15. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности

Страница для печативерсия PDF

Перечень документов,
образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства
и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

Содержание
 
Указатель видов документов

 

Номер статьи

Вид документа
Срок хранения документа
Примечания
в Росархиве
в подведомственных организациях
1
2
3
4
5

15. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

15.1. Общие вопросы

841

Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации

1 г. (1)

1 г. (1)

(1) После замены новыми

842

Журналы ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и положением о защите персональных данных (при приеме на работу)

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

843

Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

1 г.

1 г.

 

844

Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле

Пост.

Пост.

 

845

Переписка об утверждении печатей и штампов

3 г.

3 г.

 

846

Журналы учета выдачи печатей и штампов

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После возвращения печатей и штампов

847

Акты уничтожения печатей и штампов

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост.

848

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

1 г.

1 г.

 

849

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

3 г.

3 г.

 

850

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

1 г.

1 г.

 

851

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

1 г.

1 г.

 

852

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

1 г.

1 г.

 

853

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

1 г.

1 г.

 

854

Списки, книги адресов и телефонов

1 г. (1)

1 г. (1)

(1) После замены новыми

15.2. Эксплуатация зданий, помещений, строительство, ремонт

855

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы, расчеты) к ним

Пост.

 

856

Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом

Пост.

Пост.

 

857

Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом

Пост.

 

858

Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду

5 л. ЭПК

 

859

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц

Пост.

 

860

Паспорта зданий (1), сооружений (1)

5 л. (2) ЭПК

(1) Паспорта зданий и сооружений-памятников архитектуры и культуры – пост.

(2) После ликвидации здания, сооружения

861

Документы (акты обследования, поэтажные планы, паспорта, схемы размещения и установки оборудования и систем коммунального обеспечения, переписка) по строительству, капитальному ремонту и установке оборудования

5 л.(1) ЭПК

(1) После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования

862

Разрешения на производство огневых работ

5 л. ЭПК

 

863

Паспорта оборудования

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После списания оборудования

864

Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия

Пост.

Пост.

 

865

Переписка о паспортизации зданий и сооружений

5 л. ЭПК

 

866

Договоры о страховании зданий, сооружений

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

867

Документы (полисы, переписка) о страховании зданий, сооружений

5 л. (1)

(1) После истечения срока страхования

868

Планы размещения организации

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

869

Переписка о предоставлении помещений организации (о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

870

Договоры страхования оборудования

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока страхования

871

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта

5 л. ЭПК

 

872

Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

3 г.

3 г.

 

873

Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений

3 г.

 

874

Договоры энергоснабжения

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

875

Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении

3 г.

 

876

Договоры коммунального обслуживания организации

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

877

Переписка о коммунальном обслуживании организации

1 г.

1 г.

 

878

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

3 г.

 

879

Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений

3 г.

3 г.

 

880

Документы (технические, иные учетно-технические документы, перечни объектов, акты обследования объектов) первичной и плановой технической инвентаризации объектов недвижимости

До ликвидации организации

 

881

Документы (технические, иные учетно-технические документы) внеплановой, в том числе проведенной в связи с чрезвычайными ситуациями, и текущей технической инвентаризации объектов недвижимости

До ликвидации организации

 

882

Дубликаты (копии) отдельных правоустанавливающих, оценочных, технических и учетно-технических документов, не включенных в инвентарные дела

До минования надобности

 

883

Технико-экономические предложения и обоснования по строительству объектов

Пост.

 

884

Протоколы согласования разрешений на подключение строящихся объектов к энергетическим, транспортным сетям, водоснабжению и канализации

Пост.

 

885

Переписка о пересмотре проектов объектов строительства по незаконченным срокам

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

 

886

Титульные списки по новому строительству

15 л. ЭПК

15 л. ЭПК

 

887

Титульные списки на реконструкцию и реставрацию объектов

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК

 

888

Внутрипостроечные титульные списки на строящиеся и реконструируемые объекты

5 л.

5 л.

 

889

Переписка о составлении титульных списков строительства и реставрации объектов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

890

Документы (акты, обзоры, докладные записки, сводки) о ходе строительства, реконструкции, реставрации объектов

20 л. ЭПК

20 л. ЭПК

 

891

Документы (акты, решения, докладные записки, справки) о приеме в эксплуатацию законченных объектов строительства, реконструкции, реставрации

Пост.

Пост.

 

892

Протоколы и акты по разногласиям между заказчиками и подрядчиками по сроку и качеству работ

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

893

Технические паспорта зданий, сооружений

До ликвидации организации

 

894

Оценочные акты стоимости законченных объектов

5 л. ЭПК

 

895

Документы (акты, докладные записки, справки) о состоянии зданий и сооружений

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

896

Документы (акты, заключения, протоколы, переписка) о снижении стоимости строительства, реконструкции, реставрации объекта

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

897

Переписка о согласовании объемов и организации строительно-монтажных и пуско-наладочных работ

5 л.

5 л.

 

898

Графики ввода объектов в эксплуатацию

10 л.

10 л.

 

899

Технические требования на производство подземных работ

Пост.

 

900

Акты на производство подземных работ (котлованы, фундаменты, подземные сооружения)

Пост.

 

901

Книга учета разрешений на производство скрытых (подземных работ)

10 л.

10 л.

 

902

Документы (акты, докладные записки, справки) об обследовании зданий и сооружений на определение видов ремонтных работ

5 л.

5 л.

 

903

Титульные списки на капитальный ремонт

3 г.

3 г.

 

904

Заявки, графики на капитальный и текущий ремонты

2 г.

2 г.

 

905

Документы (протоколы, решения, акты) о согласовании объема ремонтных работ

5 л.

5 л.

 

906

Документы (докладные записки, сведения, сводки, переписка) о проведении капитального и текущего ремонта

3 г.

3 г.

 

907

Акты осмотра и приема объектов после капитального и текущего ремонта

5 л. (1)

(1) После окончания работ

908

Расценки на ремонтные работы

3 г. (1)

(1) После замены новыми

909

Ведомости строительных недоделок и дефектов; акты на ремонтные работы

5 л. (1)

(1) При отсутствии судебных исков

910

Описи, инвентарные ведомости ремонтных работ по зданиям и сооружениям

3 г.

 

911

Договоры об оказании инженерно-консультационных услуг

Пост.

Пост.

 

15.3 Материально-техническое обеспечение деятельности

912

Особые условия поставки продукции и материалов

До замены новыми

 

913

Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности

5 л.

5 л.

 

914

Списки поставщиков и потребителей

5 л.

 

915

Договоры по материально-техническому и хозяйственному обеспечению организации

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

916

Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции

5 л.

 

917

Комплектовочные ведомости

1 г.

 

918

Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования

5 л. (1)

(1) Импортного оборудования – до окончания эксплуатации

919

Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям

5 л.

 

920

Документы (акты, рекламации, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования

5 л. ЭПК

 

921

Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование

1 г. (1)

1 г. (1)

(1) После истечения срока гарантии

922

Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования

5 л.

 

923

Документы (распоряжения, наряды, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

924

Нормативы складских запасов

3 г. (1)

(1) После замены новыми

925

Договоры хранения (складского хранения)

5 л. (1)

 

(1) После истечения срока действия договора

926

Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты, переписка) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После списания материально-имущественных ценностей (движимого имущества). При условии проведения проверки (ревизии)

927

Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении материально-имущественных ценностей (движимого имущества)

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

928

Книги учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов

5 л.

 

929

Книги учета и списания тары

1 г.

 

930

Нормы естественной убыли, отходов продуктов

5 л. (1)

(1) После замены новыми

931

Переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей (движимого имущества)

3 г.

 

932

Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов

3 г.

 

15.4. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

933

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта

5 л. ЭПК

 

934

Договоры по автострахованию

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

935

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах

3 г.

3 г.

 

936

Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

937

Заявки, переписка о перевозке грузов

3 г.

3 г.

 

938

Нормативы загрузки транспортных средств

1 г. (1)

(1) После замены новыми

939

Условия по перевозке грузов

До замены новыми

 

940

Правила, инструкции по транспортировке и перемещению архивных документов

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

941

Приказы руководителей о перемещении архивных документов

Пост.

Пост.

 

942

Списки перемещаемых архивных документов

Пост.

Пост.

 

943

Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий

10 л. (1) ЭПК

10 л. (1) ЭПК

(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.

944

Переписка о безопасности движения различных видов транспорта

3 г.

3 г.

 

945

Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях

5 л.

 

946

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

 

947

Документы (сведения, ведомости, акты, заявки, графики обслуживания, переписка) о техническом состоянии, ремонте и списании транспортных средств

3 г. (1)

(1) После списания транспортных средств

948

Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств

1 г.

 

949

Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей

1 г. (1)

(1) После проведения проверки (ревизии)

950

Путевые листы

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.

951

Книги, журналы учета путевых листов

5 л.

 

952

Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий

5 л.

5 л.

 

953

Документы (разрешения, справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

5 л.

 

954

Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи

5 л. ЭПК

 

955

Переписка с операторами сотовой связи об организации связи

5 л.

5 л.

 

956

Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

957

Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

3 г.

 

958

Схемы линий внутренней связи организации

До замены новыми

 

959

Акты ввода в эксплуатацию линий связи

1 г. (1)

(1) После снятия линий связи

960

Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи

1 г. (1)

(1) После устранения неполадок

961

Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта

3 г. (1)

(1) После проведения ремонта

962

Журналы учета заявлений о повреждении средств связи

2 г.

 

963

Карточки, книги учета средств связи

5 л.

 

964

Книги регистрации междугородных телефонных разговоров

1 г.

1 г.

 

15.5. Обеспечение безопасности организации. Гражданская оборона

965

Инструкции, положения об охранном режиме организации

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

966

Договоры об охране организаций

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

967

Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

968

Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации

3 г.

3 г.

 

969

Документы (справки, заключения, акты и др.) по опасным производственным объектам в рамках производственного контроля за соблюдением требований промышленной безопасности

Пост.

 

970

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) по вопросам укрепления пожарной безопасности

Пост.

Пост.

 

971

Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

972

Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции

Пост.

Пост.

 

973

Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности

3 г.

3 г.

 

974

Отчеты о пожарах:

 

 

(1) При отсутствии годовых – пост.

а) годовые

Пост.

Пост.

б) квартальные

5 л. (1)

5 л. (1)

975

Акты о пожарах

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) С человеческими жертвами – пост.

976

Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

977

Документы (планы, отчеты, справки, сводки, переписка) постоянно действующих пожарно-технических комиссий

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

978

Документы (списки, переписка) о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

979

Перечни помещений, оборудуемых средствами охранной сигнализации

Пост.

Пост.

 

980

Журналы регистрации и учета сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и ключей от них

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

981

Книги, журналы регистрации опечатывания помещений, шкафов, сейфов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

982

Списки лиц, имеющих право доступа в архивохранилище

До замены новыми

 

983

Разрешения на доступ в архивохранилища

3 г.

 

984

Пропуска на вынос из архива документов, материальных ценностей, книг научно-справочной библиотеки, научно-справочного аппарата

3 г.

3 г.

 

985

Схемы дислокации постов охраны

1 г. (1)

1 г. (1)

(1) После замены новыми

986

Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны

3 г.

 

987

Документы (акты, справки, докладные, служебные записки, заключения, переписка) по вопросам пропускного режима организации

5 л.

5 л.

 

988

Образцы подписей служебных удостоверений

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

989

Книги, журналы учета приема-сдачи ключей от сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ

1 г.

1 г.

 

990

Тетради проверки сохранности печатей на запасных выходах из архивохранилищ

До минования надобности

 

991

Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации

1 г.

1 г.

 

992

Решения об изменении режима работы архивов или приостановлении их деятельности при чрезвычайных ситуациях

Пост.

 

993

Организационные и распорядительные документы, разработанные по линии мобилизационной подготовки и гражданской обороны

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

994

Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки, графики) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

995

Приказы начальника гражданской обороны объекта

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

996

Планы мероприятий по обеспечению жизнедеятельности и защите работников, членов их семей и документов АФ РФ при возникновении чрезвычайных ситуаций и в особый период

Пост.

 

997

Паспорта антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации

Пост.

Пост.

 

998

Документы (планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) об улучшении технической и антитеррористической защищенности организации

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

999

Журналы учета, списки формирований гражданской обороны

1 г. (1)

1 г. (1)

(1) После замены новыми

1000

Книги учета имущества формирований гражданской обороны

5 л.

5 л.

 

1001

Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна

До замены новыми

До замены новыми

 

1002

Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

До замены новыми

До замены новыми

 

1003

Планы конкретных мероприятий о работе в чрезвычайных ситуациях

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

1004

Списки эвакуируемых работников и членов их семей

1 г. (1)

1 г. (1)

(1) После замены новыми

1005

Переписка по вопросам предупреждения чрезвычайных ситуаций

5 л.

5 л.

 

 

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов