Справка о результатах комплексной проверки федерального казенного учреждения «Российский государственный архив экономики»

Страница для печативерсия PDF

Справка
о результатах комплексной проверки
Российского государственного архива экономики

2010 г.

Российский государственный архив экономики (далее – РГАЭ) образован постановлением Правительства Российской Федерации от 24.06.1992 № 430 и является правопреемником Центрального государственного архива народного хозяйства СССР, созданного в 1961 г. Архив – единственное в России специализированное хранилище экономической документации с крупнейшим собранием письменных источников по социально-экономической истории страны с 1917 г. по 1990-е годы. Всего в РГАЭ хранится 4,7 млн. дел, в том числе 1,0 млн. дел по личному составу.

1. Правовое, организационное и научно-методическое обеспечение

Деятельность архива организована в соответствии с Уставом РГАЭ, утвержденным приказом Росархива от 31.08.2005 № 41. Устав зарегистрирован в Московской регистрационной палате в июне 2009 г.

Распределение обязанностей по руководству структурными подразделениями архива между директором и его заместителями утверждено приказом РГАЭ от 20.04.2010 № 6.

В соответствии с приказом РГАЭ от 29.01.2009 № 1 в структуру архива входит 11 отделов и Центр информационных технологий (на правах отдела), призванный выполнять общеотраслевые функции. Помимо этого, в составе отдела обеспечения сохранности документов функционируют 8 архивохранилищ, отдела спецфондов – 3 архивохранилища, отдела личных фондов – 1 архивохранилище, отдела НСА – сектор автоматизированных архивных технологий, отдела обеспечения сохранности документов – сектор исполнения социально-правовых запросов. Работа всех структурных подразделений регламентирована положениями, подготовленными на основе примерных положений о структурных подразделениях федеральных архивов, утвержденных приказами Росархива от 07.05.1998 № 34 и от 13.02.2001 № 12.

В целом, действующая структура архива позволяет ему обеспечивать выполнение уставных задач. Вместе с тем, вызывает сомнение дальнейшее существование в нынешнем виде в структуре архива Центра информационных технологий, поскольку он вследствие отсутствия техники и квалифицированного персонала не может полноценно решать задачи информатизации отрасли, и Отдела документации по социально-правовой защите граждан, учитывая планируемую концентрацию в филиале в пос. Вороново массива документов по личному составу, в том числе из ведомств.

Очевидно, что после преобразования архива в статус федерального казенного учреждения и утверждения нового устава РГАЭ, а также с учетом образования филиала в пос. Вороново, представляется необходимым уточнить его структуру, после чего пересмотреть положения о структурных подразделениях и переутвердить их.

Временные трудовые коллективы из работников архива создаются при необходимости реализации мероприятий федеральной целевой программы (далее – ФЦП) «Культура России (2006–2011 годы)» и государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006–2010 гг.», а также договорных работ.

В архиве действует ряд совещательных органов: дирекция, Научный совет, экспертно-проверочная и методическая комиссии, комиссия по рассекречиванию документов, комиссия по охране труда и др. Их деятельность регламентируется положениями, утвержденными соответствующими приказами.

Руководство РГАЭ регулярно проводит работу по анализу и оценке деятельности архива. Об этом свидетельствует активная работа дирекции. За период 2008–2010 гг. проведено 75 ее заседаний, в том числе 20 заседаний в 2010 г., на которых были рассмотрены наиболее актуальные проблемы совершенствования основной деятельности, прежде всего касающиеся обеспечения сохранности документов, исполнения социально-правовых запросов, а также хода строительства хранилища в пос. Вороново. В настоящее время руководством архива готовятся предложения о перспективах его дальнейшего развития. Эти перспективы связаны, в первую очередь, с образованием филиала РГАЭ в пос. Вороново и перемещением в него значительного комплекса архивных документов, что должно открыть новые перспективы комплектования архива и улучшения условий хранения его документов.

Система планирования, учета труда и отчетности строится в соответствии с приказом Росархива от 12.10.2006 № 59, а также ежегодными организационно-методическими письмами Росархива о планировании и отчетности.

В состав планово-отчетной документации архива входят общеархивный годовой план-отчет с расчетной частью, годовые планы-отчеты структурных подразделений (в том числе, архивохранилищ) с поквартальной разбивкой и бюджетом рабочего времени, индивидуальные годовые планы-отчеты. Годовые, ежеквартальные планы-отчеты структурных подразделений предоставляются вместе с пояснительными записками.

Итоги выполнения планов ежеквартально рассматриваются на заседаниях дирекции архива.

Индивидуальные планы-отчеты работников также имеют поквартальную разбивку и содержат виды работ с расчетом бюджета рабочего времени по каждому ее виду. Ведется индивидуальный учет труда (ведение дневников), однако не всеми работниками архива.

В соответствии с приказом РГАЭ от 28.12.2007 № 30 архив продолжает нормирование труда на основе «Норм времени (выработки) на основные виды работ ЦГАНХ СССР», утвержденные в 1990 г., поскольку, по мнению архива, они в большей степени способствуют достижению высоких результатов. Действительно, по целому ряду основных видов работ эти нормы выше, чем в подготовленных ВНИИДАД «Нормах времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (М. 2007 г.). Например, по приему документов без проверки количества листов; по проверке наличия документов; по выдаче дел; по включению карточек в систематический каталог и т.д. Кроме того,в архиверазработаны и утверждены приказом от 27.12.2006 № 25 временные нормы времени на виды работ, которые не были предусмотрены действующими нормами и на особо сложные работы по обеспечению сохранности документов.

Работа с документами в архиве, включая контроль за исполнением приказов и поручений Росархива, приказов РГАЭ, решений дирекции и других совещательных органов, осуществляется на основе Инструкции по делопроизводству в РГАЭ, утвержденной в апреле 2010 г. Ведется контрольная картотека документов, разрабатывается электронная система контроля исполнения документов. Следует отметить, что в отдельных случаях исполнение документов осуществляется сверх установленных сроков.

Научно-исследовательскую и методическую работу организует, осуществляет и координирует Отдел научно-исследовательской работы и маркетинга; он же организует деятельность Научного совета и методической комиссии. Последние составы Научного совета и методической комиссии утверждены приказом директора РГАЭ от 29.12.2009 № 29. В соответствии с ежегодными планами организуется работа Методической комиссии, которая за последние 5 лет рассмотрела и одобрила 13 различных методических пособий. В целом нормативно-методическая база основной деятельности РГАЭ представляется достаточной.

Архив является соисполнителем ряда важных научно-исследовательских работ общеотраслевого значения, в числе которых «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», «Биографическая и генеалогическая информация в государственных архивах России. 1917–1960 гг.», научно-исследовательский проект «Во имя справедливости: архивы рассказывают»и др.

Маркетинговая деятельность, нацеленная на изучение интересов потребителей, поиск спонсоров, попечителей, анализ спроса и предложения на услуги архива, а также работу по созданию и изданию рекламной продукции, поиску новых форм, методов и условий предоставления информационных услуг, позволяет РГАЭ не только привлекать значительные внебюджетные средства, но и пропагандировать документы, хранящиеся в архиве.

2. Кадровое обеспечение

Штатная численность РГАЭ на момент проверки установлена приказом Росархива от 10.12.2009 № 70 и составляет 181 чел., списочный состав руководителей и специалистов по основной деятельности – 125 чел. Архив укомплектован кадрами по основной деятельности на 80 %, что выше, чем в целом по федеральным архивам, однако более половины руководителей и специалистов архива старше 50 лет. Стаж работы в архивных учреждениях свыше 15 лет имеет 41 % сотрудников; 68 % руководителей и специалистов имеют высшее образование, из них 80 % (67 чел.) историко-архивное и историческое, 2 сотрудника имеют два высших образования. В настоящее время в архиве 12 кандидатов наук, 1 сотрудник учится в докторантуре, в ВУЗах учатся 11 человек, в том числе 9 – в Историко-архивном институте РГГУ, 4 сотрудника закончили аспирантуру.

Трудовые договоры заключены со всеми сотрудниками архива. Дополнительные соглашения к ним составляются по мере необходимости. Утверждены типовые должностные инструкции по всем категориям руководителей и специалистов. С конкретными должностными инструкциями, разработанными на большую часть должностей с учетом специфики структурных подразделений, работники ознакомлены под роспись.

Работа по подбору кадров ведется в традиционном порядке. Резерв кадров представлялся в Росархив (по запросу) в 2003 г. и до настоящего времени не обновлялся.

Коллективный договор, заключенный в 2009 г., устанавливает порядок и условия оплаты труда работников РГАЭ, предусматривает меры их социальной поддержки, в том числе ежемесячную выплату премий, а также оказание материальной помощи.

Разработаны и утверждены Правила внутреннего трудового распорядка, обновленные в 2008 г.; Положение о премировании работников РГАЭ; Положение об оплате труда работников ФГУ РГАЭ, осуществляющих техническое обеспечение деятельности архива и занимающих должности, не отнесенные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 мая 2007 г. № 287 к должностям руководителей, специалистов и служащих федеральных государственных архивов.

В качестве морального поощрения используется практика объявления благодарности работникам, проявившим себя при выполнении важных работ и заданий, юбилярам, ветеранам. Отличившиеся специалисты представляются к награждению государственными и ведомственными наградами.

Вопросам трудовой дисциплины уделяется достаточно серьезное внимание, они рассматриваются на производственных совещаниях, на дирекции архива. К нарушителям принимаются меры дисциплинарного воздействия.

В архиве действуют Комиссия по определению трудового стажа, дающего право на надбавки к должностному окладу за выслугу лет, и Комиссия по охране труда.

Постановка кадрового делопроизводства в целом соответствует требованиям законодательства. Ведутся и регулярно заполняются книги движения трудовых книжек и вкладышей к ним, регистрации трудовых договоров, регистрации личных дел и учета приема, перемещения, увольнения сотрудников архива, карточки по форме Т-2. Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по различным вопросам и в соответствии со сроками хранения и регистрируются в журнале. Ознакомление с приказами сотрудников под роспись проходит своевременно.

Помещение кадровой службы позволяет обеспечить особые условия хранения документов персонального учета (трудовые книжки, личные дела, карточки Т-2 сотрудников хранятся в несгораемом сейфе), проводить собеседования с претендентами на прием на работу и сотрудниками архива по кадровым вопросам.

Повышение квалификации работников архива происходит по профилю структурных подразделений. Организовано обучение по теме «Управление государственными и муниципальными заказами», на курсах руководителей эвакуационных органов федеральных органов исполнительной власти, в Институте развития Академии гражданской защиты МЧС России. Кроме того, используются такие формы обучения, как платные курсы, участие в конференциях, семинарах, «круглых столах», обмене опытом (в том числе международном). Для вновь прибывших или переводимых в другие структурные подразделения сотрудников в архиве восстанавливается ранее существовавшая система наставничества.

В свою очередь в архиве организована практика студентов ВУЗов, которую ежегодно приходят 10–15 человек.

3. Материально-техническая база.

Обеспечение сохранности и учет документов

Документы архива территориально разобщены по 4-м разным местам – на Б. Пироговской ул., д. 17 (3 865,6 тыс.ед.хр.), в зданиях РГАНТД (435,8 тыс.ед.хр.) и его филиала в г. Самаре (257,2 тыс.ед.хр.), а также в ЦХСФ (201,7 тыс.ед.хр.). В связи с этим в настоящий момент особую остроту приобретает вопрос своевременной сдачи в эксплуатацию архивохранилища РГАЭ в пос. Вороново. С учетом этого архивом уже сейчас начата проработка вопросов, связанных с перемещением в него архивных фондов.

Вместе с тем, в целом условия хранения документов архива можно считать удовлетворительными. В частности, помещения, занимаемые РГАЭ, в полном объеме оснащены современной системой пожарной сигнализации. Во всех хранилищах установлены металлические двери. В последние три года выработавшие свой ресурс электросети заменены на площади более чем 9,5 тыс.кв. м, что позволило увеличить с 30 % до 96 % по сравнению с 2007 г. оснащенность РГАЭ электрооборудованием, отвечающим требованиям пожарной безопасности.

Разработаны планы эвакуации сотрудников архива в случае пожара. Подготовлен и регулярно обновляется комплекс нормативных документов по пожарной безопасности. Приобретены в необходимом количестве индивидуальные противопожарные защитные средства.

Утверждены план действий при возникновении чрезвычайных ситуаций, схема оповещения сотрудников РГАЭ в рабочее и нерабочее время, разработан и утвержден в установленном порядке силовыми ведомствами «Паспорт безопасности РГАЭ» со списком опасных в террористическом плане помещений.

Функционирует добровольная пожарная дружина (ДПД), занятия с членами которой регулярно проводит инженерно-инспекторский состав 102 пожарной части.

В части мобилизационной подготовки разработан комплект документов по переводу архива на работу в условиях военного времени,уточнены перечни фондов, подлежащих эвакуации.

Осуществлен комплекс мероприятий по улучшению организации хранения архивных документов. В частности, утверждены положения об архивохранилищах; актуализированы приказы о порядке доступа в архивохранилища с утверждением списков лиц, осуществляющих ответственное хранение, выдачу и подкладку дел; опечатывания архивохранилищ и других помещений; хранения ключей и печаток; от всех помещений архива имеется два комплекта ключей, один из которых хранится в отделе обеспечения сохранности документов; все архивохранилища оборудованы приборами контроля за температурно-влажностным режимом, показатели которых регулярно регистрируются в специальных журналах.

Обеспечивается сейфовое хранение уникальных документов, а также изолированное хранение секретных дел. Фотодокументы, микроформы на правах подлинников, а также фонд пользования, созданныйодновременно со страховым фондом, размещены в отдельном архивохранилище.

Проводится 100 % полистная проверка наличия документов при выдаче в читальный зал и возврате в архивохранилища, о чем делаются соответствующие отметки в листах-заверителях, в которых отражаются особенности физического состояния и формирования дел.

Ежеквартально осуществляется выборочная проверка качества подкладки дел, выдававшихся из архивохранилищ. За последние три года проверено наличие 28,8 тыс.ед.хр., что составляет 18 % от общей выдачи дел.

Среднегодовой объем цикличной проверки наличия документов составляет около 145,0 тыс.ед.хр., что почти в 2 раза превышает средний показатель по федеральным архивам. Фактов утраты дел, предположительно по причине их хищения, не выявлено.По завершению работ коробки с малоиспользуемыми делами опечатываются. Всего за 2007–2009 гг. опечатано более 18,0 тыс. коробок.

Ряд работ, связанных с организацией хранения документов, выполняется с применением информационных технологий. В автоматизированном режиме ведутся сводный учет дел, требующих улучшения их физического состояния, топографические указатели, реестры описей по архивохранилищам. СозданаБД «Проверка наличия и состояния дел», на основе которой ведется планирование этой работы, контролируется ее ход и результативность.

В связи с отсутствием собственной лаборатории работы по созданию страхового фонда и реставрации документов осуществляются в ЛМРД РГАНТД в рамках реализации ФЦП «Культура России (2006–2011 годы)». В соответствии с перспективным планом создания страхового фонда на 2006–2010 гг., ежегодно изготавливается около 115,0 тыс. кадров негативов одновременно с фондом пользования. В настоящий момент общий объем страхового фонда составляет 4,2 млн. кадров. Страховые копии имеют около 44 % от объема числящихся по паспорту особо ценных дел, что на 6 % превышает средний показатель по федеральным архивам.

На реставрацию, также в соответствии со специальным планом, направляются особо ценные и наиболее используемые дела, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. Всего за 2001–2009 гг. отреставрировано 1,1 тыс. дел (более 122,9 тыс. листов).

Основные и вспомогательные учетные документы, в основном, ведутся в установленном порядке, обеспечивается сбалансированность их показателей. Наряду с централизованным, организован учет дел по архивохранилищам. Ежегодно составляются паспорта архива и архивохранилищ. Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов, утвержденных в установленном порядке. Около 45,0 тыс. дел, принятых на хранение по договору от банковских учреждений, не являющихся источниками комплектования архива, в соответствии с нормативными требованиями учтены по отдельным учетным документам. Начато внедрение 4-й версии ПК «Архивный фонд».

Вместе с тем, в сфере обеспечения сохранности документов имеются нерешенные проблемы.

Современной системой охранной сигнализации оснащено лишь 15 % площадей архива; системами автоматического пожаротушения – 4 %. Несмотря на принимаемые меры, более 41 % погонных метров стеллажей имеют деревянные полки. Изношенность крепежных деталей и несущих элементов привела в январе 2009 г. к обрушению одного из стеллажей.

Наиболее серьезную тревогу вызывает ситуация в помещениях архива на Б. Пироговской ул., д. 17, где требуется модернизация лифтового оборудования и системы кондиционирования воздуха, а также восстановление герметичности оконных блоков. Наихудшее положение наблюдается в архивохранилище планово-финансовых органов и статистики (10 этаж корпуса № 8), в котором имеет место заметное разрушение стен, потолка и оконных проемов, приведшее к повышенной влажности документов фонда ЦСУ СССР и их плесневому поражению. Санитарно-гигиеническое состояние отдельных хранилищ РГАЭ в этом здании также нельзя признать удовлетворительным из-за повышенной запыленности.

На 01.01.2010 в розыске находится 402 дела, в том числе 70 особо ценных, около 16 % из которых числятся необнаруженными на протяжении 20 лет.

Архивом не проводится критический анализ дел, ранее отнесенных к особо ценным, на основе «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006). Не соответствует нормативным требованиям их учет. Вследствие значительного отставания темпов учета страховых копий от темпов микрофильмирования документов с 1997 г. не осуществлялась отправка в ЦХСФ страхового фонда.

Нуждается в активизации выявление уникальных документов: с 2004 г. РГАЭ ни разу не представил в Росархив предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Не составляются внутренние описи на дела, в состав которых входят документы этой категории.

Наличие отмеченных недостатков во многом обусловлено рассредоточением документов архива и даже отдельных фондов между несколькими архивохранилищами, расположенными на разных территориях, что отрицательно сказывается на организации работы по хранению и учету документов, ведет к непроизводительным затратам рабочего времени.

В целях совершенствования работы по организации хранения документов РГАЭ представляется целесообразным:

  • продолжить работу по подготовке к перемещению документов РГАЭ в новое архивохранилище, имея в виду оптимизацию размещения фондов архива с учетом их отраслевой и ведомственной принадлежности; предложения по этому вопросу представитьв Росархив в первом квартале 2011 г.;

  • обеспечить представление в 2011 г. в Комиссию Росархива по рассмотрению итогов проверки наличия и розыску необнаруженных дел в федеральных архивах соответствующих материалов для снятия в установленном порядке с учета дел, пути розыска которых исчерпаны;

  • организовать подготовку к отправке в ЦХСФ страхового фонда объемом более 1,2 млн. кадров; соответствующую докладную записку представить в Росархив до 1 июля 2011 г.;

  • организационно оформить создание Комиссии по обеспечению сохранности документов.

Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Комплектование РГАЭ осуществляется в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, который регулярно уточняется и обновляется за счет включения в него на договорной основе коммерческих структур, имеющих общероссийский или межрегиональный уровень, а также общественных объединений и организаций экономического профиля.

По состоянию на 01.12.2009 в списке организаций – источников комплектования архива числилась 121 организация, в том числе 94 негосударственных. В настоящее время архивом подготовлен и представлен на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве уточненный вариант названного списка. В архиве отдельно ведутся список фондообразователей – организаций, где хранятся документы союзных министерств и ведомств, бывших источниками комплектования ЦГАНХ СССР, и список граждан – собственников или владельцев архивных документов, имеющих выдающиеся достижения в области экономических исследований или в практической деятельности в сфере экономики.

Несмотря на известную загруженность, архив продолжает осуществлять прием документов на постоянное и долговременное хранение. Так, за 2007–2009 гг. принято 41,7 тыс. ед.хр. управленческой и 3,2 тыс. ед.хр. научно-технической документации, а также 28,7 тыс. дел по личному составу. При этом существенную часть (13 %) составил внеплановый прием. Осуществляется прием документов от профильных негосударственных организаций на депозитное хранение (всего за три года принято 32,0 тыс. ед.хр.) и в незначительных количествах (574 ед.хр.) – на платной основе от ликвидируемых организаций, не являвшихся источниками комплектования архива.

В соответствии с перспективными планами ведется работа по комплектованию документами личного происхождения, в том числе наркомов и министров СССР, крупных ученых-экономистов и т.п. С 2007 г. на хранение принято 16 новых фондов, а 17 ранее принятых фондов пополнились новыми документами. Всего в 2007–2010 гг. на хранение принято более 4,5 тыс. документов из личных архивов. Отдельные личные фонды поступают на хранение в РГАЭ из ведомственных архивов.

Работа по согласованию нормативных документов, регламентирующих деятельность архивных и делопроизводственных служб организаций – источников комплектования, утверждению описей дел постоянного хранения и согласованию описей по личному составу, возложена на постоянно действующую экспертно-проверочную комиссию (далее – ЭПК), состав которой периодически переутверждается. За 2007–2010 гг. проведено 31 заседание ЭПК, рассмотревшей описи на 39,9 тыс. дел постоянного хранения, 140,1 тыс. дел по личному составу и почти 2,0 тыс. документов личного происхождения.

Вместе с тем работа ЭПК нуждается в совершенствовании. В частности, на ее заседаниях не рассматриваются методические вопросы комплектования РГАЭ, не обсуждаются изменения в списках организаций – источников комплектования.

По итогам проведенной РГАЭ в 2009 г. паспортизации, в организациях – источниках комплектования архива хранится 124,7 тыс. ед.хр. управленческой документации (из них в негосударственных организациях – 76,0 тыс. ед.хр.). Всего внесено в описи, утвержденные ЭПК архива, 53,8 % дел, в том числе по негосударственным организациям – 41,8 %. Сверх срока хранится 70,5 тыс. ед.хр., в том числе в негосударственных организациях – 25,5 тыс. ед.хр. Кроме этого, в организациях хранится 1244,6 тыс. дел по личному составу, из них внесено в описи, согласованные с ЭПК архива, 59,4 %. Помещениями под архив обеспечено 58,7 % организаций, штатными работниками – 47 %. Однако эти данные нельзя считать исчерпывающими, поскольку ряд негосударственных организаций, хранящих фонды союзных министерств и ведомств – бывших источников комплектования ЦГАНХ СССР, не представляют сведения о находящихся у них архивных документах.

Вследствие понижения уровня квалификации кадров делопроизводственных и архивных служб в организациях даже крупные организации уже неспособны самостоятельно разрабатывать номенклатуры дел, вести работу по упорядочению архивных документов и т.п. В связи с этим растет потребность организаций профиля РГАЭ в профессиональной помощи архива, что в свою очередь отнимает значительную часть бюджета рабочего времени сотрудников отдела комплектования на оказание методической и практической помощи ведомственным архивам.

4. Научно-справочный аппарат

Система научно-справочного аппарата (НСА) РГАЭ представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых справочников о составе и содержании хранящихся документов, включающий как обязательные для ведения в архиве справочники (описи, каталоги и путеводители), так и ряд дополнительных, прежде всего, указателей и обзоров фондов.

В РГАЭ числится 7916 листовых описей, из них в полном комплекте имеется 7732 (97,7 %). Помимо обязательного для каждой архивной описи наполнения в ряде описей архива имеются краткие биографические справки о руководителях ведомств, библиографические сведения и другая дополнительная информация.

В плановом порядке ведется научное описание документов, в том числе поступивших от граждан и в рамках собирания архивной «Россики», создание справочного аппарата к описям фондов и работа по их усовершенствованию, в процессе которой готовятся исторические справки к фондам, предисловия к описям, оглавления (зачастую они представлены в форме структурного указателя к описи) и т.п. За 2007–2009 гг. проведено научное описание 20,2 тыс. ед.хр. управленческой документации и 1729 ед.хр. личного происхождения.Однако, свыше 5,5 тыс. документов личного происхождения, часть из которых поступила в архив еще в 2000 г., до сих пор не включены в описи. Частично такая ситуация объясняется спецификой формирования личных фондов, процесс комплектования которых по объективным причинам иногда растягивается на продолжительное время.

В последние годы архивом взят курс на перевод описей в электронный формат. С 2005 г. в рамках реализации ФЦП «Культура России» архивом ведется база данных «Описи РГАЭ». По данным на 01.01.2010 в нее включены 535,6 тыс. заголовков дел по 16 фондам архива. До конца 2010 г. планируется отсканировать и внести в названную БД еще 216 описей фондов восьми министерств и ведомств общим объемом около 235 тыс. заголовков. Таким образом, к началу 2011 г. будет введена информация по 770,0 тыс. заголовкам, что составит около 16 % от общего числа хранящихся в архиве дел.

Одновременно ведутся работы по созданию баз данных «Электронный каталог по личному составу» и «Фонды РГАЭ». Названные БД впоследствии послужат основой для создания очередных томов путеводителя по фондам РГАЭ.

Помимо этого архивом разработана опытная версия базы данных по местам хранения архивной информации профиля РГАЭ, готова к внедрению БД по описи 24 фонда 7733 «Минфин СССР». Всего создано и эксплуатируется 5 баз данных о составе и содержании документов РГАЭ общим объёмом свыше 48 тыс. записей, составляющих около 47 Мбайт.

Весь созданный электронный контент размещен на двух серверах (в читальном зале РГАЭ и секторе ААТ) и доступен как для исследователей, так и для сотрудников архивах.

Важную роль в системе научно-справочного аппарата РГАЭ играет, так называемый «сводный каталог», состоящий из отраслевого каталога, перфокартотеки на протоколы Госплана СССР, именного каталога, картотеки по истории государственных учреждений, предметно-тематической картотеки, делопроизводственных картотек ряда экономических министерств и ведомств СССР, общим объемом свыше 1,5 млн. карточек. Другую группу картотек составляют картотеки по личному составу наркоматов, министерств и главков объемом свыше 826,0 тыс. карточек и принятая недавно ведомственная картотека МПС СССР, фактически являющаяся коллекцией учетных карточек сотрудников, объемом свыше 1,0 млн. карточек.

На базе перфокартотеки Госплана СССР осуществляется экспериментальное внедрение Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ).

Для размещения каталогов приобретена передвижная картотечная система.

Объединяют документальные комплексы архива на уровне фонда путеводители по фондам РГАЭ – Краткий справочник фондов (М., 1994), Справочник фондов РГАЭ (М., 1996), Фонды личного происхождения (М., 2001), Рассекреченные документы из фондов РГАЭ (М., 2006).

В качестве дополнительных архивных справочников в архиве используются указатели организаций, а также перечни документов по истории отдельных предприятий и учреждений, экономических регионов, отраслей народного хозяйства СССР, созданные в ходе подготовки историко-документальных выставок и сборников документов и т.п.

Справочно-поисковые средства архива интенсивно используется работниками при выполнении плановых заданий, в том числе при исполнении тематических и социально-правовых запросов. В меньшей степени НСА востребован исследователями, поскольку доступ к ряду архивных каталогов, картотек и указателей, содержащих персональные данные граждан, ограничен.

В целом, имеющиеся в настоящее время справочно-поисковые средства РГАЭ позволяют осуществлять поиск архивных документов и содержащейся в них документной информации. Тем не менее, в целях дальнейшего совершенствования НСА архива и повышения эффективности поиска необходимой ретроспективной информации необходимо:

  • разместить в Интернете сведения о составе и содержании НСА архива;

  • провести учет и нумерацию массива учетных карточек работников МПС СССР, поступивших в архив;

  • наладить учет посещаемости пользователями «сводного» каталога, поскольку «Книга посетителей каталога НСА РГАЭ» не отражает общей картины востребованности каталога исследователями, его эффективности и результативности поиска;

    обратить внимание на необходимость совершенствования работы по анализу и учету состояния НСА архива в целях определения перспективных путей его развития.

5. Использование документов

Организация доступа к хранящимся в архиве документам (копиям) и средствам их поиска, а также оказание информационных услуг на основе архивных документов осуществляется архивом в соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, соответствующими административными регламентами, распоряжениями и указаниями Росархива.

Публичный доступ к документам архива осуществляется через читальные залы (имеется по два открытых и закрытых), рассчитанных в общей сложности на 95 посадочных мест. Читальный зал на ул. Б.Пироговская, д. 17 (совместный с ГАРФ) работает полную рабочую неделю, в том числе, один день до 20 часов вечера, на ул. Профсоюзной, д. 82 – два дня в неделю. Ежедневно в читальных залах работают по 14–15 человек; в течение года в среднем – около 600 человек (более 4,0 тыс. посещений), примерно четверть из которых – иностранцы.

На всех пользователей при первом посещении заводятся личные дела; в соответствии с установленными требованиями ведутся журналы учета посещений, выдачи и возврата дел и микрофильмов в архивохранилища, выдачи описей, учета заказов на копирование и выдачи копий документов.

К настоящему времени в читальном зале на ул. Б.Пироговская, д. 17 имеется 82 % описей, которые размещены в автоматизированной системе складирования карусельного типа. Пользователи имеют возможность свободного доступа к аппаратам для чтения микрофильмов, терминалам (тонкий клиент) на операционной системе Windows SE 5.0, позволяющих работать с электронными информационными ресурсами ГАРФ и РГАЭ, отдельным каталогам, а также к фондам научной библиотеки ГАРФ. Во исполнение решения коллегии Росархива от 25.12.2008 «О работе читальных залов федеральных государственных архивов по обслуживанию пользователей в 2004–2008 гг.» организована автомобильная доставка в читальный зал и отправка дел и микрофильмов в архивохранилища.

В качестве дополнительных услуг читального зала – заказ документов в режиме удаленного доступа по телефону, факсу, электронной почте и копирование архивных документов на бумажный и/или цифровой носитель (на платной основе).

В рамках информационного обслуживания органов власти, организаций и граждан архивом ежегодно исполняется около 1,0 тыс. тематических запросов. Около 20 % из них – на платной основе. Приоритеты в этой работе отданы информационному обеспечению органов государственной власти и органов местного самоуправления, органов суда и прокуратуры, которые исполняются строго в установленные законодательством сроки.

Благодаря принятым мерам по совершенствованию организации работы, повышению профессионального уровня сотрудников, архив смог ликвидировать имевшуюся задолженность по исполнению тематических запросов, поступивших в 2007–2008 гг., и довести срок их исполнения до 3-х месяцев. Вместе с тем, и этот срок исполнения тематических запросов представляется достаточно продолжительным.

Регистрация, контроль прохождения и состояние исполнения социально-правовых запросов ведется в автоматизированном режиме. В соответствии с приказами Росархива от 10.08.2007 № 39 и от 18.03.2010 № 25 ежеквартально представляется отчетность об их исполнении архивом по утвержденной форме.

Средний уровень ежегодного поступления социально-правовых запросов в 2008–2010 гг. составил 10,7 тыс. запросов, из которых 3,0 тыс. получено при личном обращении граждан через приемную. Заметно, со 150 в 2008 г. до 403 за 9 месяцев 2010 г., растет число запросов, поступивших по электронной почте и Интернету.

Объединенная приемная на Б. Пироговской д. 17 в целом соответствует установленным административным регламентом стандартам качества оказания соответствующей услуги – она оснащена необходимой мебелью, имеет информационный стенд, разработанные архивом анкеты-заявления с инструкцией по заполнению; для удобства посетителей установлен копировальный аппарат, закупленный на внебюджетные средства архива.

Исполнение социально-правовых запросов до 2010 г. осуществлялось работниками архивохранилищ. С января 2010 г. эта работа возложена на специально созданное структурное подразделение - сектор в составе Отдела обеспечения сохранности и учета документов, созданный в соответствии с решением коллегии Росархива от 30.10.2008 «О работе федеральных государственных архивов по исполнению запросов социально-правового характера в 2005–2008 гг.».

В целях повышения эффективности этой работы архивом используется ведущийся в электронной форме путеводитель «Документы РГАЭ по личному составу». В 2010 г. проведена демонстрация опытной версии БД о местах хранения документов профиля РГАЭ, в том числе документов по личному составу; в ближайшей перспективе – создание баз данных о переименованиях организаций профиля РГАЭ, отраслевых наградах, местах хранения непрофильных документов.

Несмотря на постоянно возрастающую сложность поступающих социально-правовых запросов, недостаток опыта архивной работы у вновь принятых сотрудников, в целом в работе с ними наблюдается позитивная тенденция как по соблюдению нормативных сроков исполнения (с 24 % в 2008 г. до 47 % в 2010 г.), так и по положительности результата (с 25,2 % в 2008 г. до 48,6 % в 2010 г.). Тем не менее, доля исполненных в нормативные сроки обращений по-прежнему невелика, что требует принятия дополнительных мер по улучшению ситуации.

В случае невозможности наведения справки в установленный срок, заявителю направляется уведомление о продлении срока исполнения запроса. Ответы на непрофильные запросы, составляющие около 25 % от всех поступающих в архив, даются с рекомендацией о возможных местах хранения запрашиваемых документов.

Работа по подготовке документальных публикаций ведется в соответствии со Сводным планом подготовки документальных публикаций и архивных справочников архивных учреждений Российской Федерации на 2006–2010 гг. и планами научно-издательской деятельности РГАЭ в рамках реализации бюджетных (федеральных и государственных) программ.

В качестве головной организации архивом за последнее время изданы сборники документов: «Тянут с мужика последние жилы…»: Налоговая политика в деревне (1927–1937 гг.)» (М., 2007), два тома межархивной серии сборников документов «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР в 1900–1963 годах», подготовленные на достаточно высоком научном и археографическом уровне. В настоящее время ведется работа над совместными с зарубежными партнерами публикациями «Голод в СССР. 1929–1934 гг.» в 3-х томах и «Советско-венгерское экономическое сотрудничество. 1948–1973 гг.».

Широко используемой формой организации доступа к документам архива является проведение историко-документальных выставок, большинство из которых сопровождается изданием каталогов и информационной поддержкой традиционных и электронных СМИ. Особый общественный и научный интерес вызвали такие, как «История денежных реформ в России XVI–XX вв.» (2002), «Нефть и газ России XIX–XX вв.» (2004), «Советско-вьетнамское экономическое и научно-техническое сотрудничество в 1970–1990-е годы» (2005), «Заповедное дело в России и Белоруссии. Конец XIX – начало XXI вв.» (2006), к 60-летию Совета экономической взаимопомощи (2009), «Советское общество и война (1941–1945 гг.)» (2010) Некоторые из них, а также выставка рассекреченных архивных документов «Голод в СССР. 1929–1934 гг. Новые документы», с успехом экспонировались за рубежом (Вьетнам, Беларусь, Украина).

Отличительной формой проведения выставок РГАЭ является организация на их базе конференций, круглых столов, которые пользуются большим успехом у научной общественности. Так в рамках выставки «Советское общество и война (1941–1945 гг.)», посвященной 65-летию Победы СССР в Великой Отечественной войне, проведена научная конференция «Экономика Победы», в период экспонированиявыставки к 60-летию Совета экономической взаимопомощи совместно с Институтом экономики РАН проведен Круглый стол «СЭВ в оценках XXI века».

В целях привлечения внимания к информационным возможностям, популяризации своих документов архив организует научные конференции, круглые столы, встречи и презентации по актуальным и дискуссионным проблемам экономической истории («Денежные реформы в России: история и современность», «Недра, государство, общество», «Единая Европа: прошлое и настоящее экономической интеграции», «СЭВ в оценках XXI века», «Экономика победы», «Финансист-реформатор Г.Я. Сокольников» и др.), постоянными партнерами которых выступают ведущие научные учреждения экономического профиля (Институт экономики РАН, Финансовая Академия при Правительстве Российской Федерации, Академия народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации, Институт Европы РАН, экономические факультеты МГУ и РГГУ и др.).

Архив активно сотрудничает со средствами массовой информации, руководство и специалисты выступали по телевидению и радио с циклом передач по отечественной истории. В целях популяризации архивных документов и архива проводятся экскурсии по выставкам и непосредственно архиву.

Для дальнейшего совершенствования деятельности по использованию документов архива и повышению качества предоставляемых государственных услуг представляется целесообразным:

  • распространить практику автоматизированной регистрации, контроля прохождения и состояния исполнения на поступающие в архив тематические запросы, а также на учет пользователей, работающих в читальном зале архива;

  • регулярно обновлять информацию о деятельности на страничке архива на Интернет-портале «Архивы России»;

  • в рамках подготовки к созданию филиала архива пос. Вороново проработать вопрос о целесообразности создания на базе сектора исполнения социально-правовых запросов одноименного отдела;

  • переработать в соответствии с действующими нормативами «Методику и организацию исполнения запросов социально-правового характера в РГАЭ» (1994 г.);

  • подготовить и направить в Росархив предложения по подключению, объединенных приемной и читального зала РГАЭ и ГАРФ, к локальной сети с выходом в Интернет;

  • предусмотреть проведение в плановом порядке совершенствование НСА, в том числе, в электронном виде, используемого при исполнении социально-правовых запросов.

6. Применение информационных технологий

Непосредственное компьютерное обслуживание РГАЭ ведется сектором автоматизированных архивных технологий. В настоящее время парк компьютерной техники составляет 86 ПЭВМ. Все они объединены в локальную сеть, являющуюся частью общей ЛВС архивного городка на Б.Пироговской, д. 17. Наличие коммутаторов локальной сети (узлы доступа) во всех подъездах архивного городка позволяет при необходимости оперативно, собственными силами, подключать новые рабочие места к локальной сети. В качестве серверов используются специально выделенные персональные компьютеры. Резервное копирование баз данных на внешний носитель (DVD-диск) производится два раза в год. Копирование базы социально-правовых запросов на другой сервер производится еженедельно.

Нуждающиеся в Интернете сотрудники (всего 38 чел.) имеют выход во всемирную сеть. Подключение к Интернету выполнено по технологии ADSL с использованием телефонного соединения при скорости до 6 Mbit/c с ограничением трафика 8 Gb. в месяц. Ведется контроль за расходованием Интернет-трафика сотрудниками.

Для общения сотрудников и передачи файлов внутри РГАЭ используется специальная программа – чат, позволяющая оперативно обмениваться сообщениями и видеть наличие сотрудника на рабочем месте.

Своего Интернет-сайта у РГАЭ нет. Архивом зарегистрирован и поддерживается домен rgae.ru, используемый для предоставления адресов электронной почты сотрудникам в формате имя@rgae.ru. Действующий в настоящее время официальный адрес электронной почты РГАЭ – rgae@mail.magellan.ru – также желательно перевести в домен rgae.ru.

Для дальнейшего совершенствования работы по применению информационных технологий представляется целесообразным:

  • предусмотреть в плане работы на 2011 г. разработку концепции (долгосрочного плана) информатизации архива;

  • рассмотреть вопрос о создании собственного Интернет-сайта.

В созданном в соответствии с приказом Росархива от 05.06.2001 № 42 Центре информационных технологий со штатной численность 8 человек в настоящее время работают лишь два – начальник и один сотрудник, реализующие отдельные проекты в области информационных технологий. Формально являясь общеотраслевой структурой Центр фактически утратил межархивные функции и обслуживает потребности конкретного архива, в чьей структуре он находится.

7. Участие в международном сотрудничестве

Международные связи РГАЭ достаточно активны и разнообразны. Архив взаимодействует с зарубежными партнерами практически по всем направлениям, характерным для архивных учреждений, а именно по подготовке совместных выставок, публикаций, выявлению документов и изготовлению копий в рамках совместных проектов и по заказам иностранных граждан и организаций, участию в международных мероприятиях (конгрессах, конференциях, симпозиумах, семинарах и т.д.).

Архивом ведется работа по заключению договоров, в основном в области публикации, с зарубежными партнерами, хотя их количествов последнее время сокращается. Международные договора проходят в соответствии с установленным порядком экспертизу в Росархиве. К наиболее значимым проектам последнего времени можно отнести договор с Токийским университетом и концерном «Тойота» о выявлении и копировании документов, касающихся статистики в СССР, договоры с голландской фирмой IDC и американской фирмой PSM об издании архивных документов на микрофишах и в электронном формате, договор с Архивным институтом Венгрии о выявлении и копировании документов по истории Венгрии.

В связи со спецификой хранящихся документов архив является одним из основных участников международного сотрудничества с архивными службами стран СНГ, Восточной Европы и Азии – документы по экономическим отношениям с этими странами активно используются в совместных выставках и публикациях.

В целях совершенствования работы архива на международном направлении целесообразно:

  • разработать правовой акт, который охватывал бы все направления работы с иностранцами – делопроизводство, отчетность и т.д.;

  • завести журнал учета приема руководством РГАЭ иностранных граждан и делегаций, оформлять записи бесед по результатам переговоров.

     © Росархив 2009–2019.
     Условия использования материалов

     Дистрибутивы программ

     Поддержка сайта:
     support@archives.ru

Рассылка Новости портала Архивы России Журнал 'Вестник архивиста' Архив кинохроники и документальных фильмов Международный совет архивов