Карта этапов и документационного обеспечения процесса оцифровки

Страница для печативерсия PDF

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

Содержание
   

Приложение № 28

Карта этапов и документационного обеспечения процесса оцифровки

Этапы оцифровки/ время возник­новения документации
Плани­рование работ
Заказ на оцифровку
Передача оригиналов архивных документов на оцифровку
Процесс оцифровки и проверки качества электронной копии
Графическая обработка (при необхо­димости – для копий второго и последующих поколений)
Репликации электронных копий
Регистрация электронных мастер-копий, хранящихся на встроенном носителе
Проверка технического состояния внешних носителей
Регистрация внешних носителей
Исполь­зование рабочих копий
Передача контрольных экземпляров внешних носителей с мастер-копиями на хранение
Передача внешних носителей с копиями второго и после­дующего поколений для исполь­зования в читальном зале
Передача внешних носителей с копиями второго и после­дующего поколений, созданных по Заказам пользо­вателей
Долго­срочный документ
Перспектив­ный план оцифровки фондов (Приложение № 2)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ежегодный документ
Перечень фондов, подлежащих оцифровке в ___году (Приложение № 3)
Документы, оформляемые для каждой электронной копии
 
Заказ № на изготовление электронных копий (Приложение № 4)
Выдача архивных документов (Согласно п.2.11.10.5. Правил организации хранения, комплектования … М., 2007)
Протокол проведения регламентных работ на сканере (Приложение № 6)
Акт создания электронной книги (Приложение № 20)
Акт учета репликаций электронных мастер-копий на встроенный носитель / RAID-массив (Приложение № 11)
 
Акт проверки технического состояния внешнего носителя (электронных мастер-копий / рабочих копий) с указанием возникших проблем (причин замены носителя) (Приложение № 13)
 
 
Акт приема-передачи внешних носителей с электронными мастер-копиями на хранение (Приложение № 18)
АКТ приема-передачи внешних носителей с электронными копиями для использования в читальном зале (Приложение № 21)
АКТ приема-передачи электронных копий второго и последующего поколений, выполненных по Заказам (Приложение № 22)
 
 
 
Возврат архивных документов (Согласно п.2.11.10.5. Правил организации хранения, комплектования … М., 2007)
Акт проверки качества электронных мастер-копий на этапе оцифровки (Приложение № 7)
 
Акт учета репликаций электронных мастер-копий на внешний носитель (Приложение № 11а)
 
Акт уничтожения внешнего носителя (электронных рабочих копий) с указанием причин уничтожения (Приложение № 14)
 
 
Опись электронных мастер-копий архивных документов на бумажной основе, записанных на внешнем носителе (Прилложение № 19)
 
 
 
 
 
 
Акт проверки качества электронных мастер-копий после трансляции файла в графи­ческий редактор (Приложение № 8)
 
Акт учета репликаций электронных рабочих-копий на внешний носитель (Приложение № 11а)
 
Вкладыш к внешнему носителю (компакт/ оптическому диску) (Приложение № 15)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Акт проверки качества электронных мастер-копий после записи электронной копии на встроенный носитель (Приложение № 9)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Акт проверки качества электронных мастер-копий после записи электронной копии на внешний носитель (Приложение № 10)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Продол­жающаяся докумен­тация
 
Журнал учета заказов на создание электронных копий архивных документов (Приложение № 5)
 
 
 
Журнал учета репликаций (перезаписи) электронных мастер-копий (Приложение № 12)
Книга учета поступлений электронных мастер-копий (ЭФП-1) документов на бумажной основе, хранящихся на встроенном носителе (ЭФП-1) (Приложение № 26)
Журнал контроля технического состояния и диагностики внешних носителей (Приложение № 16)
Журнал регистрации внешних носителей электронных мастер-копий (Приложение № 17)
Журнал учета использования рабочих копий (Приложение № 27)
Книги учета поступлений электронных мастер-копий фонда пользования (ЭФП), документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (Приложение № 25)
 
 
 
 
 
 
 
 
Журнал учета репликаций (перезаписи) электронных рабочих копий (Приложение № 12)
 
 
Журнал регистрации внешних носителей электронных рабочих копий (Приложение № 17)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Журнал регистрации внешних носителей копий второго и последующего поколений (Приложение № 17)
 
 
 
 
     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов