Проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах

Страница для печативерсия PDF

Проект

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

Федеральное бюджетное учреждение
«ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»
(ВНИИДАД)
 

РЕКОМЕНДАЦИИ
по комплектованию, учету и организации хранения
электронных архивных документов
в государственных и муниципальных архивах

 


СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Общие положения

2. Термины и определения

3. Организация комплектования государственного или муниципального архива электронными архивными документами

3.1. Источники комплектования архива электронными документами

3.2. Особенности экспертизы ценности электронных документов

3.3. Порядок приема архивных электронных документов

4. Организация учета электронных архивных документов

4.1. Общие требования к организации и проведению учета электронных архивных документов в государственном и муниципальном архиве

4.2. Система учетных документов архива для учета электронных документов

4.3. Учет поступления и выбытия электронных архивных документов

5. Организация хранения электронных архивных документов

5.1. Обеспечение сохранности электронных архивных документов

5.2. Основные и рабочие экземпляры носителей электронных архивных документов, создание дополнительных рабочих экземпляров и резервных экземпляров (страховых, пользовательских)

6. Организация использования электронных архивных документов


 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Государственные архивы в работе с электронными архивными документами руководствуются «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 г. № 19) (далее – Правила).

Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (далее – Рекомендации) направлены на упорядочение и регламентацию работ по хранению, комплектованию и учету электронных документов в государственных и муниципальных архивах. Рекомендации содержат более детализированные, чем в Правилах, положения по работе с электронными документами в государственных и муниципальных архивах в рамках сложившихся в архивном деле методов, правил и процедур обеспечения сохранности, комплектования, учета архивных документов. Эти положения не носят нормативного характера, они направлены на унификацию работы с электронными документами в государственных и муниципальных архивах, а в перспективе, по мере накопления опыта, на установление единых правил и норм в этой области, включая и уточнение отдельных положений Правил.

Рекомендации предназначены для федеральных государственных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации. Они также могут быть использованы в муниципальных архивах, музеях и библиотеках, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации с учетом их материально-технических, финансовых и иных возможностей.

Структура Рекомендаций максимально возможно приближена к структуре Правил. В необходимых случаях в Рекомендациях даются отсылки на соответствующие пункты Правил.

Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов, методических документов в сфере информации, документации, архивного дела:

    Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; 2010, № 31, ст. 4196);

    Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; 2011, № 30 (ч. 1), ст. 4600; 2012, № 31, ст. 4328);

    Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263);

    Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2012, № 38, ст. 5102);

    Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20; «Российская газета», 20.05.2009, № 89);

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, № 38; 2011, № 38);

    Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утверждены приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221) («Российская газета», 21.11.2011 № 261);

    Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (утверждены приказом Росархива от 29.04.2011 № 32);

При разработке Рекомендаций учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации:

    ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

    ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов;

    ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

    ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (вводится в действие с 01.05.2013).

    ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

 

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством;

государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее – федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее – государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

единица хранения электронных документов – электронное дело, содержащее электронные документы и метаданные к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел;

информационная система – информация в электронной форме и совокупность обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

конвертирование (электронных документов) – перемещение документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

метаданныеданные, описывающие контекст, содержание и структуру документов и этапы работы с документами на протяжении определенного времени;

миграция (электронных документов) – действие по перемещению записей из одной системы в другую систему при сохранении их аутентичности, целостности, надежности и удобства в использовании;

муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный носитель – носитель, предназначенный для записи и хранения на нем информации в электронно-цифровой форме.

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОГО ИЛИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА
ЭЛЕКТРОННЫМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

3.1. Источники комплектования архива электронными документами

Источниками комплектования государственного или муниципального архива электронными архивными документами являются государственные органы и органы местного самоуправления, другие органиации и физические лица в процессе деятельности которых образуются электронные документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации.

Источники комплектования архива электронными документами определяются на основании критериев, определенных п. 4.2.1 Правил.

Списки источников комплектования составляются и ведутся архивом в соответствии с п. 4.2.2 Правил.

В целях планирования и повышения оперативности работ по комплектованию электронными архивными документами архив ведет базы данных по учету источников своего комплектования и возможных источников комплектования с указанием состава применяемых в организациях программных комплексов и автоматизированных информационных систем.

 

3.2. Особенности экспертизы ценности электронных документов

Порядок экспертизы ценности электронных архивных документов в целом определяется положениями п. 4.3 Правил.

Включение электронных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения и содержания электронных документов.

К критериям происхождения электронных документов относятся:

  • функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или и типового характера;

  • значимость информационной системы, в которой образуются электронные документы, для выполнения организацией своих функций;

  • время и место создания электронных документов.

К критериям содержания относятся:

  • значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);

  • повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения на других носителях;

  • вид, разновидность электронных документов;

  • подлинность электронного документа.

К критериям внешних особенностей электронных документов относятся:

  • характеристики и физическое состояние электронных носителей с электронными документами.

При отнесении электронных документов к составу Архивного фонда Российской Федерации следует также учитывать:

  • степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);

  • возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

  • возможность обеспечения долговременного хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.

К решению научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности электронных документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, в качестве консультантов можно привлекать специалистов и экспертов в области информационных технологий.

Экспертиза ценности электронных документов в государственном (муниципальном) архиве производится:

  • по истечении сроков временного хранения электронных документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

  • при поступлении в архив электронных документов в неупорядоченном состоянии;

  • до и после проведения миграции электронных документов.

В соответствии с п. 4.3.2 Правил, по результатам экспертизы электронных документов архив составляет описи единиц учета электронных документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

 

3.3. Порядок приема архивных электронных документов

От источников комплектования архива электронные документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственными и муниципальными архивами по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

По согласованию с государственным (муниципальным) архивом, уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или архивным учреждением субъекта Российской Федерации сроки временного хранения электронных архивных документов могут быть изменены.

Рекомендуется досрочная передача электронных архивных документов на постоянное хранение, осуществляемая по соглашению между организацией – источником комплектования и государственным (муниципальным) архивом.

Продление сроков временного хранения в организации – источнике комплектования электронных документов Архивного фонда Российской Федерации может осуществляться в случае неготовности государственного (муниципального) архива к приему электронных документов.

Прием электронных документовАрхивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется государственным (муниципальным) архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования.

Электронные дела принимаются в государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии в двух экземплярах (основном и рабочем) на электронных носителях (дисках). Передается также соответствующий научно-справочный аппарат, на бумажном носителе, и при необходимости с необходимым комплектом сопроводительной документации.

Компьютерные форматы, в которых передаются электронные документы от источника комплектования в государственный (муниципальный) архив, устанавливаются уполномоченным государственным органом в сфере архивного дела.

Электронные архивные документы передаются в государственный (муниципальный) архив на электронных носителях, тип которых определяется соглашением сторон.

При приеме электронных архивных документов проводится проверка физического и технического состояния электронных носителей, в том числе их проверка на наличие вредоносных компьютерных программ, проверка наличия и технического состояния электронных документов, а также проверка полноты состава сопроводительной технической документации.

Электронные архивные документы принимаются в государственный (муниципальный) архив по утвержденным ЭПК описям электронных дел.

Прием электронных дел производится поединично в соответствии с описью. На всех экземплярах описи и удостоверяющих листов к описи делаются отметки о приеме электронных документов в архив.

Прием электронных архивных документов оформляется актом приема-передачи электронных дел на постоянное хранение, составляемых в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в источнике комплектования. Вместе с электронными архивными документами в архив передаются три экземпляра описи электронных дел постоянного хранения.

 

4. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА
ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Общие требования к организации и проведению учета
электронных архивных документов в государственном
и муниципальном архиве

Учету подлежат все хранящиеся в государственном и муниципальном архиве в составе соответствующего фонда электронные дела, электронные документы (файлы) в составе электронного дела, описи электронных дел. Каждое электронное дело является единицей хранения, размещаемой на обособленном электронном носителе (диске).

Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров.

Каждой единице хранения электронных документов в целях ее идентификации присваивается архивный шифр – условное обозначение, включающее:

  • официальное сокращенное наименование государственного (муниципального архива);

  • номер архивного фонда;

  • номер описи электронных дел;

  • номер единицы хранения электронных документов по описи электронных дел;

  • вид носителя (например: CD-R, DVD-R);

  • указание в скобках статуса экземпляра носителя: (осн.) – основной, (раб.) – рабочий.

Хранение учетных документов осуществляется в установленном Правилами порядке.

Основной единицей учета электронных документов является единица хранения электронных документов (электронное дело).

При наличии соответствующей информационной системы архива может быть организован учет каждого электронного документа, включенного в электронное дело в виде файла.

При учете электронных архивных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты и мегабайты.
 

4.2. Система учетных документов архива для учета электронных документов

Учет электронных архивных документов в архиве ведется в учетных документах, состав и формы которых определены Правилами, с соответствующими примечаниями.

Архив может ввести дополнительно вспомогательные учетные документы для учета электронных архивных документов. В их состав могут входить:

  • книга учета дополнительных экземпляров электронных документов;

  • лист учета электронных документов фонда;

  • карточка единицы хранения электронных документов.

Учетные документы могут вестись в электронном виде в информационной системе архива.

 

4.3. Учет поступления и выбытия электронных архивных документов

Учет поступления электронных архивных документов в архив осуществляетсяна основании:

  • акта приема–передачи электронных документов на хранение;

  • акта приема на хранение электронных документов личного происхождения.

Все принятые в архив электронные документы, вносятся в книгу учета поступлений документов.

Учет выбытия электронных архивных документов из архиваосуществляется в соответствии с Правилами ина основании:

  • акта о выделении к уничтожению единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению;

  • акта о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов;

  • акта приема–передачи электронных документов на хранение (в другой государственный архив);

  • акта о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны;

  • акта возврата электронных документов собственнику.

Электронные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ.

При выбытии отдельных единиц учета электронных документов в соответствующей описи делается новая итоговая запись, где указываются выбывшие единицы учета.

 

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Обеспечение сохранности электронных архивных документов

Сохранность электронных архивных документов обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов их хранения (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, пожарного и охранного режимов), применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, упаковка), а также рациональной организацией хранения, включающей размещение документов в архивохранилище, соблюдение порядка выдачи документов из хранилища, проверку наличия и контроль технического состояния документов.

Обеспечение сохранности электронных документов включает также необходимость создания их дополнительных рабочих копий, а также защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т.п.), и от вредного физического воздействия.

Мероприятия по обеспечению сохранности электронных документов должны соответствовать общим требованиям, изложенным в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила), с учетом специфики электронных документов.

Архивохранилище электронных документов должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных и бытовых помещений и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Системы кондиционирования (естественная или искусственная вентиляция) должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Материалы покрытия стен, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения электронных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В архивохранилище электронных документов не допускается хранение электронных документов с магнитным рабочем слоем на металлических стеллажах или в металлических шкафах, в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400А/М. Место хранения электронных документов должно быть удалено от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей.

Обеспечение сохранности электронных документов в архиве предусматривает создание и соблюдение нормативно установленных условий и режимов их хранения.
 

Противопожарный режим

Противопожарный режим в архивохранилище регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование, применяемое в помещениях для хранения электронных документов, должно обеспечиваться заземлением. Аппаратура для работы с электронными носителями должна иметь защиту от поражения электрическим током; по своим параметрам и режимам работы отвечать требованиям ГОСТ 24863–87.

Средства хранения электронных носителей (стеллажи, шкафы, контейнеры, футляры) должны быть сделаны из материалов, устойчивых к воздействию температуры +150°C в течение 4 часов.
 

Охранный режим

Охранный режим хранилища электронных документов обеспечивается в порядке, установленном п. 2.11.2.1 Правил.
 

Температурно-влажностный режим

В помещениях, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении электронных носителей должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим:

  • для документов на магнитных дисках: температура воздуха – +15–20°С, относительная влажность воздуха – 50–65%.

  • для оптических дисков: температура не должна превышать +25°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне 20–50%.

В хранилище с основными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – не выше +17°С и по возможности относительно низкая влажность воздуха. Не допускается хранение дисков при температуре ниже –10°C и относительной влажности ниже 10%.

При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя электронных носителей по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациями.

Размещение хранилищ электронных документов в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

В хранилищах допустимо воздушное или водяное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией, оборудованной притивопыльными фильтрами.

В хранилищах с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха.

Не допускаются резкие колебания (в течение одних суток):

  • температуры: ±5°С – для оптических дисков,

  • относительной влажности воздуха: ±10%.

При длительном стабильном нарушении режима хранения, сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

В период проведения различных видов работ с электронными документами допускается временное хранение (до 2 месяцев) электронных носителей в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре +20±5°С и относительной влажностью воздуха 50±20%.

Температурно-влажностный режим хранения электронных носителей контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время:

  • в кондиционируемых помещениях – один раз в неделю;

  • в хранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю;

  • при нарушениях режима хранения – один раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. В журнале также отражаются результаты проверки правильности показаний приборов и меры, принятые для нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров и т.п.), а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха, проверки точности показаний определяются действующими нормативными и методическими документами.
 

Акклиматизация электронных носителей.

Перед размещением в хранилище и перед выдачей для использования или специальной обработки в помещениях с температурно-влажностным режимом, отличным от режима в хранилище, электронные носители следует акклиматизировать. Хранилища не должны использоваться для акклиматизации и проведения работ по упаковке поступающих единиц хранения и единиц хранения, подлежащих транспортировке за пределы архива.

Акклиматизация оптических дисков проводится в плотных непроницаемых контейнерах при температуре +20±3°С и относительной влажности воздуха 40±10%. Продолжительность акклиматизации – 24 часа. При этом максимально допустимое изменение температуры – 10°С в час, максимально допустимое изменение относительной влажности – 10% в час.

Если электронные носители содержались при низкой температуре (например, при транспортировке), то перед выемкой в более теплом помещении, их следует нагреть в контейнере до необходимой температуры.

В случае если электронные носители доставляют в помещение с более низкой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по влажности, а затем по температуре. В случае если оптические диски доставляют в помещение с более высокой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по температуре, а затем по влажности.
 

Световой режим

Хранение электронных носителей должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается их хранением в футлярах и контейнерах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в помещениях может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, жалюзи, штор и т.п.

Электронные носители и футляры не должны подвергаться воздействию флуоресцентного и ультрафиолетового излучения, в том числе воздействию прямых солнечных лучей.

Для искусственного освещения в хранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

В хранилище уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола – 20–50 лк, на рабочих столах – 100 лк.

Защита электронных носителей от разрушающего действия естественного и искусственного света должна осуществляться во всех помещениях, связанных с их хранением и при любых видах работы с электронными документами.
 

Санитарно-гигиенический режим

Помещения для хранения электронных документов должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли; в них должны соблюдаться требования санитарно-гигиенического режима, аналогичные требованиям хранения документов на бумажном носителе.

В хранилищах проводится ежедневная влажная уборка. При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина – 2%, катамина АБ – 5% и т.п.). Полы следует мыть чуть влажной, но не мокрой тряпкой. Все остатки воды должны быть немедленно вытерты сухой тряпкой.

Не реже одного раза в месяц следует проводить влажную уборку стеллажей, полок, ящиков, первичных средств хранения электронных носителей. Для удаления грязи и пыли с полок, ящиков, внешних поверхностей коробок, боксов и футляров должны использоваться химически неактивные, чистые и не статичные салфетки.

Не допускается использование при уборке химических чистящих растворов, промышленных и бытовых моющих средств. При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки применяемые средства (вода, антисептики и т.п.) не должны попадать на электронные носители.

Не реже одного раза в неделю следует проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (контейнеров, футляров). Обеспыливание должно производиться с помощью вакуумных систем, выхлопные трубки которых выводят пыль из хранилища наружу, или с помощью пылесосов, снабженных многоуровневыми фильтрами.

В хранилищах не должно быть пылесобирающих материалов, асбестовых изоляционных материалов, ворсистых покрытий стен и мебели.

В хранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В помещениях должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение электронных носителей в неприспособленных местах.

Окна в помещениях, открывающиеся в теплое время года, следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем.

Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.

При работах с электронными носителями в соответствии с требованиями санитарно-гигиенического режима запрещается касание руками рабочих поверхностей носителей.

При очистке и ручной обработке электронные носители разрешается брать только в перчатках за кромки или защитный корпус. При обработке оптических дисков необходимо, чтобы перчатки, протирочный материал, салфетки и т.п. обладали устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ (например, этиловому спирту). Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок.
 

Эксплуатационный режим

При использовании носителей с электронными архивными документами, их перемещении, транспортировке, проведении специальной обработки запрещается перегибать, царапать, бросать электронные носители, касаться их рабочей поверхности голыми руками, ставить на них тяжелые и горячие предметы.

При перемещении или транспортировке электронных носителей в больших количествах и на большие расстояния футляры с электронными носителями должны помещаться в контейнеры в вертикальном положении.
 

Средства хранения электронных документов

Каждый обособленный электронный носитель (диск) должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах на полках закрытых стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из контейнера.

При размещении футляров с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

В целях оперативного доступа к электронным документам электронные носители могут размещаться в роботизированных ленточных или дисковых библиотеках-накопителях (juke-box). В этом случае электронные носители размещаются в соответствии с требованиями производителей роботизированных библиотек.

Не допускается хранение электронных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).
 

Общие требования к размещению электронных архивных документов

Электронные архивные документы в помещениях для их хранения размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение и комплексный учет а также оперативный поиск. Порядок расположения электронных документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Электронные архивные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилища письменных документов, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.

В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных архивных документов, записанных на отдельные электронные носители однократной записи: основной и рабочий.

Дополнительно к основному и рабочему экземплярам архивы могут создавать дополнительные экземпляры электронных документов.

Основные и рабочие экземпляры электронных документов рекомендуется размещать в разных хранилищах.
 

Проверка наличия электронных архивных документов

Проверка наличия электронных архивных документов проводится с целях установления фактического наличия находящихся на хранении документов и выявления отсутствующих документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете документов; выявления и учета документов, требующих профилактической обработки.

Проверки наличия электронных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

Плановые проверки электронных документов осуществляются один раз в 5 лет. К внеочередным относятся работы, выполняемые в чрезвычайных ситуациях, связанным с поражением архива огнем, водой или химическими веществами, при выявленном поражении электронных документов вредными компьютерными программами.

Работы по проверке наличия электронных документов фонда начинаются в хранилище основных экземпляров электронных документов и заканчиваются в хранилище рабочих экземпляров. Проверка наличия электронных документов осуществляется в несколько этапов:

  • предварительная проверка наличия единиц хранения электронных документов;

  • проверка наличия единиц учета электронных документов;

  • заключительная проверка наличия единиц хранения.

Проверка наличия единиц хранения электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями Правил.

Результаты проверки наличия и состояния электронных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листах проверки наличия и состояния электронных документов, в акте проверки наличия и состояния электронных документов.

Результаты проверки наличия основных и рабочих экземпляров электронных документов фиксируются в отдельных листах проверки. По окончании работ на основании этих листов составляется сводный лист проверки наличия электронных документов в фонде.

На основании сводного листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия документов на электронных носителях. Одновременно с актом проверки наличия электронных документов при необходимости составляются другие документы: акты о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и др.

Проверка наличия электронных документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой в учетные документы проверяемого фонда.
 

Проверка физического и технического состояния
электронных архивных документов

Проверка физического и технического состояния электронных документов осуществляется:

  • целевым порядком;

  • при приеме электронных документов на хранение;

  • в ходе проверки наличия и состояния электронных документов;

  • по окончании всех других работ, связанных с эксплуатацией электронных носителей и использованием электронных документов.

Целевая проверка физического и технического состояния электронных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности документов. Независимо от ценности документов целевой проверке физического и технического состояния подлежат электронные документы, пострадавшие в экстремальных условиях.

Прием и размещение в хранилищах основного и рабочего экземпляров носителей электронных документов, поступивших в архив, без предварительной проверки их физического и технического состояния не допускается.

Проверка физического и технического состояния рабочих и основных экземпляров носителей проводится через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с цикличностью один раз в 5 лет в ходе проверок наличия и состояния электронных документов. В случае регулярного нарушения температурно-влажностного режима хранения носителей электронных документов, проверку следует проводить чаще.

Проверка физического и технического состояния электронных документов заключается в оценке:

  • физического состояния электронных носителей;

  • технического состояния электронного носителя;

  • технического состояния электронных документов.

Оценка физического состояния электронных носителей осуществляется в целях проверки:

  • состояния первичных средств хранения электронных носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения футляра, наличие и качество надписей на вкладышах и т.п.);

  • наличия запыления и загрязнения поверхностей электронных носителей;

  • наличия влаги на поверхностях электронных носителей;

  • физического состояния рабочей поверхности и корпусов электронных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов и т.п.);

  • наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы воздействия химически агрессивных веществ).

При оценке технического состояния электронных носителей:

  • устанавливается соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения;

  • проводится проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»);

  • проводится проверка на сбои при считывании информации, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих электронные носители (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и т.п.).

При оценке технического состояния единиц учета электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех электронных документов на оборудовании архива в ходе приема на хранение в архив и с цикличностью один раз в 5 лет.

Контроль технических параметров электронных носителей электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения.

Единицы хранения, на которых электронные документы оказались невоспроизводимыми или содержащими вредоносные компьютерные программы, помещаются на отдельную полку (ящик) стеллажа (шкафа) и после снятия их с учета уничтожаются в установленном порядке.

По итогам проверки физического и технического состояния электронных документов на обороте листа-вкладыша футляра, в который помещен носитель, и в карточку единицы хранения электронных документов в раздел «Контроль физического и технического состояния» ставится штамп о его проведении с указанием даты проверки; ФИО работника, осуществлявшего проверку; названия, версии и даты последнего обновления антивирусной программы; названия и версии программного обеспечения, с помощью которого проводилось тестирование технического состояния электронного носителя.

В случае обнаружения дефектов составляются акты выявления вредоносных компьютерных программ на электронных носителях и акты проверки физического и технического состояния документов на электронных носителях, карточка поврежденных носителей электронных документов и делается заключение о необходимости удаления вредоносных компьютерных программ, замены экземпляра неисправимо поврежденного носителя, миграции электронных документов на другие технологические платформы, о возможностях восстановления воспроизводимости электронных документов.

На неисправимо поврежденные носители и электронные документы составляются заключения технических специалистов о полной невозможности их восстановления, акт о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов, акт о неисправимых повреждениях электронных документов (файлов).

После рассмотрения заключений и актов на ЭПК и утверждения ее решения руководителем архива, неисправимо поврежденные электронные архивные документы снимаются с учета.
 

Специальная физическая и техническая обработка
электронных архивных документов

Специальная обработка электронных документов проводится в целях:

  • устранения причин, приводящих к утрате электронных документов;

  • создания условий для воспроизведения и использования электронных документов в долговременной перспективе.

Основными видами специальной обработки электронных документов являются:

  • очистка поверхности электронных носителей от пыли и частиц грязи вручную или на специальном очистительном оборудовании;

  • удаление вредоносных компьютерных программ (компьютерных вирусов);

  • создание дополнительных резервных экземпляров электронных документов.

 

5.2. Основные и рабочие экземпляры носителей
электронных архивных документов, создание дополнительных
рабочих экземпляров и резервных экземпляров
(страховых, пользовательских)

Электронные документы, записанные на основные экземпляры электронных носителей, по своему статусу являются подлинниками. Основной экземпляр носителя электронных документов может использоваться только для воссоздания рабочего экземпляра носителя электронных документов в случае его утраты или неисправимого повреждения.

Рабочие экземпляры носителей электронных документов используются для создания дополнительных рабочих экземпляров, если они необходимы для работы архива.

Основные экземпляры рекомендуется хранить в основном хранилище электронных документов, территориально обособленном от хранилища рабочих экземпляров носителей электронных документов.

Рабочие экземпляры электронных документов размещаются на носителях, предназначенных для регулярного использования, в том числе для выдачи из хранилища пользователям.

В случае утраты или порчи основных экземпляров носителей электронных документов:

  • рабочие экземпляры носителей электронных документов переводятся в разряд основных экземпляров;

  • электронные документы с них копируют на новые рабочие экземпляры носителей, создавая рабочие экземпляры носителей электронных документов.

Подготовка электронных документов к созданию рабочих или резервных экземпляров осуществляется в соответствии с правилами выдачи электронных документов из хранилищ. При этом проверяется физическое и техническое состояние электронных документов, проводится их специальная обработка, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ, и проверка воспроизводимости электронных документов.

Копирование электронных документов на новый носитель проводится с соблюдением систематизации электронных документов в составе единицы хранения. Копируются все файлы, включенные в электронное дело на одном обособленном носителе.

По окончании копирования составляется акт о создании рабочего экземпляра электронных документов. Дополнительные рабочие экземпляры электронных документов могут составить страховой фонд или фонд пользования, они подлежат учету и хранению наравне с основными и рабочими экземплярами.

В случае технологического устаревания и выхода из употребления форматов хранения электронных документов должна проводиться своевременная работа по созданию их экземпляров в иных форматах (в результате процедуры миграции).

Экспертиза электронных документов на предмет их технологического устаревания должна проводиться перед модернизацией или сменой технологической платформы информационной системы архива, обеспечивающей организацию хранения электронных документов, но не реже одного раза в 5 лет.

Перед подготовкой электронных документов к миграции проверяется их физическое и техническое состояние, проводится проверка на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.

Миграция электронных документов в архиве проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения электронных документов в описи.

Миграция электронных документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами. По окончании миграции составляется акт проведения миграции документов на электронных носителях.
 

Защита электронных документов и программно-технических средств архива
от воздействия вредоносных компьютерных программ

В систему обеспечения информационной безопасности государственного или муниципального архива входит защита электронных архивных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»);

Электронные архивные документы должны проверяться на наличие в них вредоносных компьютерных программ в следующих случаях:

  • при приеме на хранение в архив;

  • через месяц после поступления в архив;

  • через год после поступления в архив;

  • при подготовке к выдаче единиц хранения электронных документов из хранилища перед началом использования или компьютерной обработки;

  • после проведения работ по копированию, миграции и другой компьютерной обработки электронных документов;

  • при проверке технического состояния электронных документов.

В случае выявления в электронных документах «вирусов» осуществляется проверка на наличие «вирусов» всех программно-технических средств архива.

Обновление антивирусных программ и проверка с их помощью информационной системы архива производится не реже одного раза в месяц.

В случае выявления в единицах хранения «зараженных» электронных документов, оформляется акт выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах. Единица хранения, в которой обнаружен «вирус» изымается из общего хранения и размещается в отдельном контейнере с маркировкой «зараженные единицы хранения».

Если «вирус» обнаружен лишь в одном из экземпляров электронных документов (на рабочем или основном носителе), зараженный экземпляр замещается копией, сделанной с незараженного экземпляра, а затем уничтожается. Если заражены оба экземпляра электронного документа, делается попытка удаления «вируса» с помощью антивирусной программы.

Если удалось удалить «вирус» из «зараженного» носителя электронных документов, следует провести проверку воспроизводимости всех единиц учета в целях выявления возможной потери части информации.

Если удалить «вирус» не удалось, составляются акт о неисправимых повреждениях электронных документов, который передается в ЭПК архива для принятия решения об уничтожении электронного архивного документа. Решение об удалении электронного документа принимается с учетом ценности зараженного документа и степени опасности диагностированного «вируса». В учетных документах единиц хранения делается отметка: «содержит документы, зараженные «вирусом»: «название вируса».

 

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Использование электронных документов – применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.

Государственный (муниципальный) архив предоставляет пользователям электронные документы, не содержащие информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.

Основными формами использования являются:

  • информационное обеспечение пользователей в читальном зале;

  • исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;

  • выдача экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;

  • выдача архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения архива и сторонние организации;

  • организация доступа к электронным архивным документам через сайт государственного (муниципального) архива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Подтверждение подлинности архивных электронных документов обеспечивается в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов