Справка по результатам комплексной проверки федерального казенного учреждения «Российский государственный архив кинофотодокументов»

Страница для печативерсия PDF

2015 г.

Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив кинофотодокументов» (далее – РГАКФД), включенный Указом Президента Российской Федерации от 02.04.1997 № 275 в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации, является одним из крупнейших в мире государственных собраний аудиовизуальных документов. Нефондовая система организации их хранения, сложность соблюдения требований технологических регламентов обеспечения физико-химической стабильности пленочных носителей, постоянно повышающиеся требования к оперативности и качеству предоставляемых пользователям фото-, кино- и видеокопий обуславливают особую трудоемкость и повышенную финансовую затратность функционирования этого архивного учреждения.
 

1. Организация деятельности

Свою деятельность в организационно-правовом статусе казенного учреждения РГАКФД осуществляет с 2011 г. Учредительные и другие правоустанавливающие документы архива, в том числе закрепляющие за ним земельный участок и право оперативного управления федеральным имуществом, оформлены в установленном порядке. Информация о РГАКФД размещена на официальном сайте государственных и муниципальных учреждений (http://www.bus.gov.ru/).

Вследствие специфики хранимых документов структура архива включает в себя, помимо традиционных для остальных федеральных архивов функциональных и обслуживающих отделов, ряд обособленных подразделений сугубо технологического характера – отдел технического контроля, производственно-технический отдел, отдел реставрации кинофотодокументов, отделы копирования кинодокументов и фотодокументов.

Работа структурных подразделений и их работников регламентируется соответствующими положениями и должностными инструкциями, которые утверждены в 2014–2015 гг. Тем не менее, как показала проверка, для более качественного и эффективного выполнения требований «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила), требуется провести совершенствование организационной структуры РГАКФД, включающей 15 самостоятельных подразделений.

Кураторство за направлениями деятельности архива, его структурными подразделениями и совещательными органами осуществляют директор и его заместители в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом от 23.06.2015 № 67.

Основным совещательным органом архива является дирекция, собирающаяся в соответствии с годовым планом заседаний ежемесячно. В целом ее работу по коллегиальному рассмотрению наиболее важных проблем жизнедеятельности РГАКФД можно признать удовлетворительной.

Помимо дирекции в архиве действуют: Научный совет, деятельность которого необходимо активизировать, возложив на него рассмотрение результатов проводимых архивом научно исследовательских работ[1], методическая комиссия, экспертно-проверочная комиссия, комиссии по обеспечению сохранности, по информационным технологиям и ряд других совещательных органов – всего 16, эффективность и/или целесообразность работы которых различна.

Практика ежемесячного проведения заседаний некоторых совещательных органов со стенографическим оформлением протоколов заседаний представляется явно чрезмерной, ведущей к лишним затратам бюджета рабочего времени на административную работу, тем более, что многие вопросы текущего характера регулярно рассматриваются на различных рабочих совещаниях и планерках у директора и его заместителей.

Организация планирования и отчетности осуществляется в целом в соответствии с приказом Росархива от 12.10.2006 № 59 и ежегодными организационно-методическими указаниями Росархива с учетом разработанных архивом концепции развития на 2005–2015 гг. и долгосрочных перспективных планов по основным направлениям деятельности. План работы архива формируется на основе планов-отчетов структурных подразделений и индивидуальных планов работников. Начиная с 2012 г. в качестве приложения к нему составляется расчетная часть, детализирующая состав и объемы планируемых на очередной год работ.

В развитие плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленных на повышение эффективности архивного дела», утвержденных приказом Росархива от 25.03.2013 № 21, в РГАКФД утвержден и реализуется собственный план аналогичного характера на период до 2018 г.

Первичный учет выполненных работ осуществляется в дневниках учета рабочего времени, которые ведутся всеми специалистами за исключением отдельных категорий работников, в частности, в отделе копирования фотодокументов и видеоинженеров. Единая форма дневника отсутствует, вследствие чего их ведение в различных структурных подразделениях осуществляется в произвольной форме, зачастую не ежедневно и без указания объемов выработки, а в месячном отчете «всплывают» виды работ, которых не было в каждодневных записях. При этом ведущиеся в архиве журналы по видам работ ведение дневников заменить не могут. По этим причинам не всегда возможно в полной мере ни проконтролировать работу специалистов, ни объективно оценить ее эффективность.

Введенные в действие приказом от 17.08.2015 № 74 нормы времени и выработки на основные виды работ требуют дальнейшего совершенствования в части расширения доли нормируемых работ и их корреляции с типовыми отраслевыми нормами труда на работы, выполняемые в фильмофондах, утвержденными приказом Минкультуры России от 30.12.2014 № 2478.

Ведение делопроизводства, а также контроль исполнения решений коллегии, приказов и поручений Росархива осуществляются в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом от 01.10.2014 № 73. Вопросы исполнительской дисциплины постоянно находятся в поле зрения руководства архива.
 

2. Кадровое обеспечение

Штатная численность РГАКФД составляет 187 чел., списочный состав руководителей и специалистов по основной деятельности – 128 чел. Архив укомплектован кадрами по основной деятельности на 68,4 %. Стаж работы в архивных учреждениях свыше 15 лет имеет 52 % сотрудников (98 чел.); 34 % (63 чел.) руководителей и специалистов имеют высшее образование, из них 13 % (24 чел.) – историко-архивное и историческое. В настоящее время в ВУЗах учатся 4 чел., двое из которых – в РГГУ.

Трудовые договоры заключены со всеми сотрудниками архива. На эффективный контракт переведен 31 работник, что составляет 17 %.

Организация работы с кадрами в целом отвечает требованиям трудового законодательства. В соответствии с ним в архиве созданы комиссии по трудовым спорам и по проведению аттестации работников. Работа по подбору кадров ведется в традиционном порядке. Резерв кадров в архиве отсутствует.

Повышение квалификации ведется в соответствии с ежегодными планами как непосредственно в самом архиве (творческие семинары, архивные чтения), так и на базе сторонних организаций (Академия гражданской защиты МЧС, Институт госзакупок РАНХиГС, ОЦПК ВНИИДАД, Нахабинский учебный центр). В среднем разными обучающими мероприятиями ежегодно охвачено более половины специалистов по основной деятельности. Обучение по противопожарной безопасности проводится регулярно, по охране труда – по мере необходимости.

Действующий коллективный договор предусматривает меры социальной защиты работников, в том числе возможность работы в режиме гибкого графика по отдельным категориям должностей, предоставление оплачиваемых дней в связи с праздничными датами работника, смертью близких родственников, проводами в армию и т.п. На основании периодически проводимой аттестации рабочих мест и выявления вредных и/или опасных производственных факторов отдельным категориям работников устанавливается сокращенная рабочая неделя, либо предоставляются дополнительно оплачиваемые дни к основному отпуску.

В качестве морального поощрения используется практика представления наиболее отличившихся к награждению ведомственными наградами Росархива и Минкультуры России, а также объявления благодарности директора архива работникам, проявившим себя при выполнении важных работ, и юбилярам, в качестве материального – ежемесячное/квартальное премирование. В свою очередь, к нарушителям трудовой дисциплины принимаются меры дисциплинарного воздействия.

В целях улучшения условий работы в архиве комиссией по охране труда ежеквартально проводятся рейды санитарно-технического состояния помещений.

К недостаткам в кадровой работе следует отнести отсутствие графика отпусков на текущий (2015 г.) год, несвоевременность ознакомления работников с касающихся их документами (приказами, должностными инструкциями и т.п.), в том числе с порядком обработки, хранения и использования персональных данных, а также издание приказов об установке надбавок за выслугу лет без надлежащего оформления соответствующих протоколов с требуемыми расчетами.

В архиве организована производственная практика студентов ВУЗов (РГГУ, ВГИК, ГИТР) и колледжей, которую ежегодно проходят 3–5 человек.
 

3. Материально-техническая база.
Организация хранения и учета документов

РГАКФД размещается на земельном участке размером более 3 га в комплексе зданий и сооружений, состоящем из административного и производственного корпусов, фильмохранилища на триацетатной основе, подземного фильмохранилища на нитрооснове, - общей площадью 9,2 тыс. кв. м в г. Красногорске Московской обл.

По данным паспортизации по состоянию на 01.01.2015 в архиве хранится более 1100,0 тыс. единиц хранения (далее – ед. хр.), в том числе свыше 250,0 тыс. ед. хр. кинодокументов, почти 878,0 тыс. ед. хр. фотодокументов и 9,7 тыс. ед. хр. видеофонограмм. Кроме того, имеется почти 2,0 тыс. ед. неописанных[2] и еще свыше 95,0 тыс. ед. необработанных фотодокументов из числа новых поступлений.

Поскольку загруженность хранилищ составляет 92 %, архив постоянно ведет работу по рациональному размещению своих документов. В частности, осуществленная недавно передвижка кинодокументов на триацетатной основе позволила освободить обособленное хранилище площадью 247,5 кв. м.

Материально-техническая база архива поддерживается в работоспособном состоянии. В последние три года выполнен большой комплекс работ по ремонту кровли зданий, систем водоснабжения, замене оконных блоков, модернизации лифтового оборудования в здании хранилища фильмов на триацетатной основе. В то же время, административный корпус постройки 1947 г., в котором со времени его ввода в эксплуатацию не проводился капитальный ремонт, нуждается в реконструкции. Этого же требует и полностью выработавшая свой ресурс система кондиционирования воздуха в хранилище фильмов на триацетатной основе, вынужденно запускаемая в работу только в летнее время, из-за чего сезонные пики температурно-влажностного режима, достигающие +21ºС и 74 % влажности, заметно превышают допустимые параметры.

Доля металлических стеллажей в настоящее время составляет 86 %, что на 16 % больше по сравнению с паспортными данными на 01.01.2010. На сегодняшний день архив полностью обеспечен современными системами охранной и пожарной сигнализаций, электросетями и электрооборудованием, отвечающим требованиям пожарной безопасности. К сожалению, того же нельзя сказать об оснащенности современными системами автоматического пожаротушения – ими защищено лишь 27 % площадей.

Учитывая повышенную пожароопасность пленочных носителей в архиве особенно строго соблюдаются требования противопожарного режима, согласно которым во всех хранилищах установлены металлические двери, помещения полностью оснащены нормативным комплектом первичных средств пожаротушения; в видных местах размещены планы эвакуации в случае пожара; отведены специальные места для курения вне здания; утверждены «Паспорт безопасности РГАКФД» и план мероприятий по укрытию документов при угрозе и возникновении чрезвычайных ситуаций и террористических актов; ежегодно переиздается приказ о назначении ответственных за противопожарное состояние помещений. Совместно с сотрудниками обслуживающей пожарной части регулярно проводятся рейды пожарно-технической комиссии, по итогам которых реализуются планы мероприятий по устранению выявленных нарушений нормативных требований. Однако, часть из них, например, освобождение эвакуационных выходов в подземном фильмохранилище, раздельное хранение фотодокументов на горючей и негорючей основах, в настоящий момент не может быть выполнена по объективным причинам. Из-за высокой стоимости в недостаточном объеме ведется перевод кинодокументов с горючей на триацетатную основу: по состоянию на 01.01.2015 в этом нуждается 8,5 тыс. ед. хр., что составляет 16 % от кинодокументов на нитрооснове.

Охранный режим объекта обеспечивается круглосуточным постом полиции, металлической оградой по периметру территории и тремя рубежами охраны корпусов. Состояние ограждения удовлетворительное, за исключением проходной № 2, требующей капитального ремонта вследствие разрушения фундамента постройки. Порядок доступа в хранилища с утверждением списка лиц, осуществляющих ответственное хранение, требования к опечатыванию хранилищ, хранению ключей и печаток регламентируются соответствующим приказом. Системы видеонаблюдения по периметру участка и в читальных залах архива не установлены.

Санитарно-гигиенический режим в хранилищах соответствует нормам, что достигнуто путем специальной обработки помещений бактерицидными лампами и ежегодного проведения микробиологического анализа воздуха, результаты которого свидетельствуют об отсутствии плесневых грибов и бактерий.

Совокупный парк эксплуатируемого в архиве специализированного оборудования для работ с кино-, фото- и видеодокументами позволяет в целом проводить все предусмотренные действующими технологическими регламентами (ГОСТами) виды работ по контролю физико-химического состояния документов и выявлению признаков его ухудшения, реставрации и копированию, в том числе на электронные носители. Техническое переоснащение архива производится в соответствии с долгосрочным планом укрепления материально-технической базы. Выделенные на решение этой проблемы в последние три года бюджетные средства как по текущему финансированию, так и в рамках реализации федеральной целевой программы (далее – ФЦП) «Культура России (2012–2018 годы)» дали возможность обновить около 16 % имеющегося оборудования[3], увеличить объемы консервационно-профилактических и реставрационных работ, а также повысить качество и оперативность оказываемых услуг, но, тем не менее, недостаточны для полного удовлетворения насущных потребностей архива в модернизации производственных процессов. В частности, из-за отсутствия соответствующего оборудования контроль технического состояния магнитных лент и поступлений фильмов в цифровом формате проводится без применения средств инструментального контроля их электротехнических параметров.

Большинство из перечисленных проблем РГАКФД предполагается решить к 2019 г. в рамках строительства нового лабораторного корпуса, начало которого намечено на 2016 г.

Помимо специального в архиве эксплуатируется стандартное компьютерное оборудование: 90 автоматизированных рабочих станций, большинство из которых объединено локальной вычислительной сетью, а также 44 принтера и 22 планшетных сканера. Вынужденное использование широкой номенклатуры марок и моделей этой техники затрудняет его эксплуатацию, ремонт и контроль за техническим состоянием.

На рабочих станциях установлено 7 операционных систем Windows XP Professional, 11 операционных систем Windows Vista Professional, на остальных – операционные системы Windows 7 Professional. Помимо этого, используется лицензия на серверную операционную систему Windows Server 2008 R2 и лицензия СУБД Oracle Database 11g.

В качестве антивирусного программного обеспечения применяется Dr. Web(с). В 2015 г. в рамках централизованного развития программных комплексов защиты информации в федеральных архивах РГАКФД выделены средства на полное обеспечение имеющихся сервера и компьютеров антивирусной защитой.

Организацию хранения документов в целом можно считать удовлетворительной. Выборочная проверка качества топографических указателей показала соответствие их данных фактическому размещению документов в хранилищах.

Соблюдается порядок визирования начальниками отделов и заведующими хранилищами требований на выдачу документов как пользователям, так и работникам архива. При выдаче документов из хранилищ используются карты-заместители. Все без исключения документы перед выдачей и после возврата в хранилище в обязательном порядке проходят технический контроль физического состояния. Контроль за движением кинодокументов проводится в автоматизированном режиме. Осуществляется проверка правильности подкладки документов. Выверка книг выдачи проводится один раз в полугодие.

Систематически проводится выборочная проверка наличия и состояния фотодокументов, выдававшихся в течение года. За последние три года проверено наличие 3,6 тыс. ед. хр. фотодокументов (6 % от общего количества выданных).

Среднегодовой объем целевой проверки наличия кинодокументов составляет почти 36,0 тыс. ед. хр., фотодокументов – около 45,0 тыс. ед. хр., что, однако, не позволяет соблюсти ее цикличность, установленную Правилами.

В настоящее время согласно картотеке учета необнаруженных документов в розыске числится только 12 фотодокументов. Подтвердить фактическое наличие всех видеодокументов не представляется возможным, поскольку итоги их проверки после перемещения в 2012 г. в новое хранилище до сих пор не подведены.

На плановой основе, но в объемах не соответствующих потребностям архива, ведется технический контроль состояния документов. Согласно сводному учету документов, требующих улучшения технического и физико-химического состояния, на 01.11.2015 в неудовлетворительном виде находится 1,3 тыс. ед. хр. кинодокументов, 5,6 тыс. ед. хр. фотодокументов, 6 ед. хр. видеодокументов.

На основании имеющихся данных также в плановом порядке проводится реставрационно-профилактическая обработка документов, в том числе индивидуальная реставрация фотонегативов на пленке и на стекле, ручная реставрация кино- и фотодокументов. Объемы этой работы находятся на стабильном уровне около 8,0 тыс. ед. хр. в год.

Начиная с 2000 г. проводится работа по выявлению в магнитных фонограммах признаков «уксусного синдрома». За последние три года на этот дефект пленки проверено 442 ед. хр. В 44 из них выявлено его зарождение, не требующее, однако, их незамедлительного перевода на другие носители.

С 2003 г. РГАКФД не представлял в Росархив предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и до настоящего времени не приступил к уточнению состава особо ценных документов на основе внедрения «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации».

Работа по созданию страхового фонда и фонда пользования копий особо ценных документов ведется в соответствии с перспективными планами. В настоящий момент страховые копии имеют 69 % от числа числящихся по паспорту особо ценных документов, в том числе 72 % оригиналов кинодокументов, 96 % фотодокументов, 76 % видеодокументов, что на 36 % превышает средний показатель по федеральным архивам. В 2011–2014 гг. за счет программных средств осуществлены дорогостоящие работы по страховому копированию 25 ед. хр. особо ценных видеодокументов, в основном из документального цикла «Память солдатская» с воспоминаниями участников Великой Отечественной войны. В этой связи, как положительный момент, необходимо отметить активную работу архива по отправке созданного страхового фонда на кино- и видеодокументы в ЦХСФ, куда в последние годы передано 297 ед.хр. страховых копий, как отрицательный – не выполнение того же в отношении страхового фонда на особо ценные фотодокументы.

Наряду с традиционными методами реставрации и копирования для создания страхового фонда и фонда пользования все большее применение находят современные цифровые технологии. Одним из наиболее ярких примеров этого стала проведенная за счет программных средств цифровая реставрация хранящейся в РГАКФД документальной киносъемки торжественных мероприятий по случаю открытия первой Государственной думы 27 апреля 1906 года. И все же доля оцифрованных материалов пока невелика: кинодокументов в форматах Betacam Digital и HDcam переведено 0,73 %, фотодокументов – 0,04 %. После поставки в 2015 г. в рамках реализации ФЦП «Культура России. (2012–2018 годы)» аппаратно-программного комплекса для создания цифровых копий кинодокументов в формате 2К архив успел перевести в него 0,16 % от их общего объема. В дополнение к этому за счет программных средств сторонними организациями ведется целевая оцифровка кинохроники военного времени. К настоящему времени переведена в электронную форму почти пятая их часть.

В связи с нефондовой организацией хранения документов автоматизированная система государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (ПК «Архивный фонд») в РГАКФД не используется. Тем не менее, централизованный учет документов осуществляется в автоматизированном режиме в формате учетных баз данных раздельно по кино-, фото- и видеодокументам. В ближайшей перспективе архив планирует их объединение в единой автоматизированной базе данных на аудиовизуальные документы всех видов.

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы; ежегодно составляются паспорта архива и архивохранилищ. При этом, однако, сложившаяся система организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации несовершенна, в результате чего имеют место неточности при подсчете отдельных показателей объемов документальных комплексов, не соблюдаются общие для всех государственных и муниципальных архивов требования по ведению учетных документов, используемые формы основных учетных документов, включая форму описи, и актов не соответствуют Правилам, к описям не составляются листы-заверители, отсутствуют итоговые записи в отдельных книгах учета поступлений документов, страхового фонда и фонда пользования.

Кроме того, нуждаются в уточнении объемы страхового фонда и фонда пользования на особо ценные фотодокументы, приведенные в паспорте архива на 01.01.2015. Часть фонда пользования на фотодокументы ошибочно учтена как страховой фонд.
 

4. Комплектование архива

Произошедшие в середине 2000-х гг. кардинальные изменения в сфере производства документальных фильмов и начавшиеся еще ранее аналогичные процессы в области документальной фотографии, произошедшая технологическая революция в сфере создания аудиовизуальной продукции привели к исчезновению традиционных источников комплектования РГАКФД. Следствием этой ситуации стал отказ архива от ведения списков организаций – источников комплектования, поскольку он, как предусмотренный Правилами документ, утратил свое практическое значение.

Тем не менее, архив достаточно интенсивно пытается изыскать новые потенциальные (и стабильные) источники комплектования, используя проверенные временем методы ведения этой работы (круглые столы, письма, приглашения, экскурсии). В результате архив получает достаточно много предложений о передаче профильных документов, в том числе на безвозмездной основе. В 2014 г. при поддержке Росархива ему удалось завязать деловые контакты с Управлением пресс-службы и информации Президента Российской Федерации, пресс-службой Государственной Думы.

Комплектование архива кино- и видеофильмами в настоящее время осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», а также на основе договоров с организациями и гражданами о передаче документов на хранение; фотодокументами – на основе аналогичных договоров и за счет приобретения в собственность государства ценных фотоколлекций в рамках реализации ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)». Поступлений архивной Россики в последние 15 лет не было.

Объемы комплектования по каждому из видов аудиовизуальных документов различны. Ежегодный прием кинодокументов, составляющий в среднем около 700 документальных фильмов, осуществляется практически полностью на договорной основе[4], видеодокументов – за счет обязательного экземпляра: в 2013 г. – 1221 из 1235 ед. хр., в 2014 г. – 973 из 979, за 9 месяцев 2015 г. – 692 из 701.

Прием фотодокументов, среди которых преобладают безвозмездные поступления от граждан, характеризуется положительной динамикой: 2013 г. – 2060 ед., 2014 г. – 2449 ед., 2015 г. – 3674 ед. Еще 210 особо ценных фотодокументов были закуплены в 2013–2014 гг. за счет программных средств.

При этом следует отметить общую для всех видов аудиовизуальных документов тенденцию роста поступлений в электронной (цифровой) форме. В частности, в настоящее время архивом принято на постоянное хранение на CD-дисках в виде отдельных файлов 396 ед. хр. фотодокументов. Прием же объемных баз данных оцифрованных фотографий, изредка предлагаемых архиву, затрудняется в настоящее время отсутствием апробированной методологии и практического опыта работы с крупными массивами цифровой информации.

Все вопросы комплектования профильными документами, утверждения описей, отбора на уничтожение тех документов, которые не принимаются на постоянное хранение, или возвращения таковых владельцам, отнесения документов к категории особо ценных решаются экспертно-проверочной комиссией архива, располагающей для этого необходимой нормативно-методической базой.
 

5. Научно-справочный аппарат

Спецификой научно-справочного аппарата (далее – НСА) архива является его раздельное ведение по видам аудиовизуальных документов, а также то, что из-за нефондовой системы организации их хранения описи в качестве основного средства поиска необходимой информации не используются.

Общее представление о составе и содержании хранящегося в архиве собрания, за исключением видеодокументов, дает «Путеводитель по кинофотодокументам Российского государственного архива кинофотодокументов» (2010 г.).

Главными поисковыми средствами выступают каталоги, ведущиеся в архиве одновременно в традиционной (карточной) форме и в электронном виде в формате баз данных.

Основными каталогами кинодокументов являются систематический и именной, включающие в себя в общей сложности около 700,0 тыс. карточек. Поиск по ним призваны облегчить имеющиеся тематические указатели (фильмовый, журнальный, режиссерский, операторский, студийный, хронологический). В качестве дополнительного элемента НСА могут быть использованы монтажные листы кинофильмов и развернутые аннотации к ним.

Основными каталогами фотодокументов также являются систематический и именной, в которые включено свыше 1000,0 тыс. карточек[5]. Их дополняют авторский указатель и указатель фотоальбомов, служащий справочником о наличии альбомов по конкретной тематике.

Справочная информация о видеодокументах представлена в виде алфавитного каталога по названиям видеофильмов и видеосюжетов.

Каталогизация документов ведется в соответствии со схемами единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР советского (1978 г.) и досоветского (1983 г.) периодов, «Единым классификатором документной информации Архивного фонда Российской Федерации» (2007 г.). Доступ к ним пользователей свободен.

Электронные каталоги кинодокументов и видеодокументов, включающие соответственно описание 44,25 тыс. ед. уч.[6] и 5,58 тыс. ед. уч., начали создаваться в конце 90-х гг. на спонсорские средства и требуют неотложного перевода на современную программную платформу, а также совершенствования в содержательной части.

Аналогичный фотокаталог, содержащий описание 323,17 тыс. ед. отдельных фотографий[7] и 7,84 тыс. фотографий из фотоальбомов, работает под управлением программно-информационного комплекса «КАИСА-Архив». При этом почти 80 % описаний включают электронные образы соответствующих фотодокументов, что, безусловно, значительно повышает информативность этого автоматизированного НСА.

Все три электронных каталога доступны пользователям в читальных залах архива, а также размещены на его интернет-сайте (http://www.rgakfd.ru/).

Помимо названных справочно-поисковых средств в архиве имеются указатели к каталогам, тематические обзоры и перечни документов, подготовленные в процессе выполнения производственных заданий и тематических запросов, а также справочно-информационный фонд (СИФ) и научно-справочная библиотека, доступ к которым пользователям ограничен.

Хотя имеющийся в архиве НСА в целом обеспечивает возможность оперативного поиска архивной информации, организация его создания является явно неэффективной. Описание одного и того же фотодокумента зачастую происходит неоднократно – и на этапе приемки, и при постановке на государственный учет, и в процессе каталогизации. При этом изменения в «заголовки» документов, вносимые уже после утверждения на ЭПК соответствующей описи, названной комиссией повторно не рассматриваются и не дублируются во всех учетных документах, чем нарушается один из основополагающих принципов архивного дела. В результате идентификация конкретного документа при проведении проверки наличия или в других необходимых случаях может быть серьезно затруднена или вообще невозможна.

Также слабым местом по этому направлению деятельности является отсутствие учета обращений пользователей к НСА, что затрудняет анализ его эффективности и определение дальнейших шагов по совершенствованию информационно-поисковых систем архива.
 

6. Использование документов

Основные формы использования архивом документов, в том числе относящиеся к предоставлению государственных услуг, традиционны и соответствуют Правилам.

Публичный доступ к документам и средствам их поиска осуществляется согласно «Порядку использования архивных киновидеофотодокументов в читальных залах Российского государственного архива кинофотодокументов» только в часы работы архива и раздельно для российских и иностранных граждан. Их общая посещаемость составила в 2013 г. 736 чел., 2014 г. – 775, за 10 месяцев 2015 г. – 789. Личные дела пользователей не оформляются; хранятся только письма организаций или их личные заявления и анкеты с разрешающими визами руководства архива.

В распоряжение пользователей предоставлены 9 звукомонтажных столов для просмотра кинодокументов, на пяти из которых можно выбирать фрагменты для видеозаписи в формате HDCAM, 2 видеомагнитофона, 2 DVD-плеера, 3 компьютера со всем электронным НСА архива. Начиная с 2015 г. в двух читальных залах из трех можно воспользоваться бесплатным WI-FI.

Помимо заказа документов непосредственно в архиве это можно сделать дистанционно по телефону и/или электронной почте, в том числе через интернет-сайт.

Отказ в выдаче допускается только по техническим причинам – из-за отсутствия позитивной копии, плохого технического состояния документа, выдачи другому пользователю, нестандартной перфорации кинодокумента[8]. Пользователю в случае отказа, как правило, предлагается либо осуществить замену документа близким к нему по содержанию, либо подождать до проведения реставрации, либо оплатить его перевод на другой носитель для получения возможности дальнейшего просмотра.

Другой формой доступа, уже удаленной, к собранию архива является размещение электронных образов его документов на интернет-сайте «Победа» (http://www.victory.rusarchives.ru/)[9] и на собственном интернет-сайте, который в конце 2015 г. был модернизирован. Оба сайта являются довольно популярными информационными ресурсами: за последние три года ежегодное число их посещений возросло соответственно с 332,0 тыс. до 386,5 тыс. и с 51,93 тыс. до 84,74 тыс.

В тех же целях архив ведет активную работу по подготовке документальных фотоальбомов, неизменно вызывающих большой читательский интерес. Среди последних публикаций можно отметить такие, как «В объективе война. 1941–1945 гг.», «Военная летопись России, 1850–2000-е гг.», «Женщины на войне», «Великая война. 1914-1918. Кинофотохроника: Альбом» в 2 т., «Москва в фотографиях. 1941–1945 годы: Альбом», «Великий князь Сергей Александрович», «Празднование 300-летия Дома Романовых в Костроме, Ярославле, Владимире, Суздале и Нижнем Новгороде в 1913 году».

Документы РГАКФД широко представляются как при проведении большинства историко-документальных выставок, включаемых в ежегодные планы выставочной деятельности Росархива, так и подготовленных архивом самостоятельно на других экспозиционных площадках в стране и за рубежом, например, «Идет война народная. Партизанское движение в годы Великой Отечественной войны на территории России, Украины, Белоруссии» (Центр Искусства Братиславы, Словакия; выставочный зал Министерства культуры г. Буэнос-Айреса (Аргентина), «Личность Мао ЦзеДуна в истории укрепления советско-китайских отношений. 1949–1960-ые годы» (Амурский областной краеведческий музей им. Г.С. Даурского) и др.

Еще большую аудиторию документы РГАКФД собирают при их публикации в СМИ[10]. Особенно плодотворное сотрудничество у архива сложилось с телеканалом «Культура», на котором прошло 54 выпуска передачи «Запечатленное время», подготовленных с использованием архивных документов, с Красногорским телевидением, журналами «Родина», «Отечественные архивы» и рядом других электронных и печатных изданий.

РГАКФД ведет большую работу по организации и проведению информационных мероприятий для молодого поколения и ветеранов. В частности, к юбилейным датам составляются специальные тематические кинопрограммы документальных фильмов из собрания РГАКФД по актуальной исторической тематике для показа в кинотеатрах Москвы и Подмосковья. Ежегодно для всех желающих проводится более 50 экскурсий с общим числом участников до 2,0 тыс. чел., сопровождаемых показом хроникально-документальных фильмов. На базе архива регулярно организуются общегородские мероприятия Красногорска, с администрацией которого налажены тесные деловые контакты.

Специфический характер документов архива предопределяет самое широкое их использование в форме исполнения запросов на их выявление и последующее копирование по заказам пользователей[11]. Все они, за исключением обращений органов государственной власти и органов местного самоуправления, исполняются в рамках оказания платных услуг на основе заключаемых с пользователями договоров по установленным Прейскурантом расценкам, утвержденным приказом от 24.06.2014 № 56. Типовые формы договоров согласованы с Росархивом и размещены на сайте архива.

Наблюдаемый в течение последних лет стабильный уровень числа поступающих в архив запросов (около 800 ежегодно[12]) в 2014 г. был нарушен резким скачком, обусловленным подготовкой к празднованию 70-летия Победы. Примерно 15 % обращений направляются из дальнего и ближнего зарубежья.

Поступающие в архив запросы российских и иностранных граждан регистрируются раздельно. Их обработка и оформление ответов ведутся недостаточно аккуратно – среди запросов по кинодокументам встречаются запросы по фотодокументам; в числе заявлений российских граждан имеются запросы от иностранцев, для хранения которых сформировано специальное дело; на поступивших запросах не везде проставлены даты получения и исполнения; к ним не всегда приложен ответ заявителю или отметка о том, что разъяснения даны по телефону. Имеются также случаи нарушения сроков исполнения запросов, однако они единичны.[13]

Менее распространенными видами оказания платных услуг являются выдача просмотровых копий кино- и видеодокументов во временное пользование и заключение лицензионных договоров на предоставление на неисключительной основе права использования фрагментов кинодокументов архива в художественных фильмах.
 

7. Финансово-экономическое обеспечение

РГАКФД, как федеральное казенное учреждение, финансируется исключительно из средств федерального бюджета, и осуществляет расходование выделяемых ему бюджетных ассигнований в соответствии с годовыми сметами, утверждаемыми Росархивом.

Нарушений при исполнении бюджета в 2013–2014 гг., в том числе нецелевого (неэффективного) расходования бюджетных средств, не установлено. Проведенная в соответствии с приказом от 21.10.2014 № 76 инвентаризация финансовых обязательств на 01.11.2014 дебиторской и/или кредиторской задолженности с истекшим сроком давности не выявила. Бюджетная отчетность представляется в Росархив в строгом соответствии с Инструкцией о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 26.12.2011 год № 191н.

Выборочной проверкой правильности установления должностных окладов и надбавок, их начисления руководителям и специалистам, а также работникам, переведенным на новую систему оплаты труда, за 2014 г. нарушений не выявлено. Должностные оклады и надбавки к заработной плате устанавливаются с учетом квалификации и стажа работы.

Оплата труда производится в соответствии с трудовыми договорами и табелями учета рабочего времени. Задолженности по выплате заработной платы трудовому коллективу не имеется.

Закупочная деятельность ведется в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» назначенным конкурсным управляющим согласно утвержденным годовым планам-графикам. Следует особо отметить, что даже при закупках у единственного поставщика, осуществляемых на основании пункта 5 части 1 статьи 93[14], архив, как правило, направляет запросы цен трем потенциальным поставщикам товаров, работ, услуг для выявления лучших условий заключения соответствующих государственных контрактов.

Выплата денежных средств подотчет на производственно-хозяйственные нужды осуществлялось строго в соответствии с договорами материальной ответственности. Превышения установленных норм командировочных расходов при служебном командировании не выявлено. В оформлении и сроках сдачи авансовых отчетов нарушений не обнаружено.

Фактов несоответствия бухгалтерского учета учетной политике не обнаружено.

Установленные приказом Росархива от 04.07.2013 № 43 плановые задания по привлечению архивом внебюджетных средств в 2013–2015 гг. (по 28,23 млн. руб. ежегодно) перевыполняются.

При выборочной проверке соответствия оказанных платных работ и услуг установленным в прейскуранте архива ценам, а также оформления первичной документации (счета, счета-фактуры, акты сдачи-приемки работ) нарушений не выявлено.

 


[1] Ежегодно в среднем архив разрабатывает более 20 научно-исследовательских тем, часть из которых позиционируется им как общеотраслевые разработки.

[2] Но поставленных на государственный учет.

[3] Линейка оборудования для работы с кинодокументами представлена в Приложении 1 к настоящей справке.

[4] Последние поступления обязательных экземпляров кинофильмов было в 2012 г.

[5] На документы, поступившие из бывшего ЦГАКФФД РСФСР (г. Владимир) после его ликвидации, имеются отдельные систематические каталоги: на кинодокументы (16,5 тыс. карточек) и фотодокументы (20,4 тыс. карточек).

[6] В том числе 8,245 тыс. ед. уч. кинодокументов из бывшего ЦГАКФФД РСФСР.

[7] В том числе 14,3 тыс. ед. хр. фотодокументов из бывшего ЦГАКФФД РСФСР.

[8] Кроме того, возможны ограничения на использование в связи с сохранением авторских прав, предусмотренных условиями договора на сдачу документов в архив.

[9] Названный сайт ведется в рамках реализации Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011–2015 годы». В настоящее время на нем опубликовано 2885 фотографий и 5 часов 38 минут 39 секунд фрагментов кинофильмов периода Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.

[10] Начиная с 2013 г. в различных печатных СМИ опубликовано 512 фотодокументов из собрания архива.

[11] После оснащения в 2015 г. высокотехнологичным оборудованием архив может по заказам пользователей изготавливать копии в самых современных форматах цифровой записи: HDCAM, 2K, 4К.

[12] 70 процентов из которых – по кинодокументам, 30 – по фотодокументам

[13] Имеющуюся ситуацию должно существенно улучшить внедрение в 2016 г. автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов граждан и организаций (АИС «Запросы»).

[14] До 400,0 тыс. рублей.

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов