Решение Коллегии Росархива от 21 ноября 2013 г. «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации»

Страница для печати

Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федерального архивного агентства

21 ноября 2013 г.

Об итогах паспортизации архивов организаций,
осуществляющих временное и депозитарное хранение
документов Архивного фонда Российской Федерации

Коллегия Федерального архивного агентства отмечает, что уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, проведена большая работа по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Установлено, что объем Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на временном и депозитарном хранении, составил 227 млн. 631 тыс. 358 ед. хр. Кроме этого, на ведомственном хранении находилось 144 млн. 990 тыс. 949 ед. хр. документов по личному составу.

В организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов хранилось 19,5 млн. ед. хр. управленческой документации, 39,3 млн. ед. хр. научно-технической документации, 2,5 млн. ед. хр. аудиовизуальной документации, а также 124,0 млн. ед. хр. по личному составу.

В федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранилось 93,2 млн. ед. хр., из них: управленческой документации – 91,8 млн. ед. хр.; научно-технической документации – 1,4 млн. ед. хр.; аудиовизуальной документации – 35,6 тыс. ед. хр. Кроме того, в федеральных органах исполнительной власти хранилось 20,9 млн. ед. хр. документов по личному составу.

В отраслевых фондах хранилось 73,2 млн. ед. хр., из них: научно-технической документации – 13,6 млн. ед. хр.; аудиовизуальной документации – 36,5 млн. ед. хр.; документов на машинных носителях – 1,2 млн. ед. хр.; других документов – 21,9 млн. ед. хр.

В ходе анализа итогов паспортизации установлено следующее.

Наметилась устойчивая тенденция к сокращению организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой и научно-технической документацией. По сравнению с данными паспортизации 2009 г. количество организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией в целом по Российской Федерации уменьшилось на 8 622 организации или на 8%, научно-технической документацией – на 343 организации или на 9,6%.

Сокращение обусловлено проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, повлекшими за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций. Повсеместно из списков организаций – источников комплектования исключались негосударственные организации, ликвидированные в ходе банкротства, а также полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Кроме этого, из списков исключались негосударственные организации, не соблюдавшие условия договоров о сотрудничестве.

Продолжается процесс сокращения количества объединенных ведомственных архивов вследствие ликвидации и реорганизации органов и организаций, при которых они действовали, а также архивов по личному составу при администрациях.

Отмечается рост ежегодного документообразования в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией. По сравнению с 2009 г. он возрос в целом по Российской Федерации на 184,4 тыс. ед. хр. или на 14% и составил 1,5 млн. ед. хр., что наряду с другими факторами привело к увеличению объемов дел постоянного хранения управленческой документации в архивах организаций. В результате объем дел постоянного хранения управленческой документации, находящийся на временном хранении, увеличился на 2,6 млн. ед. хр. или на 15%. Увеличение объемов дел в ведомствах связано также с ограниченными возможностями государственных и муниципальных архивов по приему документов.

Объем научно-технической документации, находящейся на временном хранении, сократился на 4,7 млн. ед. хр. или на 6%, прежде всего за счет проведения экспертизы ценности, отбора и приема документов на постоянное хранение.

Объем аудиовизуальной документации, находящейся на хранении в организациях – источниках комплектования, в целом уменьшился на 126,7 тыс. ед. хр. или на 4,8%, за счет приема документов на постоянное хранение, а также за счет ликвидации в отдельных регионах организаций, создающих аудиовизуальную документацию.

Процент дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, по сравнению с 2009 г. по всем видам документации практически не изменился.

Увеличился объем управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, на 232,5 тыс. ед. хр. и составляет 4,4 млн. ед. хр. Объем дел, находящихся на ведомственном хранении сверх установленного срока, в целом по Российской Федерации, остается значительным по причине предельной загруженности федеральных архивов, ряда государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также внепланового досрочного приема документов, в т.ч. по личному составу, от ликвидированных организаций.

Обеспеченность организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, штатными работниками осталась практически на прежнем уровне, увеличилось лишь количество организаций, имеющих помещения под архив на 2%. Процент организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение, остался на прежнем уровне и составил 60%.

Объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение, уменьшился на 7,8 млн. ед. хр., в основном, за счет уточнения данных, представленных Госкорпорацией «Росатом».

 Увеличился объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отраслевых фондах, на 6,8 млн. ед. хр. прежде всего за счет поступления более 6 млн. ед. хр. в Центральный картографо-геодезический фонд.

Анализ сведений и пояснительных записок, полученных в ходе проведения паспортизации, показал, что продолжают иметь место факты неполной паспортизации архивов организаций, преимущественно хранящих научно-техническую документацию. В сводных сведениях, представленных рядом уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, выявлены технические ошибки при суммировании отдельных показателей, что свидетельствует о некачественном заполнении и выверке заполненных форм.

Коллегия отмечает, что, несмотря на имеющиеся объективные трудности, удалось избежать ухудшения основных показателей состояния хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, а по некоторым из них добиться улучшения. Изменения, произошедшие в количественном и качественном составе организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а также основные показатели состояния хранения в них документов, в целом адекватно отражают реальное положение дел.
 

Коллегия  РЕШИЛА:

  1. Одобрить работу, проведенную уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

  2. Рекомендовать уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам, федеральным органам исполнительной власти и федеральным организациям, осуществляющим депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:

    2.1. проанализировать итоги паспортизации архивов организаций, обратив особое внимание на качество заполнения ими паспортов архивов, а также представляемых в Росархив сводных учетных сведений и пояснительных записок к ним;

    2.2. усилить оказание необходимой организационно-методической и практической помощи организациям в упорядочении документов постоянного хранения и по личному составу, в разработке номенклатур дел и инструкций по делопроизводству.

  3. Отделу комплектования и ДОУ (Т.А. Мещериной) подготовить к размещению на сайте Росархива решение коллегии Росархива и справку «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации».

  4. Контроль за выполнением решения коллегии возложить на заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова.

 

Председатель коллегии
Руководитель Федерального архивного агентства

 
А.Н. Артизов

Секретарь коллегии

Н.И. Гаршина

 

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов