Федеральное архивное агентство информирует

Страница для печати

22 января 2013 г. Федеральное архивное агентство информирует, что в соответствии с Государственным контрактом от 22 мая 2012 г. № 53 ВНИИ документоведения и архивного дела по заказу Росархива подготовил проекты:

Рекомендации направлены на упорядочение работы по хранению, комплектованию и учету электронных архивных документов в ведомственных, государственных и муниципальных архивах и выработку единых принципов и правил их хранения, комплектования и учета.

Объектом рекомендаций являются электронные архивные документы, не имеющие аналога на бумажном носителе.

Положения рекомендаций в основной своей части корреспондируются с положениями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 г. № 19).

Рекомендации устанавливают, что электронные документы, при включении их в информационную систему, формируются работниками делопроизводственной службы в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В состав электронного дела включаются электронные документы с их регистрационными карточками, сформированными в информационной системе, файлы электронных подписей документов, а также в качестве учетного документа электронного дела – внутренняя опись документов дела.

Проектом рекомендаций предусмотрено, что электронные документы постоянного и временного (свыше) 10 лет сроков хранения передаются в архив организации из информационных систем, в которых обеспечивалось их текущее хранение, не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами, а в государственный (муниципальный архив) – после истечения срока их временного хранения, установленного законодательством об архивном деле.

Рекомендации предусматривают, что для передачи на хранение в архив организации электронные документы временного (свыше) 10 лет и постоянного сроков хранения конвертируются в формат архивного хранения, установленный государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация.

Рекомендациями предусмотрен порядок передачи документов в архив организации и в государственный (муниципальный) архив, порядок учета электронных архивных документов и их использования. В частности, в рекомендациях предлагается передавать электронные документы в архив организации и затем – в государственный (муниципальный) архив на оптических носителях (оптических дисках) однократной записи (неперезаписываемых) в двух идентичных экземплярах – основном и рабочем при условии, что на один носитель записывается одно электронное дело (одна единица хранения).

Хранение электронных документов предлагается осуществлять на оптических дисках высокого качества, в основном, по принципу: «один диск – одно дело». При наличии в архиве информационной системы соответствующего уровня, хранение электронных документов может быть осуществлено в этой системе.

В силу того, что проекты рекомендаций являются первой попыткой системного подхода к формулированию особенностей работы архивов организаций, государственных и муниципальных архивов с электронными архивными документами на всех стадиях и этапах их жизненного цикла, – некоторые положения рекомендаций носят дискуссионный характер. В связи с этим Росархив, как заказчик проектов рекомендаций, и ВНИИДАД, как исполнитель, заинтересованы в широком обсуждении профессиональным архивным сообществом данных рекомендаций. Замечания и предложения по ним просьба отправлять до 10 марта с.г. по адресам: tatievskaya_le@gov.ru и yankovaya@vniidad.ru.

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов