О создании Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов

Р Е Ш Е Н И Е
коллегии Федерального архивного агентства

19 сентября 2012 г.

О создании Справочно-информационного центра
федеральных государственных архивов

Информационное сообщение о заседании коллегии Росархива
(Москва, 19 сентября 2012 г.)

В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Росархив осуществляет полномочия в сфере организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, организации исполнения запросов граждан и организаций (далее – заявители). В последние годы количество тематических и социально-правовых запросов, поступающих в Росархив и федеральные архивы, заметно возросло. Это связано с возросшим интересом заявителей к информации по вопросам социальной защиты, генеалогического поиска, подтверждения имущественных прав граждан и организаций, истории учреждений, населенных пунктов, и, в значительной степени, с развитием Интернет-технологий в секторе оказания государственных услуг, увеличением количества Интернет-пользователей.

Постоянный рост количества и уровня сложности запросов в федеральные архивы, увеличение нагрузки на сотрудников архивов заставляют искать новые подходы к организации работы по информационному обеспечению заявителей, позволяющие осуществлять исполнение запросов заявителей в положенные сроки с надлежащим качеством.

В Росархиве и федеральных архивах справочно-информационные структуры по работе с пользователями развиты недостаточно. В настоящее время специальные помещения для приема граждан имеют только ГАРФ, РГАЭ (объединенная приемная), РГВА, РГАНТД, РГИА. В остальных федеральных архивах и Росархиве отсутствуют приемные, прием граждан ведется в рабочих комнатах, читальных залах и т.д. В Росархиве и федеральных архивах отсутствуют центры телефонного обслуживания заявителей по вопросам предоставления государственных услуг, ограничены возможности для полноценного консультирования заявителей по телефону. Одной из серьезных проблем является отсутствие единого справочно-информационного ресурса о местах хранения архивных документов, необходимого для информационного обеспечения заявителей.

В результате остается значительным количество поступающих в архивы непрофильных запросов, резко возросло число запросов заявителей, содержащих недостаточно сведений для осуществления качественного и своевременного поиска документов в архивах. Росархивом, федеральными архивами и заявителями тратится существенное количество времени и финансовых средств на пересылку запросов в профильные архивы, переписку по вопросам уточнения запросов.

В настоящее время, когда формируется качественно новая система взаимодействия граждан и государства в процессе предоставления услуг населению, нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации ставятся задачи повышения эффективности предоставления услуг, сокращения временных и материальных затрат, которые несет заявитель и государство, необходимы оптимизация работы Росархива и федеральных архивов по организации информационного обеспечения граждан, реализация системного подхода к предоставлению этой государственной услуги, начиная с консультирования заявителей и приема их запросов, завершая получением заявителем ответа на запрос.

В условиях возросших потребностей общества в информационных услугах архивов, востребованности ретроспективной документной информации, отсутствия у значительной части населения знаний специфики поиска архивной информации и возможности в оперативном режиме получить квалифицированную консультацию, сложной кадровой ситуации в федеральных архивах и отсутствия полноценных и доступных информационных ресурсов о местах хранения документов представляется целесообразным создание единого Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов (далее Центр). Предполагается, что деятельность Центра, основанная на современных подходах к оказанию услуг заявителям, использовании телекоммуникационных технологий, электронных справочно-информационных ресурсов, будет нацелена на эффективное и своевременное обеспечение информационных потребностей различных категорий заявителей (как подготовленных, так и мало информированных) при личном обращении, письменном обращении по электронной или обычной почте.

В целях разработки проекта концепции создания Центра, приказом Росархива от 05.03.2012 № 16 был утвержден состав рабочей группы, куда вошли представители Росархива и федеральных архивов, которыми исполняется наибольшее количество поступающих запросов. В представленной Концепции сформулированы общие положения, задачи, функции Центра, определены порядок организационно-технического, финансового и кадрового обеспечения деятельности Центра и этапы создания Центра.

Учитывая вышеизложенное,

коллегия решила:

1. Одобрить Концепцию создания Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов (прилагается).

2. Управлению организации архивных услуг (А.В. Юрасов) и Управлению организации и обеспечения деятельности федеральных архивов (А.В. Грошев) обеспечить в соответствии с Концепцией проведение работ по созданию Центра в части организационного, документационного, информационного, материально-технического, финансового и кадрового обеспечения его деятельности.

3. Рабочей группе по текущему управлению реализацией ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» (О.В. Наумов) предусмотреть выделение средств в 2012-2013 гг. на приобретение необходимого оборудования и создание информационных ресурсов для Центра.

4. Директору РГАНТД (А.С. Шапошников) до конца 2012 г. подготовить в РГАНТД помещения для организации работы Центра с учетом планируемого размещения кадров и технических средств.

5. Директорам федеральных государственных архивов закрепить за одним из заместителей взаимодействие с рабочей группой Росархива и РГАНТД в части реализации мероприятий по созданию Центра.

6. ВНИИДАД (М.В. Ларин) организовать и провести во 2 квартале 2013 г. семинар по вопросам оказания государственных услуг федеральными архивами, в т.ч. исполнения социально-правовых запросов.

7. Рассмотреть ход выполнения данного решения коллегии на заседании коллегии Росархива в первом полугодии 2013 г.

8. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П. Тарасова.