Приложения

Страница для печативерсия PDF

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

Содержание
 
Следующий раздел

Приложение № 1

Перечень регламентов, инструкций, правил
по созданию электронных копий документов, разработанных, утвержденных
и применяемых в государственных архивах субъектов Российской Федерации

Краевое государственное учреждение «Государственный Архив Алтайского края»:

Регламент информационной безопасности краевого государственного учреждения «Государственный Архив Алтайского края».

 

Государственный архив Брянской области:

Памятка по оцифровке документов и созданию фонда пользования на документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, Брянск, 2008.

Методическое пособие по оцифровке документов, Брянск, 2009.

 

Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» (ГКУВО «ГАВО»):

Методические рекомендации по созданию электронных копий фонда пользования и передаче их на государственное хранение для организаций – источников комплектования ГКУВО «ГАВО», 2012.

 

Краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Красноярского края»:

Порядок работы по созданию страхового фонда и электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации, переданных на постоянное хранение в краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Красноярского края», 2011.

Нормы времени и выработки на работы по микрофильмированию документов в архивном агентстве Администрации Красноярского края, 2011.

 

Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив Мурманской области»:

Порядок работы ГОУ ГАМО по созданию страхового фонда уникальных и особо ценных документов на бумажной основе, утвержденный в 2008 г.

Данный порядок будет переработан с учетом замечаний НИИ репрографии (г. Тула)

Порядок создания, хранения и учета копий электронного фонда пользования. Планируется к разработке.

 

Государственный архив Нижнего Новгорода:

Инструкция по организации парольной защиты автоматизированной системы.

 

Бюджетное учреждение Орловской области «Государственный архив Орловской области»:

Методические рекомендации по созданию фонда пользования уникальных и особо ценных документов ГАОО на электронных носителях. Орёл, 2005.

 

Государственное учреждение «Центральный государственный архив Республики Дагестан» (Управление Правительства Республики Дагестан по делам архивов):

Временный порядок по созданию, учету, хранению и использованию страхового фонда копий документов (на бумажной основе) CD-R-носителях в ЦГА РД.

 

Государственный архив Республики Марий Эл:

Инструкция по созданию и учету фонда пользования документов на бумажной основе и фотодокументов Государственного архива Республики Марий Эл на электронных носителях, Йошкар-Ола, 2006.

 

Государственное учреждение «Государственный архив аудиовизуальной документации Республики Марий Эл»:

Инструкция по созданию и учету фонда пользования документов на бумажной основе и фотодокументов Государственного архива Республики Марий Эл на электронных носителях, Йошкар-Ола, 2006.

Технологическая карта по созданию цифровых копий аудиовизуальных документов 17.05.2005.

 

Государственное учреждение «Государственный архив Ростовской области»:

Временный порядок по созданию, учету, использованию электронного фонда пользования ГУ ГАРО. Ростов-на-Дону, 2009.

 

Государственный архив Свердловской области:

Временный порядок создания фонда пользования на уникальные, особо ценные, наиболее используемые документы Архивного фонда Российской Федерации на бумажной основе, относящиеся к собственности Свердловской области, 2009.

Рекомендации по обеспечению сохранности, контролю наличия и технического состояния, учету фонда пользования на компакт-дисках в архивных учреждениях Свердловской области. Каменск-Уральский, 2011.

 

Государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив Удмуртской республики»:

Порядок работы по созданию электронных копий архивных документов на бумажном носителе в ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» со списком фондов, подлежащих оцифровке.

Памятка по созданию электронных копий описей дел в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики. Ижевск, 2006.

Порядок создания и организации страхового фонда документов на бумажной основе и фотодокументов Центрального государственного архива Удмуртской Республики. – Ижевск, 2003.

Инструкция по созданию электронных копий фонда пользования (ФП) особо ценных и уникальных документов Центрального государственного архива Удмуртской Республики. Ижевск, 2004.

 

Ханты-Мансийский автономный округ:

Временный порядок взаимодействия Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, казённого учреждения «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», органов управления архивным делом муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и сторонних организаций при выполнении работ по оцифровке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящегося на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

 

Республика Чувашия:

Инструкция по оцифровке архивных документов на бумажной основе и фотодокументов государственного архива электронной документации Чувашской Республики, Чебоксары, 2004.

Проект «Инструкции по обеспечению сохранности, учету и использованию фонда пользования на электронных носителях в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии» (находится на стадии согласования ЭПК Минкультуры Чувашии).

 

Республика Коми:

Регламент работы на сканирующем оборудовании в ГУ РК «Национальный архив Республики Коми».

Инструкция по организации работ по созданию и учету электронного фонда пользования архивных документов в ГУ РК «Национальный архив Республики Коми».

 

Республика Татарстан:

Памятка по организации работы по копированию документов с применением современных электрографических и сканирующих устройств. Казань, 2006.

Порядок обеспечения сохранности, учета и использования электронного фонда пользования. Казань, 2008.

Порядок подготовки архивных документов к оцифровке. Казань, 2009.

Нормы времени и выработки на работы с аудиовизуальными документами, выполняемые в Центральном государственном архиве Республики Татарстан. Приказ директора ЦГА АД РТ № 4 от 14 июня 2011.

 

Приложение № 2

УТВЕРЖДАЮ

Директор ________________

________________________

«___» _________________ г.

Перспективный план оцифровки фондов


п/п
№ фонда
Название фонда
№ описи
№ дел/
кол-во дел
Крайние даты
Предположительный год
осуществления оцифровки
Отметка о выполнении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 3

УТВЕРЖДАЮ

Директор ________________

________________________

«___» _________________ г.

ПЕРЕЧЕНЬ
фондов, подлежащих оцифровке в _____ году

№ п/п
№ фонда
Название фонда
№ описи
№ дел/ кол-во дел
Крайние даты
Количество листов / количество листов с оборотом
Категория сложности[97]
Формат подлинника
Шифр хранения электронных мастер-копий
Шифр хранения электронных рабочих копий
Отметка о выполнении
№ внешнего носителя
Адрес на сервере
№ внешнего диска
дата оцифровки, № и дата акта о передаче на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 4

Наименование архива

 

РАЗРЕШАЮ

Директор архива

_____________________ Ф.И.О.

«___» _________________ г.

Заказ №       на изготовление электронных копий

Структурное подразделение___________________________________________________________________________
 
Основание_________________________________________________________________________________________
            (№ по ежегодному Перечню оцифровки фондов, запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива, договор, служебное задание)
 
Фамилия заказчика _________________________________________________________________________________
 
Адрес, телефон ____________________________________________________________________________________
 
Прошу изготовить копии документов для: _______________________________________________________________
 
Количество листов/оборотов ___________________________ Разрешение ____________ Формат ________________
 
в соответствии с перечнем:
 

п/п
Номер фонда
Номер описи
Номер ед.хр.
Номера листов с оборотом
Краткое содержание или указание состава документов
Коли­чество листов/ оборотов
Примечание
Шифр и место хранения электронной мастер-копии
Шифр и место хранения электронной рабочей копии
Цель создания копии второго поколения
Тип носителя (для копий второго поколения)
Количество экземпляров
№ внешн. носителя
Адрес на сервере
1
2
3
4
5
6
7
9
10*
11*
12*
13
14
15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Особые отметки

Документы не содержат сведений ограниченного доступа.
 
Документы передал:
___________________________________________________________________________     Дата _____________
                           (наименование должности)                           (подпись)                             (расшифровка подписи)
 
Документы принял:
___________________________________________________________________________     Дата _____________
                           (наименование должности)                           (подпись)                             (расшифровка подписи)

Заказ выполнил:

___________________________________________________________________________     Дата _____________
                           (наименование должности)                           (подпись)                             (расшифровка подписи)

Заказ получил

___________________________________________________________________________     Дата _____________
                           (наименование должности)                           (подпись)                             (расшифровка подписи)

Документы вернул в хранение:

___________________________________________________________________________     Дата _____________
                           (наименование должности)                           (подпись)                             (расшифровка подписи)

Документы принял:

___________________________________________________________________________     Дата _____________
                           (наименование должности)                           (подпись)                             (расшифровка подписи)
 

Пункты, отмеченные *, заполняются сотрудником структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий после выполнения Заказа.

 

Приложение № 5

ЖУРНАЛ
учета заказов на создание электронных копий архивных документов

№ п/п
Дата поступ­ления
Струк­турное подразде­ление архива, напра­вившее заказ
Основание выполнения заказа
Номер фонда
Номер описи
Номер ед.хр.
Номера листов с оборотом
Краткое содер­жание или указание состава документов
Кол-во листов/ оборотов
Суммарное кол-во файлов (по сведе­ниям заказа)
Примечание
Дата выпол­нения заказа
Заказчику передано
Отметка о получении
Шифр и место хранения электронной мастер-копии
Шифр и место хранения электронной рабочей копии
Шифр и место хранения копии второго поколения
Кол-во файлов
Разре­шение
Формат
Методы графи­ческой обработки
Запи­санные на ____ в ___ экз
№ внешн. носи­теля
Адрес на сервере

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 6

Протокол проведения регламентных работ на сканере

Дата проведения работ
Ф.И.О. сотрудника, проводившего работы
Название сканера
Серийный номер сканера
Результат контрольного сканирования тест-объекта (поставляется в комплекте к сканеру)
Ссылка на протокол[98] с результатами тестирования по «Методическим рекомендациям оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах»
Принятые меры

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 7/8/9/10

АКТ
проверки качества электронных мастер-копий на этапе оцифровки/

 

после трансляции файла в графический редактор /
после записи электронной копии на встроенный носитель /
после записи электронной копии на внешний носитель

Дата оциф­ровки
Сканер
Проект[99]
Оператор
Данные элект­ронной копии
Файл обнаружен/ не обнаружен[100]
Оценка качества на мониторе с разре­шением 1280х1024
Качество цвето­передачи
Резкость
Контраст­ность
Чита­бельность при 200%
Плот­ность
Качество распечатки[101]
Оценка качества с помощью программных средств[102]
Подпись прове­ряющего
№ фонда
№ оп.
№ ед.хр
№ листа
Оборот[103]
Режим скани­рования
Постра­нично
Разворот
Цв./ Оттенки серого[104]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Проверку производили
 
______________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

«___»_____________20____ г.

 

Приложение № 11/11-а

Акт учета репликаций электронных мастер-копий (рабочих копий)
на встроенный/ RAID-массив / (внешний) носитель

Дата репликации/ перезаписи
Адрес электронных копий на встроенном носителе[105]
Исходные данные электронных копий)
Тип скопиро­ванного диска
Вид носителя
Количество носителей (для копий второго и после­дующего поколений)
Подпись лица, осущест­вившего репликацию
№ фонда
№ описи
№ ед.хр
№ листов
Всего файлов
Формат
Объем (Мбайт)
Мастер-копия/ рабочая копия
Цв.
Сер.
Гист.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Итого: подвергалось репликации/перезаписи
 
________________________________ файлов _______________________________ед.хр.
                     (цифрами, прописью)                                                               (цифрами, прописью)
 
Объемом_____________________________Мбайт
                                       (цифрами, прописью)
 

________________________________________________________________________

«___» _________20____ г.

 

Приложение № 12

Журнал учета репликаций (перезаписи) электронных копий (мастер-копий, рабочих копий)

Дата репликации/ перезаписи
№ акта репликации
Адрес электронных копий на встроенном носителе
Исходные данные электронных копий)
Тип созданного диска
Вид носителя
Имя диска
№ диска по журналу регистрации[106]
Подпись лица, осуществившего репликацию
№ фонда
№ описи
№ ед.хр
№ листов
Всего файлов
Формат
Объем (Мбайт)
Мастер-копия/ рабочая копия
Цв.
Сер.
Гист.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Итого: подвергалось репликации/перезаписи за_______год __________________файлов __________________ед.уч.
                                                                                                                                 (цифрами, прописью)                       (цифрами, прописью)
 
Объемом ____________________________Мбайт
                             (цифрами, прописью)
 
 
Итого: на 01.01.20__г. в __________ числится:
 
_____________________________файлов ___________________________ед.уч. подвергшихся репликации (перезаписи)
                 (цифрами, прописью)                                                   (цифрами, прописью)
 
_______________________________________________________________________________________________
    Наименование должности лица, составившего годовую запись                               подпись                                            расшифровка подписи
 

«___»_________20____ г.

 

Приложение № 13

АКТ
проверки технического состояния внешнего носителя (электронных мастер-копий / рабочих копий)
с указанием возникших проблем (причин замены носителя)

Название архива

Утверждаю

Директор

________________________

____ _____________ 201___ г.

ЭФП-1 (мастер-копия – подлинник) /
ЭФП-2 (рабочая копия – дубликат)
Порядковый номер компакт-диска (единица хранения)
Дата записи диска
Дата (ы) оцифровки
Количество файлов (всего)
Объем
 
Общий
Свободный
Занятый №
Состояние файла

 

 

 

 

 

 

 

Имя файла (единица учета)
Формат
Режим оцифровки
Размер файла (Мб)
№ фонда
№ описи
№ ед.хр.
листов /оборот

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проверка проводилась с _________________________  по _________________________________________

Основания проведения проверки: _______________________________________________________________

 

Проверкой установлено:

  1. Имеются следующие механические повреждения носителя (перечислить):

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

  2. Наличие вируса (вирусов) установлено, не установлено (при наличии – указать его разновидность)

    ______________________________________________________________________________________

  3. Файлы, которые не воспроизводятся на компьютерных системах архива

    ______________________________________________________________________________________

                                                                                 (№ и заголовок ед.уч. и имена файлов)

  4. Файлы, которые на носителе не обнаружены

    ______________________________________________________________________________________

                                                                                 (№ и заголовок ед.уч. и имена файлов)

  5. Электронные копии (перечислить)

    ______________________________________________________________________________________

    не совместимы с программно-аппаратными средствами архива (указать причину)

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

  6. При проверке использована операционная система (указать) ______________________________________

  7. Необходимо осуществить следующие мероприятия_____________________________________________

    _____________________________________________________________________________________

                                                                                 (миграция, перезапись, оцифровка)

 

Должность производившего проверку                Подпись               Расшифровка подписи

Дата

 

Приложение № 14

АКТ
уничтожения внешнего носителя (электронных рабочих копий)
с указанием причин уничтожения

Название архива

Утверждаю

Директор

___________________________

____ _____________ 201___ г.

ЭФП-2 (рабочая копия – дубликат)

Порядковый номер компакт-диска (единица хранения)
Дата репликации (записи диска)
Дата (ы) оцифровки
Количество файлов (всего)
Объем
 
Общий
Свободный
Занятый №
Состояние внешнего носителя (файла)

 

 

 

 

 

 

 

Имя файла (единица учета)
Формат
Режим оцифровки
Размер файла (Мб)
№ фонда
№ описи
№ ед.хр.
листов/ оборот

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мы, ниже подписавшиеся, __________________________________ составили настоящий Акт в том, что компакт /оптический диск (№ единицы хранения) электронного фонда пользования рабочих копий (ЭФП-2) является непригодным для использования по причине __________________________, подлежит уничтожению и замене.

Компакт /оптический диск (№ единицы хранения ЭФП-2) уничтожен в нашем присутствии. В структурное подразделение, на которое возложен функционал по созданию электронных копий подана заявка (требование) на репликацию электронных рабочих копий и запись нового носителя (№ Заявки, дата заявки).

 

(Должность составителя)     (Подпись)      (ФИО)

 

Приложение № 15

ВКЛАДЫШ
к внешнему носителю (компакт/оптическому диску)

Название архива

ЭФП-1 (мастер-копия –––
ЭФП – 2 (рабочая копия – дубликат)
Порядковый номер компакт-диска
Дата записи диска
Дата (ы) оцифровки
Количество файлов (всего)
Объем
Общий
Свободный
Занятый

 

 

 

 

 

 

 

Имя файла
Формат
Режим оцифровки
Размер файла (Мб)
№ фонда
№ описи
№ ед.хр.
№ листов /оборот

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 16

Журнал контроля технического состояния и диагностики внешних носителей

ЭФП-1 (мастер-копии) /
ЭФП – 2 (рабочая копия – дубликат)

 

Дата диагностики
Порядковый номер компакт-диска (единица хранения)
Дата репликации (записи диска)
Дата (ы) оцифровки
Количество файлов (всего)
Объем
Состояние внешнего носителя (файла)
Общий
Свободный
Занятый
Имя файла (единица учета)
Формат
Режим оцифровки
Размер файла (Мб)
Состояние файла

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 17

Журнал регистрации внешних носителей электронных мастер-копий/
рабочих копий/ копий второго и последующего поколений

№ п/п
Имя диска
№ и дата заказа на оцифровку
Дата оцифровки
Дата записи диска
Кол-во полных дел, записанных на диск
Количество дел, из которых на диск включены сканы отдельных листов
Сведения о делах,
Количество файлов
Количество и формат файлов
Режим оцифровки и количество файлов
Объем в МБ
Примечания
Номера фондов
Номера описей
Номера ед.хр
Номера листов
Всего
Оборотов
Гистограмм[107]
*bmp
*tiff
иное
Цв.
Сер.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 18

АКТ
приема-передачи внешних носителей с электронными мастер-копиями на хранение

УТВЕРЖДАЮ

Директор ________________

________________________

«___» _________________ г.

 
Сдал_______________________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О.)
 
Принял_____________________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О.)
 
№ п/п
№ диска по журналу регистрации
Тип внешнего носителя
№ и дата заказа на оцифровку
Дата оцифровки
Кол-во дел, записанных на диск
Сведения о делах
Количество файлов
Объем в Мб
Приме­чания
Номера фондов
Номера описей
Номера ед.хр
Номера листов
Всего
Из них гистограмм[108]
Электронных книг
Отд. файлов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Всего:_______________________________________________________________________________
                                                         (количество дисков (ед. хранения) ФП цифрами и прописью)
 
____________________________________________________________________________________
                                                      (файлов/ листов/листов с оборотами, Мб цифрами и прописью)
 
Сдал:__________________________________________________________________
                          (должность)                                                     (подпись)                   (расшифровка подписи)
 

Принял:________________________________________________________________

                          (должность)                                                     (подпись)                   (расшифровка подписи)
 

Приложение № 19

Опись электронных мастер-копий архивных документов на бумажной основе,
записанных на внешнем носителе
_________________________

(Регистрационный номер внешнего носителя)

№ ед.хр.
№ ед.уч.
Количество папок (файлов) в ед.хр.
Количество дел, включенных в ед.хр.
Объем (Мбайт) ед.хр.
Дата оцифровки документов
Примечание

 

 

 

 

 

 

 

 
Итого по описи:
 
_______________________________________________________ ед. хр.
                                                    (цифрами и прописью)
 
_______________________________________________________ ед. учета
                                                    (цифрами и прописью)
 

Наименование должности работника         Подпись        Расшифровка подписи

Дата

 

Приложение № 20

Акт
создания электронной книги

Название архива

Утверждаю

Директор

_____________________________

____ _____________ 20___ г.

ЭФП-3 (электронная копия второго поколения – электронная книга)
Порядковый номер компакт-диска (единица хранения электронной копии – эл.книги)
Дата записи диска с эл. копией – эл.книги
Тип диска с эл.книгой
Объем диска
 
Общий
Свободный
Занятый №
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

Исходные данные
Данные об электронной книге
Имя диска, с которого делается копия (эл.книга)
Имя файла (единица учета)
Формат
Режим оцифровки
Размер файла (Мб)
№ фонда
№ описи
№ ед.хр.
листов / оборот
Программа создания эл.книги
Дата
Оператор
Разре­шение
Формат
Цветность
Графи­ческая обра­ботка
Кол-во объеди­ненных экранов
Имя файла
Объем файла
Подпись оператора

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 21

АКТ
приема-передачи внешних носителей с электронными копиями для использования в читальном зале

УТВЕРЖДАЮ

Директор ________________

________________________

«___» _________________ г.

 
Сдал_______________________________________________________________________________
                                                                                              (должность, Ф.И.О.)
 
Принял_____________________________________________________________________________
                                                                                               (должность, Ф.И.О.)
№ п/п
№ диска по журналу регистрации
Тип внешнего носителя
№ и дата заказа на оцифровку
Дата оцифровки
Кол-во дел, записанных на диск
Сведения о делах,
Количество файлов
Объем в Мб
Интегрировано в АИС читального зала
Приме­чания
Номера фондов
Номера описей
Номера ед.хр
Номера листов
Всего
Электронных книг
Отд. файлов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Всего:_______________________________________________________________________________
                                                     (количество дисков (ед. хранения) ФП цифрами и прописью)
 
____________________________________________________________________________________
                                                  (файлов/ листов/листов с оборотами, Мб цифрами и прописью)
 
Сдал:__________________________________________________________________
                           (должность)                                               (подпись)              (расшифровка подписи)
 
Принял:________________________________________________________________
                           (должность)                                               (подпись)               (расшифровка подписи)
 

Приложение № 22

АКТ приема-передачи
электронных копий второго и последующего поколений,
выполненных по Заказам

УТВЕРЖДАЮ

Директор ________________

________________________

«___» _________________ г.

 
Основание создания копии _______________________________________________________________________________
       (№ по ежегодному Перечню оцифровки фондов, запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива, договор, служебное задание)
 

Фамилия заказчика ____________________________________________________________________________________

Адрес, телефон _______________________________________________________________________________________

Изготовлены копии документов для: _______________________________________________________________________

Количество листов/оборотов/файлов (всего) ______Разрешение ____Формат_____ Цветность_____ Объем в Мб_________

Тип внешн. носителя __________ Кол-во экземпляров внешн. носителя___________

№ п/п
№ диска по журналу регистрации
№ и дата заказа на оцифровку
Дата оцифровки
Кол-во дел, записанных на диск
Сведения о делах
Характе­ристика файлов
Тип внешнего носителя
Кол-во экз. внешнего носителя
Подпись оператора
Приме­чания
Номера фондов
Номера описей
Номера ед.хр
Номера листов
Разре­шение
Формат
Цветность
Графи­ческая обработка
Имя файла
Объем в Мб

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Особые отметки ______________________________________________________________________________________

 
Всего:_______________________________________________________________________________________________
                                        (количество дисков цифрами и прописью; файлов/ листов/листов с оборотами, Мб цифрами и прописью)
 
Сдал внешний носитель в Отдел использования ______________________________________________________________
                                                                                                                                                                      (должность, Ф.И.О.)
 
Принял внешний носитель _______________________________________________________________________________
                                                                                                                                                                       (должность, Ф.И.О.)
 

Выдал Заказчику __________________________(ФИО)___________________________ Дата _______________________

Заказчика получил _________________________(ФИО)___________________________ Дата_______________________

Претензий к качеству, срокам и объему выполненного заказа не имею _______________ (Подпись Заказчика) Дата _______

 

Приложение № 23

Классификация архивных документов по категориям сложности сканирования

Наименование категории сложности
Характеристика категории сложности

1 категория

Единицы хранения, содержащие листы, однородные по размеру, качеству и тональности бумаги, не требующие дополнительных операций по их развертыванию и складыванию

2 категория

Единицы хранения, содержащие до 10 % листов неоднородных по размеру, качеству и тональности бумаги, ветхих (мятых, рваных), требующие дополнительных операций по разглаживанию, развертыванию, складыванию листов и подложки

3 категория

Единицы хранения, содержащие до 25 % листов неоднородных по размеру, качеству и тональности бумаги, ветхих (мятых, рваных), требующие дополнительных операций по разглаживанию, развертыванию, складыванию листов и подложки

4 категория

Единицы хранения, содержащие до 50 % листов неоднородных по размеру, качеству и тональности бумаги, ветхих (мятых, рваных), требующие дополнительных операций по разглаживанию, развертыванию, складыванию листов и подложки

5 категория

Единицы хранения, содержащие до 100 % листов неоднородных по размеру, качеству и тональности бумаги, ветхих (мятых, рваных), требующие дополнительных операций по разглаживанию, развертыванию, складыванию листов и подложки

 

Приложение № 24

Хронометраж оцифровки документов
(Государственный архив Красноярского края)

№ п/п

Наименование операции

Единица измерения

Продолжительность операции
(в часах)

1.

Запуск программы сканирования, создание проекта с именем дела (смена имени проекта)

 

0,013

2.

Выемка дела из сейфа

ед. хр.

0,011

3.

Смена режима сканирования, настройка сканера

 

0,05

4.

Укладка дела на колыбель

ед. хр.

0,004

5.

Подкладывание листов для страниц с физическими повреждениями, смена подложки

лист

0,003

6.

Расправление листа

лист

0,007

7.

Сканирование

лист

0,003

8.

Перелистывание

лист

0,003

9.

Регистрация в журнале выполнения работ

ед. хр.

0,011

10.

Укладка и возврат документа в сейф

ед. хр.

0,011

 

Приложение № 25

Книги учета поступлений электронных мастер-копий фонда пользования (ЭФП)
документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе

Номер ед. хранения
Номер ед. учета
Дата поступления
Наимено­вание, номер, дата документа, по которому приняты копии
Имя диска с указа­нием марки­ровки
Дата копи­рования
№ и дата Заказа на оцифровку
Оператор
Адрес размещения мастер-копии на встроенном носителе
Сведения о делах, входящих в ед.хр.
Количество дел, включенных в ед. Хр.
Вид носителя
Характе­ристика электронных копий
Топография диска
Приме­чания
Номера фондов
Номера описей
Номера ед.хр.
Разре­шение
Формат
Цвет­ность
Кол-во листов/ оборотов
Кол-во отдельных файлов
Кол-во гисто­грамм
Кол-во Мб

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Всего поступило за ____________ год____________________________________ ед.хр. фонда пользования
                                                                                                             (цифрами и прописью)
 
на ____________________________________________________ дел
                     (количество скопированных дел цифрами и прописью)
 
Итого на 01.01.20___ г. в числится__________________________________ед.хр. фонда пользования
                                                                                                  (цифрами и прописью)
 
:__________________________________________________________________
       (наименование должности)                               (подпись)                       (расшифровка подписи)
 
«____»_______________20____ г.
 

Приложение № 26

Книга учета поступлений электронных мастер-копий (ЭФП-1) документов на бумажной основе, хранящихся на встроенном носителе (ЭФП-1)

Номер ед. хранения
Номер ед учета
Дата реги­страции
№ и дата заказа на оцифровку
Дата создания элект­ронной копии
Оператор
№ и дата протокола оценки качества при репли­кации на встроен­ный носитель
№ Акта и дата репли­кации на встроен­ный носитель
Адрес разме­щения мастер-копии на встроен­ном носителе
Наиме­нование, номер, дата документа, по которому переданы копии на внешн. носителях
Имя внешнего носителя с указанием маркировки
Сведения о делах, входящих в ед.хр.
Коли­чество дел, вклю­ченных в ед.хр.
Характе­ристика электронных копий
Приме­чания
Номера фондов
Номера описей
Номера ед.хр.
Разре­шение
Формат
Цвет­ность
Кол-во листов/ оборотов
Кол-во отдельных файлов
Кол-во гисто­грамм
Кол-во Мб

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Всего поступило за ____________ год____________________________________ ед.хр. фонда пользования
                                                                                                             (цифрами и прописью)
 
на ____________________________________________________ дел
                     (количество скопированных дел цифрами и прописью)
 
Итого на 01.01.20___ г. в числится__________________________________ед.хр. фонда пользования
                                                                                                  (цифрами и прописью)
 
:__________________________________________________________________
       (наименование должности)                               (подпись)                       (расшифровка подписи)
 
«____»_______________20____ г.
 

Приложение № 27

Журнал учета использования рабочих копий

Номер по порядку
№ и дата заявки
Номер внешнего носителя рабочей копии по журналу регист­рации
Цель создания копии второго поколения
Дата непосред­ственного выполнения работы
Оператор
Сведения о делах, входящих в ед.хр.
Имя эл.копии, с которой велась работа
Характе­ристика созданных по заказу электронных копий второго и последующего поколения
Результат
Приме­чания
Номера фондов
Номера описей
Номера ед.хр.
Номера листов/ оборотов
Разре­шение
Формат
Цвет­ность
Создание эл.книги
Методы графи­ческой обработки
Объем в Мб
Тип носителя (для копий второго поколения)
Коли­чество экземпляров
№ и дата акта передачи электронных копий, выпол­ненных по заказам
Подпись испол­нителя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[97] См. Приложение № 23.

[98] Протокол формируется автоматически в программном обеспечении, разработанном Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула) в рамках выполнения НИР на тему: «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах».

[99] № проекта в Программе оцифровки сканера.

[100] После трансляции файла в графический редактор.

[101] Оценку качества электронной копии на основе распечатки целесообразно проводить:

  • после записи электронной копии на встроенные и внешние носители;

  • выборочно;

  • только для уникальных и особо ценных документов.

[102] Данная графа заполняется в случае применения программных средств оценки качества изображения в соответствии с теми параметрами, которые имеются в используемом программном обеспечении.

[103] Для электронных копий оборотов листов заполняется отдельная запись.

[104] Для электронных копий одного и того же объекта, созданных в двух разных режимах, – цветом и оттенках серого (два самостоятельных файла) – создаются самостоятельные записи в актах.

[105] При заполнении формы № 11-а.

[106] Заполняется после регистрации диска в соответствующей документации (Приложение № 17).

[107] Указывается только для электронных мастер-копий при условии, что гистограммы сделаны в процессе оцифровки.

[108] Указывается только для электронных мастер-копий при условии, что гистограммы сделаны в процессе оцифровки.

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов