Справка о результатах комплексной проверки федерального казенного учреждения «Российский государственный военно-исторический архив»

Страница для печативерсия PDF

2012 г.

Российский государственный военно-исторический архив (далее – РГВИА) является одним из старейших отечественных архивов, в котором хранится свыше 3,4 млн. дел, образовавшихся в деятельности высших, центральных и местных органов военного управления и военных учреждений России с конца XVII в. по март 1918 г. Благодаря непреходящей исторической, культурной и научной значимости хранящегося собрания, а также месту его нахождения в памятнике истории и культуры федерального значения, Указом Президента Российской Федерации от 24 января 1995 г. № 64 РГВИА отнесен к числу особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

Исторически сложившееся с конца XIX в. место концентрации архивных документов военного ведомства царской России в мало приспособленном под архивное хранение здании – «Дворце Петра I на Яузе» – во многом обуславливает многие сегодняшние проблемы и трудности функционирования РГВИА, оказывает в большей или меньшей степени свое негативное влияния как на профессиональную деятельность архива, так и на условия труда его сотрудников, тем самым не давая возможность в полной мере реализовать весь имеющийся у него потенциал.
  

1. Управление и организация деятельности

Архив своевременно и в полном объеме осуществил комплекс мероприятий по реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». Согласно распоряжению Правительства Российской Федерации от 26.01.2011 № 65-р и изданных в его развитие приказам Росархива от 01.02.2011 № 16 и 31.05.2011 № 39 он преобразован в федеральное казенное учреждение с внесением необходимых изменений в Устав. В установленном порядке проведены его перерегистрация в налоговых и статистических органах, регистрация на «Официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях» (www.bus.gov); приведены в соответствие новому организационно-правовому статусу печати, штампы, бланки; открыт лицевой счет в отделении федерального казначейства, внесены изменения в трудовые книжки работников.

РГВИА, являющимся балансодержателем здания, зарегистрировано право постоянного (бессрочного) пользования занимаемым им земельным участком. Государственной регистрации права оперативного управления закрепленного за ним здания в соответствии со ст. 6 Федерального закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» не требуется.

Действующая структура архива разработана на основе примерной и является достаточно оптимальной. В соответствии с приказом РГВИА от 27.06.2012 № 38 распределены обязанности между директором и его заместителями, за которыми закреплено курирование всех основных направлений деятельности и соответствующих структурных подразделений. Работа дирекции, методической и экспертной комиссий, Научного совета, комиссии по охране труда и ряда других совещательных органов, а также структурных подразделений и работников регламентируется соответствующими положениями и должностными инструкциями, большая часть из которых, в связи с утверждением нового Устава архива, нуждается в уточнениях.

В методическом плане деятельность РГВИА всесторонне обеспечена.

Планирование работы архива в целом отвечает требованиям Системы планово-отчетной документации и ежегодным указаниям Росархива о планировании работы архивных учреждений Российской Федерации и их отчетности. В РГВИА внедрены расчетная часть к годовому плану работы, планы-отчеты структурных подразделений, индивидуальные планы работников на год, дневники учета их труда. В целом уровень организационной работы и планирования обеспечивают выполнение уставных задач архива, хотя планы-отчеты некоторых отделов носят довольно общий характер, без указания конкретных ответственных исполнителей, вместо которых проставляются должности согласно штатному расписанию. По существу не ведется работа по совершенствованию норм выработки на основные виды выполняемых в архиве работ, а их содержание, определяемое в нормативах по труду РГВИА, не всегда соответствует «Нормам времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (М., 2007).

В архиве организован строгий контроль за выполнением нормативно-методических и распорядительных документов Росархива, собственных решений РГВИА. В этих целях ведется служебная база данных по контролю исполнения решений коллегии и приказов Росархива, приказов РГВИА, решений его дирекции, тематических запросов организаций и граждан. Необходимо закрепить эту положительную практику в новой инструкции по делопроизводству, так как действующая, утвержденная в 2004 г., во многом устарела.

Большая заслуга в целом неплохой организации работы РГВИА принадлежит дирекции. Ее заседания проводятся ежемесячно в соответствии с годовыми планами, принимаемые решения носят, как правило, конкретный характер с указанием непосредственных исполнителей и сроков выполнения поручений. Дирекция регулярно обсуждает важнейшие вопросы функционирования архива, в том числе выполнение мероприятий ФЦП «Культура России», ход реализации перспективных планов работы по основным направлениям деятельности, состояние исполнительской и трудовой дисциплины, повышение безопасности архивных фондов, ежеквартально контролирует выполнение плановых заданий и др. К сожалению, вне внимания дирекции остаются сюжеты, связанные с обобщением имеющегося положительного опыта, не практикуется рассмотрение вопросов повышения качества работы и оказываемых государственных услуг.

В отличие от деятельности дирекции работа методической комиссии не столь эффективна вследствие перегруженности количеством и тематикой запланированных к обсуждению вопросов. При ежегодном плане семь – одиннадцать заседаний (16-21 тем) на практике их проводится, как правило, не более пяти, на которых выносятся 5-17 вопросов. Поскольку многие из них требуют тщательной проработки, их подготовка затягивается, что приводит к переносу обсуждения из одного плана в другой. В частности, рассмотрение проекта «Порядка и схемы учета учетных документов РГВИА» планировалось трижды, проекта «Регламента работы по выполнению тематических запросов граждан и учреждений на платной основе» – дважды и т.д. Очевидно, что при формировании планов методической комиссии не учитываются имеющиеся у структурных подразделений возможности по качественной подготовке профильных вопросов.

В свою очередь, Научный совет практически бездействует. В 2010–2012 гг. было проведено только одно его заседание, посвященное выдвижению на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных архивом в 2009–2011 гг., хотя в тот же период РГВИА был подготовлен ряд сборников, рукописи которых было бы желательно обсудить этим совещательным органом.

Утвержденная архиву штатная численность составляет 132 чел., фактическая (на момент проверки) – 95. Среди руководителей и специалистов (82 чел.) имеют высшее образование почти 70 %, в том числе историко-архивное и историческое – 62 % (51 чел.), пять из них являются кандидатами исторических наук. Два человека имеют два высших образования; в вузах в настоящее время обучаются четверо. Трудовые договоры заключены со всеми работниками архива, при необходимости они своевременно дополняются соответствующими соглашениями. В необходимых случаях практикуются совмещение должностей и расширение зон обслуживания.

Работа по подбору кадров ведется в традиционном порядке. В настоящий момент в резерве руководящих кадров состоят 6 человек, в списке перспективных работников – еще 3.

Исходя из сложности организации хранения архивных документов в старинном, приспособленном здании, а также особых трудностей его технической эксплуатации, представляется целесообразным рассмотреть вопрос об определенном увеличении штатной численности профильных структурных подразделений РГВИА, определив конкретное количество и номенклатуру дополнительных должностей на основе соответствующих методических рекомендаций ВНИИДАД.

Повышение квалификации специалистов осуществляется в соответствии с годовыми планами и охватывает все направления архивной деятельности. Для вновь принятых или переводимых в другие структурные подразделения работников проводятся специальные занятия по «техминимуму». Работники архива проходят повышение квалификации в Академии гражданской защиты МЧС, Институте госзакупок РАНХиГС, на базе ОЦПК ВНИИДАД, участвуют в мероприятиях, организуемых Росархивом.

Режим труда и отдыха работников установлен в Правилах внутреннего трудового распорядка, утвержденных приказом РГВИА от 27.04.2012 № 24а. Грубых фактов нарушения трудовой дисциплины в течение последних нескольких лет не зафиксировано.

В архиве на регулярной основе действует комиссия по охране труда. Однако, несмотря на отсутствие случаев травматизма на рабочих местах, риск получения ущерба здоровью достаточно велик, особенно у вновь принятых работников архивохранилищ, не обладающих еще достаточными навыками работы на стеллажах, достигающих в некоторых случаях почти 4-х метровой высоты.

В силу приспособленности здания создать полностью нормальные условия труда и быта работников РГВИА невозможно, но осуществить мероприятия по их улучшению, хотя бы в части выделения отдельного помещения для разогрева и приема пищи, представляется настоятельно необходимым.

В целях стимулирования труда работников утверждены положение о премировании (приказ РГВИА от 27.04.2010 № 25а), которое устанавливает выплаты премий по результатам работы в течение месяца и квартала, за привлечение внебюджетных средств в доход федерального бюджета, к юбилейным датам, за работу во временных трудовых коллективах, и положение о материальном стимулировании (приказ РГВИА от 27.04.2012 № 24а).

Дополнительно к этому Коллективным договором, перезаключенным между трудовым коллективом и администрацией РГВИА в апреле 2012 г., предусмотрена возможность работы в режиме гибкого графика по отдельным категориям должностей, индивидуального режима работы для учащихся, предоставление в ряде случаев оплачиваемого отпуска продолжительностью до 3 дней, одного дня в месяц для решения социальных вопросов и одного в год для родителей школьников, а также выплата материальной помощи работникам, имеющим детей, увольняющимся на пенсию работникам, проработавшим в архиве более 15 лет. Лучшие работники представляются к награждению ведомственными наградами Росархива и Минкультуры России.

Средняя заработная плата руководителей и специалистов в 2010 г. составила 15,5 тыс. руб. по бюджету, а с учетом внебюджетных средств – 18,1 тыс. руб., в 2011 г. соответственно – 18,8 тыс. руб. и 21,8 тыс. руб., 2012 г. – 24,7 тыс. руб. Такой ее скромный (по меркам Москвы) уровень вкупе с тяжелыми условиями труда обуславливают сохранение в архиве, несмотря на принимаемые меры, текучести кадров. В 2010 г. она составила 9 %, в 2011 г. – 14 %, за 9 мес. 2012 г. – 6 %.

Постановка кадрового делопроизводства в целом соответствует требованиям законодательства.

Помимо своей основной деятельности архив организует производственную практику студентов вузов и учащихся колледжей, которую ежегодно проходят порядка 10 чел.
 

2. Материально-техническая база

Как уже отмечалось выше, существенной особенностью функционирования архива является его размещение в приспособленном здании постройки XVII–XIX вв., отнесенном к охраняемым законодательством памятникам истории и культуры федерального значения. При этом 1367 м2 помещений здания (13,3 %) занимает по договору безвозмездного пользования федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив фонодокументов».

Начиная с 2001 г. в рамках ФЦП «Культура России» под контролем Москомнаследия на объекте ведутся ремонтно-реставрационные работы, которые позволили заметно улучшить состояние материально-технической базы архива, повысить уровень безопасности его фондов. Вместе с тем, недостаточные темпы их проведения, обусловленные ограниченностью бюджетных средств, сохраняют угрозу повторения на нем аварийных ситуаций аналогичных тем, в результате которых в 2009–2011 гг. пострадало около 400 дел.

По данным мониторинга на 01.01.2013 состояние фундамента, стен, перекрытий, кровли всех 3-х  корпусов здания в целом оценивается как удовлетворительное. Благодаря проведенной недавно полной замене системы отопления температурно-влажностный режим в архивохранилищах приблизился к нормативным значениям, что подтверждается установленными в них приборами контроля воздушной среды, показания которых регистрируются в специальных журналах.

Аналогичной реконструкции требуют также системы водоснабжения и канализации, но в первую очередь - система электроснабжения, выработавшая свой ресурс.

В капитальном ремонте нуждается 3661 м2 (73 %) площадей архивохранилищ, а также несколько свободных помещений общей площадью 133 м2, в которых можно было бы разместить дела XVIII в., в свое время вывезенных в ЦХСФ и фактически исключенных из использования.

Ведется работа по укреплению пожарной безопасности. В соответствии с нормативными требованиями в Управлении государственного пожарного надзора ГУ МЧС России по г. Москве зарегистрирована декларация пожарной безопасности. Из 83 пунктов предписания Госпожнадзора от 01.09.2009 № 28/28/1-83 к моменту проверки выполнены 55. Тем не менее, угроза возгорания на объекте остается для РГВИА по-прежнему актуальной, поскольку его здание не оснащено системой автоматического пожаротушения и лишь на 22 % площадей электрооборудование отвечает требованиям пожарной безопасности.

В области гражданской обороны и предупреждения чрезвычайных ситуаций основное внимание архивом уделяется повышению готовности органов управления гражданской обороной объекта к выполнению возложенных на них задач, реализации мероприятий, направленных на снижение уровня риска и последствий чрезвычайных ситуаций. РГВИА обеспечен комплектом соответствующей документации, обновляемой по мере необходимости. План гражданской обороны направлен на согласование в ГУ МЧС России по г. Москве.

Проведенной в июле 2012 г. Управлением по ЦАО ГУ МЧС России по г. Москве проверкой соблюдения правил гражданской обороны, требований норм и правил по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, требований пожарной безопасности выявлены неготовность защитного сооружения (ЗС ГО) объекта к приему укрываемых и отсутствие средств индивидуальной защиты работников архива. Устранить в полном объеме данные нарушения без целевого финансирования архив не имеет возможности.

Разработан и согласован в установленном порядке паспорт безопасности (антитеррористической защищенности) РГВИА. 98 % площадей архива оборудованы современной охранной и пожарной сигнализациями[1]. Ограждение по периметру заднего двора наряду с сигнализацией оснащено барьером безопасности «Егоза», внутренний двор, центральная аллея, а также въездные ворота – системой видеонаблюдения с выводом на пост полиции. В 2012 г. новая система видеонаблюдения смонтирована в читальном зале. Дальнейшему повышению укрепленности РГВИА могли бы способствовать восстановление наружной ограды по главному фасаду и установка освещения по периметру ограждения территории со стороны реки Яузы.

На входах во все корпуса и во всех архивохранилищах установлены металлические двери. Во исполнение приказа Росархива от 03.08.2009 № 42-ДСП введена в действие приказом РГВИА от 11.07.2012 № 41 инструкция о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, сдачи помещений под охрану, хранения выжимных металлических печатей и ключей в рабочее и нерабочее время и порядка доступа в помещения архивохранилища. В архиве имеется полный комплект ключей от всех помещений, за исключением нескольких внутренних дверей XIX в., которые не подлежат замене как элемент декора «Дворца Петра I на Яузе».

Из 545 окон здания архива заменены 390 (более 71 %). Окна, расположенные по периметру здания, выходящие непосредственно на улицы без наружного ограждения (2-ая Бауманская улица и Кондрашевский тупик) оснащены антивандальной пленкой, но в то же время имеют ставни, легко открывающиеся снаружи.

Несмотря на то, что к моменту проверки заменены на металлические более 5,5 тыс. пог. метров стеллажей, 56 % из них все еще смешанные, а 8% – деревянные. При этом многие стеллажи при высоте свыше 4 метров не имеют перекрытий или имеют их частично, вследствие чего верхние полки доступны только со стремянок и приставных лестниц.

Все документы РГВИА закартонированы. Проблемой остается размещение в первичных средствах хранения только крупноформатных дел, которые в основном хранятся в связках, обернутых «крафтом».

Состояние информационно-коммуникационной инфраструктуры РГВИА можно охарактеризовать как крайне слабое – общей локальной сети, высокопроизводительных сканеров, серверов и систем хранения больших объемов электронных информационных ресурсов нет; значительная часть из имеющихся 39 компьютеров морально и физически устарела, только четверть из них имеет доступ в Интернет; отсутствует собственный web-сайт[2]. Все это достаточно серьезно тормозит внедрение инноваций практически во все основные направления деятельности архива.
  

3. Обеспечение сохранности и учет документов

В целом организация обеспечения сохранности документов в РГВИА находится на хорошем профессиональном уровне – не случайно на проведенном в 2008 г. Росархивом конкурсе на лучшее архивохранилище федеральных архивов РГВИА стал победителем. Вместе с тем, продолжающийся непрерывно в течение более 10 лет ремонт здания и необходимость вследствие этого проведения при имеющейся ограниченной штатной численности дополнительных работ по перемещению дел[3], контролю за рабочими, обеспыливанию и т.п., объективно не позволяют архиву организовать работу в этой сфере в полном соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила).

Прежде всего это сказывается на темпах проверки наличия и состояния дел, которые составляют ежегодно в среднем 55,0 тыс. дел, что более чем на 30 % ниже среднегодового показателя по федеральным архивам. Вследствие этого до настоящего времени не завершен начатый еще в 1975 г. первый цикл этой работы – не проверено около 300,0 тыс. дел (8 %). При ее проведении допускаются отдельные недостатки в оформлении результатов. Не всегда используются формы актов, соответствующие Правилам.

В настоящий момент числятся необнаруженными 732 дела, из них многие – 30 и более лет. Однако РГВИА не считает, что все пути их розыска исчерпаны, и предполагает продолжать эту работу.

Очевидно, по той же вышеназванной причине недостаточное внимание уделяется выявлению уникальных документов и работе с особо ценными документами. В Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации включен только 21 документ, что для архива, хранящего столь богатое историко-документальное собрание, крайне мало. В список фондов, потенциально содержащих особо ценные дела, включено 1513 фондов, но выявление проведено только по 320.

Организовано сейфовое хранение уникальных документов и документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы, а также около 1,0 тыс. специально отобранных дел, содержащих автографы выдающихся военачальников, художественные и другие особенности в оформлении документов, представляющие интерес для коллекционеров. Вместе с тем, работа с документами, имеющими в оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы, не отвечает в полной мере нормативным требованиям: архив не зарегистрирован в соответствующей инспекции пробирного надзора, не заключен в установленном порядке договор о материальной ответственности за сохранность и учет указанных дел.

Работы по улучшению физического состояния особо ценных документов РГВИА и их страховому копированию выполняются ЛМРД РГАНТД, а также ведущими реставрационными учреждениями страны в рамках реализации ФЦП «Культура России».

Отбор документов для реставрации осуществляется на основании данных картотек учета физического состояния документов, которые ведутся в архивохранилищах с разбивкой по видам работ и указанием очередности их проведения. Таким учетом охвачено 92 % от общего объема хранящихся дел. По данным сводного учета на момент проверки в реставрации нуждаются 66,4 тыс. дел, в переплете – 288,1 тыс. дел, в дезинфекции – 21,6 тыс. дел. В отношении особо ценных документов начата работа по оценке их физического состояния на основе применения буквенно-цифрового метода.

К настоящему моменту в РГВИА созданы страховые копии на 105,9 тыс. дел или 87 % от выявленных особо ценных документов архива. В хранилище микрофотокопий ведется служебная база данных, позволяющая оперативно устанавливать, имеет ли то или иное дело фонд пользования, а также получать статистические данные о состоянии работы по страховому копированию архивных документов. Отправка в ЦХСФ созданного страхового фонда на документы РГВИА осуществляется регулярно.

Ежегодно РГВИА передает на микрофильмирование документы для изготовления 70,0–80,0 тыс. кадров страхового фонда и фонда пользования, что с учетом значимости его документов и их большой востребованности у пользователей при относительно малой пропускной способности читального зала представляется недостаточным и требующим радикального увеличения. Со своей стороны архив пополняет свой фонд пользования путем включения в его состав электронных копий, изготавливаемых в процессе исполнения запросов пользователей и договорных работ (на момент проверки – более 800 дел), а также свыше 17,5 тыс. слайдов, отснятых в основном с картографических крупноформатных документов, и около 5,0 тыс. электронных копий фотодокументов. Расширение данной практики в отношении наиболее востребованных комплексов документов архива (например, коллекции послужных списков офицерского состава и т.п.) с привлечением программных, внебюджетных и спонсорских средств представляется весьма перспективной.

Налажено обеспечение сохранности документов в процессе использования. В частности, соблюдается порядок визирования требований на выдачу дел; практикуется полистная проверка наличия особо ценных и несброшюрованных дел при выдаче их из архивохранилищ и после возвращения. При этом в листах-заверителях фиксируются все особенности их физического состояния и формирования. Положительной оценки заслуживает практика учета в РГВИА вещественных вложений в дела (образцов тканей, предметов экипировки и др.), наличие которых также учитывается в листах-заверителях. Выборочная полистная проверка наличия дел в присутствии пользователя осуществляется и при сдаче дел в читальном зале архива. Хорошо организован контроль за своевременностью возврата дел в архивохранилища. В 4-х из них он ведется с помощью специальной базы данных, позволяющей также проанализировать причины отказов в выдаче документов. Систематически осуществляется выборочная проверка качества подкладки с оформлением результатов этой работы.

Ежемесячно планируются и проводятся санитарные дни, однако обеспечить в полной мере нормативные санитарно-гигиенические условия хранения документов в старинном здании силами лишь работников архивохранилищ не представляется возможным. Поэтому периодически для этих целей за счет экономии выделяемых архиву на содержание бюджетных средств привлекаются клининговые компании.

Постановка организации и ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (как централизованного, так и первичного) в РГВИА является одной из лучших среди федеральных архивов. Разработан Порядок учета архивных документов РГВИА и схема учета. Изменения в составе и объеме фондов, уточнения о переименованиях фондообразователей своевременно вносятся в учетные документы.

Данные о количестве фондов, описей, дел, принятых, переработанных и/или прошедших проверку наличия, включаются в годовые отчеты только после проведения этих работ через централизованный учет.

Ежегодно составляются паспорта архивохранилищ и паспорт архива с объяснительными записками, показатели которых сбалансированы.

В БД «Архивный фонд» включены сведения обо всех фондах и описях РГВИА. Начиная с 2004 г., регулярно заполняется раздел «Движение», что необходимо для формирования паспорта архива в автоматическом режиме.

К существенным недостаткам можно отнести лишь ситуацию с одним из основных (обязательных) учетных документов – описями дел. Из 19042 описей в полном комплекте только 6125 (32 %), в то время как средний показатель по федеральным архивам, хранящим документы на бумажной основе, составляет 57 %. Около половины из них – рукописные, составленные в конце XVIII в. – начале XIX в., в ходе выверки которых выявляются многочисленные арифметические и технические ошибки. Ряд описей фондов, не прошедших первый цикл проверки наличия, не имеют итоговых записей.

Более трети от общего количества описей (6971) составляют карточные описи на, как правило, малообъемные фонды. Темпы их перевода в электронный вид позволяют рассчитывать на завершение этой работы не ранее 2015 г.
  

4. Пополнение Архивного фонда Российской Федерации

В целях пополнения фондов РГВИА по решению экспертной комиссии осуществляется прием профильных документов из семейных архивов на основе договоров дарения. В числе принятых в последние годы – часть архива участника русско-японской и Первой мировой войн прапорщика С.В. Орлова, впоследствии профессора МГУ, члена корреспондента АН СССР, директора Государственного астрономического института им. П.К. Штенберга; фронтовые письма, фотографии и награды участника Первой мировой войны подпоручика 80-го пехотного Кабардинского полка Р.Н. Ковалева; личные документы командира 13-го лейб-гренадерского Эриванского полка полковника Л.З. Силаева. На основе этих документов сформировано 3 новых фонда личного происхождения общим объемом 62 ед. хр. Кроме того, в состав фондов архива включены фотографии, снятые адъютантом 1-го стрелкового е. и. в. полка Н.Н. Ковальковым в 1914–1917 гг. на боевых позициях (163 фотографии), а также фотографии военнослужащих русской армии за период с 80-х годов XIX в. по 1917 г. (5 фотографий).
 

5. Научно-справочный аппарат

Научно-справочный аппарат к документам РГВИА включает достаточно развитую систему архивных справочников, позволяющих вести поиск необходимой ретроспективной архивной информации как на уровне фондов и группы фондов, так и на уровне дел и отдельных документов. В целях облегчения работы пользователей для них разработана Схема НСА РГВИА.

В состав корпуса путеводителей входят: Путеводитель по РГВИА в 4-х томах[4] и краткий справочник «Фонды Российского государственного военно-исторического архива». Добавлением к ним служит издание «Российский государственный военно-исторический архив. История в документах. 1797-2007», включающее справочные материалы и документы по истории архива за более чем 210-летнюю его историю.

Основными средствами поиска архивной информации являются реестр описей, который ведется в архиве в традиционной форме с указанием названий и видов описей, крайних дат документов и количества дел в описях, и непосредственно комплекс архивных описей.

Помимо листовых (12071), в архиве до сих пор используются также сдаточные (конца XVIII – нач. XX вв.), типографские (нач. XX вв.) и карточные (1-й пол. XX в.) описи.

Довольно значительная доля таких описей, безусловно, создает существенные трудности как для учета документов, так и для их поиска. Проводимые в настоящее время работы по усовершенствованию и переработке описей фондов, наиболее востребованных исследователями, в ежегодном объеме около 10 тыс. дел, и сегодняшние темпы оцифровки карточных описей, очевидно, не позволят РГВИА самостоятельно решить эту проблему в реально обозримые сроки. Возможно, оптимальным вариантом ее скорейшего решения могла бы стать оцифровка описей в виде электронных образов силами не самого архива, а с привлечением сторонней организации[5] в рамках реализации ФЦП «Культура России».

Кроме того, необходимо также отметить наличие в архиве определенного массива документов и дел (2266 ед. хранения), учтенных, но не включенных в описи. Как правило, они либо не имеют поисковых данных, что вызывает затруднение в определении их фондовой принадлежности, либо сложны для описания, либо на иностранных языках, в том числе весьма редких. Вследствие этого темпы работы по их описанию и фондированию составляют не более 100 дел в год.

В комплекс основных информационно-поисковых средств РГВИА входит также систематический каталог (более 185,0 тыс. карт.), который дополняется именным каталогом (около 26,0 тыс. карт.). Всего закаталогизированно около 7 % общего объема хранящихся документов. Архив продолжает работу по пополнению каталогов в традиционной форме при усовершенствовании и переработке описей.

Вспомогательной частью НСА архива являются межфондовые и фондовые указатели документов и указатели к описям фондов «Инспекторского департамента», «Главного управления военно-учебных заведений», указатель фондовых включений, который позволяет осуществлять поиск документов в смежных и непрофильных фондах, а также 45 тематических и 23 фондовых обзора и 350 тематических перечней документов по различным темам военной истории России, многие из которых ранее находились на секретном хранении.

Наряду с традиционным НСА в архиве ведутся 7 тематических БД объемом около 395,5 Мб и содержащих около 470,0 тыс. записей, количество обращений к которым постоянно растет. Так, если в 2011 г. их было 3,7 тыс., то за 9 мес. 2012 г. уже около 6,5 тыс. С учетом успешного опыта реализации интернет-проекта по созданию межархивного указателя «Документы по истории Отечественной войны 1812 г.» в перспективе планируется продолжить размещение создаваемых в РГВИА электронных информационных ресурсов для широкого доступа на собственном Интернет-сайте, создание которого предусмотрено организационно-финансовым планом реализации ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)» в части мероприятий Росархива до конца 2012 г.

Дальнейшее совершенствование НСА архив предполагает вести в соответствии с разработанным проектом Концепции его развития на 2012–2020 г., в котором определены направления и перспективы развития информационно-поисковых средств с упором на широкое внедрение информационных технологий. В качестве приложения к Концепции даны списки фондов, не имеющих полного комплекта описей и намеченных к сканированию, а также требующих переработки, и список фондов, описи которых подлежат включению в каталог. Скорейшее принятие этого важного для архива документа, безусловно, придаст дополнительный импульс переходу РГВИА к современным технологиям поиска архивной информации, но только при условии создания в нем адекватной информационно-коммуникационной инфраструктуры.
 

6. Использование архивных документов

Неизменный интерес общества к военной истории России, большая востребованность собрания РГВИА в деле патриотического воспитания граждан делают использование документов архива одним из наиболее приоритетных направлений его деятельности.

Самостоятельное изучение архивных документов по интересующей их тематике исследователи могут вести в двух читальных залах РГВИА – основном на 24 посадочных места и специализированном с 8-ю читальными аппаратами для просмотра микрофотокопий, открытом в 2010 г.

Работа в читальных залах организована в соответствии с Правилами работы пользователей в читальном зале РГВИА (2000 г.) и приказом РГВИА от 27.02.2009 № 11 «О временном порядке обслуживания пользователей в читальном зале». Регистрация пользователей читальных залов, дел, а также учет заказываемых ими материалов (описей, подлинников, микрофотокопий, печатных изданий) ведется традиционно, без использования компьютерных технологий.

Читальные залы открыты ежедневно в рабочее время архива. С большей частью НСА пользователь может ознакомиться в Справочно-информационном центре, оснащенном новым каталожным оборудованием, а также локальной сетью, обеспечивающей доступ к имеющимся в РГВИА тематическим базам данных. Поскольку в читальном зале имеется лишь около 20 % от общего количества описей, недостающие экземпляры приходится заказывать, получая их на следующий день.

Пользователь может заказать одновременно до 5 подлинников + 5 ед. хр. фонда пользования + 5 описей. Такое же количество соответственно дел, микрофильмов и описей может числиться за ним единовременно. Объемы ежемесячной выдачи в читальные залы составляют от 900 до 1200 подлинников и около 170 ед. микрофильмов. Отказы в выдаче документов бывают, как правило, только по причине их плохого физического состояния.[6]

Недостаточная кадровая обеспеченность, высокая посещаемость читальных залов, достигающая в среднем ежедневно 50 человек, а также архитектурные особенности здания, не позволяющие увеличить ни площадь самих читальных залов, ни площадь рабочей комнаты при них, заставили архив ввести ограничения на выдачу материалов из архивохранилищ в объеме до 15–20 подлинников и до 40 микрофотокопий в день. Следствием этого стали появление очередей на посещение читальных залов и увеличение сроков получения пользователями затребованных архивных материалов[7], что реально ограничивает их законные права на доступ к информации и вызывает многочисленные жалобы. Пользователи пришедшие работать с документами по личному заявлению (в основном по генеалогической тематике), ждут очереди в предварительной записи на посещение читального зала РГВИА до 4-6 месяцев. Введенная архивом предварительная запись на посещение читальных залов для лиц, работающих по личным заявлениям, лишь немного смягчает ситуацию, но не в силах исправить ее кардинально при сохраняющейся тенденции роста числа исследователей. Так, если в 2010 г. их было 632 (5592 посещения), то в 2011 г. уже 760 (6663), а за 9 мес. 2012 г. – 770 (6200).

Информационное обслуживание на основе документов РГВИА осуществляется, как и во всех остальных федеральных архивах, на бесплатной основе для органов государственной власти, от которых ежегодно поступает 60–70 обращений, и за плату[8] – для остальных организаций и граждан. Число последних запросов ежегодно составляет в среднем около 2,5 тыс.

Учет запросов с 2010 г. ведется в электронной форме. При их распределении в работу учитывается соответствие сложности запроса квалификации исполнителя, что способствует повышению качества подготовки ответов.

Из общего количества запросов чуть более трети исполняется по документам, примерно столько же – по НСА. Около 6 % – непрофильные запросы, остальные – «глухие», в которых не содержится достаточной для проведения поиска информации и потому требующие досылки дополнительных уточняющих данных. В отдельных случаях заявителю рекомендуется осуществить поиск генеалогической информации или провести тематическое исследование самостоятельно в читальном зале архива.

Если при исполнении запросов по документам доля ответов с положительным результатом достаточно высока – до 60 %, то по запросам, исполняемым по НСА, она составляет всего лишь около 10 %, что объясняется спецификой ведения воинского учета в досоветский период, который ограничивался только офицерским и лекарским составом.

Как правило, запросы исполняются в течение 1 месяца, непрофильные – в течение 10 дней. До 2012 г. платные запросы исполнялись в течение 1 месяца после поступления денег на счет архива, с изготовлением копий – до 2 месяцев. В 2012 г., когда средства за оказание платных услуг федеральными архивами стали поступать на счет Росархива и вследствие этого информация о поступлении платежей не всегда своевременно доходила до них, имели место задержки исполнения запросов и заказов на участке копирования, оплаченных заявителями, что вызвало их справедливые претензии.

В целях ускорения получения информации об оплате оказанных услуг, архив теперь вынужден запрашивать у заявителя копию квитанции об оплате, кроме того, в стандартных договорах с пользователями окончание срока его действия определяется исполнением заказа в порядке очередности после поступления оплаты на расчетный счет архива. Представляется, что возвращение РГВИА полномочий по администрированию получаемых им доходов могло бы полностью снять данную проблему.

Копирование документов по запросам пользователей осуществляется в основном путем их цифровой фотосъемки (текстовых документов в делах с толстым корешком, картографических и графических документов). Ксерокопирование практически не применяется, также как и сканирование из-за отсутствия сканера с книжной колыбелью. В последние годы количество изготовленных копий ежегодно увеличивается примерно на 10 %.

Успешная реализация архивом в последние годы ряда значимых выставочных («Недаром помнит вся Россия…», «Опыт плена. 1914–1918 гг.») и публикаторских («Военные училища и кадетские корпуса Русской императорской армии в Москве», «Подвиги солдат и офицеров русской армии в сражении при Бородине», «Из истории российско-грузинских связей. К 230-летию подписания Георгиевского трактата») проектов свидетельствует о его способности на высоком уровне организовать при поддержке и с участием партнеров – других государственных архивов, музеев, библиотек и научных организаций – информационное обеспечение юбилейных дат отечественной и мировой истории.

В целях популяризации своих документов РГВИА периодически проводит обзорные экскурсии по архиву, а его работники достаточно активно принимают участие в научных конференциях, посвященных военно-исторической тематике, публикуются в профильных печатных СМИ («Отечественные архивы», «Военно-исторический журнал» и др.).

Территория, здание и документы архива регулярно предоставляются на договорной основе для организации теле- и киносъемок ведущим российским медийным студиям и каналам.
  

7. Финансово-экономическое обеспечение

Финансирование РГВИА, как федерального казенного учреждения, осуществляется из средств федерального бюджета по смете, доведенной уведомлением и расходным расписанием. Без учета средств, выделяемых на проведение ремонтно-восстановительных работ и модернизацию материально-технической базы в рамках ФЦП «Культура России», их объем составил в 2010 г. – 29,41 млн. руб., в 2011 г. – 40,20 млн. руб., в 2012 г. – 45,62 млн. руб.

В соответствии с генеральным разрешением от 05.03.2009 № 155018/7 РГВИА разрешена предпринимательская и иная приносящая доход деятельность, по которой в 2010–2011 гг. получено соответственно 7,1 млн. руб. и 8,1 млн. руб.

Платные услуги юридическим и физическим лицам оказываются РГВИА в виде копирования документов и исполнения тематических запросов в соответствии с Прейскурантом на платные работы и услуги РГВИА, утвержденным приказом РГВИА от 10.08.2010 № 46 и Регламентом работы по выполнению тематических запросов граждан и учреждений на платной основе (2010 г.). В 2012 г. порядок оказания платных услуг пользователям был несколько изменен, а именно, введено обязательное оформление договоров и актов на оказанные услуги. Оплата с физических лиц взимается, как правило, целиком, без аванса. Всего от оказания платных услуг архивом получено в 2010 г. – 6,55 млн. руб., в 2011 г. – 6,36 млн. руб., за 9 мес. 2012 г. – 2,48 млн. руб.

Финансирование из государственных научных фондов и иных организаций, предоставляющих гранты или поддерживающих научную и культурно-просветительскую деятельность, не привлекалось.

Бюджетный учет в РГВИА ведется в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», инструкцией по бюджетному учету от 01.11.2010 № 157н и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также утверждаемыми ежегодно приказами положениями об учетной политике с применением программы «1С: Предприятие 8 «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» и основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета. В то же время вопреки письму Росархива от 25.06.2010 № 8/1166-А до настоящего момента электронное взаимодействие с Управлением Федерального казначейства архивом не налажено.

Бюджетная и статистическая отчетность РГВИА представляется в установленные сроки в соответствии с требованиями бюджетного законодательства в полном объеме и качественно.

Расчет заработной платы производится согласно штатному расписанию с учетом надбавок, установленных для работников.

Организация проведения государственных закупок возложена на Единую комиссию РГВИА по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, положение о которой утверждено приказом РГВИА от 30.12.2009 № 65. Среди немногих федеральных архивов РГВИА способен проводить открытые аукционы в электронной форме.

Сведения о проведении торгов по статформе № 1-торги представляются в Росархив ежеквартально. Жалобы участников размещения заказов на решения Комиссии в ФАС России не поступали.

Инвентаризация в 2011 г. проведена согласно приказу РГВИА от 28.09.2011 № 55 в срок, недостач и излишков по финансовому блоку не выявлено.

К числу выявленных недостатков следует отнести нарушение порядка ведения кассовых операций (п. 11 письма Центрального банка Российской Федерации от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации») – к учету приняты авансовые отчеты без первичных документов (авансовые отчеты от 22.07.2011 № 35 и от 22.07.2011 № 37).

Справочно: В марте-апреле 2012 г. Территориальным управлением федеральной службы финансово-бюджетного надзора в г. Москве проведена проверка архива и выдано предписание на устранение выявленных нарушений, которое к моменту настоящей проверки полностью выполнено.

 


Приложение
к справке о результатах
комплексной проверки РГВИА

Рекомендации по совершенствованию деятельности
Российского государственного военно-исторического архива:

  • пересмотреть и в необходимых случаях привести нормативно-методическую базу архива в соответствие с новым Уставом;

  • провести уточнение на основе «Норм времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (М., 2007) действующих в архиве норм и организовать внедрение их в практику работы;

  • укрепить плановые начала в организации работы методической комиссии и Научного совета, в том числе с учетом решения коллегии Росархива от 28.03.2001 «О работе научных советов федеральных государственных архивов»;

  • изыскать возможность выделения отдельного помещения для отдыха и питания работников архива, оснастив его сертифицированными по пожаробезопасности средствами для разогрева пищи;

  • обеспечить своевременную и качественную подготовку технических заданий на проведение ремонтно-реставрационных работ по зданию архива;

  • при планировании деятельности предусмотреть максимально возможное увеличение объемов работ по проверке наличия и состояния дел, а также подготовке дел к страховому копированию за счет менее важных внутриархивных работ;

  • обеспечить использование актов установленной Правилами формы при документировании результатов проверки наличия и состояния документов;

  • усилить внимание к работе с уникальными и особо ценными документами, а также документами, имеющими в оформлении или приложении драгоценные камни и металлы;

  • сделать необходимые расчеты по объемам (видам, количеству и листажу) описей, не отвечающих требованиям Правил, и подготовить заявку по ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)» на их поэтапный перевод в электронный вид;

  • направить проект Концепции развития НСА РГВИА на 2012–2020 гг. на согласование в Росархив;

  • по мере возможности привести работу читальных залов в соответствие с «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации»;

  • планировать, начиная с 2014 г., работу по анкетированию пользователей в читальных залах, а также проведение читательских конференций;

  • подготовить с участием ведущих специалистов академических и высших учебных заведений и обсудить на заседании Научного совета перспективный план публикационной деятельности;

  • обеспечить оперативное обновление информации о деятельности на страничке архива на Интернет-портале «Архивы России».

 


[1] Исключение составляет только отдельно стоящий и пустующий т.н. «Красный домик».

[2] Архив ведет лишь свой раздел на портале «Архивы России», где размещена информация о новостях архива, оказываемых услугах, составе хранящихся документов.

[3] Только в 2010–2012 гг. было перемещено из архивохранилищ, а затем возвращено обратно около 5,0 тыс. коробок.

[4] Справочный (4-й) том путеводителя содержит предметный, именной и географический указатели, указатель распределения фондов по томам путеводителя, сведения об изменениях в составе фондов РГВИА за 2001–2008 гг. Помимо этого, в него включен список фондов, не вошедших в его основные тома, и библиографический список работ, подготовленных с использованием документов РГВИА.

[5] Как это было сделано в отношении всех описей РГИА перед его переездом.

[6] В случае невозможности получения дела пользователь получает архивную выписку из него по интересующему вопросу.

[7] Иногородним пользователям заказанные дела выдаются на 3-й день после заказа, москвичам, работающим по отношению от организации – через 1–2 недели (в зависимости от загруженности архивохранилищ), работающим по личным заявлениям – через 2–3 недели.

[8] За исключением запросов, исполняемым по НСА архива, которые также бесплатны.

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов