Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Страница для печати
Содержание
 
Указатель видов документов

 

10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

*  Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

**  Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1 2 3 4

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

773

Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации

1 г. (1)

(1) После замены новыми

774

Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

1 г.

 

775

Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле

Пост. **

 

776

Переписка об утверждении печатей и штампов

3 г.

 

777

Журналы учета выдачи печатей и штампов

3 г.

 

778

Акты уничтожения печатей и штампов

3 г. (1)

(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост. **

779

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

1 г.

 

780

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

3 г.

 

781

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

1 г.

 

782

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

1 г.

 

783

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

1 г.

 

784

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

1 г.

 

785

Списки, книги адресов и телефонов

1 г. (1)

(1) После замены новыми

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

786

Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

Пост.

 

787

Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

5 л. ЭПК

 

788

Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации

Пост. **

 

789

Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые

Пост.

 

790

Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками

Пост. **

 

791

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним

Пост.

 

792

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков

Пост. **

 

793

Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества

Пост. **

 

794

Опись документов, представляемых (на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

 

 

а) по месту проведения

Пост.**

б) в других организациях

До ликвидации организации

795

Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже государственного или муниципального имущества

Пост.

 

796

Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

 

(1) После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации

а) по месту проведения

Пост.**

б) в других организациях

5 л. (1)

797

Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, помещений и другого имущества; документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.) к ним

Пост.**

 

798

Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом

Пост.

 

799

Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом

Пост. **

 

800

Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду

5 л. ЭПК

 

801

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц

Пост. **

 

802

Паспорта зданий (1), сооружений(1)

5 л. (2) ЭПК

(1) Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры и культуры – пост. **

(2) После ликвидации здания, сооружения

803

Паспорта оборудования

5 л. (1) ЭПК

(1) После списания оборудования

804

Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия

Пост.

 

805

Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений

5 л. ЭПК

 

806

Договоры о страховании зданий, сооружений

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

807

Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений

5 л. (1)

(1) После истечения срока страхования

808

Планы размещения организации

3 г. (1)

(1) После замены новыми

809

Переписка о предоставлении помещений организации

5 л. ЭПК

 

810

Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией

5 л. ЭПК

 

811

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта

5 л. ЭПК

 

812

Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний

5 л. (1) ЭПК

(1) После перевыбора управляющей компании

813

Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

3 г.

 

814

Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений

3 г.

 

815

Договоры энергоснабжения

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

816

Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении

3 г.

 

817

Договоры коммунального обслуживания организации

5 л.(1)

(1) После истечения срока действия договора

818

Переписка о коммунальном обслуживании организации

1 г.

 

819

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

3 г.

 

820

Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений

3 г.

 

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

821

Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

822

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта

5 л. ЭПК

 

823

Договоры по автострахованию

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

824

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами

3 г.

 

825

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах

3 г.

 

826

Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

827

Переписка о перевозке грузов

3 г.

 

828

Заявки на перевозку грузов

1 г.

 

829

Нормативы загрузки транспортных средств

1 г. (1)

(1) После замены новыми

830

Условия по перевозке грузов:

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

831

Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий

10 л. (1) ЭПК

(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.

832

Переписка о безопасности движения различных видов транспорта

3 г.

 

833

Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях

5 л.

 

834

Журналы учета дорожно-транспортных происшествий

10 л. ЭПК

 

835

Технические характеристики транспортных средств

1 г. (1)

(1) После списания транспортных средств

836

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

 

837

Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств

3 г. (1)

(1) После списания транспортных средств

838

Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств

3 г.

 

839

Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств

1 г.

 

840

Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей

1 г. (1)

(1) После проведения проверки (ревизии)

841

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию

1 г. (1)

(1) После проведения проверки (ревизии)

842

Путевые листы

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.

843

Журналы диспетчерские

3 г.

 

844

Книги, журналы учета путевых листов

5 л.

 

845

Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий

5 л.

 

846

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

5 л. ЭПК

 

847

Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи

5 л. ЭПК

 

848

Переписка о состоянии внутренней связи

5 л.

 

849

Разрешения на установку и использование средств связи

1 г. (1)

(1) После окончания эксплуатации средств связи

850

Переписка с операторами сотовой связи об организации связи

5 л.

 

851

Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

852

Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

3 г.

 

853

Схемы линий внутренней связи организации

До замены новыми

 

854

Акты ввода в эксплуатацию линий связи

1 г. (1)

(1) После снятия линий связи

855

Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи

1 г. (1)

(1) После устранения неполадок

856

Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта

3 г. (1)

(1) После проведения ремонта

857

Журналы учета заявлений о повреждении средств связи

2 г.

 

858

Картотеки, книги учета средств связи

5 л.

 

859

Книги учета записи дежурных на телефонных стациях

1 г.

 

860

Книги регистрации междугородных телефонных разговоров

1 г.

 

10.4. Обеспечение безопасности организации

861

Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации

 5 л. ЭПК

 

862

Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

5 л. ЭПК

 

863

Приказы начальника гражданской обороны объекта

5 л. ЭПК

 

864

Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

До замены новыми

 

865

Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна

До замены новыми

 

866

Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации

3 г.

 

867

Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях

3 г. (1)

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

868

Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции

Пост.

 

869

Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации

Пост. **

 

870

Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности

3 г.

 

871

Отчеты о пожарах:

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

а) годовые

Пост.

б) квартальные

5 л. (1)

872

Акты о пожарах

5 л. (1) ЭПК

(1) С человеческими жертвами – пост.

873

Переписка о выявлении причин пожаров

5 л. ЭПК

 

874

Переписка о предупредительных мерах от стихийных бедствий

5 л.

 

875

Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей

5 л. ЭПК

 

876

Документы (планы, отчеты, справки, сводки) постоянно действующих пожарно-технических комиссий

5 л. ЭПК

 

877

Журналы учета, списки формирований гражданской обороны

1 г. (1)

(1) После замены новыми

878

Книги учета имущества подразделений гражданской обороны

5 л.

 

879

Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря

3 г.

 

880

Списки противопожарного оборудования и инвентаря

3 г. (1)

(1) После замены новыми

881

Списки, графики дежурных по организациям

1 г.

 

882

Списки эвакуируемых работников и членов их семей

1 г. (1)

(1) После замены новыми

883

Документы (планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) об улучшении технической и антитеррористической укрепленности организации

5 л. ЭПК

 

884

Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них

5 л.

 

885

Договоры об охранной деятельности

 5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

886

Схемы дислокации постов охраны

1 г. (1)

(1) После замены новыми

887

Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны

3 г.

 

888

Книги, карточки, акты учета наличия, движения и качественного состояния оружия, боеприпасов и спецсредств

Пост. **

 

889

Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия

5 л.

 

890

Документы (акты, справки, докладные, служебные записки, заключения, переписка) по вопросам пропускного режима организации

5 л.

 

891

Образцы подписей служебных удостоверений

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

892

Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей

1 г.

 

893

Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации

 1 г.

 

 

Следующий раздел

 

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов