О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2016 г. и их отчетности за 2015 г.

Страница для печативерсия PDF
 

Руководителям федеральных архивных
учреждений и уполномоченных
органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в области архивного дела

4 сентября 2015 г. № 4/2009-А
 

О планировании работы архивных
учреждений Российской Федерации
на 2016 г. и их отчетности за 2015 г.

 

Складывающаяся экономическая ситуация диктует необходимость концентрации имеющихся финансовых, материальных и трудовых ресурсов архивных учреждений Российской Федерации на сохранении достигнутых в последние годы значений объемных и качественных показателей основной деятельности, продолжение реализации принятых в установленном порядке планов мероприятий («дорожных карт») повышения эффективности архивного дела. В этой связи при планировании на 2016 г. текущих работ по обеспечению сохранности документов и организации доступа к ним, а также комплектованию и информационному обслуживанию пользователей считаем необходимым обратить особое внимание на:

  • в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

    • соблюдение нормативных требований пожарной безопасности;

    • надежность охранного режима в случаях замены вневедомственной полицейской охраны на другие формы физической защиты зданий и помещений; незамедлительное информирование территориальных органов Минкультуры России, Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

    • оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

    • продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

    • недопущение утрат документов из фондов РГАНИ, государственных архивов Калужской и Новгородской областей при их перемещении в новые здания (помещения);

    • обеспечение начала строительства лабораторного корпуса РГАКФД (Московская область, г. Красногорск);

  • в сфере комплектования:

    • организацию внедрения в практику работы архивных учреждений всех уровней и организаций – источников их комплектования Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (после вступления в силу приказа Минкультуры России);

    • организацию внедрения в практику работы федеральных архивов и архивов ФОИВ – источников их комплектования Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в редакции 2015 г. (после принятия соответствующего постановления Правительства Российской Федерации);

    • проведение анализа итогов паспортизации организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, осуществленной в 2015 г., на предмет проверки качества заполнения паспортов архивов, а также сводных учетных данных и пояснительных записок к ним;

  • в сфере использования архивных документов:

    • оказание информационной поддержки подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных памятным датам отечественной и мировой истории, в том числе проводимых под эгидой Российского исторического общества и Российского военно-исторического общества, а также в рамках реализации государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016–2020 годы»;

    • организацию рассекречивания архивных документов согласно планам соответствующих межведомственных, ведомственных и архивных комиссий, информирование общественности о результатах этой работы, продолжение пополнения в этих целях Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов;

    • распространение практики организации электронного взаимодействия с отделениями ПФР и МФЦ;

    • внедрение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов; формирование Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу (только федеральные архивы);

    • подготовку документальных сборников: «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (1941–1945)», т. 5 (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ, филиал РГАНТД в г. Самаре); «Российско-китайские культурные связи в 1949–1960 гг.» (РГАЛИ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД); «Советская модель экономики: взаимоотношения союзного центра с прибалтийскими республиками. Т. 3. Март 1965–1968 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), «Женевская конференция и окончание войны в Индокитае. 1954 г.» (РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД), «Прибалтийские националистические организации в годы Второй мировой войны» (РГАСПИ, ГАРФ, РГВА, РГАКФД), других документальных сборников по планам публикационной деятельности;

    • подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов (по специальному плану), в том числе «А.Н. Косыгин» (ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАНИ), «Гримальди и Романовы. Три века истории (XVII–ХIХ вв.)» (ГАРФ, РГАДА, РГИА), «Крым в истории России» (ГАРФ, РГАДА, РГИА), к 50-летию Ташкентского землетрясения (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ, РГАКФД);

  • в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

    • внедрение и расширение применения в деятельности архивных органов и учреждений принципов открытости, в том числе своевременное и регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России», а также на официальном сайте www.bus.gov.ru;

    • продолжение оказания организационно-методической помощи архивным учреждениям Республики Крым и города федерального значения Севастополя в их адаптации к новым условиям деятельности;

    • активизацию работы по внедрению «эффективного контракта»;

    • участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве[*] и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

    • активизацию взаимодействия с журналами «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста» в свете решения коллегии Росархива от 28.01.2015;

    • рассмотрение итогов участия в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012-2014 гг., и отраслевом конкурсе профессионального мастерства «Лучший архивист России – 2015/16»;

    • участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством, организации и проведении заседаний Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (РГАЛИ, РГАСПИ, РГИА ДВ, ВНИИДАД, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области), совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встречи архивистов России и Белоруссии (федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие во встрече российских и армянских архивистов (федеральные архивы, ВНИИДАД)[*];

    • участие в работе XVIII Международного конгресса архивов (Республика Корея, сентябрь 2016 г.) и XVII Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики)[*];

    • участие в XXIII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, 18–19 ноября).

Планово-отчетную документацию просим представить в сроки и виде согласно Приложению 1 – федеральные архивы, Приложению 2 – уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Приложению 3 – базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. При этом втекстовой части годовых отчетов желательно по возможности более подробно отразить:

  • работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

  • участие в реализации региональных программ развития культуры и/или архивного дела, информатизации;

  • изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

  • работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения;

  • работу по переводу работников архивов на «эффективный контракт», конкретизировав показатели и критерии оценки эффективности их деятельности.

Просим учесть, что прием заявок на участие в реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)» в 2016 г. будет осуществляться до 1 октября т.г. в порядке, установленном приказом Росархива от 30.03.2012 № 23, в электронном виде с помощью размещенного на сайте Росархива сервиса. При этом обращаем внимание федеральных архивов, что с 2016 г. в механизм реализации пп. 83, 87, 88, 89 (в части оцифровки описей и документов), а также частично п. 102 перечня мероприятий ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)» будут внесены изменения, предусматривающие делегирование им полномочий на проведение соответствующих закупок товаров, работ и услуг непосредственно контрактными службами (контрактными управляющими) заинтересованных архивов.

 

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов


    [*] Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.


Приложение 1
к письму Росархива
от 04.09.2015 № 4/2009-А

Таблица представления федеральными архивами
планово-отчетной документации на 2015/2016 годы

срок, до
документ
форма и место представления
основание
1 ноября 2015 г.
Предложения к плану командировок Росархива и подведомственных федеральных архивных учреждений на 2016 г.
в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail: Bredikhina_IG@gov.ru
 
5 декабря 2015 г.
Проект плана работы на 2016 г.
в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail куратора архива
приказы Росархива от 12.10.2006 № 59;
31 декабря 2015 г.
Утвержденный план работы на 2016 г. с приложением расчетной части
в Росархив на бумажном носителе
то же
в тот же срок
Статистическая форма № 1 (план)
в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса
письмо Росархива от  27.11.2013 № 4/2262-Н
20 января 2016 г.
Статистическая форма 1-к 
так же
1 февраля 2016 г.
Копии массивов данных в формате БД «Архивный фонд»
в Отдел межархивных ИК проектов РГАНТД посредством загрузки на ftp-сервер
 
10 февраля 2016 г.
Отчет о результатах деятельности и об использовании закрепленного государственного имущества
в Росархив на бумажном носителе и на сайт www.bus.gov.ru в электронном виде
приказ Минфина России от 30.09.2010 № 114н
15 февраля 2016 г.
Отчет за 2015 г.
в Росархив на бумажном носителе
приказы Росархива от 12.10.2006 № 59;
в тот же срок
Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования по состоянию на 01.12.2015
так же
в тот же срок
Анкета мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2016
так же
приказ Росархив от 30.05.2003 № 47,
письмо Росархива от 02.11.2006 № 5/2040-Т
в тот же срок
По одному экземпляру вышедших из печати в 2015 г. сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации
так же
 
в тот же срок
Статистическая форма № 1 (отчет)
на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса
письмо Росархива от  27.11.2013 № 4/2262-Н
1 марта 2016 г. и
1 сентября 2016 г.
Дополнения и изменения в Справочно-информационную базу данных о местах хранения архивных документов по личному составу в федеральных и ведомственных архивах
в Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов в электронном виде

 

Приложение 2
к письму Росархива
от 04.09.2015 № 4/2009-А

Таблица представления уполномоченными органами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области
архивного дела планово-отчетной документации на 2015/2016 годы

срок, до
документ
форма и место представления
основание
15 января 2016 г.
Основные направления развития архивного дела на 2016 г.
в Росархив на бумажном носителе
приказы Росархива от 12.10.2006 № 59;
в тот же срок
Статистическая форма № 1 (план)
в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса
письмо Росархива от 27.11.2013 № 4/2261-Н
20 января 2016 г.
Статистическая форма 1-к 
так же
1 февраля 2016 г.
Копии массивов данных в формате БД «Фондовый каталог»
в Отдел межархивных ИК проектов РГАНТД посредством загрузки на ftp-сервер
 
15 февраля 2016 г.
Отчет о выполнении основных направлений развития архивного дела за 2015 г.
в Росархив на бумажном носителе
приказы Росархива от 12.10.2006 № 59;
в тот же срок
Паспорта государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2016
так же
в тот же срок
Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2015
так же
То же
в тот же срок
По одному экземпляру вышедших из печати в 2015 г. сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации
так же
 
в тот же срок
Статистическая форма № 1 (отчет) раздельно по государственным и муниципальным архивам
в Росархив на бумажном носителе и на сайт Росархива в электронном виде посредством электронного сервиса
письмо Росархива от 27.11.2013 № 4/2261-Н
в тот же срок
Статистическая форма № 4
так же
письмо Росархива от 31.01.2013 № II/164-Н
1 марта 2016 г.
Копия формы государственного статистического наблюдения «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала» (форма № ЗП-культура), в случае ее отсутствия – информация о средней заработной плате работников государственных архивов
в Росархив на бумажном носителе
 
1 марта 2016 г.
 
Информация о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2016 г., с разбивкой по статьям экономической классификации
так же
 

 

Приложение 3
к письму Росархива
от 04.09.2015 № 4/2009-А

Таблица представления базовыми органами НМС
архивных учреждений федеральных округов
планово-отчетной документации на 2015/2016 годы

срок, до
документ
форма и место представления
основание
1 декабря 2015 г.
План работы НМС на 2016 г.
в Росархив на бумажном носителе
15 января 2016 г.
Отчет о работе НМС в 2015 г.
так же
 
1 июня 2016 г.
Заявочная карта на разработку научных тем в 2017 г.
так же

 

     © Росархив 2009–2016.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов