О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2019 г. и их отчетности за 2018 г.

Страница для печативерсия PDF

Руководителям федеральных архивных учреждений и уполномоченных
органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела

 

11 сентября 2018 г. № 4/2175-А

О планировании работы архивных
учреждений Российской Федерации
на 2019 г. и их отчетности за 2018 г.

 

Исходя из положений Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 года № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года», предусматривающих обеспечение ускоренного внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере, а также укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, и ранее принятых документов стратегического планирования, касающихся архивного дела, рекомендуем предусмотреть в планах на 2019 г.:

 

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

  • продолжение работ по повышению пожарной безопасности архивов, их антитеррористической защищенности;
  • соблюдение нормативных требований по организации хранения и учету документов; рассмотрение на заседаниях коллегиальных органов вопросов качества паспортизации государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2019 с учетом положений информационно-методического письма Росархива, подготовленного по итогам паспортизации;
  • обеспечение мер по усилению контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в связи с разрешением их самостоятельного копирования пользователями;
  • незамедлительное информирование Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);
  • оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);
  • продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;
  • использование в практической работе положений проекта Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (http://archives.ru/sites/default/files/project-2018-sept-poryadok-prizna...) в части, не противоречащей действующим нормативным правовым актам;
  • завершение строительства лабораторного корпуса РГАКФД (Московская область, г. Красногорск) и начало проектирования архивного комплекса ГАРФ (Калужская область, г. Обнинск);

 

в сфере комплектования:

  • проведение анализа итогов паспортизации организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2018;
  • организацию внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций – источников комплектования:
    • Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43 и зарегистрированного в Минюсте России 15.06.2018, регистрационный № 51357 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-expert-comissi...),
    • Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденного приказом Росархива от 13.06.2018 № 62 и зарегистрированного в Минюсте России 06.08.2018, регистрационный № 51795 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-federal-archiv...),
    • Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденного приказом Росархива от 13.06.2018 № 63 и зарегистрированного в Минюсте России 06.08.2018, регистрационный № 51794 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-epk-oiv-subjet...),
    • Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 и зарегистрированного в Минюсте России 15.08.2018, регистрационный № 51895 (http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-arhiv-organiza...),
    • Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрированной в Минюсте России 17.08.2018, регистрационный № 51922 (http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo...),
    • Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
  • продолжение работы по анализу состава электронных документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, их учету и обеспечению сохранности в системах электронного документооборота и архивах организаций;
  • изыскание возможностей по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов сверх установленного срока;
  • проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

 

в сфере использования архивных документов:

  • внедрение в деятельность государственных и муниципальных архивов Российской Федерации «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»;
  • подготовку и проведение мероприятий патриотической направленности, в том числе участие в реализации проектов, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы» и соответствующий План Росархива
  • участие в реализации мероприятий, посвященных 75-летию Победы в Великой Отечественной войне, Году театра в России, 80-летию событий на р. Халхин-Гол, Году Антарктиды в России, 500-летию Тульского Кремля, 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума, 800-летию со дня рождения Александра Невского, 200-летию со дня рождения Ф.М. Достоевского, 200-летию со дня рождения Н.А. Некрасова;
  • организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2016-2020 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;
  • пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов, Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение ее в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;
  • совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов государственных органов и органов местного самоуправления, юридических и физических лиц,
  • продолжение оцифровки и представления в свободном доступе в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников для удовлетворения потребностей государства и общества в ретроспективной архивной информации, а также реализации прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации;
  • подготовку сборников документов: «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (1941-1945)» (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900-1963», т. 5) (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГА в г. Самаре); «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. - декабрь 1945 г.» (Т.1. Апрель 1943 г. – август 1944 г. (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАКФД), «Советская модель экономики: союзный Центр и республики Прибалтики. Апрель 1965-1975 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), «Социально-политическая борьба народа Белоруссии в начале XVII – первой половине XVIII вв.» (Вып. 1-2). (РГАДА), «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654-1764 гг.» (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА), других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;
  • подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках, посвященных 310-летию Полтавского сражения, 250-летию со дня основания ордена Святого Георгия Победоносца, 70-летию Китайской Народной Республики, воспитанию и образованию детей Дома Романовых, оперному искусству в русском театре, выставки «Маленков» из цикла «Лидеры советской эпохи»;
  • участие в подготовке межархивных Интернет-проектов «Победа. 1941-1945», «Архивы – школе» и других по специальному плану;
  • участие в реализации мероприятий совместно с Российским историческим обществом, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Венгрии, Вьетнама, Казахстана, Китая и Монголии;

 

в сфере информационных ресурсов и технологий:

  • проведение анализа готовности к интеграции информационных систем архивов с системами электронного документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления;
  • максимально возможную автоматизацию архивной деятельности, перевод оказываемых архивами государственных услуг, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов граждан, в электронный вид;
  • определение перечня мероприятий по информатизации и формирование в ГИИС «Электронный бюджет» и ФГИС «Координация информатизации» планов информатизации в соответствии с приказами Минкомсвязи России от 01.04.2013 № 71, 29.07.2014 № 231, 22.07.2016 № 333 (после получения от Минкомсвязи России авторизационных данных в ФГИС КИ) (только федеральные архивы);
  • ввод информации, предусмотренной Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23.10.2000 № 64), в ПК «Архивный фонд»;
  • участие в проекте создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (РГАНИ, РГАНТД, РГИА ДВ);
  • представление в Росархив электронных версий путеводителей для включения в БД «Путеводители по российским архивам»;

 

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

  • участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Республика Крым, первая половина октября) * и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;
  • участие в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (КНР; РГАЛИ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области); Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Венгрия, г. Печ; РГВИА, РГАЭ, РГАСПИ), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; ГАРФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области); совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (г. Иркутск, июль; РГАЭ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области); встреч архивистов России и Белоруссии (Белоруссия; федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД) *;
  • участие в XX Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (Киргизия; ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) *;
  • участие в XXVI международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, ноябрь) **;
  • рассмотрение итогов участия в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2015-2017 гг.

 

В текстовой части годовых отчетов об основной деятельности архивных учреждений просим подробно отразить:

  • работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
  • участие в реализации различных региональных программ развития, в том числе информатизации;
  • изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;
  • работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 28.12.2016 (http://archives.ru/coordination/kollegia-reshenie-28-12-2016-pasportizat...) (ГАРФ, РГИА, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);
  • работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);
  • обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы (только федеральные архивы).

Обращаем внимание на необходимость оперативного представления в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве архивных учреждений Российской Федерации, а также изменениях в контактной информации (адрес, телефон и электронная почта).

Напоминаем, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно Приложению 1 – федеральные государственные архивы, Приложению 2 – уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, Приложению 3 – базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. При этом следует иметь в виду, что возможность заполнить статистическую форму № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса предоставляется до 31 декабря 2018 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2019 г. – для отчетных показателей (только федеральные архивы).

 

 

Руководитель Федерального архивного агентства              А.Н. Артизов

 


* Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

** Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.


 

 

Приложение 1 к письму Росархива

от 11.09.2018 № 4/2175-А

 

Таблица

представления федеральными архивами планово-отчетной документации на 2018/2019 годы 

срок документ форма и место представления основание
1 ноября
2018 г.
Предложения к плану командировок Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных учреждений на 2019 г. в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail: Bredikhina_IG@gov.ru  
5 декабря
2018 г.
Проект плана работы на 2019 г. в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail куратора архива

приказы Росархива:
от 12.10.2006 № 59
(http://portal.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml),
от 26.03.2013 № 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 10.08.2015 № 58

(http://archives.ru/documents/prik58_2015.shtml

в тот же срок Статистическая форма № 1 (план на 2019 г.) в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса письмо Росархива от 27.11.2013 № 4/2262-Н
31 декабря
2018 г.
Утвержденный план работы на 2019 г. с приложением расчетной части в Росархив на бумажном носителе то же
20 января
2019 г.
Статистическая форма № 1-к в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса

приказ Росархива от 08.04.2014 № 32
(http://archives.ru/documents/prik32_2014.shtml)

1 февраля
2019 г.
Копии массивов данных в формате БД «Архивный фонд» в Отдел межархивных информационно-коммуникационных проектов РГАНТД посредством загрузки на ftp-сервер  
10 февраля
2019 г.
Отчет о результатах деятельности и об использовании закрепленного государственно-го имущества в Росархив на бумажном носителе и на сайт www.bus.gov.ru в электронном виде приказ Минфина России от 30.09.2010 № 114н
15 февраля
2019 г.
Отчет за 2018 г. в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail куратора архива

приказы Росархива:
от 12.10.2006 № 59
(http://portal.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml),
от 26.03.2013 № 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 10.08.2015 № 58

(http://archives.ru/documents/prik58_2015.shtml)

в тот же срок Статистическая форма № 1 (отчет за 2018 г.) в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса письмо Росархива от 27.11.2013 № 4/2262-Н
в тот же срок Паспорт федерального государственного архива по состоянию на 01.01.2019 в Росархив на бумажном носителе

приказ Росархива от 11.03.1997 № 11
(http://archives.ru/documents/prik11_1997.shtml)

(http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml)

в тот же срок Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования федерального архива на 01.12.2018 так же

приказ Росархива от 11.03.1997 № 11
(http://archives.ru/documents/prik11_1997.shtml)

(http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml

в тот же срок Анкета мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2019 так же

приказ Росархива от 30.05.2003 № 47
(http://portal.rusarchives.ru/news/prik47_03.shtml)

Письмо Росархива от 02.11.2006 № 5/2040-Т

в тот же срок Информация о рассекречивании архивных документов в Росархив на бумажном носителе в табличной форме  
в тот же срок По одному экземпляру вышедших из печати в 2018 г. сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации в Росархив на бумажном носителе  
1 марта и
1 сентября
2019 г.
Дополнения и изменения в Справочно-информационную базу данных о местах хранения архивных документов по личному составу в федеральных и ведомственных архивах в Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов в электронном виде решение коллегии Росархива от 24.12.2014 (http://archives.ru/coordination/kollegia-reshenie-24-12-2014-spravochno-inf-centr.shtml)
15 марта
2019 г.
Отчет о выполнении плана информатизации в Росархив в электронном виде на        e-mail: sagor@gov.ru раздел IV Правил подготовки планов информатизации государственных органов и отчетов об их выполнении, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.2010 № 365
30 апреля
2019 г.
Информация о среднемесячной заработной плате директоров, их заместителей и главных бухгалтеров в Росархив на бумажном носителе

Приказ Росархива от 11.04.2018 № 45

(http://archives.ru/documents/prik45_2018.shtml)

ежеквартально, до 5 числа ме-сяца, следую-щего за отчет-ным периодом Отчет о выполнении показателей эффективности деятельности в Росархив на бумажном носителе

приказы Росархива:
от 26.03.2013 № 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 09.02.2015 № 9

(http://archives.ru/documents/prik9_2015.shtml)

 

Приложение 2 к письму Росархива

от 11.09.2018 № 4/2175-А

 

Таблица

представления уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела планово-отчетной документации на 2018/2019 годы 

срок документ форма и место представления основание
15 января
2019 г.
Основные направления развития архивного дела на 2019 г. в Росархив на бумажном носителе

приказы Росархива:
от 12.10.2006 № 59
(http://portal.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml),
от 26.03.2013 № 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 10.08.2015 № 58
(http://archives.ru/documents/prik58_2015.shtml)

в тот же срок Статистическая форма № 1 (план на 2019 г.) раздельно по государственным и муниципальным архивам в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса письмо Росархива от 27.11.2013 № 4/2261-Н
20 января
2019 г.
Статистическая форма № 1-к так же приказ Росархива от 08.04.2014 № 32 (http://archives.ru/documents/prik32_2014.shtml)
1 февраля
2019 г.
Копии массивов данных в формате БД «Фондовый каталог» в Отдел межархивных информационно-коммуникационных проектов РГАНТД посредством загрузки на ftp-сервер  
15 февраля
2019 г.
Отчет о выполнении основных направлений развития архивного дела за 2018 г. в Росархив на бумажном носителе

приказы Росархива:
от 12.10.2006 № 59
(http://portal.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml),
от 26.03.2013 № 22
(http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml),
от 10.08.2015 № 58
(http://archives.ru/documents/prik58_2015.shtml)

в тот же срок Статистическая форма № 1 (отчет за 2018 г.) раздельно по государственным и муниципальным архивам в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса письмо Росархива от 27.11.2013 № 4/2261-Н
в тот же срок Статистическая форма № 4 так же

приказ Росархива от 20.12.2011 № 112 (http://archives.ru/documents/prik112_11.shtml),
письмо Росархива от 31.01.2013 № II/164-Н

в тот же срок Паспорта государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек, научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 01.01.2019 в Росархив на бумажном носителе

приказ Росархива от 11.03.1997 № 11
(http://archives.ru/documents/prik11_1997.shtml)
(http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml

в тот же срок Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов на 01.12.2018 так же

приказ Росархива от 11.03.1997 № 11
(http://archives.ru/documents/prik11_1997.shtml)
(http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml

в тот же срок По одному экземпляру вышедших из печати в 2018 г. сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации в Росархив на бумажном носителе  
в тот же срок Информация о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2019 г., с разбивкой по статьям экономической классификации в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail: Otvodnaya_OR@gov.ru  
поквартально, до 20 числа следующего за отчетным пе-риодом месяца Информация об уровне средней заработной платы работников государственных архивов в 2019 г. в Росархив на бумажном носителе  

 

Приложение 3 к письму Росархива

от 11.09.2018 № 4/2175-А

 

Таблица

представления базовыми органами НМС архивных учреждений федеральных округов планово-отчетной документации на 2018/2019 годы 

срок документ форма и место представления основание
1 декабря
2018 г.
План работы НМС на 2019 г. в Росархив на бумажном носителе  
15 января
2019 г.
Отчет о работе НМС в 2018 г. так же  
1 июня
2019 г.
Заявочная карта на разработку научных тем в 2020 г. так же

приказ Росархива от 22.08.2011 № 64
(http://archives.ru/documents/prik64_2011.shtml)

     © Росархив 2009–2018.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов