Справка о результатах комплексной проверки федерального казенного учреждения «Российский государственный исторический архив»

Страница для печативерсия PDF

Справка
о результатах комплексной проверки
Российского государственного исторического архива

2011 г.

Российский государственный исторический архив (РГИА) хранит свыше 6,5 млн. архивных дел, 432 тыс. книг и ведомственных изданий, отражающих историю Российской империи с начала XIX в. по 1917 г. Архив является одним из наиболее крупных и значимых архивохранилищ страны и мира, что обусловило его включение указом Президента Российской Федерации от 06.11.1993 № 1847 в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

Введение в строй современного комплекса зданий и переезд в них РГИА создали принципиально новые возможности для организации работы архива, а также позволили возвратить около 33,0 тыс. дел из фондов Сената, находившихся с середины прошлого века в Центре хранения страхового фонда и фактически исключенных из использования. В то же время, довольно длительный перерыв в его нормальной жизнедеятельности, вызванный перемещением фондов, необходимость освоения новых площадей и современного высокотехнологичного оборудования стали серьезными факторами, тормозящими налаживание полноценного функционирования РГИА как федерального государственного учреждения.
 

1. Управление и организация деятельности

Основная деятельность архива организуется в соответствии с Уставом, утвержденным приказом Росархива от 31.05.2011 № 39. В связи с преобразованием в федеральное казенное учреждение Устав, а также другие уставные документы РГИА оперативно перерегистрированы в налоговых, статистических и иных уполномоченных органах Санкт-Петербурга. Помимо этого, проведена замена печатей, штампов и бланков, завершается внесение необходимых записей в трудовые книжки работников.

Архивом зарегистрированы право собственности Российской Федерации и право оперативного управления на комплекс зданий, в котором он размещается. Оформление аналогичных прав на земельный участок до настоящего времени не завершено вследствие медленного прохождения этой административной процедуры в территориальном органе Росимущества.

Управление архивом осуществляется директором, имеющим пять заместителей. Распределение обязанностей между ними, а также структура архива утвержденное приказом РГИА от 01.10.2010 № 59, требует уточнения.

Все 17 отделов и 13 архивохранилищ, входящих в структуру архива, функционируют на основании утвержденных положений.

Из существующих в архиве совещательных органов – двух дирекций («большой» и «малой»[1]), Научного совета, экспертно-проверочной и методической комиссий, комиссии по охране труда и ряда других – наиболее регулярно работают только малая дирекция и комиссии. Большая дирекция, несмотря на неплохие планы работы, предусматривающие ежемесячные заседания, собирается нечасто (7 раз в 2009 г., 6 – в 2010 г., 4 – за 10 месяцев 2011 г.) и рассматривает обычно не самые актуальные вопросы текущей деятельности и перспектив развития архива.

Не вполне удовлетворительно обстоит дело и с работой Научного совета. Вследствие ограниченности и расплывчатости его задач, установленных утвержденным в сентябре 2008 г. положением, а также загруженности основными обязанностями членов заседания названного Совета проходят нерегулярно.

Гораздо продуктивнее работает Методическая комиссия, благодаря чему основная деятельность РГИА, прежде всего в сфере обеспечения сохранности документов, методически обеспечена. В архиве функционирует хорошо оборудованный методический кабинет, регулярно пополняемый новыми поступлениями, прежде всего, из ВНИИДАД.

Организация планирования и отчетности строится в соответствии с Регламентом планово-отчетной документации РГИА, утвержденным в октябре 2009 г. Планы-отчеты структурных подразделений (в том числе, архивохранилищ) с поквартальной разбивкой и бюджетом рабочего времени ведутся, но в разной степени подробности, что не всегда дает возможность оценить действительную напряженность и результативность их работы. Индивидуальный учет труда осуществляется в форме дневников, однако ведутся они не всеми работниками архива.

При планировании архивных работ в основном используются «Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (М. 2007 г.), в дополнение к которым разработаны и утверждены приказом от 30.12.2008 № 83 нормы на отдельные виды работ по исполнению запросов и копированию архивных документов, учитывающие особенности РГИА.

Поступающая в архив распорядительная документация, включая решения коллегий, приказы и поручения Росархива, ставится на контроль и в целом исполняется в установленные сроки.

Утвержденная архиву штатная численность составляет 299 чел., фактическая (на момент проверки) – 199. Качественный уровень работников РГИА характеризуется следующим образом: 138 чел. имеют высшее образование, четверо являются докторами, а пятеро – кандидатами исторических наук. В аспирантуре учатся 6 специалистов, в различных ВУЗах – 21. Текучесть кадров на протяжении последних лет сохраняется на одном уровне, составляя ежегодно примерно 12 % списочного состава. Также стабильной остается и тенденция старения кадров – значительную долю работников составляют люди возрастной группы от 50 лет и старше. Очевидно, что непростая кадровая ситуация, имеющая место в РГИА, является одной из основных причин, затрудняющей работу по формированию кадрового резерва.

Со всеми работниками РГИА заключены трудовые договоры, дополняемые при необходимости трудовыми соглашениями. Разработаны и утверждены должностные инструкции начальников отделов и архивохранилищ, всех категорий специалистов, подшитые в личные дела под роспись.

В архиве на регулярной основе действуют Аттестационная комиссия и Комиссия по установлению стажа, дающего право на получение ежемесячной надбавки за выслугу лет, обе из которых своевременно рассматривают профильные вопросы. Аттестация работников проводится по мере необходимости. Так, в 2011 г. было аттестовано 3 чел.

Несмотря на то, что большая часть трудового коллектива проработала в архиве менее 5 лет, повышение квалификации работников на регулярной основе, за исключением занятий по гражданской обороне, не организовано. Возобновление проведения техминимума для новых работников и семинаров для специалистов, имеющих специальное образование и опыт работы, запланировано только с 2012 г.

Между администрацией архива и работниками регулярно заключаются и регистрируются в установленном порядке коллективные договора, предусматривающие различные формы социальной поддержки (социальные дни для женщин, дни здоровья, диспансеризацию) и материальной поддержки (премии к юбилеям, материальная помощь к отпуску), а также морального поощрения (благодарности, грамоты). Соответствующие локальные нормативные акты о порядке премирования, материального вознаграждения и материального поощрения, как за счет бюджетных средств, так и за счет внебюджетных поступлений в РГИА имеются.

Вопросы охраны труда решаются в соответствии с действующим в архиве Положением и соглашением об охране труда. РГИА – один из немногих архивов, в котором проведена работа по аттестации рабочих мест по условиям труда, в результате которой 9 рабочих мест в лаборатории микрофильмирования и реставрации документов были признаны специализированной организацией вредными по факторам производственной среды и трудового процесса.

Соблюдение трудовой дисциплины регламентируется Правилами внутреннего трудового распорядка. Наличие в РГИА электронной пропускной системы, позволяющей постоянно осуществлять контроль за продолжительностью нахождения сотрудников на рабочем месте, дает администрации возможность без какого-либо опасения устанавливать по просьбам желающих гибкий график прихода на работу. По результатам регулярно проводимого раз в два месяца анализа полученных из названной системы данных принимаются меры дисциплинарного воздействия к выявленным нарушителям.

Ведение кадровой документации (приказов по личному составу, личных дел, трудовых книжек и т.п.) осуществляется в целом в соответствии с установленными требованиями на основе унифицированных форм и ПО 1С «Кадры». Помещение кадрового подразделения оборудовано металлическими шкафами и имеет ограничение по доступу в него.

Помимо своей основной деятельности архив ежегодно организует производственную практику десятков студентов ВУЗов, в том числе СПбГУ, ЛГУ им. А.С. Пушкина, Северо-Восточного государственного университета, РГГУ, Института им. И.Е. Репина и др.
 

2. Материально-техническая база.
Информационно-коммуникационная инфраструктура

Комплекс зданий РГИА (2003–2005 гг. постройки), состоящий из объединенных между собой корпусов различного технологического назначения, является одним из наиболее технически оснащенных не только в России, но и в Европе, позволяя в полной мере обеспечить нормативные условия хранения сосредоточенных в нем архивных документов.

По результатам проведенной в 2011 г. Госпожнадзором проверки нарушений противопожарной безопасности на объекте не выявлено.

Соблюдение охранного режима обеспечивается постами милиции и специальными средствами технической укрепленности. Так, комплекс зданий архива оборудован многорубежной охранной сигнализацией, внутренним и внешним видеонаблюдением, системой контроля и управления доступом в установленные для каждого работника зоны и помещения, а также стационарными и переносными металлодетекторами. Автоматизированы выдача и учет постоянных и временных пропусков (идентификаторов), в специальной БД хранится информация об их владельцах. Налажена система учета выдачи и хранения электронных ключей от всех помещений архива. Техническое решение проблем безопасности подкреплено разработкой комплекса инструктивных документов[2], организовано их внедрение.

Как удовлетворительный можно оценить биологический режим в архивохранилищах, что подтверждено специальным исследованием, проведенным в 2008 г. ВНИИДАД совместно со специалистами РГИА.

В то же время, несмотря на относительную новизну постройки, в процессе эксплуатации комплекса выявлены существенные дефекты, допущенные при строительстве. В частности, некачественно выполненная кровля стала причиной многочисленных протечек, а слабое утепление стен создает угрозу промерзания ограждающих конструкций и нарушения внутреннего температурно-влажностного режима.

Обладая объективно лучшей среди федеральных архивов информационно-коммуникационной инфраструктурой, РГИА имеет возможность активно использовать современные информационные технологии практически во всех направлениях деятельности. Так, ее наличие позволило архиву одному из первых организовать оказание дистанционных услуг – осуществлять пересылку электронных копий архивных документов по заявкам иногородних пользователей посредством электронной почты.

Помимо имеющихся 256 единиц персональных компьютеров[3], в архиве действует датацентр (серверная) в составе 11 серверов. В серверной также размещены 2 дисковые библиотеки с общим объемом памяти 14 Тб и 1 ленточная (29,6 Тб). Для создания электронных копий документов по заказам пользователей читателей и нужд самого архива используются 3 профессиональных планетарных сканера.

Локально-вычислительная сеть в РГИА создана в период строительства и имеет протяженность почти 101 км. Сеть проложена практически во все служебные помещения, кроме архивохранилищ, объединяя 190 рабочих мест и давая возможность работать одновременно во внутренней сети и в сети Интернет. На момент проверки пользователями Интернета являлись 85 сотрудников, подключение которых осуществлено на основании заявок от начальников структурных подразделений с обоснованием такой потребности.

Большинство компьютеризированных рабочих мест (за исключением читального зала) оснащено полным комплектом периферийных устройств: офисными планшетными сканерами (20 рабочих мест) и принтерами различных модификаций. Как представляется, подобный подход к использованию принтеров является не вполне оптимальным и экономичным при наличии сети, позволяющей перейти к более эффективному использованию сетевых принтеров, что значительно сократит количество этого оборудования и расходы на его содержание.

Как отмечалось выше, инженерно-техническое обслуживание всей номенклатуры оборудования в комплексе зданий РГИА, включая вычислительную и оргтехнику, администрирование сети и подключение к ней в случае необходимости новых рабочих мест, осуществляется специалистами ООО «НЕВИСС-Комплекс».
 

3. Обеспечение сохранности и учет документов

Все документы РГИА, за исключением нестандартных дел, закартонированы. Размещение документов на стеллажах типа «компактус», которыми оборудованы архивохранилища, организовано в соответствии с нормативными требованиями: выборочная проверка качества топографических указателей показала соответствие размещения фондов схеме, составленной при подготовке архива к переезду и уточненной по его результатам.

Обеспечено сейфовое хранение уникальных документов, а также документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни. Фонд пользования на пленочном носителе размещен в отдельном архивохранилище.

Проведенная во исполнение приказа Росархива от 17.08.2006 № 49 «О хищении документов в РГАЛИ» в 2008–2010 гг. выборочная полистная проверка наличия и состояния почти 80,0 тыс. дел, выдававшихся из архивохранилищ, фактов утраты документов не выявила.

Работы по созданию страхового фонда и реставрации осуществляются за счет программных средств в лаборатории микрофотокопирования и реставрации документов РГИА, «высокая» реставрация – на договорной основе со сторонними организациями. Лаборатория архива обслуживает также РГАВМФ. В год изготавливается 230,0 тыс. кадров негативов одновременно с фондом пользования, реставрируется 12,5 тыс. листов. За годы реализации федеральных целевых программ смикрофильмировано 20,6 тыс. особо ценных дел (более 1,7 млн. кадров) из фондов Департамента государственного казначейства, Канцелярии обер-прокурора Синода, Департамента народного просвещения, Департаментаполиции исполнительной МВД, Коллекции Камер-фурьерских журналов и др. Организована регулярная отправка страхового фонда в ЦХСФ. В целом объем смикрофильмированных дел РГИА превышает 744,0 тыс. ед. хр., что является одним из лучших показателей среди федеральных архивов (для сравнения: в РГАДА страховые копии имеют лишь 137,3 тыс. дел), позволяя почти треть запрашиваемых пользователями документов в читальный зал выдавать в виде микроформ фонда пользования.

Фактов неисправимого повреждения документов, а также отказов в выдаче дел пользователям по причине их неудовлетворительного состояния не установлено. На реставрацию, в соответствии со специальным планом, направляются уникальные и наиболее используемые особо ценные дела, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. Всего за 2001–2010 гг. отреставрировано 1,3 тыс. дел (более 97,6 тыс. листов).

Вместе с тем, в организации хранения документов имеются упущения и нерешенные вопросы.

Не во всех архивохранилищах соблюдаются нормативные сроки возврата дел, выданных в структурные подразделения. Имеют место случаи несвоевременного списания возвращенных дел. Не соблюдается порядок визирования требований на выдачу документов в читальный зал архива.

Не принимаются необходимые меры по минимизации ошибок при подкладке дел, в т.ч. не осуществляется выборочная проверка качества подкладки дел, выдававшихся из архивохранилищ; не документируется ежеквартальная выверка книг выдачи архивных документов.

Нуждается в совершенствовании организация работы по проверке наличия и состояния дел, особенно по соблюдению нормативно установленной цикличности ее проведения.

Не завершена работа по организации специальной экспертизы документов Архивного фонда Российской Федерации, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, для постановки на учет в установленном порядке в Северо-Западной инспекции пробирного надзора Минфина России. Не внедрена форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, предусмотренная «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила).

Архив практически не принимает участие в работе по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. При этом почти 70 % дел РГИА (4,5 млн.) по данным паспортизации отнесены к особо ценным. Нормативно установленные документы на указанный комплекс ведутся не в полном объеме.

На многие годы затянулось получение лицензии на проведение работ, связанных с государственной тайной. В результате до настоящего времени не решена проблема укрытия документов в особый период.

Основные и вспомогательные учетные документы, в целом, ведутся в установленном порядке, обеспечивается сбалансированность их показателей. Наряду с централизованным, организован учет дел по архивохранилищам. Ежегодно составляются паспорта архива и архивохранилищ. Внедряется система автоматизированного учета на базе 4-й версии ПК «Архивный фонд». За 2009–2011 гг. в него внесены описания 1368 фондов (с аннотациями и историческими справками) – 100 %, описания 32059 ед. хр. – 0,49 %.

Из выявленных недостатков в ведении учетных документов наиболее существенным является отсутствие в РГИА, вопреки требованиям Правил, порядка и схемы учета архивных документов.

Нарушается нормативно предусмотренный порядок учета физического состояния дел. Не организован сводный учет дел, требующих специальной обработки. Не проводится целевая работа по учету физического состояния дел с использованием буквенно-цифровой индексации.

Вызывает обеспокоенность сохранность описей РГИА. Результаты проверки их наличия не задокументированы, не ведется учет необнаруженных описей, хотя, по информации сотрудников архива, таковые имеются. Реестр описей не рассматривается как основной учетный документ, в нем отсутствует итоговая запись, подтверждающая паспортное количество описей.
 

4. Пополнение Архивного фонда Российской Федерации

В 2007–2010 гг. новыми документами фонды РГИА не пополнялись. В 2011 г. Президент Российской Федерации Д.А. Медведев в ходе осмотра подготовленной РГИА историко-документальной выставки «150 лет отмены крепостного права» передал в дар одну ед. хранения – типографский экземпляр «Высочайше утвержденного Его Императорским величеством 19 февраля 1861 г. Положения о крестьянах, вышедших из крепостной зависимости» (СПб, 1861).
 

5. Научно-справочный аппарат

РГИА располагает полным комплектом обязательных для ведения архивных справочников, часть из которых уже переведена в электронный формат и доступна в режиме удаленного доступа, а также значительным числом дополнительных, что в целом обеспечивает возможность эффективного поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации.

Из имеющихся в архиве по паспорту на 01.01.2010 8404 описей большую часть составляют дореволюционные типографские экземпляры (к делам II Отделения С. Е. И. В. Канцелярии, Сенатского архива, коллекции рукописей и Канцелярии Священного Синода, архива Государственного совета, Канцелярии Государственной думы и др.) и сдаточные, преимущественно рукописные, к документам фондов высших и центральных органов управления Российской империи. Остальные описи, в основном, – примыкающие к ним по характеру описания, составленные в 1920–1930-х гг. из заголовков, переписанных с обложек дел дореволюционного делопроизводства. Ввиду отсутствия квалифицированных специалистов в настоящее время их усовершенствование архивом практически не ведется.

При подготовке к переезду в новое здание все описи РГИА были оцифрованы (в виде постраничных образов) и в настоящее время их электронная форма широко используется как в структурных подразделениях, так и в читальном зале. В середине 2011 г. они размещены и на сайте РГИА. Хотя это отчасти и компенсирует имеющуюся некомплектность описей на бумажном носителе (лишь 17 % описей имеют полный комплект, что является самым низким показателем среди федеральных архивов), тем не менее не освобождает архив от необходимости решения данной проблемы, а равно и передачи в соответствии с Правилами первых экземпляров описей из отдела научно-справочного аппарата, компьютерных и информационных технологий в отдел государственного централизованного учета.

Изданный в 2000–2008 гг. 4-х томный Путеводитель РГИА является одним из лучших среди такого рода справочников, вышедших в последнее время. Как и архивные описи, три его тома (1, 2 и 4-й) тоже доступны в режиме удаленного доступа через сайт архива. Помимо Путеводителя исследователи могут воспользоваться также Кратким справочником по фондам РГИА (1994 г.) и аннотированным реестром описей в 3-х томах.

В систему каталогов РГИА входят каталог архива и 10 не влитых в него пофондовых ведомственных картотек, преимущественно Министерства императорского двора, созданных еще до революции.

Каталог архива, систематическая часть которого включает свыше 2,3 млн. карточек, именная – 290 тыс., отражает в той или иной мере все группы фондов и позволяет оперативно искать необходимые документы из большого числа фондов по теме, вопросу, предмету, географии, фамилии и т.п. Вместе с тем, поскольку в настоящее время закаталогизированна лишь половина фондов (66 % дел), он не в полной мере обеспечивает полноту выявления архивной информации. Вследствие этого в архиве в плановом порядке продолжается традиционная (карточная) подокументная разработка фондов в объеме около 500 карточек (200 дел) ежегодно.

В дополнение к основным архивным справочникам РГИА располагает 4 межфондовыми указателями к описям, 3 межфондовыми и 10 внутрифондовыми указателя к документам, почти 300 тематическими перечнями документов по истории территорий, городов и населенных пунктов, памятников архитектуры, развития отдельных отраслей промышленности, сельского хозяйства, науки, культуры, просвещения и здравоохранения, а также около 150 обзорами фондов.

Наряду с работой по созданию (совершенствованию) традиционного НСА, в РГИА в заметных масштабах ведется работа по созданию единого электронного каталога. В 2010–2011 гг. в соответствии с приказом от 03.02.2010 № 14 и за счет программных средств большинство из имевшихся разрозненных компьютерных баз и банков данных, до недавнего времени используемых лишь работниками того структурного подразделения, где они формировались, были конвертированы в общеархивную базу данных «Электронный каталог РГИА» на основе ПО «КАИСА-Архив» (разработчик ООО «Альт-Софт», Спб.), став общедоступными для всех специалистов архива и для пользователей, в том числе удаленных. В настоящий момент она содержит в общей сложности 18,16 тыс. образов документов и 109,2 тыс. заголовков дел. Оставшиеся неохваченными 220 тыс. записей из различных баз данных, ведущихся в структурных подразделениях, планируется включить в электронный каталог в 2012 г. Создание единого в масштабах архива электронного информационного ресурса, безусловно, является шагом в правильном направлении, однако не должно вестись РГИА в ущерб наполнению ПК «Архивный фонд», обязательного для ведения всеми государственными и муниципальными архивами.

К 2011 г. в РГИА сформировался довольно значительный объем электронных копий архивных документов, созданных как при выполнении плановых работ (исполнении поручений директивных органов, подготовке сборников, выставок, заказов пользователей и т.п.), так и в рамках участия архива в создании электронного контента «Президентской библиотеки». Первые из них (324,0 тыс. образов /около 270 Гб) хранятся записанными на диски и на переносном жестком диске, что не позволяет наладить работу по вторичному использованию имеющихся электронных копий, а отсутствие их автоматизированного учета зачастую приводит к повторному сканированию документов, крайне нежелательному с точки зрения сохранности оригиналов.

Несмотря на наличие юридически оформленных обязательств, серьезной проблемой для РГИА остается получение от партнеров электронных копий дел, цифруемых для Президентской библиотеки. Так, на 31.01.2011 архивом были получены электронные копии лишь 6,65 тыс. ед. хранения (примерно 4,1 Тб) из 52,0 тыс. отсканированных.

Архивом зарегистрированы и поддерживаются два доменных адреса: fgurgia.ru и rgia.su (зарегистрирован 22.07.2011). Интернет-сайт архива достаточно информативен, однако все еще не в полной мере соответствует Рекомендациям по созданию архивного сайта в сети Интернет (приложение к письму Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К).
 

6. Использование архивных документов

Практически полная укомплектованность структурных подразделений, занимающихся использованием архивных документов, свидетельствует о приоритетном внимании, уделяемом РГИА этому направлению деятельности.

Информационное обеспечение государственных органов власти, исполнение тематических и генеалогических запросов от граждан и организаций организовано в РГИА в соответствии с Регламентом по предоставлению услуги по исполнению запросов граждан и организаций, разработанным на основе аналогичного административного регламента Росархива, а также приказами и распоряжениями директора РГИА.

Запросы государственных органов власти, поручения Росархива, доля которых составляет 15–20 % от общего числа обращений в архив, исполняются бесплатно в первоочередном порядке и, как правило, без нарушения установленных сроков.

Читальный зал РГИА является самостоятельным структурным подразделением, включающим справочно-информационный центр и два читальных зала – для исследователей и для работников архива.

В справочно-информационном центре в электронном виде ведется журнал учета посещений, выдача пропусков и ведение личных дел пользователей, оформляются заказы на копирование, а также их оплата через кассу.

Читальный зал для пользователей работает ежедневно, кроме субботы и воскресенья, до 17:00 часов (в пятницу – до 16:00). Практикуется одновременное закрытие на период летних отпусков (как правило – август) читального зала, отдела НСА и научно-справочной библиотеки, информация об этом размещается на сайте архива и его страничке на портале «Архивы России».

Из 119 посадочных мест читального зала 12 предназначены для работы с описями в электронном виде; 30 – для просмотра микроформ фонда пользования, 10 – для работы с графическими материалами и делами большого формата; 6 – для работы с уникальными и несброшюрованными документами в отдельной комнате с ограниченным доступом. В целях обеспечения сохранности документов в нем ведется постоянное видеонаблюдение за исследователями; а отработанные дела полистно проверяются работниками читального зала.

Архив предоставляет возможность иногородним пользователям оставлять требования на выдачу дел и активировать их по телефону и/или электронной почте к дате приезда. Выдача описей осуществляется в день обращения, документов – через 2–3 дня, что соответствует требованиям «Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» (М., 1998). Вместе с тем, в нарушение названных правил объем выдаваемых документов ограничен лишь тремя делами для петербуржцев и четырьмя для остальных граждан, что вызывает обоснованные нарекания в адрес РГИА и жалобы в Росархив со стороны пользователей, неудовлетворенных такой ситуацией. Ссылка на малые размеры помещения для временного хранения документов, выданных из архивохранилищ для работы в читальном зале, может рассматриваться в качестве смягчающего обстоятельства лишь частично.

За 2009 – октябрь 2011 гг. читальный зал обслужил 4590 пользователей (52498 посещений), из которых 600 человек составили исследователи из дальнего и ближнего зарубежья. За этот период им было выдано более 102 тыс. дел и изготовлено 106,5 тыс. лл. копий документов, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Помимо непосредственно документов в читальном зале, пользователи имеют возможность обратиться к традиционным каталогам, электронной версии аннотированного реестра описей и описям в электронном формате, а также к фондам научно-справочной библиотеки. В целом интерес пользователей к традиционным информационно-поисковым средствам архива сохраняется на одном уровне, составляя порядка 3,0 тыс. обращений в год. Из электронных справочно-поисковых средств наибольшей популярностью у них пользуются электронные образы описей.

Ссозданием в архиве самостоятельного Отдела экспозиционно-выставочной работы и выставочного зала это направление использования значительно активизировалось. Так, в 2009–2011 гг. архив подготовил и/или принял участие в 52 выставках, из которых в выставочном зале РГИА экспонировалось 9 (головные организации – РГИА, РГВИА), а еще в 43 архив принял участие, предоставив свои документы. Особое внимание общественности привлекли историко-документальные выставки: «Российская империя и становление Великого княжества Финляндского», «Архив и архивисты в годы Великой Отечественной войны», «300 лет гражданской азбуке», «Алкогольная политика в царской России», «Три века контактов: Бразилия, Россия, Индия, Китай» и «История российской благотворительности», чей виртуальный вариант интегрирован в электронный каталог РГИА и представлен на сайте архива.

Организованные архивом историко-документальные выставки сопровождаются изданием буклетов и каталогов, а также информационной поддержкой традиционных и электронных СМИ (телеканалы «Культура», ГТРК «Санкт-Петербург», ВГТРК, местная печать Санкт-Петербурга и др.). Часть выставок, например, таких как «300 лет гражданской азбуке» и «История российской благотворительности», была подготовлена при финансовой поддержке Международного благотворительного фонда им. Д.С. Лихачева и Фонда Форда.

Учитывая большую общественную значимость и актуальность документальных экспозиций РГИА, решается вопрос об осуществлении свободного доступа в выставочный зал архивов.

Работа по подготовке документальных публикацийведется в соответствии со Сводным планом подготовки документальных публикаций и архивных справочников архивных учреждений Российской Федерации на 2006–2010 гг. и планами научно-издательской деятельности РГИА. Подготовлены и изданы в 2009 гг. «Особые журналы Совета министров Российской империи. 1917 г.», в 2011 г. – «Санкт-Петербургская дворянская книга. Литера Б».

В соответствии с предоставленным архиву правом остальные информационные услуги оказываются на платной основе либо в соответствии с Прейскурантом оказываемых платных услуг РГИА, утвержденным приказами от 06.02.2009 № 14 и от 30.09.2009 № 73, либо на договорной основе.

В целях повышения эффективности исполнения платных тематических (в т.ч. генеалогических) запросов отдел информации и научного использования документов, непосредственно занятый поиском архивной информации, освобожден от необходимости заключения соответствующих договоров, отслеживания сроков исполнения и поступления оплаты, оформления и организации отправки ответов заказчикам через канцелярию. Эти функции возложены на созданный в составе отдела административной и организационной работы сектор координации исполнения договорных работ. С марта 2011 г. для работы с запросами используется ПО «Учет обращений граждан и организаций» (разработчик ООО «Архивные информационные технологии», Пермь).

Несмотря на эти и другие предпринимаемые архивом меры, позволившие ликвидировать в 2010 г. образовавшуюся по объективным причинам задолженность по исполнению тематических запросов за 2007–2008 гг., сохраняющийся высокий уровень поступающих запросов (в среднем более 1000 ежегодно в 2009–2011 гг.) обуславливает затягивание сроков исполнения запросов до 8 и более месяцев. На момент проверки в работе находилось около 900 запросов.

Все проекты международных договоров по использованию документов РГИА и созданию информационных продуктовдо их заключения направляются в соответствии с установленным порядком на экспертизу в Росархив. В рамках договорной деятельности с зарубежными партнерамис 2009 г. по октябрь 2011 г. было заключено 9 таких договоров: с Центральным государственным архивом Республики Казахстан, Национальным архивом Финляндии, Метрополитанской библиотекой Бухареста (Румыния), Университетом Фрезно Пасифик (США), Национальной государственной телерадиокомпанией Республики Беларусь, Библиотекой Йельского университета (США), Институтом истории им. А.А. Бакиханова Национальной академии наук Азербайджана.

В целях популяризации архивных документов РГИА активно сотрудничаетсо средствами массовой информации, предоставляя копии документов для подготовки передач ведущим телекомпаниям («1 Канал», НТВ, РЕН ТВ, ТВ «Центр»), проводит научные конференции «Архивы и история российской государственности» (совместно с СПбГУ) и готовит выступления с докладами и сообщениями на различных научных конференциях, организует встречи с представителями международных организаций, также проводит экскурсии (ежегодно не менее 10) по выставкам и непосредственно архиву для учащихся и студентов петербургских учебных заведений, сотрудников петербургских архивов, музеев и библиотек.
 

7. Финансово-экономическое обеспечение

Постановка финансово-экономической работы в РГИА является одной из лучших среди федеральных архивов.

На основании требований бухгалтерского законодательства, приказом от 30.12.2010 № 82 утверждена учетная политика архива на 2011 г. Бухгалтерский учет, ведение и учет кассовых операций, учет операций по движению денежных средств осуществляется согласно требованиям соответствующих нормативных требований Минфина России и Центробанка России в автоматизированном режиме. Записи в кассовой книге архива подтверждены первичными учетными документами и соответствуют записям в журналах операций № 1.

Прием наличных денежных средств в кассу архива ведется на основании приходных кассовых ордеров с наложением штампа «получено», выдача наличных денежных средств из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам с наложением штампа «оплачено».

Организация закупок товаров, работ и услуг для федеральных государственных нужд осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 № 94-ФЗ. В архиве на постоянной основе действуют единая конкурсная и аукционная комиссия и котировочная комиссия. Функции по подготовке и размещению государственных заказов путем проведения торгов на право заключения контрактов в 2009–2010 гг. выполняло специализированная организация – ЗАО «Инвестконкурс».

Расходы РГИА по средствам, полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, осуществляются согласно смете, утвержденной директором и согласованной с Росархивом. Проверкой полноты отражения доходов от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности в отчетности за 2010 г. нарушений не установлено.

Платежи по договорам аренды и возмещения расходов по коммунальным платежам с арендаторов взысканы с контрагентов в полном объеме.

В соответствии с приказом от 28.10.2010 № 66 проведена инвентаризация основных средств, товарно-материальных ценностей и финансовых обязательств. Согласно сводному отчету по результатам инвентаризации расхождений по фактическому наличию имущества с данными бухгалтерского учета не выявлено.

 


Приложение
к справке о результатах
комплексной проверки РГИА

Рекомендации
по совершенствованию деятельности
Российского государственного исторического архива:

  • осуществить оптимизацию структуры архива с учетом требований приказа Росархива от 04.07.1996 № 29-ДСП; уточнив одновременно распределение кураторства за структурными подразделениями между заместителями директора;

  • провести анализ рациональности использования бюджета рабочего времени и нормирования работ;

  • установить действенный контроль за планированием и учетом труда как отдельных работников архива, так и структурных подразделений в целом;

  • усилить роль дирекции в организации текущей деятельности архива и определении перспектив его развития;

  • возобновить на регулярной основе проведение занятий по повышению квалификации работников, прежде всего не имеющих профильного образования;

  • обеспечить эффективный контроль за движением дел;

  • внедрить в практику использование актов установленной Правилами формы при документировании результатов работы с фондами;

  • в соответствии с письмом Росархива от 06.09.2011 № 4/1784-А рассмотреть ход и результаты работы по проверке наличия и состояния фондов и направить в Росархив до 1 апреля 2012 г. предложения о сроках представления материалов о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны;

  • провести критический анализ состава документов, отнесенных к особо ценным, на основе «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации», организовать их учет в установленном порядке;

  • обратить особое внимание на работу уникальными и особо ценными документами, имеющими в оформлении и в приложении к ним драгоценные металлы и камни;

  • по результатам проверки наличия и состояния документов, возвращенных из ЦХСФ, организовать изолированное хранение дел, пораженных грибком, в том числе путем размещения их в индивидуальной упаковке из воздухопроницаемого материала, для последующей плановой обработки;

  • привести в соответствие с Правилами учет и хранение первых экземпляров описей;

  • разработать перспективную программу информатизации, определяющую стратегию, основные взаимосвязанные направления развития информационной инфраструктуры архива и создаваемых электронных ресурсов;

  • провести анализ применения компьютерного оборудования и программного обеспечения, выработать единые подходы к использованию ПО и электронных ресурсов с целью формирования централизованной информационной среды архива и экономии расходов на обслуживание;

  • урегулировать вопросы взаимодействия с партнерами по оцифровке документов архива для Президентской библиотеки, имея ввиду организацию ритмичной передачи электронных образов и создание условий для их использования в интересах архива;

  • принять дополнительные меры по сокращению сроков исполнения поступающих в архив тематических запросов до 2 месяцев;

  • изыскать возможность увеличения количества дел, выдаваемых пользователям для работы в читальном зале;

  • рассмотреть вопрос о либерализации режима доступа граждан в выставочный зал;

  • диверсифицировать тематику публикаторской работы;

  • обеспечить оперативное обновление информации о деятельности на страничке архива на Интернет-портале «Архивы России» и на сайте РГИА.


[1] В состав «малой» дирекции согласно приказу от 04.02.2011 № 11 входят помимо директора его заместители и главный бухгалтер.

[2] «Инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах в РГИА», «Инструкция о подготовке к постановке, снятию с сигнализации и сдаче ключей от помещений архива», «Инструкция о мерах пожарной безопасности РГИА», «Инструкция о правилах пользования первичными средствами пожаротушения», «Инструкция о взаимодействии между объектовым подразделением городской пожарной службы со службами жизнеобеспечения, охраны и администрацией РГИА», «Положение об организации работы по обеспечению пожарной безопасности», «Положение по обучению и проверке знаний по пожарной безопасности», «Программа проведения вводного инструктажа по пожарной безопасности».

[3] В целях обеспечения информационной безопасности на 80 % компьютеров РГИА и на всех компьютерах в читальных залах отключены либо сняты все приводы и порты для подключения средств чтения/записи информации с внешних носителей.

 


     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов