на бумажной основе достаточно хорошо изучены.

Особое место среди них занимает защита архивных документов от биоповреждений, обусловленных несоблюдением условий хранения документов. Нельзя в полной мере исключить и возможность аварийных ситуаций систем обеспечения жизнедеятельности архивов, в результате которых возможно намокание больших массивов архивных документов. Так, в РГАДА в 2007 г. в результате аварии системы отопления пострадали сотни дел.

Слайд 1
Слайд 1
Слайд 2
Слайд 2
Слайд 3
Слайд 3

Эта проблема характерна для архивов всех уровней, в том числе и федеральных. По данным мониторинга по состоянию на 01.01.2013 в федеральных архивах хранится более 337,0 тыс. дел с плесневыми повреждениями.

Учитывая изложенное, в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2006–2011 годы)» в конце 2011 г. для Лаборатории РГАНТД приобретена сублимационная сушильная камера вместимостью до 4-х тонн документов на бумажной основе (слайд 1). По имеющейся информации, в Российской Федерации сублимационная установка для целей сохранения архивных документов приобретена впервые.

Камера предназначена для восстановления пострадавших в результате аварийных ситуаций влажных и намокших документов методом лиофильной сушки в условиях низких температур. (Слайд 2)

По мнению доктора технических наук С.А. Добрусиной – руководителя Центра консервации библиотечных фондов при Российской национальной библиотеке, вакуумная сублимационная сушка признана в мировой практике наилучшим способом восстановительной сушки.

Указанная камера может быть также использована для обработки документов уже находящихся под воздействием плесневых поражений различной интенсивности и видов. Однако для проведения этих работ необходимо специальное изучение влияния низких температур и вакуума не только на биодеструкторы с учетом разнообразия их видового состава и степени поражения документов, но и на носители и тексты документов для исключения нежелательных последствий камерной обработки для их сохранности.

В этой связи, в рамках ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)» в 2013 г. подготовлен комплекс организационно-методических документов по использованию сублимационной камеры для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на основе проведения экспериментальных работ на образцах документов, зараженных культурами плесневых грибов, а также насекомыми-вредителями, с целью подборов режимов их уничтожения, которые бы не повредили основу и текст документов.

В результате подготовки комплекса пособий (инструкции по работе камеры в автоматическом режиме и рекомендаций по снижению численности живых клеток микроорганизмов в архивных документах методом сублимационной сушки в условиях низких температур и дезинсекции методом вакуумирования) создана научно-методическая основа проведения работ по улучшению физического состояния документов с биоповреждениями.

С помощью камеры, при соответствующей штатной обеспеченности, может быть обработано от 1-й до 4-х тонн документов в месяц, что позволит не только обеспечить в короткие сроки потребности федеральных архивов, но и проводить дезинфекцию и дезинсекцию архивных документов для других организаций на платной основе.

На договорной основе РГАНТД осуществил в сублимационной камере обработку методом лиофильной сушки в условиях низких температур пострадавших в результате тушения пожара книг из библиотеки Российского университета театрального искусства – ГИТИСа (более 4-х тысяч томов). Физическое состояние книжного фонда после обработки оценивается как удовлетворительное (слайд 3).

Вечной для архивного дела является проблема реставрации документов.

В среднем в год архивные учреждения страны осуществляют реставрацию около 3,2 млн. листов документов на бумажной основе, в то время как по расчетным данным в реставрации нуждаются сотни миллионов листов. Так, по данным мониторинга по состоянию на 01.01.2013 только по федеральным архивам количество дел, требующих реставрации, составляет свыше 1,5 млн. ед. хр. Для проведения «высокой» реставрации уникальных и особо ценных документов требуются специальные средства. На федеральном уровне они выделяются в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)». В 2013 г. в рамках программных мероприятий отреставрировано свыше 4,0 тыс. листов уникальных и особо ценных дел федеральных архивов. В их числе Жалованная грамота великого князя Ивана Грозного Троице-Сергиеву монастырю на монастырский суд в с.Дерябине (1536 г.) (РГАДА) (слайд 4), Указ императора Александра I о производстве Н.Ф. Левашова в ротмистры лейб-гвардии Гусарского полка (1825 г.) (ГА РФ) (слайд 5), письма А.П. Чехова архитектору Шехтелю (1886–1887 гг.) (РГАЛИ) и др. (слайд 6). В текущем году на проведение реставрационных работ выделено 7,0 млн. рублей. Конечно, это немного. Да и в целом возможности и федеральных реставрационных центров и лабораторий архивных учреждений крайне ограничены.

Слайд 4
Слайд 4
Слайд 5
Слайд 5
Слайд 6
Слайд 6

В этой связи, обязательным условием организации работ является строго избирательный подход к отбору дел для реставрации с учетом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, зарегистрированы Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059) (далее – Правила) в качестве нормы впервые записано, что дефекты документов классифицируются на основании единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с разработками ВНИИДАД[1]. Предлагаемая методика позволяет, во-первых, объективно оценивать физическое состояние документов для определения очередности их специальной обработки, во-вторых – формализовать его описание, что очень удобно для ведения учета физического состояния документов в автоматизированном режиме.

Однако, нередко архивисты-практики испытывают трудности в отборе дел для реставрации. В этой связи самой высокой оценки заслуживает подготовленный Лабораторией обеспечения сохранности документов государственных архивов Санкт-Петербурга «Альбом повреждений архивных документов», в котором содержится иллюстративный материал, позволяющий оценивать дефекты бумаги и текста, а положения пособия ВНИИДАД развиты и конкретизированы, в том числе применительно к документам, пораженным плесневыми грибами.

Сравнительно новым направлением в рассматриваемой сфере является визуальная коррекция дефектов носителей и качества изображений архивных документов с помощью современных компьютерных технологий. Этим вопросам посвящено специальное пособие ВНИИДАД «Изучение дефектов на бумажной основе с низкой потенциальной долговечностью и разработка технологических регламентов по их устранению» (М. 2009). Авторы В.Ф. Привалов, А.Г. Харитонов.

Перед архивистами стоит задача – уменьшить скорость старения всех документов, т.е. свести к минимуму действия таких негативных для документов факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды. Причем в отличие от специальной обработки, хранение оперирует не отдельными документами, а крупными массивами документов. А ведь иногда, несоблюдение условий хранения становится привычным и даже не делается попыток исправить ситуацию с помощью возможных подручных средств (проветривание, использование емкостей с водой для повышения влажности в сухих помещениях и др.). Между тем, все химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2–3 раза при повышении температуры среды на 10°С. Что касается влажности, то при ее повышении скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10–15 раз.

Как известно, документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. Носителями аудиовизульных документов являются материалы со сложными физической структурой и химическим составом. На основу  нанесены рабочие слои (эмульсионный, магнитный и др.), содержащие информационную составляющую документа. Указанные особенности влияют на свойства документов, требуют особых условий хранения. В РГАКФД, например, действуют четыре хранилища: подземное боксовое – для кинодокументов на нитрооснове; наземное – для кинодокументов на триацетатной основе, фотохранилище и хранилище для видеодокументов, в каждом из которых поддерживается соответствующий температурно-влажностный режим. Нормативные параметры  воздушной среды в хранилищах определены в  п. 2.11.2.3. Правил, а также в ГОСТе 7.65-92 «Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению».

Особые физические и химические свойства аудиовизуальных документов определяют также сложность  и многообразие работ по контролю их физического состояния: от поединичного профилактического визуального контроля до определения стабильности основы и качества звучания и изображения с помощью специальных приборов.

Обязательным требованием при работе с аудиовизуальными документами является проверка их физического состояния при приеме на хранение с составлением актов технического состояния, в которых также определяется комплекс работ, необходимый для устранения выявленных дефектов.

В процессе хранения весь объем документов должен подвергаться контролю не реже 1 раза в 5 лет. По итогам контроля, при необходимости, проводятся консервационно-профилактические и реставрационные работы.

Наиболее распространенным дефектом аудиовизуальных документов, выявляемым  при приеме, является их плесневое поражение. РГАНТД при участии РГАКФД разработал комплекс методов борьбы с биоповреждениями аудиовизуальных документов.  Это и обработка в водных растворах фунгицидных препаратов, и таблетированный параформ, и «электронная пушка», т.е. облучение документов на пленочных носителях потоком ускоренных электронов в соответствии со специальным Регламентом. Все зависит от разновидности документа, стадии плесневого поражения и материально-технических возможностей архива.

Понятно, что возможности у разных архивов разные. Современная техническая база как ручной, так и машинной обработки аудиовизуальной документации создана в РГАКФД. Этот архив завершил к настоящему времени специальную обработку всех выявленных ранее документов со следами биоповреждений. Технология проведения работ следующая. В коробки с кинофотодокументами, пораженными плесенью, закладывается антисептик – параформ на срок от 2-х недель до 2-х месяцев. После обработки параформом кинодокументы передаются на машинную реставрационную обработку. Фотодокументы, обработанные параформом, проходят ручную чистку, после чего закладываются в новые конверты. Эта методика рекомендована и региональным архивам.

Практическое значение имеет опыт работы РГАКФД в части видеодокументов. Над этой проблемой, начиная с 90-х годов прошлого века, архив работал совместно с Госфильмофондом России и Гостелерадиофондом России. Был определен ряд показателей, характеризующих качество изображения видеодокументов и их изменений в процессе хранения, разработаны методики входного контроля и контроля в процессе хранения.

Приобретено контрольное оборудование для различных форматов видеодокументов, а также воспроизводящее оборудование – профессиональные видеомагнитофоны и видеомониторы. Следует иметь в виду, что реставрировать видеодокументы невозможно, потому с особой тщательностью ежегодно необходимо контролировать их состояние. Если по результатам контроля выявлено выпадение по строкам изображения или понижение уровня видеосигнала до 50%, то документ необходимо в месячный срок перезаписать  на новый носитель, желательно цифровой. По данным РГАКФД, максимально видеодокумент на магнитных аналоговых видеокассетах хранится без изменений 6–8 лет.

Важнейшей характеристикой состояния сохранности аудиовизуальной документации является наличие документов на огнеопасной нитрооснове. Проблема эта требует поэтапных действий.

Первое – это определение степени разложения нитроосновы с целью установления последовательности перекопирования документов. В числе последних разработок по этой теме – подготовленные РГАНТД «Рекомендации по условиям хранения и применению индикаторного экспресс-метода оценки стабильности кинофотодокументов на нитроцеллюлозной основе в государственных архивах».

Второе – создание условий хранения, при которых процесс разложения нитроосновы будет замедлен (черно-белая кинопленка – не выше +10°С, цветные – не выше -5°С при влажности 40%–50%). Известно, что повышение температуры хранения документов на нитрооснове на 5°С  ускоряет процесс ее разложения в 2 раза.

Третье – это организация перекопирования документов с огнеопасной на безопасную пленку, процесс очень дорогостоящий и трудоемкий. В наших крупнейших хранилищах кинодокументов эта проблема решена не в полном объеме.

Переход кинофотопромышленности в начале второй половины прошлого века на выпуск триацетатной пленки был воспринят как панацея от всех бед, возникающих при архивном хранении кинофотодокументов на нитроцеллюлозной основе. Однако и триацетатная пленка проявила свои особенности при старении. Речь идет об ее разложении, увеличении усадки, хрупкости с появлением запаха уксусной кислоты, так называемый «уксусный синдром». Реакция разложения ускоряется под влиянием накапливающихся продуктов распада основы и начинается тем быстрее, чем выше температура и относительная влажность воздуха окружающей среды.

О масштабах этой проблемы свидетельствует тот факт, что, начиная с середины 50-х годов прошлого века, на триацетатной пленке снимались прак-тически все отечественные фильмы, создавался страховой фонд уникальных и особо ценных документов.

РГАНТД совместно с РГАКФД в течение нескольких лет проводили исследования проблемы «уксусного синдрома». Результатом этих исследований явились «Рекомендации по условиям хранения и методам выявления «уксусного синдрома» оригиналов и страховых копий кинофотодокументов и микроформ на триацетатной основе в государственных архивах».

В названном пособии изложены рекомендации по организации и условиям хранения кинофотофонодокументов и доступные методики выявления и контроля состояния триацетатной основы, в том числе, новый индикаторный экспресс-метод, который разработан совместно с отечественной фирмой «ВИНАР» (г. Москва). Этот метод позволяет оперативно с помощью специальных индикаторных полосок выявить материалы, подверженные «уксусному синдрому», для организации их перекопирования до момента наступления критического состояния триацетатной основы, исключающего возможность дальнейшего хранения документов.

Этот метод применяется и в Центре хранения страхового фонда для проверки страховых копий, которые до середины 70-х годов прошлого века изготавливали на триацетатной пленке.

Страховое копирование занимает особое место в системе мер по обеспечению сохранности архивных документов на любых видах носителей.

Тип страховых копий для документов на любых носителях (за исключением электронных), порядок их территориально обособленного хранения были определены в 80-х годах прошлого века в «Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов». Содержание этого Положения в определенной части легло в основу соответствующего раздела Правил. Технико-технологические аспекты создания страхового фонда разработаны в серии типовых технологических регламентов изготовления страховых копий всех разновидностей документов, кроме электронных.

К числу новых разработок нормативного характера относится комплекс государственных стандартов. В 2003 г. Росархив и РГАНТД при участии специалистов Минкультуры России подготовил ГОСТ Р 33.505-2003 «ЕРСФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием». Стандарт распространяется не только на текстовые и графические документы, но и на аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.

С 1 января 2010 г. приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии введены в действие еще два ГОСТа, подготовленные РГАНТД:

    ГОСТ Р 33.1.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия»;

    ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения». К этому ГОСТу прилагаются «Методика оценки чистоты хранилищ страховых копий», «Рекомендации по продлению периода стабильности триацетатной основы страховых копий» и др.

Страховое копирование аудиовизуальных документов, особенно кинодокументов, требует значительных финансовых средств. По данным последней паспортизации по состоянию на 01.01.2013 страховые копии созданы только на 16% особо ценных кинодокументов. Лишь РГАКФД и государственные архивы Республики Карелия, Кировской, Тамбовской областей в очень небольших объемах ведут эту работу.

Страховое копирование фонодокументов, кроме РГАФД, организовано  в Пермском крае, Вологодской, Свердловской, Тамбовской областях, г.Москве. Общий объем скопированных особо ценных фонодокументов в государственных архивах Российской Федерации составляет почти 52%.

Наиболее активно ведется работа по созданию страхового фонда фотодокументов. Число скопированных фотодокументов на 34% превышает общий объем учтенных особо ценных документов этого вида.

Как известно, тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива – это промежуточный позитив, для позитива – дубль-негатив, для фотоотпечатка – негатив. Не всегда эти требования соблюдаются.

В целях повышения качества работ, РГАНТД подготовил разъяснения по применению Типового технологического регламента изготовления страховых копий фотодокументов (М., 1997).

Все большее распространение в архивах Российской Федерации получает практика оцифровки документов. Этот метод дает возможность получать оцифрованные изображения документов с корректировкой качества, что в определенной части может подменить реставрацию, решить проблему усиления слабоконтрастных, угасающих документов, обеспечить возможность многократной выдачи информации и многократного ее копирования без обращения к подлинникам.

Оптические диски по сравнению с микрографическими носителями обладают рядом преимуществ:

  • обеспечивают более высокую плотность записи информации;

  • быстрый поиск и прямой доступ к записанной на них информации;

  • многократное копирование цифровой информации без ухудшения ее качества;

  • позволяют дистанционно передавать информацию по каналам связи.

Однако, несмотря на указанные преимущества, оцифровку архивных документов следует рассматривать только как создание фонда пользования, но не страхового фонда. Причины следующие:

  1. Оптические диски имеют ограниченный срок стабильной сохранности записанной на них информации, не удовлетворяющий требованиям долгосрочного (постоянного) хранения.

  2. Интенсивное развитие цифровых технологий приводит к быстрому устареванию как самих цифровых носителей (оптических дисков), так и аппаратно-программных средств для их записи и чтения, что представляет серьезную проблему для будущего доступа к документации, хранящейся в цифровой форме. При этом перезапись цифровой информации с устаревших носителей на новые с использованием других форматов записи и программных средств практически всегда связана с потерей и искажением перезаписываемой информации, что является недопустимым для страховых копий.

  3. Программный продукт, осуществляющий доступ к электронным носителям информации, также является информационным ресурсом, подлежащим страховому хранению наряду с документированной информацией.

  4. Необходимость регулярного переформатирования и перезаписи копий в процессе их длительного хранения на новые цифровые носители информации создает серьезные проблемы в подтверждении юридической силы страховых копий документов.

Анализ отчетных данных за 2012–2013 гг. показывает, что в государственных архивах Российской Федерации ведется оцифровка документов как на бумажной основе, так и аудиовизуальных. Например, создание электронных копий фонодокументов организовано в  Центральном государственном архиве аудиовизуальных документов Республики Татарстан, видеодокументов – в Удмуртской Республике и Ярославской области, фотодокументов – в республиках Чувашской, Саха (Якутия), Удмуртской, Краснодарском, Пермском краях, Калининградской, Костромской, Пензенской, Рязанской, Тамбовской и др. областях.

Оцифровка позволяет не только улучшать качество изображения аудиовизуальных документов, но и решать вопросы создания современных информа-ционно-поисковых систем.

Интересная работа на этом направлении ведется в Центральном государственном архиве кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга. На основе специально разработанной программы в архиве создан комплекс баз данных и банков изображений, объединенных в единую локальную информационно-поисковую сеть. В БД включается информация, в т.ч. «изобразительная», из наиболее востребованных пользователями разделов традиционного каталога, а также сведения о всех вновь принимаемых документах. В результате решаются задачи организации оперативного поиска документов с выводом любого изображения на фотопринтер (или на CD-ROM), создания оцифрованных копий документов, осуществления «цифровой реставрации».

Слайд 7
Слайд 7

Аналогичные технологии применяются и в других архивах. Так, например, методом цифровой покадровой реставрации восстановлена хранящаяся в РГАКФД документальная киносъемка открытия первого заседания Государственной думы Российской Империи 27 апреля 1906 г. (слайд 7). В РГАНТД ведется реставрация фотодокументов цифровыми методами, перевод на цифровые носители звуковой информации документов, содержащих сведения по истории ракетно-космической техники и космонавтики.

В РГАФД только в 2013 г. на дисковые носители перенесено содержание более 1,3 тысяч особо ценных фонодокументов.

Сделаны определенные шаги в части методического обеспечения работ по созданию фонда пользования на цифровых носителях, изучению и обобщению практики этой работы. В 2007 г. в рамках ФЦП «Культура России (2006–2011 годы)» РГАНТД на основе проведенных исследований, практического опыта и анализа литературы подготовил «Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото- и фонодокументов». В пособии отражены вопросы организации работы по созданию электронных копий фонда пользования, аппаратное и программное обеспечение систем копирования, технология проведения работ, учет созданных копий, требования к условиям их хранения, проверке технического состояния. В апреле 2009 г. на базе РГАНТД прошел российско-белорусский семинар «Создание фонда пользования на цифровых носителях на архивные документы».

Важнейшей составной частью работы по обеспечению сохранности документов является их учет. Аудиовизуальные документы, как известно, учитываются не только по единицам хранения, но и по единицам учета и, как правило, не фондируются. Для них характерна организация в рамках архива по видам и внешним признакам. В этой связи возникает проблема включения данных об аудиовизуальных документах в программный комплекс «Архивный фонд», который рассчитан для работы с документами, организованными по фондам и коллекциям. С тем, чтобы решить эту проблему, аудиовизуальные документы следует условно группировать в архивные коллекции. При этом за условную коллекцию могут быть приняты как полные комплексы кинодокументов, находящихся на хранении (соответственно – полные комплексы фото-, фонодокументов), так и комплексы более дробного деления в соответствии с видами документов или иными их характеристиками. Такие коллекции учитываются под порядковыми номерами с соответствующим буквенным индексом (например, К-1 «Коллекция кинодокументов архива», Ф-2 «Коллекция фотодокументов архива», Ф-3 «Коллекция фотодокументов фотографа Дмитриева» и т.д.).

Если в части работы с аудиовизуальными документами на традиционных носителях архивы имеют большой опыт, то проблема электронных документов еще ждет своего решения.

В соответствии с федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст.11) электронный документ (электронное сообщение) признается равнозначным документу на бумажном носителе при наличии электронной подписи. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» создает правовые условия использования электронной подписи в электронном документе и открывает перспективы применения электронных документов в сфере управления.

В Правилах впервые сформулированы определения единиц учета и единиц хранения электронных документов, дана форма годового раздела описи электронных документов постоянного хранения организации.

На сегодняшний день основное внимание сосредоточено на разработке вопросов, связанных с развитием электронного документооборота в органах государственного управления, что обеспечивается рядом правительственных  решений и программ. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», подготовленные Росархивом совместно с ВНИИДАД. Правила включают раздел «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти».

На протяжении нескольких последних лет организована реализация Государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)». Программа включает ряд разделов, затрагивающих сферу управления документами и направленных на обеспечение открытости деятельности органов государственной власти (построение «Электронного правительства»).

В рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» ВНИИДАД в 2013 г. разработал «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

Эти документы носят экспериментальный характер и являются первыми подобного рода пособиями для архивов организаций и государственных и муниципальных архивов.

Это направление деятельности нуждается в дальнейшем нормативном и методическом обеспечении.

По-прежнему актуально стоит вопрос о том, какие управленческие документы могут вестись только в электронной форме, а какие – необходимо создавать на бумажном носителе. Представляется, что на данном этапе речь может идти о создании в электронной форме только тех управленческих документов, которые имеют срок хранения до 10 лет. Требуют более детальной проработки вопросы, связанные с долговременным хранением электронных документов, в случае передачи их на хранение в архивы.

Работа в этом направлении будет продолжена.

 


[1] «Выявление документов с повреждениями носителя и текста» (М., 1988).

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов