О работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации

Страница для печативерсия PDF

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

Федерального архивного агентства

 26 мая 2011 г.

О работе федеральных архивных учреждений
по созданию и организации хранения страхового фонда
копий уникальных и особо ценных документов
Архивного фонда Российской Федерации

В Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» получила правовое закрепление практика создания страховых копий на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации.

Рассмотрев состояние этой работы, коллегия отмечает, что за последние годы сделано немало на этом важном направлении деятельности федеральных архивных учреждений по обеспечению сохранности Архивного фонда Российской Федерации.

В системе Росархива на правах структурных подразделений федеральных архивов действует сеть лабораторий, в плановом порядке ведущих страховое копирование архивных документов.

За период с 2006 г. изготовлено свыше 8,6 млн. кадров микроформ страхового фонда, отснятых с 99,0 тыс. дел, созданы страховые копии на 5,9 тыс. ед. хр. фотодокументов, 148 ед. хр. кинодокументов.

В целом, за последнее 10-летие количество документов, на которые создан страховой фонд, возросло на 20%, а его объем составляет свыше 370,0 млн. кадров.

Работы ведутся, в основном, за счет средств федеральных целевых программ, в рамках которых не только выделяются деньги на производство микроформ, но и решается проблема технического переоснащения лабораторий федеральных архивов.

Всего за период с 2001 г. в федеральные архивы поставлено около 40 единиц оборудования для изготовления страхового фонда и фонда пользования, контроля их технического состояния, консервационно-профилактической обработки.

Важным средством укрепления материально-технической базы лабораторий является оборудование, получаемое в рамках строительства новых архивных зданий, за счет чего была оснащена лаборатория РГИА.

Особое внимание уделяется развитию ЦХСФ, в котором сосредоточено более 287,5 млн. кадров страховых копий. За последние годы весь комплекс Центра оснащен современной охранно-пожарной сигнализацией, введена в строй новая котельная, модернизированы электросети, установлена новая система кондиционирования воздуха в хранилищах страхового фонда.

В апреле 2011 г. завершено строительство нового лабораторного корпуса ЦХСФ, оснащенного современным оборудованием для контроля качества микроформ и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях.

Результаты проверок страхового фонда, проводимые ЦХСФ в плановом порядке с нормативно установленной периодичностью (1 раз в 5 лет), свидетельствуют об его удовлетворительном техническом и физико-химическом состоянии.

Решению названных и других проблем способствовало нормативно-методическое обеспечение работ, в подготовке которого ведущая роль принадлежит специалистам РГАНТД. В этой работе приняли также участие сотрудники РГАКФД.

Перспективы развития страхового копирования на данном этапе связаны с внедрением в практику федеральных архивов современной электронно-микрографической технологии, сочетающей оптическое микрофильмирование со сканированием изготовленных микроформ для создания электронного фонда пользования. С этой целью уже создана определенная техническая база, закуплено в 2010 г. оборудование для лаборатории РГАНТД, выполняющей отраслевые функции, и лаборатории ЦХСФ.

Настоятельной необходимостью является организационно-методическое обеспечение этой работы, определение порядка создания, хранения, учета и использования цифровых копий фонда пользования документов на бумажной основе.

С учетом внедрения новых технологий в рассматриваемой сфере, нуждается в корректировке и действующая в отрасли нормативная база.

Актуальной остается проблема модернизации лабораторий федеральных архивов на основе оценки технического состояния имеющегося микрокопировального оборудования.

Постоянного внимания со стороны дирекций и методических комиссий архивов требуют вопросы отбора документов для страхового копирования.

Не изжиты недостатки в учете страхового фонда, подготовке дел к микрофильмированию.

 

КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА:

  1. Положительно оценить работу федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации.

  2. Отметить, что приоритетное направление ее дальнейшего совершенствования должно базироваться на применении современных электронно-микрографических технологий, сочетающих оптическое микрофильмирование со сканированием изготовленных страховых копий.

  3. РГАНТД (А.С. Шапошников):

    3.1. Организовать в 2012 г. подготовку технологического регламента изготовления цифровых копий фонда пользования методом сканирования микроформ страхового фонда и его экспериментальное апробирование на базе ЛМРД РГАНТД и ЦХСФ.

    3.2. В целях подготовки в перспективе отраслевого стандарта осуществить в 2012–2013 гг. разработку требований и ориентировочных нормативов по созданию, хранению, учету и использованию фонда пользования фото- и фонодокументов на цифровых носителях и устройствах.

  4. ЦХСФ (Л.А. Тимохина):

    4.1. Считать важнейшей задачей на ближайшую перспективу пуск в эксплуатацию и освоение оборудования, полученного в рамках строительства нового лабораторного корпуса Центра.

    4.2. По заданию РГАНТД принять участие в экспериментальной работе по изготовлению цифровых копий фонда пользования методом сканирования микроформ страхового фонда.

    4.3. Проанализировать результаты проверки технического состояния страховых копий и учетных документов к ним, поступивших в Центр в 2005–2010 гг., и подготовить в I кв. 2012 г. специальное информационно-методичес-кое письмо для направления федеральным архивам.

    Отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов (Т.Е. Шабанова) оказать ЦХСФ необходимую методическую помощь.

  5. Директорам федеральных архивов:

    5.1. С учетом результатов реализации федеральной целевой программы «Культура России (2006–2011 годы)» в части страхового копирования документов и планов создания страхового фонда на 2006–2011 гг., разработать и утвердить на дирекциях новые планы на 2012–2016 гг. с указанием названий фондов, комплексов документов и ориентировочного числа кадров, единиц хранения для организации их выполнения в рамках государственной программы «Культура России». При определении количественных показателей исходить из объемов работ, на 30% превышающих выполненные в 2006–2010 гг.

    5.2. Обратить особое внимание на состав документов, планируемых к страховому копированию, имея в виду создание страхового фонда только на уникальные и особо ценные документы.

    5.3. Планировать и осуществлять целевую работу по изготовлению цифровых копий фонда пользования на интенсивно используемые документы, не отнесенные к числу особо ценных.

    5.4. Продолжить в плановом порядке отправку страховых копий в ЦХСФ, обеспечив соблюдение нормативных требований в части их учета и оформления.

    5.5. Усилить контроль за качеством подготовки дел к страховому копированию.

    5.6. Проработать вопрос о проведении оценки технического состояния «старого» микрофильмирующего оборудования для принятия решений о возможностях его ремонта и эксплуатации или снятия с баланса. Соответствующие предложения представить в Росархив до 1 декабря 2011 г.

  6. Управлению организации и обеспечения деятельности федеральных архивов (А.В. Грошев) совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов (Т.Е. Шабанова) при распределении средств в рамках реализации государственной программы «Культура России» обеспечить увеличение финансирования на проведение работ по страховому копированию архивных документов, а также предусмотреть выделение средств на НИОКР в части создания страхового фонда, в том числе с использованием цифровых технологий.

  7. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов (Т.Е. Шабанова):

    7.1. Организовать до 1 декабря т.г. подготовку проекта дополнений к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» в части определения состава страховых копий и копий фонда пользования аудиовизуальных документов на традиционных и электронных носителях.

    7.2. Обеспечить координацию и оказание организационной помощи в проведении работ в соответствии с п.п. 3, 4, 5 настоящего решения.

  8. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П. Тарасова.

 

Председатель коллегии
Руководитель Федерального архивного агентства

 
А.Н. Артизов

Секретарь коллегии

Н.Н. Кривцова

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов