8. Организация использования документов АФ РФ и других архивных документов

Страница для печативерсия PDF

Перечень документов,
образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства
и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

Содержание
 
Указатель видов документов

 

Номер статьи

Вид документа
Срок хранения документа
Примечания
в Росархиве
в подведомственных организациях
1
2
3
4
5

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АФ РФ
И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Доступ к архивным документам

449

Документы (предложения, планы, отчеты, справки, переписка) по рассекречиванию архивных документов

Пост.

Пост.

 

450

Решения МВК по защите государственной тайны

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

451

Договоры архивов с пользователями об условиях использования копий архивных документов, архивной информации

Пост.

 

452

Договоры архивов с собственниками или владельцами архивных документов об условиях использования архивных документов, передаваемых в архив

Пост. (1)

(1) В деле фонда

453

Документы (планы, списки) по организации проведения работы по контролю за сроками секретности архивных документов, имеющих грифы секретности

Пост.

Пост.

 

454

Информации, направленные руководителям государственных органов и организаций, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, о наличии в архиве документов со сроками секретности содержащихся в них сведений свыше 30 лет, их составе и объемах

Пост.

Пост.

 

455

Документы (доверенности, переписка) по официальному делегированию руководителями соответствующих государственных органов или организаций полномочий по проведению рассекречивания архивных документов

Пост.

Пост.

 

456

Акты о рассекречивании архивных документов

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

457

Запросы пользователей о возможности доступа к архивным документам, находящимся на особом хранении

Пост.

Пост.

 

458

Запросы государственных архивов в соответствующие государственные органы, организации, полномочные рассматривать вопрос о рассекречивании архивных документов

Пост.

 

459

Заявления о допуске к ознакомлению с документами

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

460

Переписка о порядке и режиме работы пользователей в архиве

1 г.

1 г.

 

8.2. Информационное обеспечение государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан на основе документов АФ РФ и других архивных документов (формы использования: исполнение запросов российских и иностранных граждан; читальный зал; документальные экспозиции; инициативное информирование; подготовка документальных публикаций, справочников)

461

Календари, перечни фактов, событий

Пост.

 

462

Документы (планы, справки, сведения и др.) по организации использования архивных документов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

463

Договоры с организациями и гражданами об оказании информационных услуг, копировании архивных документов

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

464

Документы (проекты договоров, договоры, справки, переписка) о заключении и реализации федеральными архивами договоров и соглашений долговременного характера с российскими и зарубежными партнерами в области использования и публикации документов, создания справочно-поисковых средств

Пост.

Пост.

 

 

Запросы

 

 

 

465

Запросы государственных органов, органов местного самоуправления

Пост.

Пост.

 

466

Запросы (тематические, генеалогические, социально-правового характера и др.); документы (архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры) по их исполнению

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

 

467

Книги, журналы регистрации запросов (отдельно по каждому виду запроса)

10 л.

10 л.

 

468

Книги, журналы учета приема граждан по вопросам использования архивных документов

3 г.

3 г.

 

469

Разрешения на продление сроков исполнения запросов

3 г.

3 г.

 

470

Уведомления на продление сроков исполнения запросов

3 г.

3 г.

 

471

Книги учета апостиля

Пост.

 

472

Документы (доверенности, расписки, квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля) о получении архивных справок, архивных выписок, архивных копий

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

473

Невостребованные документы по запросам

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После обращения

474

Документы (заявления на получение подлинников, сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах архивных документов творческого характера – рукописей, фотографий, писем и других личных документов; разрешения на получение подлинников) о возвращении подлинников архивных документов

Пост.

Пост.

 

475

Заказы пользователей на изготовление копий архивных документов

1 г. (1)

(1) После исполнения заказа

476

Книги, журналы, карточки регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

10 л.

 

477

Тематические перечни, составленные по документам архивов в процессе их использования

Пост.

 

 

Читальный зал

 

 

 

478

Переписка об организации работы пользователей в читальных залах федеральных архивов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

479

Личные дела (заявления, отношения, анкеты, требования на выдачу дел, листы выдачи копий и др.) пользователей архивными документами через читальные залы

25 л. ЭПК

 

480

Личные карточки пользователей

Пост.

 

481

Книги регистрации личных дел пользователей

Пост.

 

482

Книги учета пользователей, работающих в читальных залах архивов

Пост.

 

483

Книги учета посещений пользователями читальных залов архивов

5 л. (1)

(1) После замены новой

484

Журналы учета обращений к каталогам архивов

5 л. (1)

(1) После заведения нового

485

Журналы регистрации пользователей, занимающихся в рабочей комнате при архивохранилище

5 л. (1)

(1) После заведения нового

486

Книги, журналы учета выдачи и возврата архивных документов в читальных залах

3 г. (1)

(1) После возращения последнего документа

487

Карточки тематики исследований, проводимых в читальных залах архивов

Пост.

 

488

Акты нарушений правил работы пользователей в читальных залах архивов

Пост.

 

 

Документальные экспозиции

 

 

 

489

Переписка о проведении выставок архивных документов (в т.ч. совместных), презентаций разработок организаций

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

490

Договоры о проведении выставок архивных документов, участии в выставках, презентациях разработок организаций

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора и возвращения документов

491

Документы (тематические планы (концепции), схемы, описания, тематико-экспозиционные планы, аннотированные перечни отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах, копии архивных документов, предметы, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников) по составу и размещению архивных документов, предметов на выставках (1)

Пост.

(1) Включая разработки организаций

492

Документы (инструкции, справки, акты, переписка) по обеспечению сохранности экспонатов на выставках

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

493

Документы (тексты записей выступлений, бесед, лекций, информации, справки, переписка) мероприятий, проводимых на выставках архивных документов

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) На выставках, презентациях разработок организаций – 5 л. ЭПК

494

Документы (программы, акты приема, рекламно-информационная продукция, пресс-релизы, материалы СМИ, фотографии) по выставочным проектам архивов, института

Пост.

 

495

Договоры с организациями на экскурсионное обслуживание

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

496

Журналы учета проведения экскурсий по выставкам

3 г.

 

497

Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

498

Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении организации за участие в выставках, презентациях

Пост.

Пост.

 

499

Книги отзывов

Пост.

 

500

Документы (планы, отчеты, переписка) о выставочной деятельности архивов, института

Пост.

Пост.

 

501

Документы (заявки, переписка) по проведению экскурсий в архивах

3 г.

 

 

Инициативное информирование

 

 

 

502

Документы (обзоры, справки, переписка) о работе по инициативному информированию государственных органов Российской Федерации

5 л. ЭПК

 

503

Документы (инициативные информации, тематические перечни, обзоры и др.) об архивных документах, направляемые в государственные органы, органы местного самоуправления, организации и гражданам

Пост.

 

504

Документы (планы, справки, сведения, отзывы, анкеты и др.) по мониторингу эффективности использования архивных документов организациями

Пост.

 

 

Подготовка документальных публикаций, справочников и др. изданий

 

 

 

505

Переписка с научными, учебными и другими учреждениями и организациями по вопросам публикационной деятельности

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

 

506

Планы (программы) подготовки публикаций архивных документов, изданий по делопроизводству и архивному делу; документы (расчеты, обоснования, справки, переписка) к ним:

 

 

 

а) отраслевые

Пост.

5 л. ЭПК

б) архивов, института

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

507

Планы выявления документов в архивах для публикации

5 л.

 

508

Карточки документов, выявленных для публикаций

До минования надобности

 

509

Документы (положения, протоколы, решения, планы-проспекты, заключения, отзывы) редакционных коллегий (советов, групп)

Пост.

Пост

 

510

Копии документов, не включенных в документальные публикации, сборники

10 л. ЭПК

 

511

Рукописи публикаций архивных документов и других изданий по делопроизводству и архивному делу:

 

 

 

а) опубликованные

5 л. ЭПК

б) неопубликованные

Пост.

512

Публикации архивных документов (серии, сборники, альбомы, буклеты, плакаты, публикации в средствах массовой информации; публикации на пленочных носителях: микрофильмы, микрофиши; электронные: гипертексты, мультимедиа) (1)

Пост.

(1) Включая издания

по делопроизводству и архивному делу: нормативные, методические, научно-справочные, информационные, учебные

513

Договоры на подготовку к публикации архивных документов, изданий по делопроизводству и архивному делу

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

514

Переписка с научными фондами о предоставлении грантов на издательские проекты архивов

Пост.

 

515

Сведения об изданных публикациях архивных документов, изданиях по делопроизводству и архивному делу

До минования надобности

 

516

Списки публикаций архивных документов, изданий по делопроизводству и архивному делу

Пост.

Пост.

 

517

Документы (обзоры, справки, информации, отзывы, рецензии и др.) по изучению и обобщению опыта научно-издательской работы

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

8.3 Справочно-поисковые средства
(научно-справочный аппарат к архивным документам)

518

Журналы, карточки по учету состояния НСА архивов

5 л. (1)

 (1) После последней записи

519

Рубрикаторы к НСА архивов

Пост.

 

520

Исторические и тематические справки, аннотации к архивным фондам

Пост. (1)

(1) В деле фонда

521

Схемы построения архивных справочников

Пост.

Пост.

 

522

Списки опубликованных справочников по фондам

Пост.

Пост.

 

523

Обязательные архивные справочники (путеводители, карточки каталогов, справочники по фондам архивов и др.)

Пост.

Пост.

 

524

Дополнительные архивные справочники (указатели, обзоры)

Пост.

Пост.

 

525

Списки фондов, прошедших каталогизацию

Пост.

 

 

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов