3. Учет электронных копий фонда пользования (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3)

Страница для печативерсия PDF

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

Содержание
 
Следующий раздел

3. Учет электронных копий фонда пользования
(ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3)

3.1. Общие принципы учета электронных копий фонда пользования

Учет электронных копий является одной из самых важных задач и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом учета и использования электронных копий архивных документов, утвержденным в установленным порядке.

Централизованный государственный учет мастер-копий электронного фонда пользования (ЭФП) на электронных носителях осуществляется согласно п. 3.2., 3.7.12.–3.7.14.4. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации…» специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника.

Электронный учет рабочих копий и копий второго и последующего поколений производится зав. структурным подразделением, на которое возложен функционал создания электронных копий, либо, в случае передачи всех копий ЭФП в подразделение, в котором осуществляется хранение фонда пользования архива, руководителем данного подразделения, а также в читальных залах и отделе использования.

Электронные копии ЭФП учитываются по единицам учёта и единицам хранения.

За единицу хранения электронных копий ЭФП принимается носитель информации (компакт/оптический диск).

За единицу учета электронных копий ЭФП – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, записанный на одном или нескольких носителях.

Информационный объем электронных копий ЭФП указывается в мегабайтах (Мб).

Архивным шифром единицы хранения цифровых копий является номер единицы хранения по соответствующей книге учета копий (п. 3.2.) с добавлением индекса «ЭФП». Например: № 1/ЭФП-1. Архивный шифр проставляется на вкладыше компакт-диска черными чернилами. В случае если вкладыш создается в компьютерной программе (например, Word, Excel) с последующей распечаткой, то рекомендуется выделять архивный шифр, набирая его значительно более крупным размером шрифта и выделяя начертание (жирный, полужирный).
 

3.2. Ведение учета электронных копий в традиционной форме

Учет в традиционной форме электронных копий ЭФП (мастер-копий/рабочих копий) ведется по трем книгам:

Книге учета поступлений электронных мастер-копий ЭФП документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (ЭФП-1 (ведется по месту хранения мастер-копий) (Приложение № 25).

Книге учета электронных мастер-копий ЭФП документов на бумажной основе, хранящихся на встроенном носителе (ЭФП-1, хранящихся на сервере) (ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий) (Приложение № 26).

Книге учета поступлений электронных рабочих копий ЭФП документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (ЭФП-2) (ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по хранению копий ЭФП) (Форма совпадает с формой Книги учета… – Приложение № 25).

В Книги учета поступлений копий ЭФП-1 и ЭФП-2 записываются в валовом порядке, независимо от фондовой принадлежности документов заносится каждая единица хранения и единица учета ЭФП. Записи делаются на основании:

    актов приема-передачи копий на хранение (для ЭФП-1)

    и актов репликации рабочей копии (для ЭФП-2)

В графе «Примечание» указывается комплектность единиц хранения ЭФП.

На 1 января каждого года составляется итоговая запись о количестве поступивших за год мастер-копий и рабочих копий ЭФП.
 

3.3. Учет использования рабочей копии

Учет использования рабочих копий ведется в Журнале учета использования рабочих копий на основании Заявок (требований) на создание копии. (Форма Журнала Приложение № 27).
 

3.4. Автоматизированный учет электронных копий.
Общие положения

Учет электронных копий целесообразно вести также в автоматизированных системах учета[89], что в значительной степени облегчает процессы документационного управления. В случае отсутствия в архивном учреждении автоматизированных систем учета ведение учета в традиционной форме (в виде Книг поступлений) является обязательным. При наличии автоматизированной системы учета электронных копий решение вопроса о продолжении ведения учета в традиционной форме принимается дирекцией архивного учреждения.

Согласно ГОСТ 15489–1–2007, специализированное программное обеспечение, предназначенное для учета и управления электронными копиями архивных документов, должно обеспечить их аутентичность, достоверность и целостность.

Специализированное программное обеспечение, предназначенное для учета и управления электронными копиями архивных документов (медиа-ресурсами), к которым относятся и электронные копии архивных документов, относится к классу DAM-систем (Digital Asset Management).

DAM – это системы управления медиа-контентом, которые реализуют все стандартные возможности систем управления документами (Document Management), оптимизированы для хранения и обработки медиа-документов (включая метаданные к ним, сохранение версий, протоколы создания версий и т.п.), предназначены для решения вопросов управления интеллектуальной собственностью, контроля доступа, распространения и передачи медиа-содержимого, поиска и доставки информации, поддержания различных медиаформатов. Системы ориентированы на эффективное хранение больших объемов информации.

В настоящий момент на рынке представлен достаточно широкий выбор предложений DAM-систем, но большинство из них весьма дороги и лишь частично могут обеспечить решение задач автоматизированного учета электронных копий, созданных в архивах.

Из российских разработок можно упомянуть: систему подготовки цифрового контента (разработчик компания «АС»); Прикладной программный комплекс LMA Retriever eRoom, предназначенный для решения задач централизованного структурированного хранения, быстрого поиска и просмотра электронного контента (в том числе электронных копий документов, книг, карточек и т.п., а также файлов различных форматов, в том числе аудио/видео/фото-файлов) (разработчик ЗАО Лаборатория Модульной Автоматизации). Этот же функционал отчасти реализован в программном обеспечении компании «Архивные информационные технологии» (г. Пермь) – «Фотокаталог» и «Web-архив», а также в разработках других компаний.

Учитывая актуальность задачи учета и управления медиа-ресурсами, Федеральное архивное агентство планирует в ближайшее время разработку и внедрение самостоятельного программного модуля в рамках Единой информационно-справочной системы по учету документов Архивного фонда. Модуль будет интегрирован с Программным комплексом «Архивный фонд».

Все вышесказанное не исключает создания и внедрения на местах простейших систем (баз данных), предназначенных для учета и управления электронными ресурсами[90].
 

3.5. Основные принципы функционирования
программного обеспечения (системы) по учету и управлению
цифровым контентом (электронными копиями архивных документов)

  1. Программное обеспечение (система) по учету и управлению цифровым контентом должно быть интегрировано с программных комплексом «Архивный фонд» на уровне «Документ», или с тем программным обеспечением, которое используется в целях осуществления автоматизированного учета документов Архивного фонда.

  2. Программное обеспечение (система) должно обеспечивать:

    • возможность создания и хранения метаданных (описания) для каждой электронной копий независимо от целей ее создания (мастер-копия, рабочая копия, копия второго и последующего поколений);

    • возможность обеспечения аутентичности, достоверности и целостности каждой электронной копии;

    • возможность хранения файлов любых (в данном случае – растровых) форматов;

    • возможность просмотра электронных копий без использования внешних приложений;

    • возможность хранения и учета всех типов и версий электронных копий;

    • возможность описания процедур жизненного цикла (создание, копирование, преобразование, графическая обработка, использование и т.п.) для каждой электронной копии;

    • возможность отражения в структуре данных всего комплекса документации, возникшего (возникающего) по поводу каждой электронной копии, и формирования на основе хранящихся в программном обеспечении информации выходных форм учетной документации;

    • возможность регистрации юридических оснований для создания электронных копии;

    • возможность учета использования электронных копий;

    • возможность контроля изменений любых объектов, в том числе появления новых электронных копий и/или оснований для их создания, и оповещения заинтересованных пользователей (в том числе – в части постановке задач);

    • возможность включения отдельных функций графических редакторов (например, объединение диапазона отсканированных страниц в один документ заданного типа)

    • возможность осуществления настраиваемого гибкого поиска электронных копий и данных о них (включая атрибутивный и полнотекстовый поиск);

    • возможность создания выборок и фильтрации электронных копий по различным техническим параметрам (формат хранения данных, одно и многостраничные документы, ширина и высота изображения, глубина цвета, разрешение сканирования, размер файла и т.п.);

    • возможность работы как в сетевом, так и однопользовательском режиме;

    • возможность управления правами доступа пользователей к хранящимся в программном обеспечении данным (включая возможность полной/частичной блокировки отдельных элементов и функций ПО на определенное время, или для определенных групп пользователей);

    • возможность масштабирования с целью расширений возможностей по хранению больших объемов данных.
       

3.6. Описание (метаданные) и учет использования
электронных копий различного назначения в программном обеспечении
по учету и управлению цифровым контентом

Каждая электронная копия архивного документа независимо от типа копии и ее назначения в структуре программного обеспечения должна быть описана набором метаданных.

Метаданные – это структурированная информация об электронном ресурсе любого типа (в данном случае – электронной копии архивного документа), которая используется для идентификации электронной копии, ее описания, учета, управления ее жизненным циклом, включая использование и предоставление доступа к ней. Известны различные классификации метаданных. Например: административные – управление и администрирование ресурсов (приобретение, права, место хранения и т.п.); описательные – описание или идентификация ресурсов (каталожные записи); метаданные для сохранения – управление процессами сохранения информации (состояние, миграция данных); технические – описание параметров функционирования системы (форматы, пароли, водяные знаки); метаданные, относящиеся к использованию – уровень и тип использования ресурсов (пользователь и информация, относящаяся к нему)[91].

Таким образом, наборы метаданных для каждого типа электронных копий, которые должны быть представлены в программном обеспечении по учету и управлению цифровым контентом, должны включать в себя:

Для электронной мастер-копии:

  • Информация, характеризующая подлинник архивного документа, с которого сделана электронная копия;

  • Информация о том, с какого носителя делалась электронная копия (с подлинника, с копии на микроносителе и т.п.);

  • Основание для создания электронной мастер-копии;

  • Технические метаданные[92], описывающие процесс оцифровки (дату, время создания мастер-копии, тип оборудования, название модели оборудования, серийный номер, фамилию оператора, протоколы тестирования оборудования, протоколы оценки качества электронной копии (на этапе создания мастер-копии в процессе оцифровки; после трансляции из программы сканирования в графический редактор; после записи на встроенный носитель информации; после репликации файлов на внешние носители информации);

  • Маркировка электронной мастер-копии;

  • Гиперссылка на размещение мастер копии на встроенных носителях;

  • Информация о репликациях мастер-копии;

  • Информация о маркировке и учетных данных внешних носителей мастер-копии;

  • Информация о передаче внешнего носителя на хранение;

  • Сигнатуры места хранения внешнего носителя;

  • Информация о проверке физического состояния внешнего носителя и электронных копий в процессе хранения.

Для электронной рабочей копии:

  • Информация о том, с какой электронной мастер-копии делалась рабочая электронная копия и ссылка на размещение мастер-копии на встроенном носителе и на внешнем носителе;

  • Основание для создания электронной рабочей копии;

  • Технические метаданные, описывающие процесс создания рабочей копии (дата, время создания рабочей копии, тип оборудования, название модели оборудования, серийный номер, фамилию оператора, проводившего репликацию, протоколы оценки качества электронной рабочей копии (на этапе репликации файлов на внешние носители информации);

  • Маркировка электронной рабочей копии;

  • Информация о репликациях рабочей копии;

  • Информация о маркировке и учетных данных внешних носителей рабочей-копии;

  • Сигнатуры места хранения внешнего носителя рабочей копии;

  • Информация о проверке физического состояния внешнего носителя и электронных копий в процессе хранения и использования;

  • Информация о перезаписях (репликациях) внешних носителей рабочей копии;

  • Основание для перезаписи (репликации) внешних носителей рабочей копии;

  • Информация об уничтожении внешних носителей рабочей копии.

Для электронной копии второго и последующего поколений:

  • Информация о назначении электронной копии;

  • Информация о том, с какой электронной рабочей копии делалась электронная копия, и ссылка на размещение рабочей электронной копии на внешнем носителе;

  • Основание для создания электронной копии;

  • Особые технические требования к электронной копии (если таковые имеются);

  • Технические метаданные, описывающие процесс создания копии (дата, время создания рабочей копии, тип оборудования, название модели оборудования, серийный номер, фамилию оператора, проводившего создание, используемый графический редактор, виды и содержание графической обработки электронной копии; протоколы оценки качества созданной копии);

  • Маркировка электронной копии;

  • Информация о маркировке, виде и учетных данных внешних носителей копии;

  • Информация о передаче внешнего носителя с электронной копией в соответствующее подразделение архива.

Каждый набор метаданных должен быть реализован в виде «карточки» копии конкретного вида. В программном обеспечении должна быть реализована возможность модификации структуры имеющихся «карточек», а также их автоматизированного создания и полуавтоматизированного (в части технических метаданных) заполнения информацией со сканирующих устройств, из файловой системы, из программного комплекса «Архивный фонд», программ оценки качества сканирующего оборудования, а также графических редакторов и прикладных программ иного назначения.
 

3.7. Учет использования электронных копий
второго и последующего поколений

Учет использования электронных копий второго и последующего поколений после передачи электронных копий в подразделения архива производится в данных подразделениях.

Порядок учета использования электронных копий на оптических дисках, переданных в читальный зал, определяется Регламентом работы читального зала и фиксируется в Журналах выдачи оптических дисков.

Учет использования (обращения) к электронным копиям, интегрированным в автоматизированные системы читального зала, должен быть обеспечен функционалом этих систем.

Учет использования (обращения) к электронным копиям, представленным в сети интернет, осуществляется средствами web-приложений.

Учет использования (предоставления) электронных копий для обеспечения доступа к архивным документам в соответствии с положениями пп.№ 1.1[93] Статьи 24 «Доступ к архивным документам» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и копиям, предоставляемые в рамках выполнения заказов пользователей, должен осуществляться в отделах использования в соответствии с регламентами оказания услуг по копированию архивных документов.

Учет использования копий, создаваемых для формирования страхового фонда на микроносителях, должен осуществляться в отделах, осуществляющих микрофильмирование.
 

3.8. Доступ к электронным копиям различного назначения

Доступ к электронным копиям различного назначения должен быть строго регламентирован в специальном документе, обсужденном на дирекции архива и утвержденном директором архивного учреждения в установленном порядке.

Доступ к электронным мастер-копиям, записанным на встроенные носители, имеют только сотрудники структурного подразделения, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Доступ к электронным мастер-копиям, записанным на внешние носители (контрольный экземпляр), имеют только главный хранитель фондов и руководитель структурного подразделения, где они хранятся.

Доступ к электронным рабочим копиям имеют только сотрудники структурного подразделения, на которое возложен функционал по созданию или хранению электронных копий.

Доступ к электронным копиям второго и последующего поколений имеют сотрудники структурного подразделения, на которое возложен функционал по созданию или хранению электронных копий, сотрудники и пользователи читального зала, а также сотрудники отделов использования и других подразделений (в связи с производственной необходимостью).
 

3.9. Режим информационной безопасности

Использование программного обеспечения по учету и управлению цифровым контентом, иных информационных систем, в которые интегрированы электронные копии архивных документов, наличие и активное использование в архиве локальной вычислительной сети с доступом в Интернет, требуют разработки и внедрения Регламента Информационной безопасности архива, основные положения которого должны базироваться на положениях Федерального Закона № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (14.07.2006 г., в ред. Федеральных законов от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ, от 21.07.2011 № 252-ФЗ, от 28.07.2012 № 139-ФЗ) и других правовых и нормативно-методических актах в области информационных технологий, действующих на территории Российской Федерации.

 


[89] Общие требования к учетным базам данных – см. п.3.6. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»

[90] Общие требования к учетным базам данных – см. п.3.6. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»

[91] Anne J. Gilliland-Swetland, Setting the stage, in: Baca, M. (ed.), Introduction to Metadata: Pathways to Digital Information, 3rd rev. Getty Information Institute. 2008. [Электронный ресурс.] / The Getty Research Institute. Режим доступа к ресурсу: URL: http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/intrometadata/setting.html (дата обращения 1 октября 2012 г.)

[92] Наиболее известным стандартом метаданных, предназначенных для описания электронных копий «неподвижных» изображений является стандарт, разработанный в Библиотеке Конгресса США: Data Dictionary – Technical Metadata for Digital Still Images (ANSI/NISO Z39.87-2006) (URL: http://www.niso.org/kst/reports/standards?step=2&gid=None&project_key=b897b0cf3e2ee526252d9f830207b3cc9f3b6c2c).

Полное описание стандарта: URL: http://www.niso.org/kst/reports/standards/kfile_download?id%3Austring%3Aiso-8859-1=Z39-87-2006.pdf&pt=RkGKiXzW643YeUaYUqZ1BFwDhIG4-24RJbcZBWg8uE4vWdpZsJDs4RjLz0t90_d5_ymGsj_IKVaGZww13HuDlSn6cvwjex0ejiIKSaTYlErPbfamndQa6zkS6rLL3oIr.

[93] «1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов»

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов