5. Организация хранения документов АФ РФ и других архивных документов

Страница для печативерсия PDF

Перечень документов,
образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства
и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

Содержание
 
Указатель видов документов
 

 

Номер статьи

 

Вид документа
Срок хранения документа
Примечания
в Росархиве
в подведомственных организациях
1
2
3
4
5

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АФ РФ
И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Фондирование архивных документов

293

Схемы систематизации архивных документов

Пост. (1)

(1) В деле фонда

294

Схемы систематизации единиц хранения при нефондовой организации их хранения

Пост.

 

5.2. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

295

Документы (акты, заключения, справки, переписка) по экологическим условиям месторасположения архива

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

296

Акты экспертизы (требования) к объектам технического регулирования, проектной документации

Пост.

Пост.

 

297

Заключения служб пожарной безопасности, санэпидемстанций и других служб о пригодности месторасположения архива

Пост.

Пост.

 

298

Акты экспертизы состояния зданий, помещений и оборудования архивов

Пост.

Пост.

 

299

Регистрационные журналы показаний контрольно-измерительных приборов

3 г. (1)

(1) После окончания журнала

300

Планы (графики) санитарных дней

1 г.

 

301

Планы, схемы размещения архивных фондов в архивохранилищах

Пост.

 

302

Пофондовые топографические указатели

Пост.

 

303

Постеллажные топографические указатели

1 г. (1)

(1) После внесения изменений

304

Документы (отчеты, переписка) о работе отделов, групп по микрофильмированию, реставрации и переплету архивных документов

3 г.

 

305

Документы (обоснования, справки, расчеты, программы, графики, планы, докладные записки, переписка) по технологическим процессам обеспечения сохранности архивных документов

5 л. ЭПК

 

306

Технологические регламенты, технологические паспорта, формуляры, технологические правила и предписания по изделиям опытного производства, технические условия технологических процессов

Пост.

Пост.

 

307

Журналы (технологические) учета специальных видов работ, выполняемых архивами

3 г. (1)

(1) После окончания журнала

308

Документы (акты, докладные записки, заключения, справки, расчеты, переписка) об апробации и приеме завершенных технологических процессов

5 л. (1) ЭПК

(1) После завершения темы

5.3. Проверка наличия и состояния архивных документов

309

Планы (перспективные) проверки наличия и состояния архивных документов

Пост.

 

310

Планы проверки наличия и состояния архивных документов

5 л.

 

311

Листы проверки наличия и состояния архивных документов

Пост. (1)

(1) В деле фонда

312

Акты проверки наличия и состояния (физического, технического) архивных документов

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

313

Книги регистрации актов проверки наличия фондов

Пост.

 

314

Карточки учета фондов, прошедших проверку наличия

Пост.

 

315

Номерники фондов

Пост.

 

316

Акты об обнаружении архивных документов

Пост. (1)

(1) В деле фонда

317

Списки, карточки, таблицы отсутствующих (необнаруженных) дел и документов

Пост.

 

318

Докладные записки о продлении срока розыска документов

5 л. ЭПК

 

319

Акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

320

Справки о проведении розыска необнаруженных документов

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

321

Акты обнаружения дефектов архивных документов при подготовке выдачи их из архивохранилища и других работах

Пост. (1)

(1) В деле фонда

322

Акты о неисправимых повреждениях архивных документов

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

323

Заключения о необходимости проведения реставрации и консервации по результатам целевой проверки физического состояния архивных документов

3 г. (1) ЭПК

(1) После последней проверки

324

Экспертные заключения специалистов о необходимости проведения соответствующих работ по специальной обработке архивных документов

5 л. (1) ЭПК

(1) После последней проверки

325

Решения, протоколы о признании документов АФ РФ находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и их постановке на особый учет для специальной обработки

Пост.

 

326

Решения Росархива о признании архивных документов неисправимо поврежденными и снятии их с учета

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

327

Карточки учета: архивных документов с повреждениями носителя; архивных документов с повреждениями текста

Пост.

 

328

Карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов

Пост.

 

329

Книги учета документов АФ РФ, находящихся в неудовлетворительном физическом и техническом состоянии

Пост.

 

330

Планы работ по физико-химической и технической обработке архивных документов

5 л.

 

331

Договоры со специализированными организациями о проведении работ по реставрации архивных документов

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

332

Книги учета дел, переданных на микрофильмирование, реставрацию, переплет и другие работы

5 л. (1)

(1) После возвращения дел

5.4. Оформление выдачи архивных документов из архивохранилищ

333

Разрешения, заказы (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел:

 

 

(1) После возвращения документов

а) в читальный зал и работникам архивов

3 г. (1)

б) фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование

3 г. (1)

в) организациям для экспонирования

3 г. (1)

г) документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, из архивохранилища

Пост.

д) на продление сроков выдачи архивных документов

3 г. (1)

е) в лабораторию, специализированным организациям для проведения работ по страховому копированию, реставрации архивных документов и др.

3 г. (1)

334

Карты-заместители изъятых архивных документов

3 г. (1)

(1) После возвращения дел

335

Документы (списки документов, акты выдачи архивных документов) о выдаче дел во временное пользование

3 г. (1)

(1) После возвращения дел

336

Книги учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования, описей из архивохранилища (по каждому архивохранилищу и виду выдачи отдельно)

3 г. (1) ЭПК

(1) После возвращения документов и проведения проверки наличия выданных дел

337

Отчеты, таблицы о движении дел, выдаваемых из архивохранилища

5 л.

 

338

Переписка с организациями о выдаче архивных документов во временное пользование и продлении сроков выдачи архивных документов, находящихся во временном пользовании

3 г. (1)

(1) После возвращения дел

339

Документы (планы, справки) проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов

3 г.

 

340

Акты выявления повреждений возвращаемых архивных документов

Пост. (1)

(1) В деле фонда

341

Переписка с Росархивом по фактам хищения, повреждения архивных документов, выданных из архивохранилищ

Пост.

Пост.

 

5.5. Создание страхового фонда

342

Переписка об организации работы по созданию страхового фонда уникальных и особо ценных документов, передаче страхового фонда на обособленное хранение

Пост.

Пост.

 

343

Договоры со специализированными организациями о проведении работ по созданию страхового фонда и фонда пользования

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

344

Документы (планы, докладные записки, предложения, заключения) организации работы по созданию страхового фонда уникальных и особо ценных документов, передаче страхового фонда на обособленное хранение

Пост.

Пост.

 

345

Планы выявления уникальных и особо ценных архивных документов

5 л.

 

346

Документы (разрешения (1), докладные записки, справки, предложения, расчеты) по согласованию вопроса о расшивке дел при страховом копировании при полной невозможности копировать переплетенное дело

5 л. ЭПК

(1) Разрешения – пост.

347

Технологические регламенты страхового копирования уникальных и особо ценных документов

Пост.

Пост.

 

348

Акты технического состояния страхового фонда, копий страхового фонда

Пост.

 

349

Заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ

3 г. (1)

(1) После последней проверки

350

Докладные записки архивов о готовности к отправке страховых копий в ЦХСФ

Пост.

Пост.

 

351

Акты приема-передачи страхового фонда в ЦХСФ; документы (описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых изготовлен страховой фонд, монтажные листы страховых копий кинодокументов, перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник), описи передаваемого страхового фонда, акты технического состояния копий страхового фонда, сопроводительные документы на транспортную тару, число страховых копий) к ним

Пост.

 

352

Книги регистрации актов приема страховых копий архивных документов

Пост.

 

353

Карточки учета дел, прошедших микрофильмирование

Пост.

 

354

Книги учета выдачи микрофотокопий документов

Пост.

 

355

Заказы на копирование с микроформ фонда пользования, ксерокопирование

3 г.

 

356

Книги учета страховых копий архивных документов, прошедших специальную обработку

Пост.

 

5.6. Страхование документов АФ РФ

357

Акты страховой оценки архивных документов

Пост.

Пост.

 

358

Договоры о возмещении организаторами выставок архивных документов ущерба в случае утраты или порчи архивных документов

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После возмещения ущерба

5.7. Оформление вывоза и ввоза документов АФ РФ за рубеж

359

Переписка по вопросам выдачи разрешений архивам, учреждениям культуры и другим организациям, гражданам на право временного вывоза документов АФ РФ и других архивных документов за рубеж

Пост.

Пост.

 

360

Перечни (списки) документов АФ РФ, предназначенных к временному вывозу за рубеж

Пост.

Пост.

 

361

Перечни архивных документов, заявленных к вывозу без возвращения за рубеж

Пост.

 

362

Экспертные заключения по архивным документам, заявленным юридическими и физическими лицами для вывоза без возвращения за рубеж

Пост.

 

363

Экспертные заключения на документы АФ РФ, заявленные к временному вывозу за рубеж

Пост.

Пост.

 

364

Договоры о проведении выставок документов АФ РФ, реставрационных или других работ за рубежом

Пост.

Пост.

 

365

Страховые полисы, гарантии принимающей стороны и государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых документов АФ РФ

Пост.

Пост.

 

366

Акты подтверждения удовлетворительного физического состояния документов АФ РФ, позволяющего их транспортировать и демонстрировать

Пост.

Пост.

 

367

Заключения Росархива на временный вывоз документов АФ РФ за рубеж

Пост.

Пост.

 

368

Свидетельства на право временного вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации

Пост.

 

369

Договоры о продлении срока выставок документов АФ РФ, реставрационных или других работ за рубежом

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После возвращения документов

370

Документы (сведения, информации) по контролю за вывозом архивных документов за рубеж

Пост.

Пост.

 

371

Переписка по контролю за вывозом архивных документов за рубеж

Пост.

Пост.

 

 

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов