Решение коллегии Росархива от 25 декабря 2019 г. «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.12.2018»

Страница для печативерсия PDF

Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федерального архивного агентства

25 декабря 2019 г.

Об итогах паспортизации архивов организаций,
осуществляющих временное и депозитарное хранение
документов Архивного фонда Российской Федерации
по состоянию на 01.12.2018

Коллегия Федерального архивного агентства отмечает, что уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, проведена большая работа по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Установлено, что объем Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на временном и депозитарном хранении, составил 248 млн. 604 тыс. 359 ед. хр. Кроме этого, на ведомственном хранении находилось 126 млн. 648 тыс. 309 ед. хр. документов по личному составу.

В организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов хранилось 24,7 млн. ед. хр. управленческой документации, 33,6 млн. ед. хр. научно-технической документации, 2,6 млн. ед. хр. аудиовизуальной документации, а также 102 млн. ед. хр. по личному составу.

В федеральных органах исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранилось 92,4 млн. ед.хр., из них: управленческой документации – 90,3 млн. ед. хр.; научно-технической документации – 2,1 млн. ед.хр.; аудиовизуальной документации – 101,7 тыс. ед.хр. Кроме того, в федеральных органах исполнительной власти хранилось 24,6 млн. ед.хр. документов по личному составу.

В отраслевых фондах хранилось 95,1 млн. ед.хр., из них: научно-технической документации – 10,3 млн. ед.хр.; фотодокументов – 36,2 млн. ед.хр.; документов на машинных носителях – 1,3 млн. ед.хр.; других документов – 47,3 млн. ед.хр.

В ходе анализа итогов паспортизации установлено, что продолжается процесс сокращения организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой и научно-технической документацией. По сравнению с данными паспортизации на 01.12.2015 количество организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документацией в целом по Российской Федерации уменьшилось на 5 256 организаций или на 5,5%, научно-технической документацией – на 484 организации или на 15%.

Сокращение обусловлено продолжающимся процессом реформирования органов исполнительной власти, как на федеральном, так и на региональном уровнях, а также органов местного самоуправления, повлекшим за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций. Повсеместно из списков организаций – источников комплектования исключались негосударственные организации, ликвидированные в ходе банкротства, а также полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Кроме этого, из списков исключались негосударственные организации, не соблюдавшие условия договоров о сотрудничестве.

В отдельных регионах из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов исключались территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и федеральные организации.

Продолжается процесс сокращения количества объединенных ведомственных архивов вследствие ликвидации и реорганизации органов и организаций, при которых они действовали, а также архивов по личному составу при органах местного самоуправления.

Отмечается рост объемов дел постоянного хранения управленческой документации, находящейся на временном хранении в организациях, при сохраняющейся тенденции сокращения количества организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Это свидетельствует о реальном росте объема ежегодного документообразования, несмотря на то, что его цифровые показатели остались практически на прежнем уровне (1,8 млн. ед.хр.).

Процент дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение, составил 67%. По сравнению с данными паспортизации на 01.12.2015 этот показатель увеличился на 1%. Вместе с тем особую обеспокоенность вызывает большой объем неупорядоченных дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов (1,5 млн. дел).

Объем дел, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов научно-технической документацией уменьшился на 6,8 млн. ед.хр. или на 16%. К передаче на постоянное хранение подготовлено 1,2 млн. ед.хр.

Объем аудиовизуальной документации, находящейся на хранении в организациях – источниках комплектования, в целом остался на прежнем уровне и составил 2,6 млн. ед.хр.

Объем управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, по прежнему составляет 4,6 млн. ед.хр. Объем дел, находящихся на ведомственном хранении сверх установленного срока, в целом по Российской Федерации, остается значительным по причине предельной загруженности федеральных государственных архивов, ряда государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также внепланового досрочного приема документов, в том числе по личному составу, от ликвидированных структур.

Обеспеченность организаций номенклатурами дел и инструкциями по делопроизводству, штатными работниками архивов, помещениями под архив осталась практически на прежнем уровне и составляет соответственно 85%, 64%, 9,4%, 43% (увеличение произошло на 1%). Процент организаций, полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение, остался на прежнем уровне и составил 60%.

По-прежнему среди федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, наибольший объем документов находится в архивах Минобороны России – 74,4 млн. ед. хр., в архивах ФСБ России – 4,9 млн. ед.хр., МВД России – 5,2 млн. ед.хр.; среди отраслевых фондов – наибольшее количество документов хранится в ФГБУ «Центр геодезии, картографии и инфраструктуры пространственных данных» – 83,3 млн. ед.хр., в Росгеолфонде – 4,2 млн. ед.хр., во ВНИИГМИ-МЦД – 3,3 млн. ед.хр.

Анализ сведений и пояснительных записок, полученных в ходе проведения паспортизации, показал, что продолжают иметь место факты неполной паспортизации архивов организаций, преимущественно хранящих научно-техническую документацию. В сводных сведениях, представленных рядом уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, выявлены технические ошибки при суммировании отдельных показателей, что свидетельствует о некачественном заполнении и выверке заполненных форм.

Коллегия отмечает, что изменения, произошедшие в количественном организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а также основные показатели состояния хранения в них документов, в целом адекватно отражают реальное положение дел.
 

Коллегия  РЕШИЛА:

  1. Одобрить работу, проведенную уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами, федеральными органами исполнительной власти и федеральными организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, по паспортизации архивов и подготовке сводных учетных сведений о состоянии хранения документов в организациях, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

  2. Рекомендовать уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам, федеральным органам исполнительной власти и федеральным организациям, осуществляющим депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:

    2.1. проанализировать итоги паспортизации архивов организаций, обратив особое внимание на качество заполнения ими паспортов архивов, а также представляемых в Росархив сводных учетных сведений и пояснительных записок к ним;

    2.2. усилить оказание необходимой организационно-методической и практической помощи организациям в упорядочении документов постоянного хранения и по личному составу, в разработке номенклатур дел и инструкций по делопроизводству.

  3. Государственному архиву Российской Федерации (Л.А. Роговой) до 1 февраля 2020 г. представить в Росархив проекты писем в федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации, в которых хранятся наибольшие объемы неупорядоченных дел.

  4. Отделу комплектования и делопроизводства (Т.А. Мещериной) совместно с юридическим отделом (А.Б. Зулькарнаеву) подготовить предложения по внесению изменений в Устав ГАРФ в части согласования инструкций по делопроизводству организаций – источников комплектования архива и Устав РГАЛИ в части согласования описей дел по личному составу, номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству организаций – источников комплектования архива.

  5. Отделу комплектования и делопроизводства (Т.А. Мещериной) подготовить к размещению на сайте Росархива решение коллегии Росархива и справку «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации».

  6. Контроль за выполнением решения коллегии возложить на заместителя Руководителя Росархива А.В. Юрасова.

 

Председатель коллегии
Руководитель Федерального архивного агентства   А.Н. Артизов

Секретарь коллегии   Н.И. Гаршина

 

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов