4. Учет и отчетность

Страница для печативерсия PDF

Перечень документов,
образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства
и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

Содержание
 
Указатель видов документов
 

 

Номер статьи

 

Вид документа
Срок хранения документа
Примечания
в Росархиве
в подведомственных организациях
1
2
3
4
5

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

202

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты об убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

 

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.

а) сводная годовая (консолидированная)

Пост.

Пост.

б) годовая

Пост.

Пост.

в) квартальная

5 л. (1)

5 л. (1)

г) месячная

1 г. (2)

1 г. (2)

203

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):

 

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

а) годовая

Пост.

Пост.

б) квартальная

5 л. (1)

5 л. (1)

204

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Пост.

Пост.

 

205

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

206

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности

Пост.

Пост.

 

207

Отчеты об исполнении смет:

 

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

а) сводные годовые

Пост.

Пост.

б) годовые

Пост.

Пост.

в) квартальные

5 л. (1)

5 л. (1)

208

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:

 

 

 

а) годовые

Пост.

Пост.

б) полугодовые, квартальные

5 л.

5 л.

209

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

5 л.

5 л.

 

210

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

5 л.

5 л.

 

211

Лицевые бюджетные и внебюджетные счета, валютные счета

Пост.

Пост.

 

212

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы – ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

213

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

214

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы

Пост.

Пост.

 

215

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

5 л.

5 л.

 

216

Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного контракта

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

217

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После проведения взаиморасчета

218

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах

1 г.

1 г.

 

219

Счета-фактуры

4 г.

 

220

Переписка о сроках и размере арендной платы

5 л.

5 л.

 

221

Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

Пост.

Пост.

 

222

Отчеты о платежах и поступлениях валюты:

 

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.

а) сводные годовые

Пост.

Пост.

б) годовые

Пост.

Пост.

в) квартальные

3 г. (1)

3 г. (1)

г) месячные

1 г. (2)

1 г. (2)

223

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

5 л.

5 л.

 

224

Отчеты, акты по драгоценным металлам

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

225

Гарантийные письма

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После окончания срока гарантии

226

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

227

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После замены новыми

228

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

Пост.

Пост.

 

229

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

230

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды

До замены новым

До замены новым

 

231

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

232

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:

 

 

(1) При отсутствии годовых – пост. С нарастающим итогом за 4 квартал – пост.

а) годовые

Пост.

Пост.

б) квартальные

5 л. (1)

5 л. (1)

233

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию

Пост.

Пост.

 

234

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

235

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов –

75 л.

236

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

237

Сведения о доходах физических лиц

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

238

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 л.

75 л.

 

239

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

240

Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

241

Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период

5 л.

5 л.

 

242

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч., проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

243

Договоры оказания аудиторских услуг

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

244

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности

5 л. (1) ЭПК

(1) При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – пост.

245

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

5 л.

5 л.

 

246

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

247

Положения об оплате труда и премировании работников

-

Пост.

 

248

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности, заявления) о получении заработной платы и других выплат

5 л. (2)

5 л. (2)

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

(2) При условии проведения проверки (ревизии)

249

Лицевые карточки, лицевые счета работников

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

 

250

Переписка о выплате заработной платы

5 л.

5 л.

 

251

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 л.

5 л.

 

252

Исполнительные листы работников (исполнительные документы)

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

253

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

254

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств, имущества

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 л.

При условии проведения проверки (ревизии)

255

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Пост.

Пост.

 

256

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

Пост.

Пост.

 

257

Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)

5 л.

5 л.

 

258

Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

259

Протоколы заседаний комиссии Росархива по рассмотрению вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

Пост.

 

260

Книги учета личных дел государственных гражданских служащих, нуждающихся в единовременных субсидиях на приобретение жилых помещений

10 л. (1)

(1) После предоставления субсидии

261

Договоры, соглашения (1)

5 л. (2) ЭПК

5 л. (2) ЭПК

(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня

(2) После истечения срока действия договора, соглашения

262

Протоколы разногласий по договорам

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

263

Договоры подряда с юридическими лицами

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

264

Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

265

Документы (справки, заключения, акты, договоры) по страхованию опасных производственных объектов

Пост.

 

266

Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

267

Паспорта сделок

Пост.

 

268

Переписка по вопросам оказания платных услуг

5 л. ЭПК

 

269

Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

270

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

 

 

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

(2) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

б) по трудовым договорам, договорам подряда

5 л. (2)

5 л. (2)

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 л (1)

5 л (1)

271

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После увольнения материально-ответственного лица

272

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

273

Книги, журналы, карточки учета:

 

 

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

(2) После окончания срока действия договора, контракта, соглашения

(3) После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии)

(4) С даты последней записи. При условии проведения проверки (ревизии)

а) поступления валюты

5 л. (1)

5 л. (1)

б) регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества

Пост.

в) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами

5 л. (2)

5 л. (2)

г) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств

5 л. (3)

д) договоров, актов о приеме-передаче имущества

Пост.

Пост.

е) расчетов с организациями

5 л. (1)

5 л. (1)

ж) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 л.(1)

5 л.(1)

з) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

5 л. (4)

и) хозяйственного имущества (материальных ценностей)

5 л. (1)

5 л. (1)

к) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

5 л. (1)

5 л. (1)

л) подотчетных лиц

5 л.

5 л.

м) исполнительных листов

5 л.

5 л.

н) сумм доходов и подоходного налога работников

5 л.

5 л.

о) депонированной заработной платы

5 л. (1)

5 л. (1)

п) депонентов по депозитным суммам

5 л.

5 л.

р) доверенностей

5 л. (1)

5 л. (1)

с) учета покупок; учета продаж

4 г.

274

Журналы учета введенных денежных сумм и показателей счетчиков франкировальной машины

3 г.

 

275

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

276

Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности

5 л.

5 л.

 

277

Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета

До замены новыми

До замены новыми

 

278

Заказы на бланки документов учета и отчетности

1 г.

1 г.

 

4.2. Статистический учет и отчетность

279

Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов (показателей), годовых планов; анализы отчетов(1):

 

 

(1) Поступившие из подведомственных организаций – пост.

(2) При отсутствии годовых – пост.

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

Пост.

в) полугодовые

5 л. (2)

5 л. (2)

г) квартальные

5 л. (2)

5 л. (2)

280

Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним:

 

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

 

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

Пост.

в) полугодовые

5 л. (1)

5 л. (1)

г) квартальные

5 л. (1)

5 л. (1)

д) единовременные

Пост.

Пост.

281

Документы (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организации

Пост.

Пост.

 

282

Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним:

 

 

 

а) сводные годовые и с большей периодичностью

5 л.

б) годовые и с большей периодичностью

5 л.

5 л.

в) полугодовые

5 л.

5 л.

г) квартальные

3 г.

3 г.

д) единовременные

1 г.

1 г.

283

Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

284

Отчеты о выполнении заказов (государственных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг:

 

 

 

а) годовые

Пост.

Пост.

б) квартальные

5 л.

5 л.

285

Отчеты о выполнении грантов

-

Пост.

 

286

Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов, сведений

5 л.

5 л.

 

287

Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений

-

До минования надобности

 

288

Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – пост.

289

Индивидуальные отчеты, дневники работников

1 г.

 

290

Журналы учета передаваемых статистических данных

5 л.

5 л.

 

291

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 л.

5 л.

 

292

Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект):

 

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

 

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов