4. Хранение электронных копий

Страница для печативерсия PDF

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

Содержание
 
Следующий раздел

4. Хранение электронных копий

4.1. Хранение электронных копий. Общие принципы

В соответствии с теорией хранения цифровой информации необходимо осуществлять хранение электронных мастер-копий и рабочих копий не менее чем в двух экземплярах каждый, записанных на различные носители[94] информации, которые хранятся на физическом удалении друг от друга.

Рекомендованные комбинации носителей информации для хранения электронных копий различного назначения:

Электронные мастер-копии: Сервер[95]/CD-R ; Сервер/ DVD-R; Съемные жесткие диски/CD-R; Съемные жесткие диски/DVD-R , Сервер/DVD-R/магнитная лента, Сервер/DVD-R/Система хранения данных (СХД).

При использовании сервера обязательным является формирование RAID-массивов.

Учитывая, что экземпляр внешнего носителя с записанными электронными мастер-копиями (контрольный экземпляр) должен храниться, как правило, в отделе обеспечения сохранности документов, в рекомендуемые комбинации носителей информации для хранения электронных мастер-копий обязательно должны включаться CD-R или DVD-R диски (компакт или оптические диски с однократной записью информации).

В случае если в архиве отсутствуют сервера, возможно осуществлять хранение электронных мастер-копий на CD-R / DVD-R дисках, записанных в нескольких (не менее чем в 2-х) экземплярах.

Категорически не допустимо хранить электронные мастер-копии архивных документов на жестких дисках компьютеров, особенно, если компьютеры включены в локальную сеть архива и/или имеют доступ к сети Интернет.

Электронные рабочие копии: CD-R или DVD-R.

В целях обеспечения интенсивной работы допустимо хранить электронные рабочие копии записанными также на сервер и/или съемные жесткие диски.

Электронные копии второго и последующих поколений: CD-R или DVD-R.
 

4.2. Хранение цифровой информации
на встроенных носителях – цифровые архивы

Эталонная модель системы хранения цифровой информации (цифрового архива)разработана Международной организацией по стандартизации – International Standardization Organization (ISO) в стандарте 14721:2003 – Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)[96]. Данный стандарт определяет эталонную модель открытой информационной системы, предназначенной для долгосрочного хранения информации. Цель этого стандарта – стандартизировать систему для хранения информации, как её цифровую, так и физическую структуру.

Логическая схема эталонной модели системы хранения цифровой информации включает полный диапазон архивных функций сохранения информации, включая подготовку информации к хранению, осуществление описания информации, собственно хранение, управление информацией, управление доступом и распространение. Она также описывает миграцию цифровой информации на новые носители и форматы, модели данных используемые для представления информации, роль программного обеспечения в сохранении информации, а также обмен цифровой информацией между ее владельцами.

Безусловно, данная модель является на сегодняшний день наиболее оптимальным средством организации хранения, использования и управления хранением и использованием цифровых ресурсов.

Однако ее реализация требует значительных затрат, наличия оборудования, специалистов, разработанной нормативно-правовой и технологической базы, что в настоящий момент отсутствует в большинстве архивных учреждений.

Внедрение цифровых архивов, тем не менее, является стратегической целью, поскольку без них наращивание объемов электронной информации и обеспечение качественного управления ею невозможно.
 

4.3. Обеспечение сохранности электронных копий,
записанных на внешние носители информации

Внешние носители информации (компакт и оптические диски) необходимо хранить в индивидуальных защитных коробках – первичных средствах хранения – в негерметичных футлярах.

В футлярах диски размещаются рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра.

Все надписи, этикетки, маркировка и пр. информация, позволяющая идентифицировать носитель и его содержание, распечатываются на принтере и наклеиваются на защитную коробку-футляр.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в ящиках специализированных шкафов или в коробках, боксах на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из ящика или коробки.

При размещении футляров и коробок с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

Хранение внешних носителей информации должно быть организовано в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Хранение ЭФП должно осуществляться в специально отведенном для этого помещении. Постоянное хранение ЭФП должно осуществляться в темноте. Оптические диски не должны подвергаться воздействию прямых солнечных лучей.

Хранение ЭФП осуществляется при t +8 – +18 ° С и относительной влажности воздуха 45–65 %.

При очистке и ручной обработке электронные носители разрешается брать только в перчатках за кромки или защитный корпус.

При проведении уборки применяемые средства (вода, антисептики и т.п.) не должны попадать на электронные носители.

При использовании документов на внешних электронных носителях (дисках), их перемещении, транспортировке, проведении специальной обработки запрещается перегибать, царапать, бросать электронные носители, касаться их рабочей поверхности голыми руками, ставить на них тяжелые и горячие предметы.
 

4.4. Организация контроля наличия и технического состояния носителей

Проверка наличия и физического состояния внешних носителей производится не реже 1 раза в год.

Контрольная проверка (на считывание) должна проводиться после каждого перемещения электронного носителя, включая его выдачу во временное пользование (в читальный зал).

Содержание контроля:

  • проверка фактического наличия единицы хранения электронных копий,

  • проверка их соответствия данным учетных документов,

  • оценка физического состояния сохранности носителя.

Техническая проверка электронных носителей включает проверку читабельности информации с помощью программных и технических средств, записанной на носителе и оценку качества образов документа на мониторе.

Заключительную оценку качества отдельных изображений целесообразно проводить с использованием принтера с высоким разрешением.

По итогам проверки наличия и технического состояния электронных носителей составляется Акт проверки наличия и физического состояния электронных копий и Акт технической проверки электронных носителей (Приложения № 13).

Акт технических проверок составляется на каждую единицу хранения (электронный носитель).

Акты технических проверок электронных носителей составляются в 2-х экземплярах.

Мероприятия, реализуемые в рамках контроля наличия и технического состояния носителей, относятся к проблеме информационной безопасности. Все процедуры и документация должны быть подробно описаны в Регламенте информационной безопасности, или в специально разработанном Регламенте проведения контроля состояния информационных ресурсов и носителей информации.

 


[94] См. также: Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (Тестирование выборочного массива документов федеральных архивов) / М.И. Пилипчук, А.Н. Балакирев, Л.В. Дмитриева, Г.З. Залаев. – М.: РГАНТД, 2011. [Электронный ресурс.] /Архивы России. Режим доступа к ресурсу: URL: http://archives.ru/documents/rekomendacii-po-obespecheniju-sohrannosti-informaci-na-diskah.shtml (дата обращения 1.10.2012)

[95] Под термином «сервер» в данном пункте подразумеваются также системы хранения информации и электронные библиотеки.

[96] Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Blue Book, Январь 2002.

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов