Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Страница для печати
Содержание
 
Указатель видов документов

 

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

*  Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

**  Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1 2 3 4

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

351

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.

а) сводная годовая (консолидированная)

Пост. **

б) годовая

Пост.

в) квартальная

5 л. (1)

г) месячная

1 г. (2)

352

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.

а) годовая

Пост. **

б) квартальная

5 л. (1)

в) месячная

1 г. (2)

353

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Пост. **

 

354

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 л. ЭПК

 

355

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности

Пост.

 

356

Отчеты об исполнении смет:

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

а) сводные годовые

Пост.

б) годовые

Пост.

в) квартальные

5 л. (1)

357

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:

 

 

а) годовые

Пост.

б) полугодовые, квартальные

5 л.

358

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам

Пост. **

 

359

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

5 л.

 

360

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

5 л.

 

361

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы – ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

362

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

363

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

364

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

5 л.

 

365

Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта

5 л. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

366

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 л. (1)

(1) После проведения взаиморасчета

367

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах

1 г.

 

368

Счета-фактуры

4 г.

 

369

Документы (счета, справки, переписка) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

5 л. ЭПК

 

370

Переписка о сроках и размере арендной платы

5 л.

 

371

Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа)

5 л. ЭПК

 

372

Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

Пост.

 

373

Отчеты о платежах и поступлениях валюты:

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых и квартальных – пост.

а) сводные годовые

Пост.

б) годовые

Пост.

в) квартальные

3 г. (1)

г) месячные

1 г. (2)

374

Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей

10 л (1)

(1) После закрытия счета

375

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

5 л.

 

376

Отчеты по драгоценным металлам

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

377

Гарантийные письма

5 л. (1)

(1) После окончания срока гарантии

378

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 л. (1)

(1) После погашения ссуды

379

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

5 л. ЭПК

 

380

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 л. (1)

(1) После замены новыми

381

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

Пост. **

 

382

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним

5 л. ЭПК

 

383

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды:

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новым

384

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

5 л. ЭПК

 

385

Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг

5 л.

 

386

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

5 л. (1)

(1) После погашения налогов

387

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей

5 л.

 

388

Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства

5 л.

 

389

Реестры расчета земельного налога

5 л.

 

390

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:

 

(1) При отсутствии годовых – пост. С нарастающим итогом за 4 квартал – пост.

а) годовые

Пост.

б) квартальные

5 л. (1)

391

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию

Пост.

 

392

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

5 л. ЭПК

 

393

Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

394

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

395

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

396

Сведения о доходах физических лиц

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

397

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 л.

 

398

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

5 л. ЭПК

 

399

Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам

5 л. ЭПК

 

400

Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период

5 л.

 

401

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Пост.

 

402

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч., проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

403

Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту:

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

404

Стандарты, методики проведения аудита:

 

 

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

405

Планы аудита (общие):

 

 

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

406

Программы аудита (общие):

 

 

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

407

Договоры оказания аудиторских услуг

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

408

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности

5 л. (1) ЭПК

(1) При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – пост.

409

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

5 л.

 

410

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях

5 л. ЭПК

 

411

Положения об оплате труда и премировании работников:

 

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост. **

б) в других организациях

5 л. (1)

412

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат

5 л. (2)

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

(2) При условии проведения проверки (ревизии)

413

Лицевые карточки, счета работников

75 л. ЭПК

 

414

Переписка о выплате заработной платы

5 л.

 

415

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 л.

 

416

Исполнительные листы работников (исполнительные документы)

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

417

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

418

Лицевые счета акционеров

5 л. (1)

(1) После перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии)

419

Ведомости на выдачу дивидендов

75 л.

 

420

Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках

25 л. (1)

(1) После выплаты компенсации

421

Государственный реестр государственного имущества, составляющего государственную казну

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

422

Документы (карты учета, правоустанавливающие документы, решения, акты) по ведению реестра государственного, муниципального имущества

Пост.

 

423

Реестры балансодержателей недвижимого имущества Российской Федерации

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

424

Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации

Пост.

 

425

Документы (списки имущества, акты, соглашения) о порядке установления долевой собственности между собственниками имущества и его разделе

Пост. **

 

426

Документы (предписания, акты, судебные иски, переписка) о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения

15 л. (1) ЭПК

(1) После вынесения окончательного судебного решения

427

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

Пост. ** (1)

(1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 л.

При условии проведения проверки (ревизии)

428

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Пост. **

 

429

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

Пост. **

 

430

Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества

10 л. (1) ЭПК

(1) После продажи

431

Документы (справки, акты, сведения, решения и др.) о возврате конфискованного имущества реабилитированных граждан (жертв политических репрессий)

Пост. **

 

432

Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Пост. **

 

433

Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц

Пост.

 

434

Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)

5 л.

 

435

Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

436

Договоры, соглашения (1)

5 л. (2) ЭПК

(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня

(2) После истечения срока действия договора, соглашения

437

Протоколы разногласий по договорам

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

438

Завещания

Пост. **

 

439

Договоры дарения

Пост. **

 

440

Договоры подряда с юридическими лицами

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

441

Договоры проката

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

442

Договоры ренты

Пост. **

 

443

Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

444

Договоры-поручения

5 л. ЭПК (1)

(1) После истечения срока действия договора

445

Договоры найма

5 л. (1)

(1) После истечения срока действий договора

446

Договоры мены

5 л. (1)

(1) После истечения срока действий договора

447

Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

448

Документы (заявления, заключения страховщика, переписка) по страховой деятельности

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

449

Договоры по лизингу имущества организации

Пост. **

 

450

Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации

Пост.

 

451

Договоры по залогу имущества организации

10 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества – пост.

452

Документы (расчеты стоимости имущества, акты, переписка) по залогу имущества организации

10 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества – пост.

453

Паспорта сделок

Пост. **

 

454

Переписка по вопросам оказания платных услуг

5 л.

 

455

Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

456

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

 

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

(2) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации

5 л. (1) ЭПК

б) по трудовым договорам, договорам подряда

5 л. (2)

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 л (1)

457

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица

5 л. (1)

(1) После увольнения материально-ответственного лица

458

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

459

Книги, журналы, карточки учета:

 

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

(2) После окончания срока действия договора, контракта, соглашения

(3) После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии)

(4) При условии проведения проверки (ревизии)

(5) После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии)

(6) С даты последней записи. При условии проведения проверки (ревизии)

а) ценных бумаг

Пост. **

б) поступления валюты

5 л. (1)

в) регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества, в т.ч. акций

Пост. **

г) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами

5 л. (2)

д) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств

5 л. (3)

е) договоров, актов о приеме-передаче имущества

Пост. **

ж) расчетов с организациями

5 л. (4)

з) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 л.(4)

и) погашенных векселей на уплату налогов

5 л. (5)

к) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

5 л. (6)

л) хозяйственного имущества (материальных ценностей)

5 л. (4)

м) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

5 л. (4)

н) подотчетных лиц

5 л.

о) исполнительных листов

5 л.

п) сумм доходов и подоходного налога работников

5 л.

р) депонированной заработной платы

5 л. (4)

с) депонентов по депозитным суммам

5 л.

т) доверенностей

5 л. (4)

у) учета покупок; учета продаж

4 г.

460

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности:

 

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

461

Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности

5 л.

 

462

Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета:

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

463

Заказы на бланки документов учета и отчетности

1 г.

 

4.2. Статистический учет и отчетность

464

Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов:

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – пост.

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост. **

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

в) полугодовые

5 л. (1)

г) квартальные

5 л. (1)

д) месячные

1 г. (2)

465

Отчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий:

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.

а) сводные годовые

Пост.

б) годовые

Пост.

в) квартальные

5 л. (1)

г) месячные

1 г. (2)

466

Отчеты руководителей организаций о деятельности федеральных государственных унитарных предприятий и представителей интересов Российской Федерации в органах управления открытых акционерных обществ, представляемые в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований

Пост.

 

467

Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним:

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – пост.

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

в) полугодовые

5 л. (1)

г) квартальные

5 л. (1)

д) месячные

1 г. (2)

е) единовременные

Пост.

468

Документы (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организации

Пост.

 

469

Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним:

 

 

а) сводные годовые и с большей периодичностью

5 л.

б) годовые и с большей периодичностью

5 л.

в) полугодовые

5 л.

г) квартальные

3 г.

д) месячные

1 г.

е) единовременные

1 г.

470

Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ

5 л. ЭПК

 

471

Отчеты о выполнении заказов (государственных, муниципальных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг:

 

 

а) годовые

Пост.

б) квартальные

5 л.

472

Отчеты о выполнении грантов

Пост.

 

473

Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов, сведений

5 л.

 

474

Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений

До минования надобности

 

475

Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации

5 л. (1)

(1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – пост.

476

Индивидуальные отчеты работников

1 г.

 

477

Журналы учета передаваемых статистических данных

5 л.

 

478

Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности

1 г.

 

479

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 л.

 

480

Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект):

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

 

Следующий раздел

 

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов