12. Кадровое обеспечение

Страница для печативерсия PDF

Перечень документов,
образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства
и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

Содержание
 
Указатель видов документов

 

Номер статьи

Вид документа
Срок хранения документа
Примечания
в Росархиве
в подведомственных организациях
1
2
3
4
5

12. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

12.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

644

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

Пост.

 

645

Переписка о приеме, распределении, перемещении, переводе, учете работников

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

646

Документы (представления, справки, переписка) о формировании резерва руководящих кадров

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

647

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

648

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Пост.

 

649

Уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

75 л.

 

650

Положения, инструкции о персональных данных работников

Пост.

3 г. (1)

(1) После замены новыми

651

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

 

 

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

Пост.

Пост.

б) работников, в т.ч., государственных гражданских служащих

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

652

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

 

653

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

 

654

Алфавиты личных дел сотрудников архивов

75 л.

 

655

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских служащих, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

 

656

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

 

657

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

3 г.

3 г.

 

658

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

До востребования (1)

(1) Невостребованные – 75 л.

659

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 л.

5 л.

 

660

Документы (расписки) об ознакомлении государственных гражданских служащих с требованиями законодательства Российской Федерации о государственной гражданской службе и противодействии коррупции

5 л.

 

661

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

 

662

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских служащих при переходе на другую работу

75 л.

 

663

Командировочные удостоверения

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.

664

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

665

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими; документы (справки, характеристики и др.) к ним

Пост.

Пост.

 

666

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

 

667

Документы (заявления, справки, переписка) претендентов на замещение вакантных должностей

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

668

Переписка о прохождении государственной службы

5 л. ЭПК

 

669

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

670

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты, переписка) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК

671

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликтов

Пост.

 

672

Документы (заявления, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

Пост.

 

673

Документы (уведомления, служебные, объяснительные записки, заключения, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих к совершению коррупционных правонарушений

Пост.

 

674

Уведомления об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими

5 л. ЭПК

 

675

Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих

Пост.

 

676

Журналы регистрации:

 

 

 

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих к совершению коррупционных правонарушений

5 л.

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими

5 л.

в) служебных проверок государственных гражданских служащих

Пост.

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

5 л.

677

Списки:

 

 

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

Пост.

Пост.

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

Пост.

Пост.

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Пост.

Пост.

г) работников

75 л.

75 л.

д) прошедших аттестацию

5 л.

5 л.

е) подлежащих воинскому учету

3 г.

3 г.

ж) кандидатов на выдвижение по должности

До замены новыми

До замены новыми

з) получающих персональные ставки, оклады

10 л. (1)

10 л. (1)

и) обучающихся без отрыва от производства

5 л.

5 л.

к) работников, ушедших на пенсию

5 л.

5 л.

л) лиц, выезжающих за границу

5 л.

5 л.

678

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

3 г.

 

679

Переписка об оформлении командировок

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

680

Переписка о получении заграничных паспортов и виз работниками организации

5 л.

5 л.

 

681

Переписка по воинскому учету работников

3 г.

3 г.

 

682

Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 л.

5 л.

 

683

Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 л.

5 л.

 

684

Графики предоставления отпусков

1 г.

1 г.

 

685

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 г.

3 г.

 

686

Книги, журналы, карточки учета:

 

 

(1) После увольнения

(2) В зарубежные командировки – 10 л.

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 л.

75 л.

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

75 л.

75 л.

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л.

75 л.

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 л.

5 л.

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5 л.

5 л.

е) лиц, подлежащих воинскому учету

3 г. (1)

3 г. (1)

ж) отпусков (учебных отпусков)

3 г.

3 г.

з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 л.(2)

5 л.(2)

и) выдачи командировочных удостоверений

5 л.

5 л.

к) выдачи заграничных паспортов

5 л.

5 л.

687

Журналы проверок состояния учета военнообязанных и призывников

3 г. (1)

(1) После окончания журнала

12.2. Установление квалификации работников

688

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним

15 л. ЭПК

15 л. (1) ЭПК

(1) В организациях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК

689

Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

75 л.

 

690

Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

 

691

Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

692

Квалификационные требования:

 

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

693

Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах

5 л.

5 л.

 

694

Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий

5 л.

 

695

Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов

5 л.

5 л.

 

696

Журналы регистрации выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории

5 л.

5 л.

 

697

Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов

1 г.

1 г.

 

12.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

698

Документы (положения, планы, программы, переписка) об организации работы аспирантуры

5 л. ЭПК

 

699

Списки аспирантов и докторантов

75 л.

 

700

Личные дела аспирантов и докторантов

75 л.

 

701

Рефераты, представляемые в аспирантуру при сдаче вступительных экзаменов

5 л.

 

702

Протоколы сдачи вступительных экзаменов

5 л. ЭПК

 

703

Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру и докторантуру

5 л. (1)

(1) После окончания аспирантуры или выбытия из нее

704

Договоры с высшими учебными заведениями о сдаче кандидатских экзаменов

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

705

Протоколы заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов

50 л.

 

706

Годовые статистические отчеты о работе аспирантуры и докторантуры

Пост.

 

707

Документы (разделы глав диссертаций, промежуточные отчеты о работе по темам диссертаций, отзывы научных руководителей) к предварительному обсуждению диссертаций

5 л. ЭПК

 

708

Документы (протоколы, замечания, отзывы) предварительного обсуждения диссертаций

5 л. ЭПК

 

709

Переписка о создании диссертационных советов (спецсоветов) по защите диссертаций и присуждению ученых степеней

5 л. ЭПК

 

710

Годовые планы работы диссертационных советов (спецсоветов)

Пост.

 

711

Годовые отчеты о работе диссертационных советов (спецсоветов)

Пост.

Пост.

 

712

Протоколы заседаний диссертационных советов (спецсоветов); документы (тезисы докладов, справки, переписка и др.) к ним

Пост.

 

713

Списки членов диссертационных советов (спецсоветов)

Пост.

 

714

Бюллетени тайного голосования

3 г.

 

715

Аттестационные дела соискателей

10 л.

 

716

Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени доктора наук

Пост.

 

717

Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени кандидата наук

10 л.

 

718

Переписка с Высшей аттестационной комиссией о присуждении ученых степеней

5 л. ЭПК

 

719

Диссертации и авторефераты (со списками организаций и лиц, которым разосланы авторефераты)

Пост. (1)

(1) Хранятся в СИФ института

720

Переписка о подготовке отзывов на диссертации

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

721

Журналы (книги) выдачи дипломов о присуждении ученых степеней

Пост. (1)

(1) Хранятся в организации

722

Книги (журналы) регистрации диссертаций, принимаемых к защите

5 л. ЭПК

 

723

Списки соискателей, защитивших диссертации и получивших ученые степени и звания

Пост.

 

724

Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты, переписка) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

725

Договоры о сотрудничестве в области повышения квалификации работников

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

726

Документы (акты, отчеты, переписка) о ходе выполнения договоров о сотрудничестве

5 л. ЭПК

 

727

Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):

 

 

 

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

728

Учебные планы, программы, задания:

 

 

 

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

729

Учебно-методические пособия:

 

 

 

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

730

Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий

5 л. ЭПК

 

731

Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов

1 г. (1)

(1) После замены новыми

732

Стенограммы лекций преподавателей

10 л. ЭПК

 

733

Курсовые и контрольные работы (экзаменационные тесты) слушателей

1 г.

 

734

Переписка об организации работы по повышению квалификации

3 г.

3 г.

 

735

Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами

3 г.

 

736

Планы повышения квалификации работников:

 

 

 

а) по месту составления и утверждения

5 л.

5 л.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

737

Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников

5 л.

5 л.

 

738

Договоры о повышении квалификации работников

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

739

Графики работы по повышению квалификации работников

3 г.

3 г.

 

740

Журналы учета занятий по повышению квалификации работников

1 г.

1 г.

 

741

Книги учета контрольных работ

3 г.

 

742

Книги, журналы учета посещения занятий слушателями

1 г.

 

743

Ведомости учета часов работы преподавателей

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

744

Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов

3 г. (1)

(1) После замены новыми

745

Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций

1 г.

 

746

Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей

5 л. ЭПК

 

747

Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий

1 г.

 

748

Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей

5 л. (1)

(1) После окончания обучения

749

Списки лиц, прошедших повышение квалификации

5 л.

5 л.

 

750

Журналы выдачи удостоверений

5 л.

 

12.4. Награждение

751

Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, ведомственными знаками отличия, благодарностями, присвоении званий, присуждении премий:

 

 

 

а) в награждающих организациях

Пост.

б) в представляющих организациях

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

752

Карточки учета работников, награжденных государственными и ведомственными наградами

Пост.

Пост.

 

753

Журналы учета выдачи государственных и ведомственных наград, ведомственных знаков отличия, почетных званий, благодарностей

Пост.

Пост.

 

754

Государственные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными

До востребования (1)

До востребования (1)

(1) Невостребованные – 75 л.

755

Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями

Пост.

Пост.

 

756

Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

 

757

Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:

 

 

 

а) в награждающих организациях

Пост.

Пост.

б) в других организациях

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК

758

Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным и ведомственным наградам, взамен утраченных

Пост.

Пост.

 

759

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

 

760

Протоколы вручения государственных и ведомственных наград

Пост.

Пост.

 

761

Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:

 

 

 

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

762

Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград

Пост.

Пост.

 

763

Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел

75 л.

 

764

Книга Почета организации

Пост.

 

 

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов